Se instruktionsvideon för att skicka avtal och digital signering.
Med Evity skickar du ett avtal för digital signering direkt från en medarbetares personkort. Avtalet fylls i med uppgifterna på personkortet, skrivs under i ett signeringsrum hos Zigned och sparas sedan på personkortet.
Skapa avtalet 📝
Du behöver behörigheten Kan skicka kontrakt och tillgång till personens personkort. Administratörer har den för alla, chefer för sina medarbetare. Fyll i anställning, roll, lön och kontaktuppgifter på personkortet först, så hämtar avtalet dem själv.
Öppna personkortet.
Gå till Dokument på medarbetarens personkort.
Tryck Skicka kontrakt.
Välj mall.
Tryck Visa förhandsgranskning om du vill se mallen först.
Tryck på mallen. Avtalet öppnas direkt. Vill du skicka ett eget avtal väljer du Ladda upp en PDF-fil i stället.
Kontrollera uppgifterna.
Har personen flera anställningar, roller, löner eller bolag väljer du rätt under Sammanfoga tagginformation.
Tryck Tillämpa och läs igenom avtalet. En uppgift som saknas står i rött: fyll i den direkt i texten eller ta bort den. Dina ändringar sparas automatiskt.
Tryck Nästa.
Välj vem som skriver under
Signeringsgrupper. Personen du skickar till ligger redan i Grupp 1.
Tryck Lägg till deltagare för att lägga till fler, någon i organisationen eller en extern deltagare med namn och e-post.
Tryck på Signerare och välj Ändra till granskare för den som bara ska godkänna avtalet.
Med Lägg till grupp delar du upp deltagarna i fler signeringsgrupper.
Inställningar och skicka. Under Observatör, Bilagor och Anpassat meddelande lägger du till någon som bara ska se avtalet, PDF-filer som skickas med och en egen text i inbjudan. Under Kontraktsinställningar väljer du Profilering, alltså bolagets logga och färg, och Språk för inbjudan och signeringsrummet.
Välj sista dag för att skriva under. Som standard är det två veckor fram, och det måste vara minst i morgon.
Välj Typ av signatur: BankID eller Digital signatur.
Välj om personen ska läggas i en automation för Onboarding, Offboarding eller Födelsedag när alla har skrivit under. Du kan välja flera. Har personen inte loggat in i Evity ännu kan du också bocka i att inbjudan till Evity skickas då.
Tryck Skicka kontrakt.
Automationerna startar först när alla har skrivit under, och inte alls om avtalet avvisas eller löper ut. Offboarding visas när anställningen har ett slutdatum. Introduktion och avslut kopplas till anställningen du valde under Sammanfoga tagginformation.
Signeringen ✍️
Deltagarna får ett mejl från Zigned, avsändare noreply@mail.zigned.se, med en knapp till signeringsrummet.
I signeringsrummet skriver signerare under med BankID eller en verifieringskod eller avböjer, och granskare godkänner eller nekar.
Tills alla har skrivit under ligger avtalet under Väntande begäranden om underskrift på personkortet, med sin status. När alla har skrivit under sparas avtalet som PDF under Dokument.
Ändra eller skicka igen
Ändra ett skickat avtal. Öppna avtalet och tryck Återkalla och redigera. Underskrifter som redan gjorts nollställs, och du skickar avtalet igen när du är klar.
Ett avtal som har löpt ut. Tryck Skicka kontraktet igen. Du får en kopia med ny sista dag två veckor fram.
Vanliga frågor
Kan jag skicka en påminnelse från Evity?
Kan jag skicka en påminnelse från Evity?
Nej. Zigned skickar påminnelser automatiskt till dem som inte har skrivit under. Evity har ingen egen påminnelseknapp.
Varför syns inte mallen jag vill använda?
Varför syns inte mallen jag vill använda?
Varje mall har en inställning för vem som får använda den. Står du inte med där syns mallen inte för dig. Be en administratör ändra Vem kan använda den här mallen på mallen.
Varför står det text i rött i avtalet?
Varför står det text i rött i avtalet?
Det är en uppgift som saknas på personkortet, till exempel slutdatum för provanställning. Fyll i den på personkortet och tryck Tillämpa, eller skriv in den direkt i avtalet. Organisationsnumret fylls i först när du har valt bolag och tryckt Tillämpa.
Kan jag skicka avtal till någon utanför organisationen?
Kan jag skicka avtal till någon utanför organisationen?
Ja. Under Lägg till deltagare väljer du Lägg till extern deltagare och skriver namn och e-post. En extern observatör lägger du till med + Lägg till ny extern Observatör.
Avtalet är underskrivet i signeringsrummet men inte i Evity. Vilken uppgift stämmer?
Avtalet är underskrivet i signeringsrummet men inte i Evity. Vilken uppgift stämmer?
Signeringsrummet stämmer. Evity uppdateras när Zigned meddelar att någon har skrivit under, och tiden som visas i Evity är när beskedet kom. Ser det fortfarande fel ut efter en stund, kontakta supporten.
Kan medarbetaren se sitt avtal?
Kan medarbetaren se sitt avtal?
Ja, det underskrivna avtalet ligger under Dokument på medarbetarens eget personkort, om medarbetaren får se sina dokument.
Kan jag ta bort ett avtal?
Kan jag ta bort ett avtal?
Ett avtal som inte har skickats tar du bort med papperskorgen, och ett som har löpt ut eller avvisats med Radera avtal. Ett skickat eller underskrivet avtal kan inte tas bort.