What are Shifts
In FRANK bepalen Shifts wanneer je restaurant open is voor reserveringen. Ze geven aan op welke dagen en tijden gasten een tafel kunnen boeken, hoe ver van tevoren ze mogen reserveren, en welke speciale momenten of menu’s beschikbaar zijn tijdens die tijden.
Zie een Shift als het blauwdrukrooster van je restaurant: het houdt je reserveringssysteem georganiseerd, voorkomt dubbele boekingen en zorgt ervoor dat gasten alleen kunnen reserveren wanneer je daadwerkelijk open bent en klaar om hen te ontvangen.
In dit artikel lees je hoe je Shifts instelt en online reserveringen kunt accepteren.
Shifts instellen
Het instellen van een Shift bestaat uit acht stappen. Ga eerst naar Beheren → Shifts en klik rechtsboven op + Shift.
Je ziet nu een pop-up waarin de acht stappen aan de linkerkant staan weergegeven. We lopen ze hieronder één voor één door.
Step 1: Tickets
Elke Shift is gekoppeld aan een Ticket. Een Ticket is het specifieke moment of de ervaring die je aanbiedt en die in de widget wordt weergegeven met een afbeelding en beschrijving. Bijvoorbeeld: een lunch, een high tea of een chef’s table.
Heb je nog geen Ticket aangemaakt? Doe dat eerst → Lees hier hoe je Tickets maakt en beheert.
Heb je al een Ticket waarvoor je een Shift wilt maken, selecteer dan het Ticket en klik rechtsonder op Volgende in de rechter onderhoek.
Stap 2: Kleur
De tweede stap is het kiezen van een kleur voor je Shift zodat deze opvalt in je overzicht. De kleur wordt alleen gebruikt in je overzicht en is niet zichtbaar voor gasten.
Het helpt je bijvoorbeeld om je High Tea-reserveringen snel te herkennen als je die een rode kleur geeft.
Klaar? Klik rechtsonder weer op Volgende.
Step 3: Tijd & Dagen
In deze stap stel je het tijdsbestek in waarin je reserveringen wilt accepteren
(let op: dit zijn reserveringstijden, geen openingstijden).
Onder Tijd:
Selecteer de eerste boekbare tijdslot
En de laatste boekbare tijdslot
Onder Datum:
Kies de datum vanaf wanneer dit Ticket beschikbaar wordt
Stel vervolgens in of en hoe de Shift zich herhaalt:
Nooit: voor eenmalige events
Herhalen: selecteer de gewenste dagen en stel een einddatum in
Voorbeeld: een lunch-Ticket bied je wellicht dagelijks aan, dus selecteer alle dagen waarop je lunch serveert. Een Sunday Brunch daarentegen bied je alleen op zondagen aan; selecteer dan enkel de zondagen.
Klaar? Klik rechtsonder weer op Volgende.
Step 4: Bezetting
In deze vierde stap stel je het volgende in:
De minimale en maximale groepsgrootte voor dit Ticket
De standaardduur van een reservering
Of dit Ticket een vaste eindtijd heeft
Squeeze-reserveringen
1. Groepsgrootte
Selecteer het minimum- en maximumaantal gasten — dit hangt af van je tafels en tafelcombinaties.
Bijvoorbeeld: voor een groepsticket stel je het minimum in op 8 en het maximum op 20. Voor een lunch-Ticket misschien 1 tot 8 gasten.
2. Zitduur
Stel de standaardduur van de reservering in (bijv. 120 minuten voor een viergangendiner, langer voor groepen).
Je kunt er ook voor kiezen om de eindtijd te tonen aan gasten, deze wordt dan weergegeven in de widget, bij de Ticket-informatie, op het afrekenscherm en in de bevestigings- en herinneringsmails.
3. Squeeze
Met Squeeze kun je kortere reserveringen aanbieden die automatisch de gaten in je planning opvullen.
Bijvoorbeeld: als je standaardduur 120 minuten is, maar je weet dat dezelfde ervaring ook in 90 minuten kan, win-win! Gasten kunnen dan alsnog boeken, zelfs als alle reguliere tijdsloten vol zijn, en jij benut je planning optimaal.
Net als bij eindtijden worden gasten ook hier geïnformeerd over de duur tijdens het boekingsproces.
4. Zitplaatslimieten
Met zitlimieten kun je de beschikbaarheid van een Ticket beperken, ongeacht vrije tafels. Je kunt limieten instellen op basis van het aantal gasten, het aantal reserveringen of een combinatie.
Bijvoorbeeld: maximaal 10 lunchdeals of maximaal 40 gasten voor de lunchdeal.
Werk je met zitlimieten? Vergeet dan niet om handmatig ingevoerde reserveringen aan het juiste Ticket te koppelen. Het is ook mogelijk om limieten te overschrijven voor vaste events of groepen.
⚡ Pro tip: experimenteer met Squeeze en zitlimieten want dit zijn krachtige tools. Zorg er alleen voor dat je je restaurant niet overboekt. FRANK biedt de flexibiliteit, jij bepaalt de balans.
Klaar? Klik rechtsonder weer op Volgende.
Step 5: Wijken
Standaard kan een Ticket geboekt worden op alle actieve tafels in alle wijken.
Om een Ticket te koppelen aan een specifieke wijk (bijv. Chef’s Table of Terras), kun je dat hier instellen. Wil je bepaalde wijken juist uitsluiten? Dat kan ook.
Bijvoorbeeld: je wilt dat de lunch niet boekbaar is in je Private Dining wijk.
Schakel wijk-naam tonen in om gasten te laten zien waar ze zullen zitten, dit wordt dan weergegeven in de widget, bij de ticketinformatie, op het afrekenscherm en in de bevestigings- & herinneringsmail.
Klaar? Klik rechtsonder weer op Volgende.
Step 6: Boekingstermijn
Met het boekingsvenster bepaal je hoe dicht op het startmoment gasten nog kunnen reserveren.
Standaard: realtime, tot 5 minuten voor aanvang.
Voor groepen is het slim om een paar uur marge in te bouwen.
Stel ook in hoe ver vooruit gasten kunnen boeken (standaard: 1 jaar).
Klik rechtsonder weer op Volgende als je klaar bent.
Step 7: Wachtlijst
Schakel een wachtlijst in voor de Shift, zodat gasten zich kunnen aanmelden wanneer een tijdslot vol is.
Optioneel: laat FRANK automatisch een bericht sturen wanneer er een plek vrijkomt, of neem zelf contact op met de gast.
Step 8: Kanalen
In de laatste stap kies je of je dit Ticket in de widget wilt aanbevelen als populair moment. Het wordt dan altijd weergegeven wanneer gasten de widget openen.
Handig voor tijdelijke evenementen die je extra wilt promoten (zoals een kerstdiner).
De directe link kun je delen via bijvoorbeeld een nieuwsbrief.
🎉 Klaar! Je hebt zojuist je volledige Shift van nul af aan ingesteld. Je kunt dit proces nu herhalen voor alle verschillende momenten (Tickets) die je aanbiedt.