Med artiklar aktiverat i Reda så kan ni kontera in artiklar i konteringen med artikelnummer, á pris och antal. Detta justeras sedan i era artiklar i Fortnox. Tänk er att det fungerar på exakt samma vis som om ni hade skrivit in artiklarna i konteringen direkt i Fortnox.

Om ni använder e-faktura så kommer artiklarna att konteras per automatik. I andra fall så kan ni lägga till artiklar manuellt i konteringen. I denna artikel går vi igenom hur du aktiverar artiklar i Reda och hur det fungerar!

Artiklar tillhör som sagt Reda Mera och du aktiverar detta under inställningar i Reda. Reda Mera kostar inget extra i månaden och just funktionen artiklar lägger inte heller på någon extra kostnad per dokument som med de andra funktionerna. Artiklar är med andra ord kostnadsfritt. Läs mer om det här: Introduktion till Reda Mera

Därefter ser du att Enheter och Artiklar dyker upp i listan till vänster.

För att aktivera dessa så måste du först gå in under era Företagsinställningar.

Väl där så scrollar du ned lite på sidan där du hittar rubriken Redainställningar. Lite längre ned står det Artiklar.

När du har bockat i rutan för Använd artiklar i Reda så kommer du ha tillgång till Enheter och Artiklar i listan till vänster.

Läs in artiklar på alla leverantörer via E-faktura - innebär att samtliga e-fakturor som har artiklar kommer att läggas till per automatik i konteringen.

Om du inte skulle önska att det läses in på samtliga leverantörer med e-faktura så kan du låta bli att bocka i denna rutan och istället specificera vilka leverantörer som ska gå per automatik.

För att aktivera artiklar på enskilda leverantörer så kan du istället gå in under inställningar ⇒ Leverantörer ⇒ En specifik leverantör och sedan aktivera "togglern" för Läs in artikelrader från Peppoldokument. Då kommer det att läsas in på denna specifika leverantören.

Åter till inställningarna: Tillåt omatchade artiklar vid inskick innebär att du har möjlighet att skicka in en faktura till Fortnox ändå, även fast Reda inte hittar den artikeln i ert register.

Standardkonto för inköp av artiklar blir det konto som läggs på en artikel automatiskt om du inte redan har angivit ett konto på den artikeln i Fortnox. Detta för att alla artiklar ska kunna matchas per automatik även om det inte finns ett specifikt konto angivet.

Önskar du att nya artiklar som inte än är matchade ska skapas per automatik? Då kan du göra den inställningen på specifika leverantörer. Observera att detta enbart fungerar på leverantörer som skickar E-faktura.

För att Reda ska kunna skapa upp nya artiklar per automatik så går du till Inställningar ⇒ Leverantörer och sedan väljer du en leverantör som du vill applicera detta på.

Med denna inställningen aktiv gäller följande: "Artiklar som inte finns inlagda kommer automatiskt skapas i Fortnox. Endast artikelrader med Säljarens artikelnummer ifyllt kommer skapas".

När ni har aktiverat artiklar så måste ni ladda in dessa i Reda. Gå in under inställningar ⇒ Artiklar och klicka på Hämta för att hämta in alla era artiklar från Fortnox till Reda. Eller så kan ni skapa artiklarna direkt i Reda.

När du vill skapa en ny artikel direkt i Reda så måste du först välja ett konto. I detta exempel så har vi först lagt till konto 1930. Klicka sedan i rutan under Artikelnummer och klicka på pluset som visas till höger i rutan.

När du har klickat på pluset så får du upp en ny dialogruta där du kan skapa din artikel.

Här skriver du sedan in ert artikelnummer för varan, tillverkarens artikelnummer, enhet (om det är styck, meter m.m.), beskrivning, tillhörande inköpskonto och pris per enhet (alltså á pris).

När du sedan är klar så klickar du på Skapa artikel. Artikeln kommer då att läggas till i konteringen samt i Fortnox.

När du har artiklar aktiverat och du använder dig utav e-faktura så kommer dessa att läggas till i konteringen automatiskt. Antingen på alla leverantörer eller då om du väljer att enbart aktivera detta på specifika leverantörer. Är artikeln inlagd i Fortnox så kommer den även att matchas mot artikeln på fakturan. Har du aktiverat på leverantören att artiklar ska skapas per automatik så kommer Reda automatiskt att skapa de artiklar som inte redan finns.

Här har Reda matchat artikeln per automatik, med tillhörande beskrivning och antal som hämtats från fakturan. Den beskrivning som används i Fortnox kommer inte att användas i detta fallet då beskrivningen hämtats från informationen i e-fakturan.

Det är ju såklart viktigt att artiklarna finns inlagda i Fortnox för att de ska matchas mot artikeln på fakturan. (Så länge du inte har aktiverat att Reda ska skapa upp artiklarna per automatik).

Som sagt så läser Reda in artiklarna per automatik på e-fakturor. Har du då inte lagt in artiklarna i Fortnox sedan tidigare så kommer Reda att rödmarkera de konteringsraderna där den inte har lyckats matcha artiklarna mot ett av era artikelnummer som finns i Fortnox. I detta exempel så har vi i inställningarna satt konto 4000 som standardkonto. Om artikeln då inte är matchad så kommer detta konto att appliceras.

För att matcha denna artikel så klickar du i rutan artikelnummer på den konteringsraden. Har du redan ett eget artikelnummer i Fortnox som du vill matcha mot så klickar du på den i listan. Vill du skapa en helt ny artikel så klickar du på pluset i rutan.

Om du vill skapa en ny artikel och klickar på pluset så får du fram en dialogruta med information om artikeln du vill skapa.

I fältet Vårt artikelnummer så kommer tillverkarens artikelnummer att appliceras per automatik. Önskar du ett annat artikelnummer där att visa internt så är det bara till att ändra. Ert artikelnummer kommer sedan att matchas mot leverantörens som visas på fakturan.

I detta exempel så finns där även en tillhörande enhet som inte finns inlagd i Fortnox. Reda berättar då att den enheten är ny och kommer att skapas i samband med artikeln.

Om du har satt inställningen "Tillåt omatchade artiklar vid inskick" så kommer Reda att skicka in fakturan ändå. Detta innebär att artiklarna inte följer med in till Fortnox.

När en artikel är omatchad och du har denna inställningen aktiverad så kommer artikelraderna istället att bli gula och inte röda.

Alltså innebär det att raderna är gula när det är ok för Reda att skicka in omatchade artiklar och röda när det inte är ok.

Använder ni er av PDF-faktura så går det inte att matcha artiklarna per automatik. Ni kan såklart fortfarande använda artiklar men då lägga in dessa manuellt i konteringen.

Välj först ett konto att koppla artikeln till. Klicka sedan i rutan i konteringen under Artikelnummer för att lägga till en befintlig artikel.

Sedan lägger du till antal i konteringen och justerar summan. Reda räknar inte ut summan per automatik om du ändrar antal från 1 till flera, utan detta måste du skriva in manuellt.