Índice
Sección: Menú Principal > Reservas
1ª Sección: datos del Cliente
Sección de la Reserva y Localizador
Sección Campos Personalizados
Sección Resumen
Sección Observaciones
Preguntas Frecuentes
Introducción
El plano de reservas es sin duda la pantalla más utilizada por nuestro equipo. Entre reservas y TPV podemos pasar el 90% de nuestros tiempo. Desde aquí realizaremos y editaremos todas las reservas en nuestras instalaciones (recursos), añadiremos notas, y/o bloquearemos el campo.
Todas estas reservas, excepto las que sean gratuitas, tendrán que ser abonadas desde el TPV para completar la tarea.
Partes del plano horario de reservas
Sección: Menú Principal > Reservas
El plano horario de reservas se compone de varias zonas como por ejemplo de arriba hacia abajo, y de izquierda a derecha:
la Barra de búsqueda. Desde esta barra de búsqueda podrás buscar y dirigirte directamente a:
un Tipo de Reserva
un Tipo de Bono
un Producto
un Cliente
una Reserva del día
las Notas del día
lo recaudado en el día en efectivo y tarjeta. También puedes visualizarlo desde la Caja.
la rueda de Configuración
el Calendario. Puede estar desplegado en una columna a la izquierda (entre el Menú Principal y la zona de reservas), o acotado. Desde aquí podremos elegir el día deseado. Seleccionando en el mes podremos fácilmente navegar de un mes a otro, o de un año a otro. También puedes encontrar un botón de Hoy para ir rápidamente a las reservas del día en curso.
los iconos de ocupación por Tipos de Recurso. Aquí puedes encontrar un resumen del total de reservas de ese día elegido en el calendario agrupado por Tipos de Recurso: green fees, buggies, etc.
el desplegable de las Vistas de Ocupación. Aparecerán en la parte superior del plano de reservas una pestaña con un desplegable para navegar de una vista a otra. Según la vista seleccionada, aparecerán las celdas agrupadas por tipo de recurso para empezar a introducir las reservas:
En el caso de golf cada celda representa un jugador.
En el caso de otras disciplinas, cada celda puede representar un jugador o una reserva de jugadores. Por ejemplo, en padel una celda puede representar la reserva de una pista sin tener que seleccionar a todos sus jugadores.
los iconos de:
Descarga del plano horario de reservas en Excel
Cartel de buggy:
Cuando seleccionas este icono, podrás imprimir el cartel del buggy del día seleccionado y visible en el plano horario de reservas
Configuración de los Carteles de buggy
Filtros. Con estos Filtros podrás resaltar aquellas reservas de ese día elegido según la opción elegida:
Online. las reservas que se han hecho vía web.
A crédito. las reservas que están marcadas cómo a crédito.
Checkin. las reservas que se han hecho el checkin.
No show. las reservas marcadas como no-show
A liquidar. las reservas que están pendientes de pago.
la zona de reservas. En la parte central nos encontraremos con la zona de reservas o Vistas de Ocupación.
Reservas Temporales o Caducadas
Sección: Menú Principal > Reservas
Golfmanager ofrece un tiempo por defecto de 15 min para finalizar la venta. Ese tiempo puede ser modificado a gusto del club en Configuración de Reservas > Caducidad Prereserva. Para más información, dirígete a este link.
Si se realiza una venta online, automáticamente se pre-bloquea en reservas, creando una pre-reserva con una franja amarilla como en la imagen hasta que el Cliente confirme y/o pague la reserva.
Si la reserva no se finaliza, desaparecerá automáticamente tanto en el plano horario de reservas como online, y quedará reflejada en los listados de reservas, como reserva con fecha de caducidad, pero NO como Cancelada.
¿Por qué sale la línea de reserva en azul?
Sección: Menú Principal > Reservas
Cuando visualices una franja azul en las celdas de la reserva, puede ser porque:
esa reserva debe estar pagada
el total es distinta de 0€
la línea de venta relacionada no tiene ticket ni factura
Se visualiza una franja rosa en la celda de la reserva
Era lo que antes aparecía en color rojo pálido y ahora lo hemos modificado a rosa porque generaba confusión. Corresponde a las ventas facturadas, no pagadas.
Cómo hacer una reserva
Sección: Menú Principal > Reservas
Selecciona el día deseado
En la hora deseada, selecciona el nº de celdas que quieres reservar sabiendo que cada celda representa a un jugador.
TRUCO. Si quieres hacer una reserva de 2, 3 o 4 jugadores puedes seleccionar en esa celda y el sistema seleccionará todas las celdas a su izquierda. De esta manera no tienes que seleccionar las celdas moviendo el ratón por cada una de ellas, necesitando tan sólo un clic. Para que este truco funcione debes de tener activado en la vista de ocupación la opción Reservar multi-columna.
En el pop up, selecciona en Reservar
Busca y selecciona a cada jugador
Selecciona la tarifa para cada jugador. Si está bien configurado el sistema, sólo aparecerán las tarifas que les corresponda a ese jugador según su perfil.
Selecciona en Reservar
Cómo hacer una reserva múltiple
Sección: Menú Principal > Reservas
En Golfmanager llamamos una reserva múltiple a aquella que contiene más de 4 jugadores. El proceso de reserva es el mismo que una reserva normal, pero hay una herramienta para seleccionar las celdas de muchos jugadores de una manera más rápida.
Selecciona el día deseado.
En la hora de inicio deseada, selecciona la primera celda.
Selecciona en Múltiple
En la hora de fin deseada, selecciona la última celda.
En este momento el sistema debería marcar todas las celdas entre la primera y última celda seleccionada, haciendo que una reserva de muchos jugadores (por ejemplo 20) se haga en pocos clics.
Truco. En vez de usar la opción Múltiple puedes usar la tecla shift como haríamos en Excel. Selecciona en la primera celda y, presionando la tecla shift, selecciona en la última celda. El resultado deberá ser el mismo que usando la función Múltiple seleccionando todas las celdas entre la primera y última seleccionada.
En el pop up, selecciona en Reservar
Busca y selecciona al jugador.
Selecciona la tarifa para ese jugador. Si está bien configurado el sistema, sólo aparecerán las tarifas que les corresponda a ese jugador según su perfil.
Truco. En la parte izquierda del nombre tienes un icono de copiar. Para grupos grandes esta herramienta te puede ahorrar muchos clics.
Selecciona en Reservar
NOTA. Las reservas múltiples, nos sirven para realizar dos o más reservas a la vez, de este modo nos ahorrará tiempo, para ello recomendamos tener la opción marcada de Reservar multi-columna, de este modo, por ejemplo, si seleccionas en la tercera celda nos creará la reserva para tres jugadores.
Otra opción, que permite Golfmanager y como ocurre en Excel, podéis seleccionar la celda desde donde queremos que comience una reserva, y con el comando Ctrl+Shift y sin soltarlo selecciona en la la última celda donde queremos terminar esa reserva, Igualmente nos servirá si queremos reservar mas de un slot, por ejemplo, para un grupo de 16 jugadores que quieren reservar de 10:00h a 10:30h, selecciona a las 10:00h y y sin soltarlo a las 10:30h, de esta manera nos dará la opción de reservar para esos 16 jugadores.
En el caso de no querer poner el nombre de cada jugador en ese momento con su tipo de reserva, seleccionaremos el primer jugador y selecciona en la opción Copiar al resto de reservas con el icono situado debajo de Cliente.
🏌️ Mejoras en la reserva de grupos
Sección: Menú Principal > Reservas
Mejoramos la experiencia de reservas de grupo y su función de añadir más reservas. Hasta ahora, al querer añadir más reservas a una existente, añadir más de 4 podía ser tedioso. Ahora, al añadir, podrás seleccionar en 'Múltiple' y añadir 40 reservas más de una manera muy cómoda.
Además, mejoramos la experiencia al seleccionar en 'Múltiple' saliendo un número con las reservas que harías en caso de seleccionar en esa celda. Con esta nueva funcionalidad podrás hacer reservas de grupos grandes sin necesidad de contar visualmente los tee times.
Cómo hacer una reserva de agencia (cliente, beneficiario, nombre)
Sección: Menú Principal > Reservas
En Golfmanager tenemos en cuenta 3 nombres:
Nombre del cliente. Para Golfmanager el cliente de una reserva es el titular de esta, el que pagará por ella y el nombre al que haremos una posible factura.
En el caso de una reserva normal a un visitante o socio, el cliente de la reserva es el mismo que el jugador.
En el caso de una reserva de agencia el cliente será el turoperador.
Nombre del beneficiario. El beneficiario en Golfmanager es aquel contacto de la base de datos que va a disfrutar de esa reserva.
En el caso de una reserva normal a un visitante o socio, el beneficiario será el mismo que el cliente,.
En el caso de una reserva de agencia, el beneficiario será el que juegue mientras que el cliente o titular de la reserva es el turoperador.
Nombre de la reserva. En Golfmanager también guardamos a nombre de quién va la reserva. La función del nombre en una reserva es muy parecida al beneficiario. En el beneficiario se elige a un contacto de la base de datos, mientras que en el nombre es un campo abierto. Si quieres asociar una reserva a un contacto de tu base de datos para efectos estadísticos y mejor calidad de tu audiencia, usa el beneficiario. Pero si por el contrario no quieres crear una ficha para ese jugador, usa el nombre para ir más rápido y no ensuciar la base de datos.
En el plano de ocupación veremos en cada reserva (celda) el nombre siguiendo la siguiente prioridad:
Nombre de la reserva
Nombre del beneficiario
Por lo tanto, si hay nombre este aparecerá en la celda de esa reserva, mientras que si no hay nombre veremos el nombre del beneficiario en la celda del plano de ocupación.
Truco. Si en la ficha de perfil de la agencia rellenamos el campo Alias, este aparecerá junto al nombre del jugador pudiendo ver en un sólo vistazo ambos nombres.
Para hacer una reserva de agencia sigue los siguientes pasos:
Selecciona el día deseado.
En la hora de inicio deseada, selecciona las celdas según el nº de jugadores.
En el pop up, selecciona en Reservar
Busca y selecciona a la agencia.
Selecciona la tarifa para esa agencia. Si está bien configurado el sistema, sólo aparecerán las tarifas que les corresponda a esa agencia según su perfil.
Truco. En la parte izquierda del nombre tienes un icono de copiar. Para grupos grandes esta herramienta te puede ahorrar muchos clics.
Selecciona en la flecha a la derecha del botón Reservar
Selecciona en Reservar y editar. Se abrirá un pop up con el detalle de la reserva. Puedes llegar a este mismo pop up seleccionando en cualquier reserva del plano de ocupación.
Según la opción que desees:
Beneficiario. Selecciona en el nombre de la agencia a la derecha de Beneficiario para buscar y seleccionar al jugador de entre tu base de datos.
Nombre. Selecciona en editar a la derecha de Nombre para escribir un texto libre de a qué nombre irá la reserva.
Cierra el pop up.
Buscador de clientes
Al buscar jugador a la hora de crear una reserva o vender un producto en TPV, etc. El sistema devuelve los resultados a la hora de escribir de la siguiente manera:
Búsqueda parcial (no tienes que poner el texto igual para que Golfmanager te empiece a devolver resultados):
Nombre.
Teléfono.
Email.
Búsqueda total (se tiene que poner el texto igual para que Golfmanager te devuelva resultados):
DNI.
Nº de tarjeta de centro.
Nº de socio.
NOTA. Si estás utilizando el buscador de clientes y no te funciona, prueba a usar el filtro de Clientes.
Cómo bloquear el campo
Sección: Menú Principal > Reservas
Los bloqueos nos permiten impedir reservas online en esa instalación por cualquier motivo: pinchado del campo, torneos, mantenimiento etc., Para realizar un bloqueo de la instalación:
Selecciona las franjas que quieres bloquear. Aparecerá un pop up.
Selecciona en el botón Bloqueo. Aparecerá un pop up con el detalle del bloqueo.
Edita el bloqueo con las siguientes opciones:
Nombre. Causa del bloqueo. Lo puedes dejar como está, o puedes poner la cauda, por ejemplo Mantenimiento
Fecha de inicio. Seleccionaremos la fecha de inicio del bloqueo.
Fecha fin. Seleccionaremos la fecha de fin del bloqueo.
Hora de inicio. Seleccionaremos la hora de inicio del bloqueo.
Hora fin. Seleccionaremos la hora de fin del bloqueo.
Permitir cruces. Si activas esta opción, permitirá cruces.
Bloquear por día. Esta opción sirve para cuando pones en la fecha fin otro día a futuro diferente a la fecha de inicio, para que el sistema cree un ID-bloqueo por día, en vez de todo el bloqueo bajo un mismo ID
Días de la semana. Podemos seleccionar que días de la semana necesitamos bloquear si el rango de fechas es de un periodo largo.
Color de texto y fondo. Podemos personalizar el color con el que aparecerán los bloqueos en el plano de ocupación.
Selecciona en Aceptar
NOTA. Los bloqueos impiden a tus clientes realizar reservas a esas horas a través de la página web, pero si se le permite a recepción (back office) hacer reservas encima de un bloqueo por si fuese necesario.
Imprimir el listado de reservas para el Marshall
Sección: Menú Principal > Reservas
Aunque siempre apostamos por la digitalización del Marshall y el ahorro en papel, en la parte superior a la derecha del plano horario de salidas, existe un icono con una flecha hacia abajo.
Selecciona en ese icono para descargar la hoja de salidas en excel
Parte izquierda del primer pop-up de una reserva
1ª Sección: datos del Cliente
Cómo actualizar la nacionalidad de un cliente
Sección: Menú Principal > Reservas
Dirígete al día y hora de la reserva
Selecciona la reserva correspondiente del panel de reservas
Selecciona en el campo Nacionalidad la que desees modificar y/o editar
Selecciona Guardar para guardar solo en este cliente o selecciona en el desplegable Guardar en Todas para guardar en todos los clientes de esta reserva
Sección de la Reserva y Localizador
💵 Nuevo campo con el precio de la reserva
Sección: Menú Principal > Reservas
Hemos añadido un nuevo campo en el desplegable de la reserva para que puedas ver el precio total de la reserva en un solo vistazo.
Sección Observaciones
Cómo añadir observaciones a una reserva
Sección: Menú Principal > Reservas
Selecciona la reserva que quieres comentar. En caso de querer comentar más de una reserva, sólo necesitas seleccionar en una de ellas. Aparecerá el pop up de detalle de la reserva.
En la parte inferior, selecciona en Añadir observaciones
Escribe el comentario que desees.
Puedes guardar el comentario de dos maneras diferentes:
Selecciona en Guardar para guardar el comentario sólo en esa reserva que has seleccionado.
Selecciona en en desplegable de ese botón
Selecciona en Guardar en todas para grabar estos comentarios en todas las reservas de ese grupo.
NOTA. En la celda de estas reservas aparecerá un icono de comentario, que significa que esa reserva tiene alguna observación. Poniendo el ratón encima y esperando unos 2-3 segundos, podrás ver la observación de esa reserva. O seleccionando en esa reserva, volverá a aparecer el pop up de detalle donde podremos leer y editar de nuevo el comentario.
Parte derecha del primer pop-up de una reserva
Botón TPV. Cómo pagar una reserva
Sección: Menú Principal > Reservas
Selecciona la reserva que quieres pagar. En caso de querer pagar una reserva de grupo, sólo necesitas seleccionar en cualquier de ellas. Aparecerá un pop up.
En la columna de botones en la parte de derecha, selecciona en TPV. Serás redirigido al terminal punto de venta TPV
En el carrito, o display, verás las líneas de venta de esas reservas. Selecciona las reservas que quieres pagar. Ojo, si no seleccionas ninguna línea el sistema entenderá que quieres pagar todas
En la parte inferior derecha, donde el teclado, selecciona en Finalizar
Selecciona la forma de pago que desees. El sistema emitirá un ticket.
NOTA. Verás que las líneas de venta han pasado de estar pendientes de pago (rojo) a estar pagadas (verde).
NOTA. Puedes pagar de manera partida tus reservas. Selecciona en el paso 3 las líneas que quieres pagar con una forma de pago y continua el proceso. Vuelve a repetir el proceso con las otras líneas pendientes de pago.
NOTA. Al hacer una reserva, en vez de seleccionar en Reservar, puedes seleccionar en Pagar para ir directamente al TPV y ahorrarte unos cuantos clics.
Botón TPV de Jugador
Sección: Menú Principal > Reservas
Diferencia entre TPV cliente y TPV Jugador en una reserva
Tenemos que saber diferenciar quien es el cliente que reserva y quien el jugador.
Si vamos a cobrar al cliente principal lo haremos por TPV Cliente.
Si por el contrario el cliente principal es una agencia, hotel, TTOO y el jugador desea realizar una venta lo haremos por TPV Jugador.
Esta opción por defecto permanece desactivada en el sistema. Pregunta al equipo de Soporte por ella.
Botón Editar. Cómo editar una reserva
Sección: Menú Principal > Reservas
Selecciona la reserva que quieres editar. En caso de querer editar más de una reserva, sólo necesitas seleccionar en una de ellas. Aparecerá el pop up de detalle de la reserva.
En la columna de botones de la parte derecha, selecciona el botón de Editar.
Aparecerá un pop up donde poder editar el jugador (cliente) o la tarifa (tipo de reserva) en este caso y si quieres actualizar la tarifa que le corresponda, Golfmanager por defecto marca la opción Actualizar venta, en caso contrario la puedes desactivar y le mantendrá la tarifa inicial.
Selecciona en Actualizar.
Recuerda que si la reserva:
Pendiente de pago: la venta y su precio se actualizará.
Pagada: al estar asociado a un ticket oficial, este no se actualizará. Si quieres actualizar el precio de una reserva ya pagada, tendrás que anular el ticket primero y luego proceder a modificar.
Modificar precio de la Tarifa usando el mismo Tipo de Reserva: Si tienes una reserva ya hecha en el pasado, pero has modificado el precio de su tarifa, ésta no se actualizará automáticamente. Si lo que quieres es que esa reserva tenga el nuevo precio de esa misma Tarifa, tienes 2 opciones:
Anular la reserva y volver a hacer.
Modificar el Tipo de Reserva para volver a seleccionar el original, para ello tienes que:
Editar la reserva seleccionando otro Tipo de Reserva del desplegable.
Guardar.
Luego volver a Editar la reserva seleccionando el Tipo de Reserva original.
Guardar.
Botón Check-in. Cómo hacer check-in a una reserva
Sección: Menú Principal > Reservas
El check-in de Golfmanager es un simple tick que añadiremos a la reserva, que será visible en su celda del plano de ocupación y que será útil para ciertas tareas según el campo. Por defecto el check-in no hace nada más que informar con ese tick, pero existen opciones avanzadas que hacen que el checkin haga además otras acciones como facturar, enviar datos a la federación, etc.
Los clubes usan el checkin para:
Marcar que esta reserva ha pasado por recepción.
Marcar que esta reserva ya ha salido al campo.
Etc. Puedes usar esta herramienta para lo que quieras.
Para hacer un checkin seguiremos los siguientes pasos:
Según el número de reservas que desees hacer el checkin:
En caso de querer hacer el checkin a una reserva o ir de una en una, selecciona en esa reserva.
En el caso de querer hacer el checkin a más de una reserva, tal y como haríamos en Excel, tendremos que usar la tecla shift o control.
Shift. Primero presiona la tecla shift. Luego selecciona en la primera reserva que quieres hacer el checkin y seguido en la última reserva que quieres hacer el check-in. Todas las reservas situadas entre la primera y última reserva quedarán seleccionadas.
Control (Ctrl). Si quieres seleccionar reservas sueltas, primero presiona la tecla control. Ahora ve seleccionando las reservas que quieres mover.
Aparecerá un pop up. Selecciona en Check-in. Verás que en las celdas de estas reservas en el plano de ocupación aparece un tick.
Botón No Show. Cómo marcar una reserva como no-show
Sección: Menú Principal > Reservas
Según el número de reservas que desees marcar como no show:
En caso de querer marcar como no show una reserva o ir de una en una, selecciona en esa reserva.
En el caso de querer marcar como no show más de una reserva, tal y como haríamos en Excel, tendremos que usar la tecla shift o control.
Shift. Primero presiona la tecla shift. Luego selecciona en la primera reserva que quieres marcar como no show y seguido en la última reserva que quieres marcar como no show . Todas las reservas situadas entre la primera y última reserva quedarán seleccionadas.
Control (Ctrl). Si quieres seleccionar reservas sueltas, primero presiona la tecla control. Ahora ve seleccionando las reservas que quieres mover.
Aparecerá un pop up. Selecciona en No-Show.
Tendrás 3 opciones de no show según tu manera de proceder ante cada caso:
Anular reserva y venta. Esta opción cancelará la reserva y su venta. Quedará ese hueco libre para otro jugador y la deuda se perdonará al cliente.
Anular reserva y mantener venta. Esta opción cancelará la reserva pero mantendrá su venta. Quedará ese hueco libre para otro jugador y pero la deuda de esa reserva seguirá apareciendo en su ficha.
Mantener reserva y venta. Esta opción mantiene la reserva y su venta. LA reserva no desaparecerá del plano horario, no pudiendo ocupar ese puesto otro jugador, y se marcará la celda con un icono de no show. La deuda de esa reserva seguirá apareciendo en la ficha de ese cliente.
Selecciona en Aceptar
Cómo quitar/desmarcar una reserva como no-show
Para más información, dirígete a este link.
Botón Imprimir. Cómo imprimir un ticket de reserva
Sección: Menú Principal > Reservas
Tradicionalmente los clubes están acostumbrados a entregar un ticket al jugador con su green fee. En Golfmanager estamos en contra de esta práctica y apoyamos eliminar el papel y apostar por la pura digitalización. Entrega una tableta a tu marshall y gestiona a tiempo real de manera más potente y eficiente las salidas. Pero si no te convence, sigue estos pasos para imprimir un ticket:
Selecciona en la reserva deseada. Aparecerá un pop up con el detalle de la reserva.
En la columna de botones a la derecha, selecciona en Imprimir.
Si la impresora está correctamente instalada, se imprimirá un ticket de la reserva sin precio.
NOTA. Ahora, puedes personalizar el texto que aparece en el pie del ticket cuando imprimes una reserva. Algunos clubes lo usan para hacer firmar al cliente algunas reglas. Y tú, ¿Le ves uso para tu club? Para más información, dirígete a este link.
Botón Copiar y Copiar Nueva. Cómo copiar una reserva
Sección: Menú Principal > Reservas
Según el número de reservas que desees copiar:
En caso de querer copiar una reserva o ir de una en una, selecciona en esa reserva.
En el caso de querer copiar más de una reserva, tal y como haríamos en Excel, tendremos que usar la tecla shift o control.
Shift. Primero presiona la tecla shift. Luego selecciona en la primera reserva que quieres copiar y seguido en la última reserva que quieres copiar. Todas las reservas situadas entre la primera y última reserva quedarán seleccionadas.
Control (Ctrl). Si quieres seleccionar reservas sueltas, primero presiona la tecla control. Ahora ve seleccionando las reservas que quieres mover.
Aparecerá un pop up. Selecciona en:
Copiar para tener todas estas reservas en un mismo carrito. Esta opción es útil para reservas de agencias, pues las tendrás todas en la misma venta y mismo carrito, haciendo que modificar o anular sea más cómodo.
Copiar nueva para copiar estas reservas en un carrito nuevo. Esta opción es útil para reservas de socios o visitantes que no te interesa mezclar en el mismo carrito y para poder modificar o eliminar estas de manera independiente a la original.
Verás una señal en la parte inferior derecha que indica que estás en modo copiar.
Selecciona el día al que quieres copiar la/s reserva/s.
Selecciona la hora a la que quieres copiar la/s reserva/s.
Selecciona en Copiar.
Truco. Si quieres seguir copiando, puedes seleccionar en la flecha a la derecha del botón Copiar y seleccionar en Copiar y seguir. De esta manera te será más fácil si quieres copiar en más de un día.
NOTA. Si esta reserva se repite los mismos días de la semana a la misma hora, puedes usar nuestra siguiente funcionalidad Repetir a continuación.
NOTA. Las etiquetas no se copian, tienes que importarlas desde Excel o añadirlas manualmente.
Botón Repetir. Cómo repetir una reserva
Sección: Menú Principal > Reservas
Repetir una reserva es una funcionalidad para copiar una misma reserva en otros días a la misma hora. Ten en cuenta que el sistema te devolverá un error si alguno de los días está ocupada esa franja horaria, por lo que esta herramienta en campos con muchas reservas en el futuro puede no ser de mucha utilidad. Si el campo tiene mucha ocupación y necesitas saber a que horas encajar las reservas, es mejor que uses la funcionalidad de Copiar y seguir pues te da la flexibilidad de elegir qué horas te convienen más.
Selecciona la reserva que quieres repetir. Si es una reserva de grupo, sólo necesitas seleccionar en cualquier de ellas. Aparecerá un pop up.
En la columna de botones a la derecha, selecciona en Repetir
Aquí podrás elegir entre:
Repetición. Para repetir ciertos días de la semana hasta tal fecha o tras X repeticiones.
Fechas sueltas. Para repetir estas reservas en días elegidos desde un calendario.
Selecciona en Aceptar. Si las horas están disponibles, las reservas se crearán sin problem. Mientras que si están llenas, obtendrás un error y será mejor que uses la herramienta de Copiar y seguir
Botón Mover. Cómo mover una reserva
Sección: Menú Principal > Reservas
Según el número de reservas que desees mover:
En caso de querer mover una reserva o ir de una en una, selecciona en esa reserva.
En el caso de querer mover más de una reserva, tal y como haríamos en Excel, tendremos que usar la tecla shift o control.
Shift. Primero presiona la tecla shift. Luego selecciona en la primera reserva que quieres mover y seguido en la última reserva que quieres mover. Todas las reservas situadas entre la primera y última reserva quedarán seleccionadas.
Control (Ctrl). Si quieres seleccionar reservas sueltas, primero presiona la tecla control. Ahora ve seleccionando las reservas que quieres mover.
Aparecerá un pop up. Selecciona en Mover. Verás una señal en la parte inferior derecha que indica que estás en modo mover.
Selecciona el día al que quieres mover la/s reserva/s.
Selecciona la hora a la que quieres mover la/s reserva/s.
Selecciona en Actualizar
Truco. Si quieres mover las reservas en el mismo día, una vez seleccionadas, puedes seleccionar en ellas y arrastrar a la hora deseada. Obviamente esta opción no sirve si las quieres mover a otro día.
Actualizar venta. Por defecto Golfmanager tiene activada esta casilla. Por ejemplo, si movemos la reserva inicial al fin de semana o viceversa y el precio es diferente, esa reserva se actualizará con la tarifa que le corresponda, si no está pagada.
Cómo mover una reserva pagada
Sección: Menú Principal > Reservas
Lo primero que tienes que saber es que por norma general las reservas online y pagadas no se pueden modificar de día, hora o nombre de Cliente, porque sino no coincidiría con los datos que aparecen en el ticket original cuando se realizó el cobro.
Tienes varias opciones:
crear un bloqueo en la nueva fecha
darle un bono lluvia
anular cobro, mover y volver a cobrar. Tienes que tener en cuenta:
si tienes permiso de anular un cobro del pasado
o si el cobro se realizó a través de una pasarela de pago (Stripe, Redsys,...), de si quieres o no que se devuelva el dinero al cliente al anular.
Para mover una reserva que está pagada, lo primero que tienes que hacer es desactivar la opción de Actualizar la venta antes de Aceptar. Tras este paso, el proceso es el mismo que para mover una reserva.
Si visualizas este mensaje en el sistema: 'No se puede cambiar el tipo de una reserva pagada', te recomendamos que consultes este artículo.
Si visualizas este mensaje en el sistema: 'No puede actualizar una venta facturada', te recomendamos que consultes este artículo.
En el caso de que no quieras mover la reserva pagada porque está en el pasado, o porque el tipo de reserva es diferente (hay que hacer una devolución o cobrarle más), te recomendamos estos pasos:
Crear una nueva reserva en la fecha y hora correcta
Ve al TPV de esa reserva
Añades una línea de venta nueva con el mismo Producto, con las unidades en negativo y en caso necesario, modificar el precio para que sea igual que la reserva original
Editar esa línea de venta nueva con los datos de la reserva pasada (Opcional)
Dejar un comentario en Observaciones de ambas reservas (Opcional)
En el Total del TPV de la reserva nueva tendrías el total a devolver o a pagar con la diferencia
Si la otra reserva es a futuro y quieres tener ese hueco libre para que se pueda volver a reservar, solo tienes que ponerla como no-show: anular la reserva y mantener la venta
Botón Añadir. Cómo añadir una reserva a un grupo de reservas existente
Sección: Menú Principal > Reservas
Si estás haciendo una reserva a visitantes o socios, añadir una reserva se suele hacer como si de una nueva reserva se tratara. Pero a veces, sobre todo con turoperación, necesitas poder añadir reservas a un grupo existente para poder tratarlas mejor en el TPV o a la hora de facturar. Para ello sigue los siguientes pasos:
Selecciona una de las reservas ya existentes. Aparecerá un pop up de detalle de reserva.
En la columna de botones a la derecha, selecciona en Añadir. Aparecerá un pop up en la parte inferior derecha confirmando que estás en modo añadir
Selecciona las celdas (reservas) que quieres añadir.
Introduce el nombre del cliente y el tipo de reserva.
Selecciona en Reservar
Botón Enviar Email. Cómo enviar un email de confirmación de reserva
Sección: Menú Principal > Reservas
En Golfmanager te permitimos enviar un email de confirmación de reserva a tu cliente de manera cómoda desde el plano de ocupación. Estos emails pueden ser:
Enviados de manera automática nada más realizar la reserva. Para ello necesitas tener activado en el tipo de recurso la opción Email confirmación automático.
Enviados de manera manual como veremos a continuación:
Selecciona la reserva a la que quieres enviar el email de confirmación. Si es una reserva de grupo sólo necesitas seleccionar en cualquiera de ellas. Aparecerá un pop up.
En la columna de botones en la parte derecha, selecciona en el botón de Enviar email.
En el nuevo pop up te mostrará 3 campos:
Asunto: por defecto se mostrará Confirmación de reserva, pero puedes modificarlo por cualquier Asunto que necesites escribir desde este campo.
Plantilla: puedes elegir la que desees enviar al cliente. Estas plantillas son editables por el club.
Vista previa: te mostrará la vista previa del email que vas a enviar.
Selecciona en Enviar.
NOTA. Te recomendamos configurar tu cuenta de email para que estos correos lleguen al cliente a nombre del club. También te recomendamos contratar un servicio de emails profesional para poder tener un ratio de apertura mayor, evitar que los correos lleguen al spam, y ver estadísticas de apertura.
Botón Generar
Sección: Menú Principal > Reservas
Este botón sirve para Generar las líneas de ventas de las reservas importadas.
Botón Asociar mesa. 🥑 F&B: Asocia clientes a las mesas del restaurante
Sección: Menú Principal > Reservas
¿Sabes que tus socios van a venir a comer después de jugar?¿Quieres ir añadiendo los nombres para luego coger la comanda y apuntarlo a su cuenta de manera más rápida? Pues estás de enhorabuena porque hemos añadido esta nueva funcionalidad.
Ahora puedes seleccionar en la reserva del socio en el campo, y verás un nuevo botón de Asociar mesa. Se abrirá el mapa de mesas y podrás seleccionar la mesa que deseas. De esta manera, la mesa estará asociada al socio y cuando entres en el TPV no tendrás que introducir su nombre.
Botón Anular. Cómo cancelar una reserva pendiente de pago
Sección: Menú Principal > Reservas
Selecciona la reserva que deseas anular.
En el caso de querer cancelar tan sólo una reserva o ir de una en una, sólo tienes que seleccionar en ella.
En el caso de querer cancelar más de una reserva, tal y como haríamos en Excel, tendremos que usar la tecla shift o control.
Shift. Primero presiona la tecla shift. Luego selecciona en la primera reserva que quieres cancelar y seguido en la última reserva que quieres cancelar. Todas las reservas situadas entre la primera y última reserva quedarán seleccionadas.
Control (Ctrl). Si quieres seleccionar reservas sueltas, primero presiona la tecla control. Ahora ve seleccionando las reservas que quieres cancelar.
Se abrirá un pop up con detalles de la reserva. En la columna de botones, abajo, selecciona en Anular
En el pop-up que te aparece, tienes la opción de marcar Anular todas las reservas del grupo.
Selecciona en Aceptar
NOTA. Verás que en este pop up hay una opción Anular todas las del grupo. Activando esta opción todas las reservas de ese grupo se anularán. Puede ser un truco si tienes una reserva muy grande y no quieres estar seleccionándolas con shift. Seleccionas en la primera reserva, anulas, y activas esta opción para anular todas las del grupo.
NOTA. No hay opción de recuperar una reserva cancelada. Tienes que volver a crearla.
Cómo cancelar una reserva pagada
Sección: Menú Principal > Reservas
Selecciona la reserva que deseas anular. Si es una reserva de grupo, sólo necesitas seleccionar en cualquier de ellas. Se abrirá un pop up con los detalles de la reserva.
En la columna de botones, arriba, selecciona el botón de TPV.
Selecciona en el carrito (o display) las reservas que deseas cancelar.
NOTA. Si no seleccionas ninguna reserva anularás todas.
En los botones a la derecha del teclado, selecciona el botón de Anular para cancelar el ticket. Se generará un ticket en negativo con la misma forma de pago con la que se cobró inicialmente esta reserva. Verás que estas líneas del carrito han pasado de estar pagadas (verde) a estar pendientes de pago (rojo).
Una vez el ticket está cancelado, vuelve a seleccionar el botón de Anular para anular la venta. Al estar esta venta asociada a la reserva, esta también será cancelada.
NOTA. Al estar pendiente de pago la reserva, también podrías haberla anulado desde el plano de reservas, pero es más rápido desde el TPV.
NOTA. No hay opción de recuperar una reserva cancelada. Tienes que volver a crearla.
Cómo ver las reservas canceladas
Sección: Menú Principal > Reservas o listados > Listado de Reservas
Para ver un listado de las reservas canceladas, desde el Listado de Reservas filtra por Canceladas = si y añade el día o periodo que desees con el filtro de Fecha de cancelación. Para más información, dirígete a este link.
NOTA. No hay opción de recuperar una reserva cancelada. Tienes que volver a crearla.
Video tutorial completo de reservas
Consejo. El video tutorial tiene una duración muy larga, pero si quieres ver el índice del video tutorial para poder saltar rápidamente de una sección a otra, te recomendamos seleccionar en Ver en YouTube. Una vez en YouTube, en la descripción del video, podrás ver el índice y en color azul el minuto del video donde se habla de tal tema. Seleccionando en ese tiempo de color azul el video avanzará hasta la parte deseada.
Cómo agregar/añadir un servicio extra a una reserva
Sección: Menú Principal > Reservas
Para poder hacer una reserva de tipo extra y descuenten del stock, como por ejemplo los servicios de alquileres: buggies, trolleys, set de palos,... Estos tipos de reserva se suelen vender desde el TPV, y para eso necesitarás un botón. Para más información de cómo crear un botón en el TPV como Tipo de Reserva, dirígete a este link.
Para vender/añadir un Tipo de Reserva a una reserva, dirígete a este link.
Cómo vender un servicio extra que aún no está disponible
Sección: Menú Principal > Reservas
Para vender un servicio extra (como por ejemplo un buggy que se añade a una reserva a través de un botón del TPV) pero que aún no está disponible en el sistema por la configuración de duración, tienes varias opciones:
mover la reserva a la hora en la que sí está disponible ese servicio extra:
ya puedes añadir el servicio extra
cobrarlo
volver a mover la reserva a su hora original
crear una reserva-ficticia a última hora del día
añadir el servicio extra
anular la reserva-ficticia
cobrar solo el servicio extra
añadir el servicio extra a la reserva original como un producto, en vez como un tipo de reserva (desde el botón del TPV) y así no te afecta el stock de ese servicio extra
NOTA. Ten en cuenta revisar si fuera necesario volver a configurar la duración de ese servicio extra para futuras reservas.
Crear una reserva con un cliente y un beneficiario o nombre de reserva
Sección: Menú Principal > Reservas
Puede ser que te encuentres con la necesidad de reservar a nombre de un cliente principal como un GF Hotel y que la reserva sea disfrutada por otro jugador en este caso el beneficiario. Si quieres guardar los datos del cliente en la reserva puedes hacerlo guardando el campo beneficiario o nombre, dentro del pop up de la reserva.
1. Crea el número de reservas deseado, rellena con el nombre del principal, (hotel, TTOO, socio que invita, club de golf si es para correspondencia) y selecciona en Reservar o Reservar y seguir:
2. En el pop up de la reserva existen 2 campos para rellenar el nombre del jugador Beneficiario y Nombre como muestro en la imagen inferior
3. Rellena el campo Beneficiario para que los datos queden dentro del histórico del cliente, en caso de no estar dado de alta el cliente se creará una nueva ficha.
4. Si no quieres dar de alta una nueva ficha de cliente, rellena el campo Nombre, no se creará una nueva ficha de cliente y si guardara el dato del nombre en la reserva.
5. Selecciona en Guardar o en el desplegable Guardar en todos.
Si deseas cambiar de jugador dispones de una flechita en la esquina superior derecha para pasar al siguiente jugador.
¿Puede un cliente cancelar o modificar una reserva online?
Un cliente no puede editar ni modificar una reserva online, pero si cancelarla totalmente y realizarla nuevamente desde la zona de cliente. No es posible que un cliente pueda cancelar parcialmente una reserva online.
Editar, modificar o cancelar parcialmente una reserva solo es posible desde recepción.
En esta imagen se muestra como el cliente puede cancelar sus reservas desde la web de reservas online en consumer,
Editar horarios del plano de ocupación
Sección: Menú Configuración > Tipos de Recurso > Pestaña Intervalos
Para editar los horarios del plano de ocupación, hay que configurar los Intervalos de los Tipos de Recurso. Para ello dirígete al artículo de ayuda sobre Tipos de Recursos.
No recuerda el último tipo de reserva de cliente
Sección: Menú Principal > Reservas
Si al reservar y poner el nombre del jugador no te aparece automáticamente el último tipo de reserva que usó dicho jugador, es porque ese recordatorio se guarda sólo en el PC y no en el sistema en general.
Es decir, si en un mismo PC se hace una reserva a un jugador con el tipo de reserva X, y otro día en el mismo PC hago una reserva a ese mismo jugador, el sistema nos recordará su último tipo de reserva.
Sin embargo, si uso otro PC y hago la reserva otro día a ese jugador, el sistema no nos recordará el último tipo de reserva utilizado.
Para activar esta opción, tienes que configurar la opción avanzada bookings.rememberType
No aparece en el desplegable tipo de reserva para crear la reserva a un cliente
Sección: Menú Principal > Reservas
Tipo de reserva y Cliente han de llevar asociada la misma etiqueta, en el caso de no mostrar revisaremos las etiquetas de cliente y tipo de reserva.
Primero revisa la etiqueta que tiene asociada el cliente:
Ve al Menú Principal > Cliente
Observa que Etiquetas tiene asociada el cliente.
Ahora revisa la etiqueta del tipo de reserva:
Ve al Menú Configuración > Reservas > Tipos de reserva > ID deseada.
Observa que tiene asociada la misma etiqueta que tiene el cliente.
Si no es así, rellena la etiqueta con la misma etiqueta que tiene el cliente.
Selecciona en Guardar.
Reservar GF 18h Socio
Sección: Menú Principal > Reservas
El Green Fee Socio solo se debería mostrar a los clientes socios.
Para reservar un GF de socio sigue estos pasos.
En el Menú de reservas
Crea las o las reservas en el plano de reservas
En nombre, escribe el cliente principal que será el socio(al lado de su nombre se mostrará la etiqueta socio en el caso de tener su cuota activa)
Elige el tipo de reserva elige GF Socio
Selecciona en reservar
Seguir estos pasos para que el socio reserve online GF Socio:
El cliente, entrará a la web consumer del club (pagina de reservas online)
Se registrará con su email y contraseña
Se mostrarán las diferentes posibilidades para realizar la reserva (día, hora, campo etc.) con los tipos de GF asociados a su perfil de socio
Entra en el día y hora que quiera realizar la reserva selecciona el número de jugadores y rellene los campos.
Selecciona en Confirmar
Abrirá un pop up con el detalle de la compra para confirmar
Reservar GF 18h Hotel
Sección: Menú Principal > Reservas
Para reservar un GF de hotel ya sea en recepción u online, lo ideal es que ese GF se lo ofrezcas al Hotel como el cliente principal.
De esta manera solo el cliente Hotel podrá realizar reservas con sus tarifas especiales.
Sigue estos pasos para Reservar 1 GF Hotel desde recepción.
Crea la o las reservas en el plano de reservas
En nombre, escribe el cliente principal que será el cliente Hotel
En tipo de reserva elige GF Hotel
Selecciona en reservar o reservar y editar, y en el pop up de la reserva escribe el nombre del jugador en el campo nombre o beneficiario
La diferencia entre estos dos campos es que nombre no crea ficha de cliente y beneficiario si crea una nueva ficha de cliente
Guardar
Seguir estos pasos para que Hotel Reserve online sus GF Hotel y ahorres en recibir emails de reservas.
El hotel, entrará a la web consumer del club (pagina de reservas online)
Se registrará con su email y contraseña
Se mostrarán los tipos de GF asociados al Hotel con sus tarifas correspondientes
Crea las reservas deseadas
Terminar la reserva
Reservar GF 18h TTOO
Sección: Menú Principal > Reservas
Para reservar un GF de TTOO ya sea en recepción u online, lo ideal es que ese GF se lo ofrezcas al TTOO como el cliente principal.
De esta manera solo el cliente TTOO podrá realizar reservas con sus tarifa especial.
Sigue estos pasos para Reservar GF 18H TTOO desde recepción.
Crea las reservas en el plano de reservas
En nombre, escribe el cliente principal que será el cliente TTOO ejemplo Leadingcourses
En tipo de reserva elige GF TTOO que previamente ya se habrá creado
Selecciona en reservar y editar, y en el pop up de la reserva escribe el nombre del jugador en el campo nombre o beneficiario, si le diste a reservar, selecciona encima de la reserva y te llevará al pop up.
La diferencia entre estos dos campos es que nombre no crea nueva ficha de cliente y beneficiario si crea una nueva ficha de cliente
Guardar
Seguir estos pasos para que TTOO Reserve online sus GF TTOO y ahorres en recibir emails de reservas.
El TTOO, entrará a la web consumer del club (pagina de reservas online)
Se registrará con su email y contraseña
Se mostrarán los tipos de GF asociados al TTOO con sus tarifas correspondientes
Crea las reservas deseadas
Terminar la reserva
Reservar GF 18h Invitado
Sección: Menú Principal > Reservas
Para reservar un GF de invitados, ya sea en recepción u online, lo ideal es que ese GF se lo ofrezcas al socio o abonado del club como el cliente principal, de esta manera solo los socios tendrán el privilegio de reservar el GF Invitado y realizar invitaciones.
Sigue estos pasos para Reservar 1 GF socio y un GF Invitado desde recepción.
Crea las reservas en el plano de reservas
En nombre (2 líneas), escribe el cliente principal que será el socio o abonado
En tipo de reserva elige GF Socio y GF Invitado
Da a reservar o reservar y editar, y en el pop up de la reserva escribe el nombre del invitado en el campo nombre o beneficiario
La diferencia entre estos dos campos es que nombre no crea ficha de cliente y beneficiario si crea una nueva ficha de cliente
Guardar
Seguir estos pasos para que el socio Reserve online 1 GF socio y un GF Invitado
Acceder a la web consumer del club (pagina de reservas online)
Registrarse con su email y contraseña
Reservar 1 GF socio y un GF invitado
Completar la reserva.
Si ves Reservando... en el plano horario
Sección: Menú Principal > Reservas
Eso es debido a que un cliente está reservando online a esa hora y tienen 15 minutos por defecto para realizar/confirmar la reserva o el tiempo que tengáis estipulado en vuestra Configuración de Reservas > Sección Online > Caducidad Prereserva. Para más información, dirígete a este link.
Cómo ver qué última modificación se hizo a una reserva
Sección: Menú Principal > Reservas o Listados > Listado de reservas
No es posible saber qué última modificación se hizo. Solo se sabe la última persona que lo modificó y a qué hora y día se hizo.
Si no aparece ningún nombre de usuario, es porque está hecha por el mismo cliente a través de online. Y puedes chequear en el listado de Últimos emails enviados si salió desde el sistema el email de cancelación. Puedes hacer una búsqueda con los filtros:
Fecha de creación = fecha de cancelación que aparece en la reserva
Dirección = el email que aparece en la reserva
Ten en cuenta que si guardáramos toda la información en nuestra base de datos, el sistema se ralentizaría.
Desde el departamento de Productos se está estudiando la posibilidad de tener un historial de reservas modificadas en el cual se podrá tener una mejor visualización para casos como el que se te ha presentado.
🏌️ Nuevo contador de buggies
Sección: Menú Principal > Reservas
En Golfmanager hemos perfeccionado el algoritmo del contador de buggies para que funcione a la perfección en tu club y no se te escape el poder vender un buggy que está disponible.
Después de analizar los algoritmos de otros programas, podemos confirmar que somos el único software con precisión 100% a la hora de calcular la disponibilidad de buggies en cada momento.
