När du har kommit igång med Reda, gjort alla inställningar och kanske även aktiverat peppol, hur ska du sedan göra för att få med alla leverantörer på tåget?

Det går vi igenom i denna artikel och hjälper dig att komma vidare!

För att på egen hand skicka en inbjudan till dina leverantörer och informera om nya faktureringsuppgifter så går du till inställningar => Leverantörer. För att denna funktionen ska gå att använda så ska ni först och främst se till så att det finns e-post angivet på leverantören.

Börja med att klicka på "Bjud in leverantörer till Reda" uppe till höger på sidan.

Sedan kan du lägga till e-postadresser i fältet till höger vid leverantörerna. Klicka i fältet för att ange en e-postadress.

Markera sedan de leverantörer du vill bjuda in genom att klicka i rutan till vänster. Det kommer sedan stå hur många leverantörer du har markerat uppe till höger.

Det visas en grön bock på de leverantörer som du redan har bjudit in till Reda genom denna funktionen.

När du har markerat ett antal leverantörer samt lagt till alla e-postadresser så klickar du på "Skapa inbjudan". Du får då upp dialogruta med information om utskicket.

I exemplet ovan så ser vi att en av leverantörerna vi markerat inte har någon e-post angiven. Vänligen lägg till en e-postadress på den leverantören eller så avmarkerar du den leverantören och skickar en inbjudan vid ett senare tillfälle när du har en giltig e-postadress.

När du är klar med ditt urval av leverantörer så ska du markera om du vill informera om mottagande av PDF och/eller E-faktura. (I vårt exempel har vi inte e-faktura aktivt på bolaget och därmed är det valet utgråat).

Kontrollera sedan så att din egna e-postadress stämmer och lägg sedan till en e-postadress som leverantörerna kan använda för att svara er med eventuella frågor.

För att ta emot PDF-fakturor via e-post till Reda så går du in under inställningar ⇒ inhämtning.

Högst upp på sidan hittar du en autogenererad e-postadress dit PDF-fakturor kan skickas. Vill du ändra adressen kan du göra det genom att klicka på skiftnyckeln. Du kan istället ändra adressen till exempelvis "distractible.inbox@reda.ackolad.io".

Denna adressen (distractible.inbox@reda.ackolad.io) kan du sedan skicka till dina leverantörer. Antingen genom vår tjänst här i Reda som vi nämnde ovan eller att ni gör en inställning på er nuvarande e-postadress och vidarebefordrar till den nya adressen i Reda.

Känner ni att det blir för mycket för er att ordna e-postadresser till alla era leverantörer så erbjuder vi en tjänst för detta. Läs mer om det här: Hjälp med onboarding av leverantörer.

Det finns även möjlighet att ta emot e-fakturor i Reda och detta genom Peppol-nätverket.

Först måste du se till att peppol är avstängt i ekonomisystemet om detta är något ni har använt tidigare. Peppol kan nämligen bara vara aktivt i ett system åt gången. Det kan även vara lite fördröjning mellan det att du stängt av det i ekonomisystemet tills det att du har möjlighet att aktivera Peppol i Reda.

Alla leverantörer som redan skickar fakturor via peppol kommer komma in i Reda istället.

För att nya leverantörer ska skicka via Peppol så behöver du berätta att de ska skicka via Peppol med ett specifikt nummer: 0007:Organisationsnummer. Exempelvis 0007:5591676902.

I annat fall så kommer leverantörens affärssystem att sköta detta på egen hand genom att kontrollera kundens uppgifter. Exempelvis i Fortnox, där de kollar de i Peppol Directory om kunden (du) finns som mottagare och i så fall kommer en fråga om att lägga upp det i Fortnox.

Så antingen får du på egen hand berätta för leverantören att ni använder er av Peppol eller så kommer deras affärssystem att sköta det på egen hand.

Känner du att du inte riktigt hinner med att kontakta leverantörerna på egen hand? Då finns vi här och kan hjälpa dig! Läs mer här: Hjälp med onboarding av leverantörer.