Índice
Sección: Menú Principal > Reservas > Bloqueos
Preguntas Frecuentes
Introducción
En este artículo veremos cómo bloquear los diferentes recursos que tengamos en nuestra instalación. Podrás bloquear la ocupación cubriendo distintas necesidades:
Bloqueos por mantenimiento o torneos por ejemplo, donde no quieres que nadie juegue durante ese intervalo
Bloqueos para socios por ejemplo, donde sólo permites a ciertos clientes poder jugar durante ese intervalo
Bloqueos para una agencia por ejemplo, donde quieres bloquear exclusivamente para ellos, y durante 24 horas, cierto intervalo en la ocupación
Nota. Aunque la instalación esté bloqueada, por ejemplo por mantenimiento, la recepción podrá seguir reservando encima de ese bloqueo si fuese necesario. No así los jugadores vía online.
El bloqueo de una instalación se puede hacer desde el listado de bloqueos , sobre todo si es un bloqueo masivo que tengas que importar mediante Excel. Pero estos bloqueos se suelen hacer directamente desde la vista de ocupación:
Cómo bloquear/marcar horas de salida
Sección: Menú Principal > Reservas > Bloqueos
Para crear un bloqueo desde el listado de bloqueos, sigue estos sencillos pasos:
Selecciona en Nuevo
Nombre. Rellena el nombre para este bloqueo. Ej. Mantenimiento, socios, Leadingcourses.
Color. Opcionalmente puedes añadir un color al bloqueo.
Observaciones. Opcionalmente puedes añadir una observación al bloqueo.
Deshabilitado. Activar/Desactivar esta opción
Mostrar en planificador. Activar/Desactivar esta opción. Marca esta opción para que el bloqueo aparezca en la vista de mes del cuadrante de reservas (el planificador mensual). Cuando está activada, el bloqueo se muestra como una etiqueta en cada día del mes comprendido en su rango de fechas, con su nombre y el color configurado en el bloqueo. Si estás viendo el planificador con todas las áreas a la vez, delante del nombre también se indica el área. Es una opción únicamente visual. No afecta a la disponibilidad ni a las horas que el bloqueo impide reservar: el bloqueo funciona exactamente igual esté marcada o no. Sirve para tener localizados de un vistazo, en el calendario del mes, los cierres, mantenimientos, torneos u otros bloqueos relevantes. Ten en cuenta:
El bloqueo no aparece si está marcado como Deshabilitado.
Si el planificador está filtrado por un área, solo se ven los bloqueos de esa área.
El planificador solo tiene en cuenta la fecha de inicio y la fecha de fin del bloqueo, no los días de la semana ni las horas. Un bloqueo configurado, por ejemplo, solo para los lunes de 9:00 a 11:00 se pintará en todos los días del rango.
Por el mismo motivo, un bloqueo permanente (sin fechas) marcado con esta opción aparecerá en todos los días de todos los meses. Recomendamos activarla sobre todo en bloqueos con un rango de fechas concreto.
Relacionado: los tipos de reserva tienen esta misma opción, que decide qué reservas se muestran en el planificador mensual.
Sección Dónde
Área. Elige el área que quieres bloquear. Ej. Golf, tenis, etc.
Tipo de Recurso. Selecciona el tipo de recurso, si quieres bloquear el tipo de recurso entero. Por ejemplo, selecciona el tipo de recurso "Golf "para bloquear el Tee 1 y Tee 10 al mismo tiempo.
Recurso. Elige el recurso que quieres bloquear.
Plazas. Añade el número de slots o plazas que quieres bloquear por hora. Si el bloqueo es de más de una hora tienes que introducir el número de slots o plazas bloqueados por hora.
Sección Cuándo
Fechas de inicio. Elige la fecha de inicio para tu bloqueo
Fechas de fin. Elige la fecha de fin para tu bloqueo
NOTA. En caso de que sea un rango de más de un día, podrás guardar un sólo bloqueo para todo ese rango de fechas, o crear un bloqueo por cada día. Esta opción es útil si vas a usar la funcionalidad de Caducidad o si vas a estar borrando y editando días puntuales dentro de ese rango.
Hora de inicio. Elige la hora de inicio para tu bloqueo
Hora de fin. Elige la hora de fin para tu bloqueo
Días de la semana. Elige los días de la semana para tu bloqueo.
Sección Excepciones
Etiquetas de cliente. Podrás crear excepciones para que se pueda reservar en este bloqueo. Selecciona las etiquetas de cliente que permites que reserven encima de este bloqueo. Si lo dejas vacío nadie va a poder reservar encima de este bloqueo
Tipo de reserva.
Caducidad antes del inicio. Selecciona la caducidad de este bloqueo. Ej. 24 horas significaría que un día antes del inicio del bloqueo, este caducará y todos los huecos disponibles estarán disponibles para todos los clientes. Si lo dejas vacío el bloqueo nunca caducará.
Permitir cruces. Activa esta opción si quieres que los cruces puedan generarse encima de un bloqueo.
Permitir en administración. Activar/Desactivar esta opción
Selecciona en Guardar si quieres generar un sólo bloqueo o Guardar por días si quieres generar un bloqueo independiente por cada día (en caso de que hayas elegido un rango de fechas de inicio y fin mayor a un día).
El bloqueo se habrá generado y lo visualizaras en la ocupación.
Cómo crear un Sorteo
Para crear un sorteo es necesario tener contratado el módulo de Sorteos y descargado del App Market. Este módulo permite organizar sorteos para reservas en días y horarios específicos, gestionando de manera automática la asignación de horas a los participantes.
A continuación detallamos los pasos a seguir para crear un sorteo:
1. Bloquear el Recurso para el Sorteo
Sección: Menú principal > Reservas > Ocupación
Para reservar los días y horas del sorteo dirígete a la ocupación:
Selecciona la vista que deseas bloquear para el sorteo.
Bloquea el recurso seleccionando el día y la hora que deseas reservar para realizar el sorteo,
Accede al detalle del bloqueo para editarlo. Para ello, desde la ocupación, selecciona el bloqueo y Editar bloqueo.
Dentro del detalle del bloqueo, marca el checkbox Activar Sorteo.
Al marcar este checkbox, aparecerán dos nuevas secciones: Sorteos y Apuntados a Sorteo en la parte inferior de la pantalla.
En la Sección Sorteos, añade el Tipo de reserva
Tipo de sorteo. Selecciona Normal o Torneo.
Tipo de torneo. Selecciona Normal o Tiro
Tipo de reserva. Campo obligatorio. Selecciona el tipo de reserva para la reserva del sorteo
Fecha disponible. Selecciona la Fecha a partir de la cuál quieres que esté disponible el sorteo para que los clientes puedan apuntarse desde la zona de clientes.
Plazas máximas. Número máximo de plazas para el sorteo.
2. Configurar el pago automático de la reserva del sorteo al cliente
Sección: Menú Configuración > Reservas > Configuración > Sorteos
En la configuración de reservas, hay una Sección de Sorteos, en la que tendrías que elegir el bono del cliente al que se van a cobrar de forma automática la reserva del sorteo. En el caso de que no haya saldo en ese bono, la reserva se mostrará como pendiente de pago.
3. Cómo se apunta un cliente al sorteo
El cliente podrá apuntarse al sorteo desde la zona de clientes, seleccionando en el calendario la fecha del sorteo.
Se visualizará un mensaje: “Hay un sorteo disponible para este día” y un botón “Apuntarme”
Al seleccionar Apuntarme, el cliente podrá ver y seleccionar las horas disponibles, indicando sus preferencias en orden (por ejemplo, 09:00 como primera opción, 09:10 como segunda, etc.).
Luego, seleccionará el número de jugadores y completará los nombres. Al confirmar, verá el mensaje: “Inscripción realizada con éxito. Le informaremos sobre la confirmación de su reserva”.
4. Visualizar el Listado de Participantes del sorteo.
Sección: Menú Principal > Reservas > Bloqueos
En el listado de bloqueos, selecciona el bloqueo correspondiente al sorteo y en la parte inferior visualizarás una sección correspondiente a Apuntados a Sorteo.
Para ver el listado completo de inscritos, ve al Menú Principal > Reservas > Sorteos.
5. Generar el Sorteo.
Sección: Menú Principal > Reservas > Bloqueos
Una vez que ya tengas los participantes apuntados en el sorteo, vuelve al listado de bloqueos, selecciona las referencias de los bloqueos creados para el sorteo y en la parte superior selecciona el botón de Generar sorteo. El sistema asignará automáticamente las salidas a los participantes y creará la reserva en la ocupación, sustituyéndose el bloqueo creado por una reserva de forma automática.
Es en este momento, el sorteo se ha generado pero aún no se ha publicado. Por lo que si necesitaras hacer algún cambio manual este sería el momento de realizarlo, antes de su publicación.
6. Publicar Sorteo.
Sección: Menú Principal > Reservas > Bloqueos
Una vez generado el sorteo y comprobadas las reservas por parte del club, selecciona Publicar Sorteo para finalizar el proceso. Al seleccionar este botón ocurrirán dos procesos automáticos:
Se confirma la reserva y los participantes recibirán un correo de confirmación indicando si han sido seleccionados o no para la reserva.
La reserva se cobra del bono monedero a los clientes que hayan sido aceptados en el sorteo. Si el cliente no tiene saldo en el bono monedero, la reserva permanecerá pendiente de pago.
7. Reglas del Sorteo.
Rechazos Previos: Si un jugador ha sido rechazado en sorteos anteriores, tendrá mayores probabilidades de ser seleccionado.
Grupo: Al inscribirse en grupo, se calcula la media de rechazos del grupo, favoreciendo a grupos con más rechazos previos.
Selección de Franja Horaria: Cuantas más franjas horarias elija un jugador, mayores serán sus probabilidades de ser seleccionado. Un jugador que selecciona varias horas (09:00 y 09:10) tendrá ventaja sobre uno que elige solo una hora en caso de conflicto.