I Reda finns en funktion vi kallar Regler. Och det låter ganska intetsägande, men är raka motsatsen. Regler är vår automationsmotor som kan automatisera många arbetsuppgifter. Nedan finner du en kort introduktion hur det fungerar att sätta upp och prioritera regler. Och slutligen har vi lagt till ett par exempel på hur det fungerar i praktiken och hur andra jobbar med regler.
Sätta upp Regler
Regler hittar du under Inställningar > Regler och för att skapa en ny regel klickar du på "Ny regel" uppe i högra hörnet. Här får du ge regeln ett namn och per default kommer regeln bli aktiv.
Därefter jobbar vi med NÄR, OM, DÅ och under de olika kan man välja flera olika parametrar och kombinera dessa med OCH eller ELLER. Så det är väldigt enkelt och logiskt att bygga upp regler.
NÄR...
Detta styr vad som är själva triggern, när regeln ska appliceras. Det finns i dagsläget två olika triggers:
Nytt dokument har inkommit
Attest godkänd
OM...
Här kan man lägga till flera olika val eller villkor för att triggern ska genereras.
Dokumentets typ, alltså huruvida det är en faktura, påminnelse, kvitto etc.
Dokumentets summa, alltså större än, mindre än etc.
Filen inte är en PDF, gäller då alla filer som inte är en PDF (eller e-faktura/bild från appen)
Leverantören är..., dvs. om regeln ska gälla en specifik leverantör
Leverantören har tidigare inskickade dokument, en parameter som är bra att använda för att särskilja nya leverantörer
Dokumentet har tolkats utan problem, en bra parameter som gör att dokument med felmeddelanden lämnas därhän
Har kontering som balanserar, även detta en viktig parameter för att inte skicka vidare felaktiga dokument
Fält är ifyllt, här kan man välja vilket fält som man vill ska vara ifyllt. Gäller fälten Resultatenhet, Projekt, Ert ordernummer eller Er referens.
Attest har ingen kommentar, om attestanten inte har lämnat någon kommentar. Observera att detta inte räknar med kommentaren som admin kan lämna. Det gäller enbart de kommentarer som lämnas i attestflödet.
Dokument (av samma typ och leverantör) har skickats in oförändrat X gånger i följd, här kan du ange hur många gånger ett dokument ska ha skickats in utan förändring för att regeln ska aktiveras. Du kan även välja att exkludera fält som regeln inte ska ta hänsyn till. Det kan vara något av samtliga fält som finns att redigera på fakturan, inklusive konteringstabellen.
Dokumentet har tagg, alltså om dokumentet har en specifik tagg satt på sig.
Kontering innehåller konto, om konteringen innehåller ett specifikt konto, eller ett kontointervall.
Dokumentet innehåller text, här kan du specificera en textsträng eller ett ord som ska finnas med på fakturan för att regeln ska aktiveras.
Dimension är, här kan du välja om resultatenhet eller projekt innehåller ett specifikt värde. (För er som använder Visma.Net så kommer era dimensioner istället finnas med här).
DÅ...
Själva uppdraget, vad Regler de facto ska göra under förutsättning att ovan kriterier uppfylls. Här finns det följande val:
Skicka för attest
Aktivera attestflöde
Aktivera särskilt attestflöde
Automatattestera
Skicka in dokument
Skicka in och bokför dokument
Skicka dokumentet till arkivet
Ta bort dokument
Applicera tagg
Skicka e-post (här kan man även välja att bifoga filen)
Stanna och aktivera inte fler regler
De talar alla för sig själv förutom då kanske den sista. Den kan dock vara bra att använda för att undvika att vissa dokument hanteras av Regler. Det kan kanske vara så att man inte vill att Regler ska appliceras på en specifik leverantör, eller på dokument vars summa är hög. Då lägger man helt enkelt en regel som säger att:
NÄR: Nytt dokument har inkommit
OCH: Leverantören är X
DÅ: Stanna och aktivera inte fler regler
Denna prioriterar man sedan högst upp i hierarkin för att säkerställa att fakturor från leverantören X inte hanteras av regler. Läs mer om prioritering här nedan.
Prioritera regler
Alla regler kommer hanteras i en sekvens och appliceras på alla dokument. Så om du har 5 regler och det kommer in ett nytt dokument kommer dessa regler appliceras på dokumentet i tur och ordning, från 1 till 5 i hierarkin. Därför är det viktigt att prioritera reglerna rätt, så att det som urskiljer vissa typer av dokument placeras högst upp. I vårt exempel ovan så måste regeln för att urskilja de dokument som kommer från leverantör X ligga högst upp, så att inte andra regler "hinner" appliceras innan.
För att prioritera om regler klickar du på Prioritera regler uppe i högra hörnet. Därefter drar du reglerna upp och ner.
Ok, men hur fungerar det i praktiken?
För att visa på de olika möjligheter som finns så har vi satt samman några av de vanligaste varianter som våra kunder använder Regler för idag.
Nedan följer fyra olika exempel på hur Regler kan användas i verkligheten. Vi har valt att kalla de olika reglerna för:
Och vi tror att ni nog kan känna igen er i mer eller mindre alla scenario.
Enkla fakturor
Flödet ovan används av en kund för att hantera enkla fakturor. Alla fakturor där leverantören är känd sedan tidigare (och där vi därmed vet att Reda bemästrar de fakturorna) och där summan är mindre än 5000 skickar man rakt in i ekonomisystemet.
Ahlsell
Här ett flöde som berör en specifik leverantör, i detta fallet ett bolag som de flesta känner till - Ahlsell. Alla fakturor som är från Ahlsell och där konteringen balanserar (utmärkt OM-parameter för att säkerställa att Reda tolkat rätt) skickar man direkt till Nisse, utan att behöva lägga en sekund på det.
Skicka in dokument
Och när Nisse har attesterat Ahlsell-fakturorna ovan så skickas de raka vägen in i ekonomisystemet med denna regel. En regel som lämpar sig för i stort sätt alla typer av fakturor. Om Nisse väl har godkänt, vad är det för mening att lägga tid på det då!?
Stoppa & stanna
Denna regel används för att INTE regler ska appliceras. Här på ett företag som använder regler för många typer av fakturor, men fakturor som överstiger 10 000 i summa vill man slänga ett litet extra öga på. Då lägger man in denna regel för att regler inte ska appliceras på den typ av dokument.