Attestflöde ska ni använda om det är fler än en användare som ska attestera fakturorna. Likaså om det är olika beroende på leverantör/projekt/resultatenhet (kostnadsställe).
Aktivera attestflöden
Börja med att aktivera knappen till höger så att Reda vet att du vill använda attestflöden. Se till att den lyser grönt som på bilden!
Nu är du redo att skapa dina flöden!
Nytt attestflöde
Tryck på knappen "Nytt flöde" för att börja.
Börja sedan med att döpa ditt flöde till ett passande namn och välj sedan om detta ska vara ert standardflöde som kommer att användas allra mest genom att bocka i rutan "Standardflöde".
❗Observera att "blixten" i bilden ovan endast är synlig för dig som har Reda Mera. Denna är till för om man vill använda sig av Radattest.
Sedan kommer den roliga delen!
Nu är det helt enkelt bara till att lägga till de steg och användare i flödet som du önskar. Exempelvis:
Först ska Kalle OCH Gustav attestera fakturan. De får då tillgång till fakturan samtidigt.
Efter att BÅDA har attesterat kommer fakturan att gå vidare i flödet.
Då är det Linnéas ELLER Tildes tur att attestera.
När antingen Linnéa ELLER Tilde har attesterat går det slutligen vidare till Klara. Det krävs alltså bara att en av dem attesterar fakturan.
När Klara har attesterat fakturan anses den som godkänd av samtliga parter och är klar att skicka in till ekonomisystemet.
Se exempel i bilden nedan.
OCH innebär att BÅDA användarna måste attestera innan flödet går vidare till nästa steg.
ELLER betyder att det räcker med att EN av de angivna användarna attesterar fakturan. Alltså om det står att Linnéa ELLER Tilde ELLER Pelle ska attestera fakturan, räcker det med att endast EN av dessa tre attesterar fakturan för att den ska gå vidare till nästa steg.
Beloppsgräns
Du kan även välja om du vill ha olika attestanter beroende på vilket belopp fakturan har. Klicka på "Lägg till beloppsgräns" för att få fram en rad till. Du kan lägga till fler än två beloppsgränser också genom att trycka på "Lägg till beloppsgräns" igen.
Du får då upp ett flöde som ser ut som bilden ovan.
❗Tänk på att beloppsgränserna går från större till mindre.
Högsta beloppet ska ligga till vänster och minsta beloppet till höger.
Exempel: Större än 20000 ska då ligga till vänster och allt under det beloppet landar på attestflödet till höger.
Koppla attestflöde
När ett attestflöde är klart så kan du koppla detta till olika leverantörer, projekt eller resultatenheter. Klicka in på ett attestflöde. Du hittar dessa knapparna uppe till höger.
När du klickar på en av dessa knappar så kommer du sedan till en vy av det registret i Reda. Här får du bocka i de leverantörer, projekt eller resultatenheter som ska vara kopplade till attestflödet.
Tidigare i denna artikel nämnde vi standardflödet. Det är detta som kommer gälla så länge inte ett annat attestflöde matchar mot leverantör, projekt eller resultatenhet. Då kommer detta prioriteras före standardflödet.
Prioritering vid val av attestflöde
Skickas dokument på attest via regel så kommer följande prioritet att gälla när Reda ska matcha ett attestflöde:
Projekt: Reda tittar först efter om det finns en koppling till projektet. Alltså det som finns angivet i fältet "Projekt" under konteringstabellen.
Resultatenhet (kostnadsställe): Sedan tittar den efter resultatenhet. Samma gäller här, alltså det som finns angiven i fältet "Resultatenhet" under konteringstabellen.
Leverantör: Efter det är det leverantören.
Standard: Finns ingen koppling till någon av dessa så är det ert standardflöde som gäller.
Skicka för attest till attestflöde
För att skicka en faktura till ett attestflöde så klickar du in på en faktura som du vill ska attesteras.
Längst ned på sidan har du en blå knapp där det står "Skicka för attest". Då får du upp en dialogruta med de olika attestflöden som du har skapat.
Har du gjort en koppling i attestflödet så föreslår Reda det som matchar. Likaså om du har ett standardflöde. Då kommer Reda att rekommendera det som passar in.
I exemplet i bilden ovan så har Reda föreslagit "Standardflödet" då inga andra matchningar hittades.
💡Läs mer om hur du kopplar attestflöden till resultatenhet eller projekt här: Koppla attestflöde till projekt eller resultatenhet
Vill du istället att allt detta hanteras med hjälp av regler så går även det att ordna!
💡Läs mer om regler rent generellt här: Regler - Överblick
💡Läs mer om en regel som kan skicka för attest här: Skicka för attest