Hoppa till huvudinnehåll

Formulär i Evity

I den här guiden går vi igenom hur du skapar ett formulär, skickar ut det och läser av resultaten i Evity

Skrivet av Tommy Nodby

⚠️ Kom igång - Aktivera Formulär 2.0
​
Gå till Inställningar > Uppgifter. Längst ner på sidan hittar du aktiveringskortet för Formulär 2.0. Klicka på aktivera för att starta guiden.
​


​Migrering av gamla formulärsmallar:
​
Som en del av aktiveringsguiden kan du välja att migrera era befintliga formulärmallar till den nya versionen. När migreringen är klar är mallarna klara att använda, men ingen kan se resultaten förrän du ställer in behörigheter. Öppna mallinställningarna och konfigurera vem som kan se resultaten och vem som kan skicka ut formuläret. Detta kan du även göra i samband med migreringen.
​
Följande förs automatiskt över till den nya mallen:

  • Mallens namn

  • Alla frågor med sina inställningar

  • Sidor och ordning

  • Anonymitetsinställning

  • Historiska svar importeras till det nya formatet

Vad följer inte med:

  • Behörigheter för att skicka.

  • Behörigheter för att se resultat.


1. Skapa formulär

1.1 Behörigheter för formulärsmallar

Behörigheter ställs in under Inställningar > Behörigheter > Mallar > Formulärsmallar. Ange vilken åtkomstnivå era behörighetsmallar ska ha till biblioteket för era formulärsmallar. Det finns fyra nivåer: Ingen åtkomst, Läsbehörighet, redigeringsbehörighet och Admin. Synlighet för formulärsvar sätts separat per formulärmall.
​

​

1.2 Skapa formulärmall

För att skapa ett formulär går du till fliken Inställningar > Mallar > Formulär och klickar på "Skapa formulär" längst upp till höger.
​


​Formulärbyggaren har tre delar:

  1. Vänster panel: Här hittar du alla frågetyper du kan lägga till.

  2. Mitten: En förhandsgranskning av formuläret som byggs upp.

  3. Höger panel: Inställningar för markerad fråga.

Börja med att ge mallen ett namn. Klicka sedan på en frågetyp i vänster panel för att lägga till den, eller dra den till önskad plats i formuläret. Vill du dela upp formuläret i flera sektioner klickar du på "Lägg till sida".

Läs mer om våra frågetyper

Du kan lägga till följande frågetyper:

  • Skala: Respondenten väljer ett värde på en skala du själv anger.

  • eNPS: Fast skala 0–10, avsedd för att mäta medarbetarnöjdhet.

  • Enkelsvar: Respondenten väljer ett alternativ

  • Flerval: Respondenten kan välja flera alternativ

  • Svar i textform: Ett textsvar på en rad

  • Dokumentuppladdning: Respondenten laddar upp en fil (max 10 MB)

  • Datum och tid: Respondenten väljer ett datum och tid

  • Nummer: Numeriskt svar

  • Personkort: Personkortsfrågor kopplar svaret direkt till ett fält i respondentens personkort.

  • Förutom frågor kan du lägga till textblock för instruktioner och bilder i formuläret.

Läs mer om frågeinställningar

När du markerar en fråga visas dess inställningar i höger panel. Observerar att valbara inställningarna skiljer sig åt mellan de olika frågetyperna.

  1. Lägga till beskrivning: En beskrivning som visas under frågan.

  2. Göra frågan obligatorisk: Respondenten måste besvara frågan.

  3. Tillåta kommentarer: Respondenten kan lämna en fri kommentar till sitt svar.

  4. Sätta min- och maxvärde: För skala och nummerfrågor.

  5. Villkorlig logik: Skapa en följdfråga som ska visas eller döljas beroende på vad respondenten svarat på den tidigare fråga.

  6. KPI-taggning: Skalfrågor kan kopplas till era egna KPI-kategorier, vilket gör det enkelt att strukturera och följa upp det som är viktigast för er verksamhet. Varje svar på en skalfråga omvandlas till ett värde som sedan vägs samman med övriga svar inom samma KPI.

    Resultatet visualiseras i Evitys KPI-dashboard.


1.3 Inställningar för formulärsmall


Klicka på Inställningar längst upp till höger i byggaren för att öppna mallinställningarna. Här anger du:

  • Formulärnamn och beskrivning: Redigera mallnamn och en intern beskrivning för mallen.

  • Behörigheter: Styr vem som kan se resultaten och vem som kan skicka ut formuläret.

  • Anonymitet: Välj om svaren ska vara anonyma eller ej. Det här valet kan inte ändras efter att mallen har publicerats.

  • Deadline: Sätt en standarddeadline för mallen, deadlinen kan justeras vid utskick.

  • Notifikation: Välj om en notifikation ska skickas ut när när ett svar skickas in.

  • GDPR: Ange hur länge svar ska sparas. När tiden löpt ut raderas svaren automatiskt.

  • Standardinnehåll för e-post: Ange en egen ämnesrad och meddelande i det mail som skickas ut tillsammans med formuläret.

1.4 Förhandsgranskning och publicering


Klicka på Förhandsgranska för att se formuläret precis som respondenterna kommer att se det. Vill du spara din mall utan att publicera klickar du på Spara utkast. När du är nöjd klickar du på Publicera. Observera att mallen måste vara publicerad för att kunna skickas ut.
​

2. Skicka ett formulär

2.1 Välj metod för utskick

Det finns flera sätt att skicka ut ett formulär i Evity:

  • Actionknappen: Använd actionknappen längst upp till höger i Evity för att skicka ett formulär till flera medarbetare samtidigt. Skicka direkt eller schemalägga utskicket till ett senare tillfälle.

  • Personkort: Skicka ut ett formulär direkt från en medarbetarens personkort.

  • HR-kalendern: Schemalägg ett utskick vid en specifik tidpunkt eller vid upprepade tillfällen direkt från HR-kalendern. Läs mer HR-kalendern.

  • Automatiseringar: Skicka ut formulär automatiskt som ett steg i ett automatiseringsflöde, till exempel vid onboarding. Läs mer om automationer.

2.2. Välj formulärsmall och mottagare

Välj vilket formulär du vill skicka:

Använd filtret för att lägga till mottagare av formuläret. Hittar du inte rätt kan du använda det avancerade filtret för att precisera urvalet ytterligare. I nästa steg ser du en sammanställning av valda mottagare, gå igenom listan och ta bort eventuella mottagare innan du går vidare.
​


2.3 Inställningar för utskick

  1. Datum för utskick : Välj om du vill skicka direkt eller vid ett senare datum och klockslag.

  2. Svarsfrist: Ange svarsfrist för formulär. Vill du inte sätta en gräns väljer du Ingen frist. Fristen kan förlängas i efterhand men kan inte kortas ner.

  3. Anpassa e-postmeddelandet: Möjlighet att anpassa ämnesrad och meddelande i det mail som skickas ut tillsammans med formuläret.

  4. Extra påminnelser: Respondenterna får automatiska påminnelser två dagar före sista svarsdagen och på sista svarsdagen. Här kan lägga till en extra påminnelse.

När allt ser bra ut klickar du på Skicka 📩

3: Se resultat av formulärsvar

I vänstermenyn, gå till fliken HR-Hub > Formulär. Klicka på ett specifikt utskick för att öppna resultatsidan.
​


3.1 Aggregerad vy

Den aggregerade vyn visar sammanslagna svar för hela utskicket. Varje fråga visas med ett diagram eller en sammanfattning beroende på frågetypen.

  1. Filter: Filtrera resultaten efter till exempel avdelning eller team.

  2. Nedbrytning: Välj en grupp för att se hur olika delar av organisationen har svarat, med varje grupp markerad i en egen färg i diagrammen.

  3. Kommentarer: Klicka på kommentarsikonen bredvid en fråga för att läsa de fritextsvar som respondenter har lämnat. För anonyma formulär visas kommentarerna utan namn.

  4. Anteckningar: Lägg till egna anteckningar på enskilda frågor. Välj om anteckningen ska vara privat eller delad.

3.2. Individvy

Individvyn visar varje respondents svar var för sig. Den är enbart tillgänglig fö icke-anonyma formulär. Klicka på datumet under respondentens namn för att se dennes svar. Datumet visar när respondenten skickade in sitt svar.

3.3 Jämförelsevy

Med jämförelsevyn kan du ställa två formulär mot varandra:

  • Samma formulär: Jämför mot ett annat utskick av samma formulärmall.

  • Annat formulär: Jämför mot en helt annan formulärmall.

3.4 Exportera resultat

Klicka på Exportera för att ladda ner resultaten i ett av tre format: Excel, CSV och PDF. Vid export kan du, beroende på formulär, välja att inkludera diagram och kommentarer i den nedladdade filen.

4: Se resultat för nyckeltal och eNPS

Fliken Nyckeltal i HR-hub ger dig en samlad vy över organisationens viktigaste mätpunkter. Här hittar du KPI-trender, eNPS-data och möjligheten att bryta ned resultaten per team och plats. Du hittar fliken via HR-hub > Nyckeltal i vänstermenyn.

4.1 Nyckeltal
​
Överst på sidan visas de nyckeltal som är märkta och kopplade till era skalfrågor. Varje nyckeltal visas som ett eget kort och trendkurvan visar hur resultatet har utvecklats över tid inom det valda datumintervallet.
​

4.2 eNPS

Diagrammet visar eNPS (Employee Net Promoter Score) över tid. Under diagrammet visas det senaste resultatet med datum och förändring jämfört med föregående mätning. Längst ned på sidan kan du bryta ned resultatet per team, avdelning, företag eller plats. Observera att det krävs minst 5 svar per grupp för att en nedbrytning ska visas.
​

När visas nyckeltal (KPI och eNPS) för ett formulär?
​
Ett nyckeltal visas först när minst 5 svar har kommit in på enkäten. Detta gäller oavsett om enkäten är anonym eller inte.

  1. Om enkäten saknar en svarsdeadline visas nyckeltalet direkt så snart det femte svaret registreras.

  2. Om enkäten har en svarsdeadline blir inte nyckeltalet synligt förrän deadline har passerat.


​

Relaterade artiklar
Fick du svar på din fråga?