La evaluación de competencias se utiliza en el ámbito empresarial para identificar las habilidades, conocimientos y aptitudes que poseen las personas en relación con las exigencias del puesto de trabajo y los objetivos organizacionales. Esta evaluación proporciona una comprensión clara de las fortalezas y áreas de mejora de cada empleado, lo que permite a los empleadores tomar decisiones informadas sobre el desarrollo de su personal.

Una vez que se han identificado las competencias necesarias para un puesto específico, la evaluación de competencias permite compararlas con las competencias actuales de los empleados. Esto ayuda a determinar si existe una brecha entre lo que se requiere y lo que posee el empleado. Si se identifican brechas significativas, se pueden diseñar programas de capacitación personalizados para abordar esas necesidades específicas.

Este articulo contara con diferentes vistas y pasos a seguir según de quien sea el usuario que este configurando/utilizando la herramienta. Puedes guiarte por el menu de la derecha que te llevara a la sección a consultar.

Como administrador deberás encargarte de las siguientes tareas:

Como primer paso, se necesita cargar toda la informacion de las personas vinculadas a la academia junto con la informacion de su puesto actual dentro de la organizacion.

Para lograr esto podemos importar el organigrama siguiente los pasos detallado aqui.

Para poder evaluar a las personas es necesario estructurar una serie de preguntas mediante la construcción de uno o mas formularios.

Para esto nos dirigimos a la sección de "Evaluaciones"

Luego al submenu "Formularios"

Y creamos uno nuevo desde el botón izquierdo en la parte superior

Le damos un nombre al formulario para poder identificarlo y reutilizarlo en el futuro. Por ejemplo: "F. Juniors"

Para agregar preguntas, lo hacemos desde el boton "+" a la izquierda de la pantalla, donde podremos elegir el tipo de pregunta que queremos realizar

Una pregunta del tipo Caratula no conllevara ninguna respuesta, solo un texto/imágenes informativos. Son muy utiles para implementar intervenciones en formularios extensos a modo de motivacion o referencia.

Hay dos tipos de preguntas abiertas, de respuesta corta o larga.

Las preguntas abiertas con respuesta corta permiten solicitar una respuesta limitada.

Las preguntas abiertas con respuesta larga permiten responder con una respuesta extensa de texto enquiquecido.

Las preguntas de multiple opción te permitirán preguntar sobre un rango de valores predefinido.

Se puede configurar el modo de seleccion aceptado: simple (al responder se puede seleccionar SOLO una opción) o multiple (al responder se puede seleccionar más de una opción)

Podrémos configurar el mensaje de cierre que verá el usuario al terminar de responder el formulario completo. Este mensaje puede soporta texto enriqucido y es muy útil para agradecer y dar un cierre.

¡Listo! Ya contamos con el formulario necesario para evaluar personas.

Desde el listado de formularios, podrémos visualizarlo, modificarlo, eliminarlo y clonarlo en todo momento.

Una vez que tenemos el o los formularios con los que vamos a evaluar a las personas, debemos configurar y lanzar el proceso de evaluación en si.

En esta seccion se detallarán los pasos a seguir para seleccionar a las personas que deseamos evaluar y vincularlas con el formulario con el que queremos evaluarlas.

Lo primero que debemos realizar es crear el proceso de evaluación y darle un nombre.

Para esto, nos dirigimos al submenu "Evaluaciones", hacemos clic en el botón "+Evaluación", seleccionamos "Desempeño 360" y le damos un nombre para identificarlo y hacer el seguimiento pertinente.

Muchas veces es desable generar un único procesos de evaluación para personas que deben ser evaluadas con diferentes criterios, es decir diferentes formularios. Por ejemplo: queremos realizar un proceso de evalución anual para empleados con diferente nivel de responsabilidad o seniority, para lo cual necesitaremos realizar diferentes preguntas.

Los grupos resuelven este concepto de una manera muy sencilla, lo cual brindan un nivel de flexibilidad absoluta y a criterio de quien gestiona cada proceso de evaluación.

Al crear un grupo, podrémos darle un nombre para identificarlo y asociar dicho grupo a un formulario que creamos previamente. Por ejemplo: "Juniors" al cual le vinculamos el formulario "F. Juniors"

Para crear un nuevo grupo, debemos hacer clic en elboton "+Agregar grupo", le damos un nombre y seleccionamos el formulario creado previamente y que contiene la estructura de preguntas que deseamos preguntarles a las personas incluidas en el mismo.

Una vez que definamos el o los grupos debemos seleccionar a las personas que serán observadas o evaluadas.

Para esto, podrémos arrastrar personas desde la columa izquierda y soltarlos sobre el grupo deseado.

Desde la columna izquierda podremos filtrar personas nombre, email e incluso por datos del organigrama: area, oficina, puesto, etc.

Actualmente las personas que serán observadoras de cada una de las personas observadas seleccionadas en el paso anterior, se obtendrán desde los datos existentes en el organigrama cargado previamente. Es decir, que toda persona que sea manager de una persona observada, por defecto tambien actuará como observador de esta última en los procesos de evaluacion que se lancen.

Por esta razon, la carga previa del organigrama es de suma importancia.

TIP: post lanzamiento será posible agregar/eliminar otros observadores a una persona observada. Tambien se podrán agregar/eliminar personas observadas al proceso.

La persona observadora que se desee agregar, deberá ser dada de alta en la academia previamente ya sea desde el organigrama o desde la opcion del menu "Personas".
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Deberá hacer clic dos veces en el boton +Continuar para confirmar la operación.

También será posible eliminar un observador. Para esto deberá hacer clic dos veces sobre el icono papelera.

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IMPORTANTE: En ambas operaciones, el estado de la evaluación de la persona evaluada se recomputará.

NOTA: estamos trabajando en la mejora de estos flujos: gestion del organigrama, alta de personas durante la configuración de un proceso de evaluación, elección de los observadores de cada persona observada antes de lanzar el proceso de evaluación.

Finalmente debemos iniciar el proceso de evaluación.

Para lanzar el proceso de evaluación debemos hacer clic en el boton "Lanzar", donde deberémos confirmar la acción.

Esta acción es irrevertible e implicará los siguientes puntos:

Muchas veces es necesario anular o reiniciar la respuestas que realizó y envió una persona observada.

En ese caso, se debe eliminar a la persona del proceso y se la debe asignar nuevamente.

Para quitar una persona observada de un proceso deberémos arrastrar a la persona en cuestión de derecha hacia la columna izquierda.

Finalmente deberémos confirmar la operación ya que es una operación irreversible, lo cual implica que las respuestas enviadas por dicha persona y sus observadores serán eliminadas.

Desde la sección de "Evaluaciones" podemos ver en todo momento el estado de los procesos de evaluación que hemos creado a lo largo del tiempo.

El estado de una evaluación permite identificar en que etapa se encuentra el proceso de evaluacion entero, cada grupo y cada persona observda en particular.

En todo momento tendrás disponible el listado de los resultados de cada evaluación ya respondida.

Podrémos ver este listado haciendo clic en el boton de "Ver resultados".

NOTA: es importante resaltar que los resultados se pueden ver en los siguientes niveles: proceso de evaluación entero, por cada grupo que hayamos generado en el proceso y por cada persona evaluada.

En la pestaña "Respuestas" se visualizará una listado con las respuestas realizadas por cada persona involucrada en el proceso de evaluación. Junto a la respuesta de cada pregunta, se podrán visualizar los comentarios asentados por la persona al responder la misma.

En la pestaña "Indicadores" veremos un resumen de la interacción que hubo en el proceso de evaluación.

Por último, en la pestaña "Resumen" veremos las cantidades y los porcentajes de respuestas que hubo por cada pregunta y opcion de múltiple opción cuando aplique.

Desde el icono Vista tabla podrá visualizar todas las personas evaluadas que estan involucradas en el proceso. Esto le permitirá aplicar un seguimiento más fácil dejando de lado los grupos.

Muchas veces suele ocurrir que las personas involucradas no responden las evaluaciones que deben completar, lo que dejar el proceso de evaluación sin completar de forma indefinida.

En estos casos es muy útil utlizar la funcion "Notificar a los que no respondieron".

Haciendo clic en dicho botón, se nos habrirá una pantalla que nos permitirá escribir el asunto y el cuerpo de la notificación email que deseamos enviar a las personas que aún no hayan completado las evaluaciones que le fueron asignadas.

TIP: para una configuración mas avanzada de la notificacion puede seguir el siguiente tutorial.

Como observador de una persona observada, deberás encargarte de las siguientes tareas:

Una vez que el proceso de evaluación es lanzado por un administrador, la persona observadora recibirás un email similar al siguientes.

Este email te llevará a la seccion "Mis evaluaciones", donde verás todas las evaluaciones que tienes por completar. Tambien verás el historico de las mismas.

IMPORTANTE: el icono utilizado para identificar que la evaluación se responde como perfil de observador es un icono de una persona con corbata.

Al hacer clic en el botón "Responder" podremos visualizar el formulario con las preguntas que debes responder y enviar.

IMPORTANTE: en todo momento sabrás a quien estas evaluando a través del encabezado como se muestra a continuación.

Por cada pregunta, deberás responder adecuadamente en observación constante a la persona observada.

Complementariamente a la opción elegida, pordrás agregar comentarios explicativos según creas necesario.

TIP: Siempre tendrás disponible la barra lateral derecha para desplazarnos por cada pregunta o podrémos utilizar los botones de navegación secuencia que se encuentran en la parte inferior.

NOTA: puede haber preguntas opcionales que no será necesario responder.

Una vez respondidas todas las preguntas, deberás enviar las respuestas con previa confirmación ya que se trata de una acción irreversible.

Una vez que TODOS los observadores y la persona observada hayan respondido el formulario de la evaluación, deberán reunirse para responder la instancia de feedback.

Esta instancia sirve para que la persona observada y las personas observadoras se pongan de acuerdo sobre la evaluación previamente completada por todos y dejen asentando un PDI para la persona observada.

Para responder la instancia de feedback, el observador deberá ingresar nuevamente a "Mis evaluaciones" y hacer clic en el boton "Responder formulario de feedback". Será necesario compartir la pantalla para que todos los involucrados esten viendo lo mismo mientras debaten.

Se volverá a visualizar el mismo formulario que respondiron todos pero, por cada pregunta, esta vez se visualizará el contraste de lo que respondió cada persona involucrada.

NOTA: puede haber preguntas opcionales que debas completar en esta instancia.

En todo momento el observador podrá visualizar las respuestas y las analiticas relacionadas por cada evaluación que tenga asignada.

Como persona observada, deberás encargarte de las siguientes tareas:

Una vez que el proceso de evaluación es lanzado, te llegará un email indicando que debes completar tu autoevaluación.

Este email te llevará a la seccion "Mis evaluaciones", donde verás todas las evaluaciones que tienes por completar. Tambien verás el historico de las mismas.

IMPORTANTE: el icono utilizado para identificar que la evaluación se responde como perfil de observado, es decir la autoevaluación, es un icono de una persona sin corbata.
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Al hacer clic en el botón "Responder" podremos visualizar el formulario con las preguntas que debes responder como autoevaluación y enviarlas.

Una vez dentro del formulario, deberás responder cada una de las preguntas con la mayor sinceridad y precision posible. Adicionalmente podrás dejar comentarios complementarios a la opción elegida.

TIP: Siempre tendrás disponible la barra lateral derecha para desplazarnos por cada pregunta o podrémos utilizar los botones de navegación secuencia que se encuentran en la parte inferior.

NOTA: puede haber preguntas opcionales que no será necesario responder.

Una vez que termines de responder todas las preguntas, deberás a enviar las respuestas con previa confirmación ya que es una acción irreversible.

Para completar la instancia de feedback deberás esperar a que el observador te contacte para coordinar una reunión de revisión.

En dicha reunión deberás hacer el seguimiento junto con el observador, pregunta a pregunta, dejando asentadas las respuestas junto con los comentarios pertinentes.

El observadore finalmente completará y enviará las respuestas con previa confirmación ya que es una acción irreversible.

Para finalizar con el proceso de evaluación y una vez que el observador haya enviado las respuestas de la instancia de feedback, deberás ingresar nuevamente a "Mis evaluaciones" y dar el consentimiento con una confirmación previa ya que se trata de una acción irreversible.

En todo momento el observador podrá visualizar las respuestas y las analiticas relacionadas a mi evaluación.