I Reda finns en funktion som gör att du kan automatisera matchningen av projekt mot ett värde på fakturan. Läs mer om hur du gör det här!

Först måste du skapa dina projekt i ekonomisystemet. När du har gjort det kan du gå in i Reda under Inställningar ⇒ Projekt och klicka på Hämta uppe i högra hörnet. Reda kommer då att hämta alla nya projekt som lagts till i ekonomisystemet.

💡 Det som är det absolut viktigaste när Reda ska matcha projekt är att projektnamnet eller projektnumret måste innehålla samma värde som ett värde på fakturan. Om det står P222 i fakturan så måste även projektnamnet innehålla P222. Det går bra att skapa ett projekt med ett längre namn än så, som exempelvis P222 - Kristianstad, men projektet måste fortfarande innehålla samma värde som visas på fakturan.

Det går alltså att matcha projektet mot både projektnumret och projektnamnet.

När du är klar med skapande och inhämtning av era projekt så ska du gå in under inställningar ⇒ Företag ⇒ Redainställningar (lite längre ned på sidan) och aktivera Matcha projekt med innehåll på dokument för att Reda automatiskt ska matcha projekt på alla PDFer som kommer in.

Använder ni er av e-faktura och Peppol så ska du också aktivera Matcha inköpsorderreferens mot projekt sen er referens i peppoldokument.

Har ni nu lagt in ett gäng projekt och leverantören alltid anger ett projektnummer (eller liknande referens att matcha mot) så kommer Reda automatisk att lägga till det projektet som matchar värdet på fakturan.

⭐ Exempel:

Du har ett projekt som heter P222.

Ett dokument kommer in med projektnummer P222 (eller annan referens angivet på annan plats i dokumentet).

Reda kommer då att se att ni har ett projekt inlagt som heter P222 och att ni har aktiverat automatisk matchning av projekt mot dokumentets innehåll.

Då kommer Reda att lägga till projektet som heter P222 per automatik i konteringen.

I bilden ovan kan du se att Reda har matchar korrekt projekt mot värdet i fakturan som är markerat med lila text.

Det Reda gör är att tolka all den information som finns i dokumentet. Hittar den 1204937 på någon plats i fakturan (spelar ingen roll var) så kommer projektet 1204937 att läggas till automatiskt i konteringen.

Som nämnt tidigare i artikeln så funkar denna matchning även mot namnet på projektet. Exempelvis Järnvägsgatan 10. Står det någonstans på fakturan så kan Reda även använda det som en match mot ett projekt.

Det absolut viktigaste är att vara noggrann med namnet och numret på projektet och värdet som ska tolkas på fakturan. Är man inte noggrann med vilket värde man väljer att matcha mot så kan de såklart ske feltolkningar.

Som du kan se i bilden nedan är projektnamnet Kristianstad. Då har Reda matchat projektet mot adressen i fakturan.

Såklart kan du alltid använda siktet i fältet för att peka på rätt värde som Reda ska gå mot. Då lär sig Reda detta på fakturor från denna leverantören.

💡Läs mer om siktet här: Hur du använder siktet