I Reda finns en funktion som gör att du kan automatisera matchningen av projekt mot ett värde på fakturan. Läs mer om hur du gör det här!

Först måste du skapa dina projekt i ekonomisystemet. När du har gjort det kan du gå in i Reda under Inställningar ⇒ Projekt och klicka på Hämta uppe i högra hörnet. Reda kommer då att hämta alla nya projekt som lagts till i ekonomisystemet.

💡 Det som är det absolut viktigaste när Reda ska matcha projekt är att projektnamnet måste innehålla samma värde som ett värde på fakturan. Om det står P222 i fakturan så måste även projektnamnet innehålla P222. Det går bra att skapa ett projekt med ett längre namn än så, som exempelvis P222 - Kristianstad, men projektet måste fortfarande innehålla samma värde som visas på fakturan.

När du är klar med skapande och inhämtning av era projekt så ska du gå in under inställningar ⇒ Företag ⇒ Redainställningar (lite längre ned på sidan) och aktivera Matcha projekt med innehåll på dokument. Använder ni er av e-faktura och Peppol så ska du också aktivera Matcha inköpsorderreferens mot projekt sen er referens i peppoldokument.

Har ni nu lagt in ett gäng projekt och leverantören alltid anger ett projektnummer (eller liknande att matcha mot) så kommer Reda automatisk att lägga till det projektet som matchar värdet på fakturan.

⭐ Exempel:

Du har ett projekt som heter P222.

Ett dokument kommer in med projektnummer (eller angivet på annan plats i dokumentet) angivet som är P222.

Reda kommer då att se att ni har ett projekt inlagt som heter P222 och att ni har aktiverat automatisk matchning av projekt mot dokumentets innehåll.

Då kommer Reda att lägga till projektet som heter P222 per automatik i konteringen.

I bilden ovan kan du se att Reda har matchar korrekt projekt mot värdet i fakturan som är markerat med lila text.

Det Reda gör är att tolka all den information som finns i dokumentet. Hittar den 1204937 på någon plats i fakturan (spelar ingen roll var) så kommer projektet 1204937 att läggas till automatiskt i konteringen.

Det absolut viktigaste är att vara noggrann med namnet på projektet och värdet som ska tolkas på fakturan. Är man inte noggrann med vilket värde man väljer att matcha mot så kan de såklart ske feltolkningar.

Exempelvis om du döper ditt projekt till 520. Då kommer Reda att matcha projekt 520 mot alla dokument där det värdet finns med. Vilket innebär att det kan komma in en faktura med 520 någonstans i texten på dokumentet, ja då kommer Reda att matcha projekt 520 till det dokumentet.

Som du kan se i bilden nedan är projektnamnet Kristianstad. Då har Reda matchat projektet mot adressen i fakturan, vilket man antagligen inte vill.