Allt som visas och allt du kan göra i HR kalendern är behörighetsstyrt. Ser du inte allt du vill se i kalendern? Vänd er då till er interna HR eller administratör.
När du klickar på fliken HR planering får du en överblick över personalrelaterade händelser i organisationen. Som administratör är det inte ovanligt att du planerar hela organisationens HR årshjul. Här kan undersökningar, information, påminnelser och uppgifter skickas ut automatiskt till chefer och medarbetare.
Kalendern kan visa möten, HR processer, födelsedagar, första och sista arbetsdag samt årsdagar på jobbet. Med hjälp av filtret kan du enkelt välja vilka typer av händelser som ska visas.
För att skapa en ny HR process klickar du på "Lägg till möte/process" uppe i högra hörnet. Du får då två val, "Schemalägg möte" eller "Lägg till process". Välj Lägg till process.
Det första du måste göra är att välja mottagargrupp. Här kan du välja mottagare utifrån hur ert Evity är uppbyggt. Har ni exempelvis taggat upp visa medarbetare i Evity kan ni även välja mottagare baserat på den taggen.
Sedan väljer du rubrik på processen, datum för när processen ska initieras alt. när den ska vara slutförd, samt om det ska vara ett upprepande event eller inte. Om du vill ha ett slutdatum för när processen ska sluta upprepas så lägger du även till det. Om du vill kan du slutligen lägga till en beskrivning som kommer synas när någon klickar på processen i sin HR-kalender.
Därefter är det dags att lägga till mottagare av utskicken. Du kan lägga flera mottagare och sedan anpassa på tidslinjen vem som ska få vilken information och när detta ska skickas till mottagaren i förhållande till det datum du valt för processen.
Genom att hovra musen över mottagarraden så som på bilden så får du upp en plustecken, tryck på plustecknet (+) för att skapa utskicket för valda mottagare
När du klickat på + får du skapa ditt meddelande. Du kan justera dag då meddelandet ska skicka ut i förhållande till angivet datum för processen. Meddelandet kommer att skickas som en notifikation till mottagarens mejl.. Genom att använda "Tags" kan du skapa riktade meddelande, t.ex. Hej {mottagarens-fornamn} kommer att anpassas efter mottagare av meddelandet.
Lägg till uppgifter - om man vill lägga till uppgifter som mottagaren skall genomföra. Där kan man välja antal dagar som den har att genomföra varje specifik uppgift.
Lägg till formulär - om du vill lägga till ett formulär som medarbetaren ska svara på (t.ex. pulsundersökning). Formulär som går att välja är de formulär som ni har skapat under fliken "undersökningar" som är publicerade.
Lägg till dokument - Går att välja både bland filer som ni har uppladdade i Evity såväl som från din dator.
När du skapat din process klickar du på "klart". I din HR-kalender kommer nu få en överblick vilken månad processen är planerad och kan alltid redigera processen genom att klicka på den på nytt.
