I Reda finns en funktion vi kallar Regler. Och det låter ganska intetsägande, men är raka motsatsen. Regler är vår automationsmotor som kan automatisera många arbetsuppgifter. Nedan finner du en kort introduktion hur det fungerar att sätta upp och prioritera regler. Och slutligen har vi lagt till ett par exempel på hur det fungerar i praktiken och hur andra jobbar med regler.
​

Regler hittar du under Inställningar > Regler och för att skapa en ny regel klickar du på "Ny regel" uppe i högra hörnet. Här får du ge regeln ett namn och per default kommer regeln bli aktiv.

Därefter jobbar vi med NÄR, OM, DÅ och under de olika kan man välja flera olika parametrar och kombinera dessa med OCH eller ELLER. Så det är väldigt enkelt och logiskt att bygga upp regler.

Detta styr vad som är själva triggern, när regeln ska appliceras. Det finns i dagsläget två olika triggers:

Här kan man lägga till flera olika val eller villkor för att triggern ska genereras.

Själva uppdraget, vad Regler de facto ska göra under förutsättning att ovan kriterier uppfylls. Här finns det följande val:

De talar alla för sig själv förutom då kanske den sista. Den kan dock vara bra att använda för att undvika att vissa dokument hanteras av Regler. Det kan kanske vara så att man inte vill att Regler ska appliceras på en specifik leverantör, eller på dokument vars summa är hög. Då lägger man helt enkelt en regel som säger att:

NÄR: Nytt dokument har inkommit
​OCH: Leverantören är X
​DÅ: Stanna och aktivera inte fler regler

Denna prioriterar man sedan högst upp i hierarkin för att säkerställa att fakturor från leverantören X inte hanteras av regler. Läs mer om prioritering här nedan.

Alla regler kommer hanteras i en sekvens och appliceras på alla dokument. Så om du har 5 regler och det kommer in ett nytt dokument kommer dessa regler appliceras på dokumentet i tur och ordning, från 1 till 5 i hierarkin. Därför är det viktigt att prioritera reglerna rätt, så att det som urskiljer vissa typer av dokument placeras högst upp. I vårt exempel ovan så måste regeln för att urskilja de dokument som kommer från leverantör X ligga högst upp, så att inte andra regler "hinner" appliceras innan.

För att prioritera om regler klickar du på Prioritera regler uppe i högra hörnet. Därefter drar du reglerna upp och ner.

För att visa på de olika möjligheter som finns så har vi satt samman några av de vanligaste varianter som våra kunder använder Regler för idag.

Nedan följer fyra olika exempel på hur Regler kan användas i verkligheten. Vi har valt att kalla de olika reglerna för:

Och vi tror att ni nog kan känna igen er i mer eller mindre alla scenario.

Flödet ovan används av en kund för att hantera enkla fakturor. Alla fakturor där leverantören är känd sedan tidigare (och där vi därmed vet att Reda bemästrar de fakturorna) och där summan är mindre än 5000 skickar man rakt in i ekonomisystemet.

Här ett flöde som berör en specifik leverantör, i detta fallet ett bolag som de flesta känner till - Ahlsell. Alla fakturor som är från Ahlsell och där konteringen balanserar (utmärkt OM-parameter för att säkerställa att Reda tolkat rätt) skickar man direkt till Nisse, utan att behöva lägga en sekund på det.

Och när Nisse har attesterat Ahlsell-fakturorna ovan så skickas de raka vägen in i ekonomisystemet med denna regel. En regel som lämpar sig för i stort sätt alla typer av fakturor. Om Nisse väl har godkänt, vad är det för mening att lägga tid på det då!?

Denna regel används för att INTE regler ska appliceras. Här på ett företag som använder regler för många typer av fakturor, men fakturor som överstiger 10 000 i summa vill man slänga ett litet extra öga på. Då lägger man in denna regel för att regler inte ska appliceras på den typ av dokument.