I HR-kalendern får du en överblick över allt som händer i organisationen under året, och du kan själv lägga in HR-processer som skickar ut uppgifter, formulär, dokument och meddelanden automatiskt. Det är ett bra ställe att planera ert HR-årshjul.
Allt du ser och kan göra i kalendern styrs av behörigheter. Ser du inte det du förväntar dig, kontakta er interna HR eller administratör.
⚠️ HR-kalendern har uppdaterats med Automationer 2.0, och den här artikeln beskriver den nya versionen. Automationer 2.0 behöver vara aktiverat för er organisation. När det är aktiverat går det inte längre att skapa eller ändra HR-processer på det gamla sättet. Läs mer här om Automationer i Evity.
Har ni inte aktiverat det än hittar ni instruktionerna för den tidigare versionen längst ner under Version 1.
Vem ser och kan göra vad
Behörigheten till HR-kalendern har fyra nivåer:
Ingen – ingen åtkomst.
Läsare – ser alla händelser i organisationen.
Redigerare – kan skapa händelser och ändra sina egna händelser.
Admin – kan ändra alla händelser.
Det här ser du i kalendern
Välj ”HR-planering” i menyn och sedan ”Kalender”. Kalendern visar tolv månader i taget, med en kolumn per månad. Varje händelse är en ruta med namn och datum. Bläddra med pilarna uppe i raden.
Med filtret väljer du vilka typer av händelser som ska visas:
Födelsedagar
Första anställningsdag
Sista anställningsdag
Årsdagar
HR-processer
Vilka födelsedagar och årsdagar du ser beror på din behörighet. Du kan till exempel se bara dina egna, dina direkt underställdas, eller hela organisationens.
💡 Frånvaro och ledighet visas inte i kalendern. Dem hittar du under ”HR-planering” → ”Frånvaro” om det finns aktiverat i eran organisation.
Skapa en HR-process
Klicka på ”Lägg till HR-process” uppe i högra hörnet.
Under ”Inställningar” ger du processen ett namn och väljer datum.
Vill du att den ska återkomma väljer du upprepning, och du kan lägga till ett slutdatum för när den ska sluta upprepas. Du kan också lägga till en valfri beskrivning, som visas när någon klickar på processen i kalendern.
Här väljer du dessutom:
vem som ser processen i kalendern
vem som även kan öppna ”Händelsens förlopp”
Bygg innehållet: lägg till det som ska skickas ut, till exempel uppgifter, e-post, formulär och dokument, och välj mottagare och hur många dagar före eller efter händelsens datum det ska gå ut. Det fungerar precis som när du bygger en automation.
När du känner dig färdig så klicka på ”Spara och schemalägg”.
Händelsen dyker upp i kalendern på rätt månad.
💡 Är du inte klar? Välj ”Spara som utkast” istället.
Utkast
Sparade utkast hittar du under ”Utkast”. Där kan du återuppta arbetet eller ta bort utkastet.
Ändra en händelse som upprepas
Klicka på processen i kalendern och välj ”Evenemangsinställningar”.
Klicka på ”Redigera händelse i HR-kalendern” uppe till höger. Är det en återkommande process får du välja om ändringen ska gälla:
Endast detta evenemang
Detta och alla kommande evenemang
Följ upp en händelse
Klicka på processen i kalendern och välj ”Händelsens förlopp”.
Då öppnas en panel med alla steg i processen, med status och hur många som är klara. Hitta ett visst steg eller en viss person med sökfältet och filtren. Klicka på klockan för att skicka en påminnelse.
💡 Ser du inte knappen ”Händelsens förlopp”? Den syns bara för dig som valts i processens inställningar. Be den som skapade processen att lägga till dig.
Synka med din egen kalender
Du kan låta en HR-process synas i Google- eller Outlook-kalendern. Under ”Synkronisera med Google eller Outlook-kalendern” i processens inställningar väljer du vilka som ska få den, antingen alla som är tilldelade eller specifika personer och grupper.
Med rätt HR-händelser på plats slipper ni komma ihåg allt själva, och kalendern ger er hela året i en blick. Hör av dig till supporten om något är oklart, vi hjälper gärna till 🤩
Version 1
Version 1
Allt som visas och allt du kan göra i HR kalendern är behörighetsstyrt. Ser du inte allt du vill se i kalendern? Vänd er då till er interna HR eller administratör.
När du klickar på fliken HR planering får du en överblick över personalrelaterade händelser i organisationen. Som administratör är det inte ovanligt att du planerar hela organisationens HR årshjul. Här kan undersökningar, information, påminnelser och uppgifter skickas ut automatiskt till chefer och medarbetare.
Kalendern kan visa möten, HR processer, födelsedagar, första och sista arbetsdag samt årsdagar på jobbet. Med hjälp av filtret kan du enkelt välja vilka typer av händelser som ska visas.
För att skapa en ny HR process klickar du på "Lägg till möte/process" uppe i högra hörnet. Du får då två val, "Schemalägg möte" eller "Lägg till process". Välj Lägg till process.
Det första du måste göra är att välja mottagargrupp. Här kan du välja mottagare utifrån hur ert Evity är uppbyggt. Har ni exempelvis taggat upp vissa medarbetare i Evity kan ni även välja mottagare baserat på den taggen.
Sedan väljer du rubrik på processen, datum för när processen ska initieras alt. när den ska vara slutförd, samt om det ska vara ett upprepande event eller inte. Om du vill ha ett slutdatum för när processen ska sluta upprepas så lägger du även till det. Om du vill kan du slutligen lägga till en beskrivning som kommer synas när någon klickar på processen i sin HR-kalender.
Därefter är det dags att lägga till mottagare av utskicken. Du kan lägga flera mottagare och sedan anpassa på tidslinjen vem som ska få vilken information och när detta ska skickas till mottagaren i förhållande till det datum du valt för processen.
Genom att hovra musen över mottagarraden så som på bilden så får du upp en plustecken, tryck på plustecknet (+) för att skapa utskicket för valda mottagare
När du klickat på + får du skapa ditt meddelande. Du kan justera dag då meddelandet ska skicka ut i förhållande till angivet datum för processen. Meddelandet kommer att skickas som en notifikation till mottagarens mejl. Genom att använda "Tags" kan du skapa riktade meddelande, t.ex. Hej {mottagarens-fornamn} kommer att anpassas efter mottagare av meddelandet.
Lägg till uppgifter - om man vill lägga till uppgifter som mottagaren skall genomföra. Där kan man välja antal dagar som den har att genomföra varje specifik uppgift.
Lägg till formulär - om du vill lägga till ett formulär som medarbetaren ska svara på (t.ex. pulsundersökning). Formulär som går att välja är de formulär som ni har skapat under fliken "undersökningar" som är publicerade.
Lägg till dokument - Går att välja både bland filer som ni har uppladdade i Evity såväl som från din dator.
När du skapat din process klickar du på "klart". I din HR-kalender kommer nu få en överblick vilken månad processen är planerad och kan alltid redigera processen genom att klicka på den på nytt.