Se instruktionsvideo för att skicka avtal och digital signering
Skapa avtal på personkort
För att skicka ett avtal till en ny eller befintlig medarbetare, öppna medarbetarens personkort.
Innan du skapar upp ett avtal behöver du säkerställa att all information om anställningen och medarbetarens kontaktuppgifter finns ifyllda på personkortet. Den informationen hämtas automatiskt till avtalet om din avtalsmall innehåller motsvarande mergetags.
För att skapa ett nytt avtal går du in på medarbetarens personkort och menyn "Dokument" där klickar du på "Skicka kontrakt" uppe i högra hörnet.
Du väljer vilken avtalsmall avtalet ska skapas från. Innan du skickar avtalet kan du klicka på "Visa förhandsgranskning" för att se hur avtalet kommer att se ut.
Du har sedan möjlighet att ändra innehållet i mallen för att anpassa innehåll eller om det är något extra ni kommit överens om med medarbetaren som inte finns med i mallen. Merge tags som är tomma (inte inlagda på personkortet) är markerade röda. Du kan lägga till egen information där eller ta bort dem om de inte är relevanta. Klicka på nästa för att gå vidare när du är klar.
Nästa steg är att välja vilka som ska delta i signeringen. Du kan skapa flera signeringsgrupper för att genomföra signeringen i flera steg. Samtliga deltagare i varje grupp måste signera eller godkänna innan nästa grupp kan agera. För att lägga till fler grupper klickar du på "Lägg till grupp". När du skapat en grupp kan du:
Klicka på "Lägg till deltagare" och sök på namn för att lägga till deltagare i gruppen.
Varje deltagare kan ha en av två roller:
Signera – behöver signera dokumentet.
Granskare – behöver endast godkänna dokumentet.
Typ av deltagare ändrar du genom att klicka på den nuvarande rollen.
Du kan också lägga till:
Granskare: En medarbetare som blir inbjuden att se dokumentet men inte behöver signera eller godkänna.
Bilaga: Bilagan blir synlig för alla deltagare och bifogas till det signerade dokumentet.
Anpassat meddelande: Här kan du skriva en text som läggs till i de mail som skickas till deltagarna när de bjuds in till signeringsrummet.
Kontraktsinställningar:
Profilering: Välj ert företags logga och färg (förutsatt att detta är skapat i Evity).
Förfallodag: Sätt en förfallodag för signering.
Språk: Välj språk för inbjudan och signeringsrum.
Typ av signatur: Välj mellan Bank-ID eller digitalsignatur.
Automationer: Välj om medarbetaren ska läggas till i en onboarding eller födelsedagsautomation när avtalet är signerat.
När du känner dig klara klickar du på "Skicka kontrakt".
Signering av avtal
Deltagarna som ska signera får ett mejl som ser ut som exemplet nedan. För att starta signeringen klickar de på "Gå till signeringsrummet". Mejlet skickas från avsändaren "noreply@mail.zigned.se".
Som godkännare: Kan godkänna eller neka dokumentet.
Som signerare: Kan signera eller avböja signeringen. Om signeringen avböjs skickas en notis till den som skickade avtalet.
Som granskare: år tillgång till dokumentet men behöver inte vidta någon åtgärd.
När en signeringsgrupp har slutfört sin signering bjuds nästa eventuella grupp automatiskt in till signeringsrummet.
När alla deltagare har signerat dokumentet sparas det automatiskt på medarbetarens personkort under fliken Dokument.
Korrigera ett skickat avtal
Om någon av parterna vill göra en ändring i avtalet efter att det skickas iväg kan du återkalla avtalet och göra ändringar för att sedan skicka iväg det igen. Du gör detta genom att klicka på avtalet i medarbetarens personkort under Dokument och sedan klicka på avtalet sedan "Återkalla och redigera".
