Vi börjar uppifrån och ned!

Om företaget tillhör en byrå så kommer detta att stå överst här, som i detta exempel: "Företaget hanteras av Linneas Byrå".

Därefter finns företagets namn och organisationsnummer som man även kan ändra ifall det har blivit fel eller om företaget helt enkelt bytt namn.

En typ av meddelande/info som man vill att alla administratörer på företaget ska ta del av. 💡Observera att det endast är byråadministratören som kan lägga till denna informationen på bolaget.

Det kan se ut enligt följande:

När en administratör sedan loggar in så kommer det att komma upp en dialogruta med den informationen som du precis lagt till.

Genom att bocka i rutan "Visa inte igen (förrän ny information)" så kommer dialogrutan inte att visas igen förrän ny information tillkommit.

Du kommer då att kunna se detta meddelande igen, genom att trycka på "i" nere till höger.

Denna är synlig hela tiden så länge där finns företagsinformation inlagd.

Om du vill ha extra säkerhet för inloggningen på bolaget så kan du sätta krav på autentisering.

Om du väljer "Kräv autentisering via externt system" så kommer alla användare på bolaget bli tvungna att logga in med antingen Google eller Microsoft och verifiera sin användare.

Om användaren loggar in utan autentisering kommer den att få ett felmeddelande och måste logga ut igen, för att sedan logga in med autentisering istället.

Vill du läsa mer om detta kan du göra det här: Inloggning via Google/Microsoft

Företagsgrupper är främst kopplat till de som använder tilläggstjänsten Unified View.

Du kan läsa mer om hur det fungerar här: Unified View

Det går bra att använda grupper även om man inte använder Unified View. Det är ett sätt att gruppera sina bolag och sätta en form av etikett på dem som sedan visas ute i bolagslistan.

Exempel:

Grupperna skapar ni under er arbetsyta. I detta exempel är arbetsytan "Linneas Byrå". Väl där går ni till Inställningar ⇒ Grupper och sedan "Ny grupp".

Här kan man ange om det är en specifik person på företaget eller byrån som ska vara huvudansvarig för företaget.

Är du ansvarig för ett företag i Reda så kan du se det ute i menyn om du klickar på "Huset". Det kommer då att finnas en egen rubrik där det står "Ansvarig för".

Du kommer alltid att komma åt övriga bolag också i listan, men du ser de bolag som du ansvara för högst upp och lite mer upplysta än de andra.

Här finns det möjlighet att ändra era standardkonton om så önskas. Standardkonton är de som kommer att finnas i exempelvis konteringsmallarna.

Standardkonto - Leverantörsskulder.

Momskonto - Det momskonto som används på bolaget (övriga momskontot styrs via konteringsmallarna)

Kvittokonto - om du skulle vilja hantera ett kvitto i Reda så används detta konto.

Avräkningskonto - Används om du endast vill skapa ett verifikat i ditt ekonomisystem. Fakturan/dokumentet kommer då inte in, utan endast ett verifikat.

Periodiseringskonto - Det standardkonto för periodiseringar som används. Du kan manuellt ändra detta konto när du väl ska göra en periodisering i Reda.

Om ni vill låsa perioden i Reda så kan du göra det med hjälp av denna inställning.

Aktivera låst period genom att trycka på "toggeln" till höger.

Läs mer om denna funktionen här: Låst period

Här kan du ange vilken konteringsmall som ska appliceras när ni ska använda byggmoms. Som standard är det mallen som heter BYGG som ni kan lägga till, om ni inte skapar en egen mall för detta som ni vill använda.

Fördelen med detta är att du inte behöver kontera fakturan manuellt eller koppla en specifik konteringsmall till leverantören.

Reda känner nämligen av när det står "omvänd betalningsskyldighet" (eller liknande) på fakturan och lägger då till denna konteringsmall per automatik.

Du kan också redigera mallen och dess konton under inställningar ⇒ Konteringsmallar.

Med denna inställning kan du välja hur dokumenten ska visas i dokumentlistan. Det vanligaste är att den senast inlästa fakturan ligger övers och sorteras i fallande ordning. Alltså att den nyaste fakturan ligger överst.

Detta innebär att Reda kan ge dig en varning om tolken inte hittar några betaluppgifter på fakturan.

Du får då upp en gul varning som går att bekräfta. När du har bekräftat den en gång så kommer den inte att dyka upp igen. Så här är det bra att du kontrollerar fakturan och ser om det går att mappa in betaluppgifter med siktet. Om detta är möjligt så använder du siktet och sedan tolkar om fakturan.

Om det är en utländsk leverantör så kommer varningen att komma upp ändå då vi prioriterar BG eller PG. Men bekräftar du varningen kommer den alltså inte att dyka upp igen förrän Reda upptäcker att IBAN eller BIC skulle saknas.

Bocka i denna rutan om du vill att Reda automatiskt ska lägga till projekt på fakturorna. Detta innebär att Reda kommer lägga till ett projekt automatiskt om det finns ett värde i fakturan som matchar projektet.

Den är lite "luddig" och tittar på hela dokumentet för att hitta en matchning. Reda matchar mot projektnummer men kan också matcha mot beskrivningen.

Tar du emot fakturor via e-faktura så kan denna inställning komma till användning och fungerar precis som rubriken säger!

Här sker en exakt matchning. Reda försöker inte hitta ett värde själv genom tolkning som för PDF-fakturor, utan vi får projektnummer från själva XML-filen (e-fakturan) och då krävs ingen tolkning.

💡Läs mer om inställningar för Projekt här: Automatisk matchning av projekt

💡Alias på projekt: Alias

I Spiris kan man ställa in på kontonivå att det ska vara tillåtet eller ej med projekt eller resultatenhet. Detta kan Reda då synka från Spiris.

Vill ni ställa in att det ska vara obligatoriskt med projekt eller resultatenhet på vissa konton så kan ni ställa in det via kontoplanen i Reda.

Gå till inställningar ⇒ Konto ⇒ Klicka in på önskat konto. Ställ in "Obligatoriskt" för projekt och/eller resultatenhet.

Med hjälp av denna inställning landar det en spärr i Reda och det kommer en varning i konteringen inne på fakturan om där saknas projekt eller resultatenhet på kontot.

Inne på ett dokument i Reda kan du eller en attestant ladda upp en bilaga. Det kan vara allt från ett kvitto till en annan typ av bilaga som ni vill ska sparas på fakturan.

Med denna inställning får ni med bilagorna över till Spiris.

Är det något annat filformat än PDF, JPG eller PNG så kommer inte Spiris att ta emot bilagan, men då ligger den kvar på dokumentet i Reda.

När du inte använder regler i Reda, utan vill skicka in dina fakturor manuellt så kan du sätta en standard på knappen du trycker på när ett dokument ska skickas in till Spiris.

Väljer du att den ska skicka in och bokföra som standard, kommer knappen sedan att se ut såhär:

Du trycker på skicka in och bokför för att fakturan ska gå över och bokföras direkt, men vill du välja ett annat alternativ så trycker du på den lilla pilen till höger.

Då kan du snabbt och enkelt välja ett annat alternativ istället för att få upp en dialogruta och där välja alternativ för varje enskild faktura.

Längst ned på sidan hittar du inställningen som skickar ut attestpåminnelse till attestanterna.

Det går då ut ett mail om dagen (av de dagar som är ibockade) som berättar hur många fakturor du har att attestera. Mailet kommer tidigt på morgonen och går endast ut om du har något att attestera.

Observera att om du skickar ut fakturor på attest idag, kommer mailet förs imorgon bitti.

Vill man hellre ha pushnotiser i telefonen så kan du ladda ned Redas attest-app. Den heter Reda och finns att ladda ned både till iPhone och Android.

Läs mer om appen här: Reda-appen samt Länkar