Har du en leverantör som du får fakturor från varje månad och som egentligen inte behöver hanteras? Så länge all tolkning har blivit rätt såklart! Då kan du skapa en regel (och göra lite andra inställningar) som gör att Reda kan sköta detta på egen hand!
Automatiskt hantering och inskick av faktura
För att automatisera hanteringen av fakturor från en specifik leverantör (eller alla fakturor som uppfyller alla krav) så an du skapa en regel enligt följande.
När... Nytt dokument har inkommit
Om... Dokumentet tolkats utan problem
OCH Har kontering som balanserar
Då... Skicka in och bokför (alternativt skicka in dokument)
Detta är själva grunden av regeln som kräver att dokumentet ska ha tolkats utan problem, samt har kontering som balanserar. Det finns flera olika sätt att utöka denna regel med fler krav. Som exempelvis:
Skicka enbart in typen Faktura automatiskt
När... Nytt dokument har inkommit
Om... Dokumentets typ är Faktura
OCH Dokumentet tolkats utan problem
OCH Har kontering som balanserar
Då... Skicka in och bokför
Kräv även att projekt ska vara ifyllt
När... Nytt dokument har inkommit
Om... Dokumentet tolkats utan problem
OCH Har kontering som balanserar
OCH Fält Projekt är ifyllt (här kan du istället välja resultatenhet, er referens eller ert ordernummer)
Då... Skicka in och bokför
Skicka enbart in automatiskt om det är en specifik leverantör
När... Nytt dokument har inkommit
Om... Leverantören är Ackolad AB
OCH Dokumentet tolkats utan problem
OCH Har kontering som balanserar
Då... Skicka in och bokför
Som du ser så finns det många olika sätt att göra detta på. Du kan själv anpassa hur många krav du vill lägga in i Regeln för att den ska skickas in per automatik.
Andra viktiga inställningar för denna typ av regel
För att denna regel ska kunna användas så måste ni även automatisera kontering samt projekt eller liknande beroende på vilka krav du vill ha i din regel.
💡 Automatisk kontering på leverantör
Sätt ett förvalt konto på leverantören eller lägg till en konteringsmall.
💡 Mer om inställningarna på leverantören hittar ni här: Leverantörsinställningar.
💡 Automatisk matchning av projekt
Skapa projekt i ekonomisystemet
I Reda, gå till inställningar ⇒ Företag ⇒ Redainställningar (längre ned på sidan) och aktivera Matcha projekt med innehåll på dokument.
Använder ni peppol så aktivera även Matcha inköpsorderreferens mot projekt sen er referens i peppoldokument.
⭐ Läs mer om detta i vår artikel Automatisk matchning av projekt
Skicka in efter attest
Har du attestflöde eller använder dynamiska attestflöden (Reda Mera) så kanske du vill att fakturan ska skickas in efter att attest är godkänd.
Då kan du göra en regel som säger:
När... Attest är godkänd
Om... Har kontering som balanserar
Då... Skicka in och bokför
Samma sak gäller ju även med denna regel, ni kan lägga till fler krav om så önskas! Till exempel om ni också vill kräva att projekt/resultatenhet är angivet