Ibland är det svårt att hålla koll på de två olika formaten och vad den faktiska skillnaden är. I Reda är det även en visuell skillnad då E-fakturorna presenteras på ett helt annat sätt än en PDF.

En PDF är ett digitalt format som kan innehålla text, bilder, logotyper, länkar med mera. Utseendet får den från det program där den skapades. Till exempel när man skapar en faktura i Fortnox. Om en PDF har en bilaga så ligger den som extra sidor i samma PDF som fakturan.

En E-faktura, även kallat EDI av många (E-faktura och EDI är samma sak) kommer i ett helt annat format som kallas XML. En XML-fil är full med data som beskriver vad allting är. Det är enkelt beskrivet bara fullt med text och olika tecken för att beskriva innehållet i fakturan. Det är alltså inte en läsbar PDF.

Finns det en bilaga med i XML-filen så lägger vi den under fliken "Bilagor" inne på fakturan där du kan ladda ned den. Vi berättar mer om detta längre ned i artikeln.

XML-filen konverteras sedan till en läsbar PDF när den landar i ekonomisystemet.

Men i Reda presenteras den lite annorlunda.

Du kan även läsa mer om fördelarna med E-faktura här: E-faktura

En PDF i Reda kan se ut något i stil med detta:

Medan E-fakturorna i Reda presenteras på detta sätt:

Här har vi tagit fram ett eget sätt att presentera E-fakturorna på i Reda.

Artikelraderna går att klicka på för att expandera raden och se mer innehåll och information om just den artikeln.

De olika rubrikerna som står med går att klicka på för att få fram mer information om Artiklar, Parter, Referenser, Skatt & Bokföring och Betalning.

När det kommer till inläsning och tolkning så skiljer detta sig även här.

När en PDF kommer in så sker en tolkningsprocess där Reda försöker identifiera exempelvis vad ett fakturanummer är och skannar av informationen i dokumentet för att hitta rätt leverantör att matcha.

All tolkning på en PDF går att påverka genom att använda siktet för att peka på information i PDFen.

När det kommer in en E-faktura så behöver vi inte göra någon tolkning. Avsändaren har ett unikt ID så när den första fakturan kommer in görs en koppling mellan leverantören i Reda och avsändarens ID. Vilket gör att framtida fakturor från den leverantören alltid får en exakt matchning baserat på avsändarens ID.

Innehållet har ju sina egna "taggar" (text och tecken som vi nämnde tidigare i artikeln) som berättar vad innehåller är.

Då vet Reda vad allt innehåll är när filen kommer in och då stoppas det in på rätt plats i innehållet i Reda.

Finns det en bilaga i XML-filen så kommer den att landa under fliken "Bilagor", där det står en grön 1a i bilden ovan.

Det krävs alltså ingen tolkning eller användning av siktet för att informationen ska bli rätt, men siktet går att använda också om ni vill använda ett annat värde i något av fälten.

När E-fakturan sedan skickas vidare till ekonomisystemet så omvandlas XML-filen till en PDF.

Det finns lite fler fördelar med E-faktura i Reda som vi beskriver i denna artikeln om du vill läsa mer: E-faktura