Índice
Sección: Menú Principal > Reservas
Ocupación:
Cómo hacer una reserva:
Cómo pagar una reserva:
Cómo mover una reserva:
Cómo eliminar una reserva:
Cómo añadir un buggy (o extra) a una reserva:
Preguntas frecuentes
Listado de funcionalidades
Vista offline
Disponibilidad de extras para 9 o 18 hoyos, de manera agrupada y en detalle.
Cálculo de la ocupación del día y métricas de reservas y extras.
Vista diaria o semanal de reservas.
Personalización del horario por recurso.
Personalización de los intervalos.
Visión de la hora actual y scroll automático a esa hora.
Personalización de colores por tipos de reserva.
Posibilidad de personalizar la ocupación (altura, ancho) y crear tantas vistas como quieras mezclando otros recursos.
Colores de pagado, a crédito o pendiente de pago.
Iconos de extras y/o comentarios en las celdas.
Acceso a una vista según perfil de usuario.
Al poner el ratón encima de la reserva, se previsualizan los detalles de esa reserva.
Calendario rápido para poder navegar rápidamente.
Disponibilidad de extras para 9 o 18 hoyos, de manera agrupada y en detalle.
Vista diaria o semanal de reservas.
Visión de la hora actual y scroll automático a esa hora.
Personalización de colores por tipos de reserva.
Colores de pagado, a crédito o pendiente de pago.
Iconos de extras en las celdas.
Posibilidad de personalizar la ocupación (altura, ancho) y crear tantas vistas como quieras mezclando otros recursos.
Navegación ágil e intuitiva entre los distintos días.
Acceso a una vista según perfil de usuario.
Crear reservas online
Posibilidad de reservar online cualquier deporte.
Posibilidad de dejar elegir al cliente el recurso.
Poder reservar a través de un mapa de reservas.
Evitar poder ofrecer slots en tee times que ya hay alguien (impedir slots sueltos).
Tarifas personalizadas y precios dinámicos por cada cliente.
Posibilidad de elegir como el jugador se debe de identificar online.
Ahora no es obligatorio poner los nombres de los jugadores al reservar.
Posibilidad de añadir formulario de preguntas en la contratación de una tarifa.
Posibilidad de ofrecer “extras” a la reserva.
Posibilidad de pagar con tarjeta o bonos.
Propuesta de partidos organizados y eventos a tus clientes.
Posibilidad de personalizar la experiencia con tu imagen de marca.
Posibilidad del cliente a cancelar online su reserva dentro del periodo de cancelación.
Posibilidad del cliente a cancelar parcialmente online su reserva dentro del periodo de cancelación.
Posibilidad del cliente a consultar sus reservas, ventas y facturas.
Reglas de reservas
Posibilidad de ofrecer u ocultar la elección del tee o la pista.
Antelación máxima y mínima para reservar.
Permitir cancelar y periodo de cancelación.
Máximas número de reservas por jugador por día o en el futuro.
Tiempo que tiene el jugador o agencia para completar la reserva.
Accesos rápidos desde el plano de ocupación
Ir al detalle de la reserva con todos los detalles.
Ir al detalle del cliente.
Envío mensaje (email o Notificación) al jugador.
Envío de email de confirmación en un clic.
Editar el grupo de reserva en pop-up.
Pago rápido sin necesidad de ir al TPV, de manera individual o en grupo.
Acceso al TPV para seguir añadiendo más servicios.
Checkin y no presentado.
Posibilidad de añadir extras.
Añadir una reserva a un grupo.
Mover, copiar, anular, repetir una reserva o un grupo de reservas.
Bloqueos
Generación de bloqueos masivo o individual.
Autorización a múltiples colectivos de clientes a reservar en bloqueos.
Caducidad automática personalizado para ofrecer los huecos libres.
Bloqueo de todo el grupo o parcial.
Permiso especial para reservas de cruce.
Información
Listados personalizados de reservas a gusto del usuario.
Informes y cuadros de mando de tus reservas.
Categoría de reservas para mejores informes.
Comunicación
Posibilidad en recepción de chatear con los jugadores.
Posibilidad de poder mandar email de confirmación automático de las reservas hechas en administración.
Envío y personalización del email de confirmación y cancelación según tarifa.
Envío y personalización del email recordatorio de reserva a tus clientes.
Posibilidad de mandar en copia las reservas online a un empleado del club.
Otros
Posibilidad en importar y exportar reservas con Excel.
Posibilidad de elegir el modo de devolución al cancelar una reserva. Ejemplo: al depósito.
Posibilidad de mantener la hora fin al cambiar de tipo de reserva.
Posibilidad de mostrar u ocultar las áreas en consumer.
Posibilidad de mostrar u ocultar la barra de fechas en la ocupación.
Posibilidad de mostrar u ocultar el mes en la barra de fechas de ocupación.
Alerta para la zona de clientes o apúntate.
Depurador de reservas para identificar posibles fallos de configuración.
Descripción del plano de Ocupación
Sección: Menú Principal > Reservas > Ocupación
Elección del área. Con este desplegable podrás cambiar de área de trabajo (pádel, restaurante, etc. ).
Selector de fecha. Con este control podrás ir a :
un día antes.
abrir el calendario para seleccionar un día.
ir al día de hoy.
un día después.
Selector múltiple. Este botón te sirve cuando quieres seleccionar varias reservas ya creadas previamente en la ocupación. No sirve para crear reservas nuevas de manera múltiple. Selecciona en el icono de selección múltiple y luego selecciona una a una tus reservas o, manteniendo el ratón presionado, selecciona tus grupos rápidamente. Al seleccionar las reservas podrás añadir un extra, mover, copiar y/o anular.
Fecha. Este campo muestra la fecha que está siendo visualizada en la ocupación.
Icono de buggy. Es un botón para imprimir los carteles de buggy. Para que sea visible, tienes que tener instalado el plugin de Carteles de buggy desde App Market y tener activado el campo Imprimir carteles desde la configuración de Vistas.
Ratio de ocupación. Aquí podrás la cantidad de reservas del área principal de la vista (no tiene en cuenta los extras) y el ratio de ocupación (%) que no es más que el número de reservas entre el número de huecos disponibles.
Tipo de vista. Aquí podrás elegir entre:
Vista día. Se muestran las reservas del día de todos los recursos.
Vista semanal. Se muestran las reservas de toda la semana del recurso seleccionado.
Configuración. Acceso rápido a las pantallas de configuración. Se necesita tener el permiso adecuado.
Alertas.
Notas del día. Permite a alguien de tu equipo dejar una nota al resto del equipo para estar bien informado. Facilita la organización de recordatorios y tareas pendientes, pudiendo crear o modificar notas en una fecha determinada. Para visualizar el icono con forma de folio para gestionar las Notas del día, es necesario descargar módulo de Notas del día desde el App Market.
Tipo de recurso. En la primera fila se muestran los tipos de recurso del área seleccionado.
Recursos. Muestra los recursos dentro de ese tipo de recurso.
Hora. Muestra los horarios disponibles para ese área.
Extras. En esta sección podrás añadir cualquier tipo de extra. Ejemplos: buggies, carros alquiler, palos, etc.
Tipo de extra. Aquí podrás ver la disponibilidad dependiendo si el jugador quiere jugar 9 o 18 hoyos.
Disponibilidad. Aquí verás el número de unidades disponibles para ese extra.
Descripción de la celda de una reserva
Sección: Menú Principal > Reservas > Ocupación
Celda de una reserva de Golf
Color de fondo. El usuario podrá elegir el color de cada tipo de reserva si lo desea. De esta manera podrá identificar fácilmente las reservas de socio, correspondencias, turoperación, etc.
Línea lateral. Marca el estado de pago de la reserva:
Rojo. La reserva está pendiente de pago.
Verde. La reserva está pagada.
Naranja. La reserva está a crédito. Una reserva en este estado significa que no está pagada, pero está OK porque te la van a pagar más adelante. Caso de socios o turoperadores.
Jugador. El nombre que sale en la primera fila es el cliente jugador. En el caso de una reserva normal veremos aquí el cliente. Pero en el caso de una reserva de agencia aquí veremos el nombre del jugador y debajo el alias del cliente. El cliente es la persona al que se le va a pedir el pago y al que se le va a facturar.
Icono de alias. En el caso de la foto, al ser una reserva de agencia, es el alias del cliente responsable de esta reserva. En este caso es GB de Golf Breaks. Esta agencia nos ha traído al jugador Rafa.
Icono de comentarios. En el detalle de la reserva puedes añadir observaciones para esta reserva y esta etiqueta te alertará de ello.
Icono de extras. Aquí verás los iconos de aquellos extras contratados por el cliente: buggies, palos, etc. En el caso de la foto este jugador ha contratado buggy y palos.
Icono de etiqueta. En el detalle de la reserva puedes añadir lo que quieras en el campo etiqueta. Ese texto será visible en esta celda. Es útil para poner el nº de buggy o cualquier otra cosa interesante sin necesidad de seleccionar y entrar en el detalle. En el ejemplo de la foto al jugador le hemos dado el buggy 42.
Licencia RFEG.
Si el cliente tiene añadida en su perfil (pestaña Niveles), la Licencia de la RFEG, aparecerá in icono verde, indicando que el jugador tiene la licencia registrada y activa.
Si el cliente no tiene licencia, se mostrará un ícono rojo. Aunque el sistema permite realizar la reserva, te alerta para que sepas que el jugador no tiene la licencia registrada.
Nombre participantes. Cuando se realiza una reserva con participantes, por defecto se mostrará la foto del perfil del cliente o la inicial de su nombre y apellido. Si deseas visualizar el nombre completo y los apellidos del cliente en la celda de la reserva, tendrás que activar esta opción en Menú Configuración > Reservas >Vistas > Selecciona la referencia de la vista > Activa Nombre participantes.
Celda de una reserva de un curso (Escuela)
Color de fondo. El usuario podrá elegir el color de cada tipo de reserva si lo desea.
Línea lateral. Marca el estado de pago de la reserva:
Rojo. La reserva está pendiente de pago.
Verde. La reserva está pagada.
Naranja. La reserva está a crédito. Una reserva en este estado significa que no está pagada, pero está OK porque te la van a pagar más adelante. Caso de socios o turoperadores.
Azul. El precio de la reserva es cero.
Nombre. El nombre que sale en la primera fila es el nombre del curso.
Icono circular. Aparecerán tantos círculos como alumnos hayan inscritos al curso, indicando en su interior las iniciales de los clientes. Aparecerá su foto, si en su perfil de cliente tienen añadida una foto.
Cuando se coloca el ratón encima de un curso en la ocupación, el sistema muestra:
Localizador. Localizador y referencia de la reserva.
Hora de la reserva.
Tipo. Nombre del Tipo de reserva.
Nombres de los alumnos del curso.
Generalmente, los alumnos pagan el curso completo al inicio, cubriendo todas las clases. El sistema muestra cualquier deuda pendiente relacionada con el curso. Se muestra cualquier cantidad de dinero que se deba, permitiendo identificar fácilmente los pagos pendientes.
Celda de una reserva de una clase (Escuela)
En la sección de ocupación, dentro de la celda correspondiente a cada clase, ahora se muestra la siguiente información: nombre del curso, profesor, lista completa de alumnos con sus nombres completos, y el número de plazas libres disponibles.
Botones de acciones de la reserva seleccionada
Sección: Menú Principal > Reservas > Ocupación
Botones del pop-up de reservas (de golf):
Hemos realizado una actualización en nuestro sistema para mejorar tu experiencia al gestionar reservas. A continuación, te detallamos los cambios introducidos:
Al seleccionar una reserva, ahora se abrirá automáticamente una ventana que muestra un resumen de la reserva y Nuevos Íconos Personalizables. En la parte superior de esta ventana, encontrarás nuevos íconos que representan acciones frecuentes relacionadas con la reserva. Podrás fijar estos íconos según tus preferencias, priorizando aquellos que más utilizas. Si ponemos el cursor encima del icono, nos mostrará la acción de ese icono.
Menú de Acciones Completas: Si seleccionas el ícono de los tres puntos, tendrás acceso a todas las acciones disponibles para la reserva, que están detalladas a continuación.
Función de Fijación con Chinchetas:
Chincheta Negra: Indica que la acción está fijada y se muestra directamente en la ventana inicial del resumen.
Chincheta Blanca: Indica que la acción no está fijada. Si deseas agregarla a la ventana inicial, simplemente haz clic en la chincheta blanca para activarla.
Editar. Para volver a mostrar el pop up de reserva y editar rápidamente
Detalles de la reserva. Te llevará a toda la información de esa reserva que también podrás ver desde el Listado
Ficha del cliente. Te llevará a toda la información de ese cliente que también podrás ver desde CRM > Clientes
Enviar mail. Para enviar un email al cliente.
Enviar email de confirmación. Para enviar por email la confirmación de la reserva al cliente
Pago rápido. Para pagar ágilmente esta reserva. En el pop-up se visualiza el total y un desplegable para seleccionar la forma de pago (solo es posible seleccionar una forma de pago)
TPV. Para abrir el TPV con esta reserva incluida en el carrito y sus relacionadas
TPV de esta reserva . Para abrir el TPV sólo con esta reserva.
Añadir extra. Para añadir un tipo de reserva de tipo extra a esta reserva como buggy o carrito eléctrico. Previamente tienes que crear tipos de reserva y activar la opción Es Extra.
Check in. Para marcar esta reserva como checkin. Añadirá un icono a la celda. Esta funcionalidad se puede usar para marcar que esta reserva ha llegado al club, que ha pasado por recepción o que ha salido por el campo.
Una vez marcado el Checkin, la opción No Presentado se desactiva automáticamente, ya que ambas acciones son contradictorias.
Si te equivocas al marcar el Check-In, puedes corregirlo seleccionando la opción Eliminar Check-In, que estará disponible en el popup de la reserva.
Check out. Sólo estará visible si has marcado el checkbox para ello en la configuración del Tipo de Recurso. Al seleccionar el botón, la reserva finalizará en ese momento. Esto es útil, por ejemplo, si un buggy se usa menos tiempo del programado (menos de las 5 horas previstas), permitiéndote liberar y volver a disponer del buggy inmediatamente en el sistema.
No presentado. Para marcar esta reserva como no presentado. Al seleccionar esta acción, aparecerá un pop-up con 3 opciones de no show según tu manera de proceder ante cada caso:
Mantener reserva y venta. Esta opción mantiene la reserva y su venta. La reserva no desaparecerá del plano horario, no pudiendo ocupar ese puesto otro jugador, y se marcará la celda con una x roja. La deuda de esa reserva seguirá apareciendo en la ficha de ese cliente. Selecciona Aceptar.
Anular reserva y venta. Esta opción cancelará la reserva y su venta. Quedará ese hueco libre para otro jugador y la deuda se perdonará al cliente. En el caso de estar pagada y seleccionar Aceptar, aparecerá un nuevo pop-up para seleccionar la forma de pago para la devolución y enviar una notificación al cliente, si así lo deseas. Selecciona Anular para completar el proceso.
Anular reserva y mantener venta. Esta opción cancelará la reserva pero mantendrá su venta. Quedará ese hueco libre para otro jugador y pero la deuda de esa reserva seguirá apareciendo en su ficha. Al seleccionar Aceptar, se abrirá un pop-up para finalizar el proceso de anulación de la reserva.
Nota: Una vez marcado No presentado, la opción Checkin se desactiva automáticamente, ya que ambas acciones son contradictorias.
Nota: Si te equivocas al marcar una reserva como No presentado, vuelve seleccionar la opción No presentado en el pop-up de la reserva.
Añadir más reservas. Para añadir a un grupo de reservas otras y que puedan aparecer en el mismo TPV o en reservas relacionadas en el detalle. Por ejemplo, una reserva de 4 jugadores y te llaman y te dicen que quieren añadir 4 jugadores más a la misma reserva.
Copiar en el mismo grupo. Para copiar la/s reserva/s seleccionadas a otro día/hora y que estas nuevas reservas se añadan al mismo grupo.
Copiar en un nuevo grupo. Para copiar la/s reserva/s seleccionadas a otro día/hora y que estas nuevas reservas no se añadan al mismo grupo.
Copiar varias veces. Para copiar esta reserva en distintas fechas u horas. En la parte inferior derecha aparecerá un mensaje indicando de que está activo copiar y continuar. Para finalizar esta acción, selecciona la x.
Repetir esta reserva. Para copiar esta reserva en un futuro repitiendo todos los lunes a la misma hora hasta abril por ejemplo.
Mover. Para mover la/s reserva/s seleccionadas a otro día/hora
Anular. Para anular la reserva seleccionada. Cuando se selecciona este botón, aparece un nuevo pop up con las siguientes opciones:
Si solo quieres anular la reserva seleccionada, selecciona Anular.
Anular el resto de las reservas de grupo. Si la reserva tiene Reservas de grupo, se mostrará esta opción, donde si seleccionas este checkbox, todas las reservas del grupo se anularán de manera simultánea.
Enviar notificación. Selecciona esta opción si quieres enviar una notificación al cliente.
Botones del pop-up de reservas (de hotel o reservas por día):
Ir a la reserva. Te llevará a toda la información de esa reserva que también podrás ver desde el Listado
Ir al cliente. Te llevará a toda la información de ese cliente que también podrás ver desde CRM > Clientes
Enviar mensaje. Para enviar email del cliente.
Enviar confirmación. Para enviar por email la confirmación de la reserva al cliente
Pago rápido. Para pagar ágilmente esta reserva. En el pop-up se visualiza el total y un desplegable para seleccionar la forma de pago (solo es posible seleccionar una forma de pago)
TPV. Para abrir el TPV con esta reserva incluida en el carrito y sus relacionadas
Checkin / Checkout. Con el módulo de hotel te permite marcar una reserva cómodamente con checkin o checkout. Simplemente selecciona en la reserva la opción deseada.
El sistema añadirá el icono correspondiente para que visualmente veas qué habitaciones ya han hecho checkin o checkout.
No presentado. Para marcar esta reserva como no presentado. Añadirá un icono a la celda
Mover. Para mover la/s reserva/s seleccionadas a otro día/hora
Copiar. Para copiar la/s reserva/s seleccionadas a otro día/hora
Anular. Para anular la/s reserva/s seleccionadas
Seleccionar el ID:
Sección: Menú Principal > Reservas > Ocupación o Listado > Ir a la Reserva
Botones especiales:
Editar para cambiar algún parámetro de la reserva
Acciones donde encontrarás acciones menos frecuentes sobre una reserva:
Mover
Copiar
Añadir extra
Pago rápido
TPV
Anular
Añadir al grupo
Ver historial
Eliminar
Ocupación para volver al plano de ocupación de esta reserva
Sección General:
Fecha de inicio: Cuando empieza la reserva.
Tipo de reserva o tarifa.
Fecha de fin, cuando acaba la reserva.
Recurso o lugar donde se ejecutará la reserva.
Cliente de esta reserva seleccionada.
Nombre.
Descripción.
Precio para esta reserva.
Estado de pago, que podrá ser:
Pendiente de pago.
Pagada.
Anulada
Extras automáticos.
Precio dinámico.
Etiqueta. Texto corto que será visible en el plano de ocupación en la celda de esta reserva.
Venta. Acceso rápido a la venta generada por esta reserva.
Fecha de caducidad.
Localizador.
Grupo.
Enviada confirmación.
Creado online.
Checkin.
Checkout.
Procedencia.
Observaciones de esta reserva seleccionada.
Observaciones online.
Planificación.
En la parte inferior podremos ver quién y cuando se creo esta reserva.
Sección Reservas del grupo
Botones especiales:
Listado completo. Para volver al listado completo de reservas
Acciones:
Añadir extra. Para añadir un tipo de reserva de tipo extra a esta reserva
Añadir al grupo.
Pago rápido para pagar ágilmente esta reserva
TPV para abrir el TPV con esta reserva incluida en el carrito y sus relacionadas
Mover
Copiar
Anular
Modo edición
Edición masiva
Exportar
Seleccionar el ID > Accederás al detalle de la reserva seleccionada.
Tabla resumen > En la parte inferior de la sección de reservas del grupo, verás un resumen. Permite obtener un resumen rápido y detallado de las reservas de grupo, proporcionando información clave de manera clara y concisa. Este resumen muestra la fecha, hora, recurso, tipo de reserva y unidades de las reservas del grupo.
Cómo hacer una reserva individual - Modo Golf
Sección: Menú Principal > Reservas > Ocupación
Selecciona el Día deseado.
Selecciona en la Celda de la hora deseada.
Selecciona el Cliente y el Tipo de reserva (tarifa) deseado
NOTA. Las tarifas mostradas se filtran según el cliente seleccionado.
Puedes optar por las siguientes opciones:
Reservar, para terminar el proceso.
Reservar y editar, para crear las reservas y entrar en el detalle de la reserva donde podrás hacer muchas cosas más.
TPV, para crear las reservas y entrar en el TPV para poder abonarlas.
Cancelar, para cancelar el proceso de la reserva que has empezado.
Cómo hacer una reserva individual - Modo No Golf
Sección: Menú Principal > Reservas > Ocupación
Selecciona el Día deseado.
Selecciona en la Celda de la hora y recurso deseado.
De forma automática te aparece la fecha y hora de la celda seleccionada
De forma automática aparece el recurso seleccionado. Puedes modificarlo si así lo deseas.
El recuadro con el número "1" junto al recurso te indica la cantidad de reservas que se van a realizar. Por defecto, el sistema va a marcar un "1". Esto significa que en este caso, estás reservando una unidad del recurso. Si quisieras reservar más de una unidad, podrías modificar ese número según la disponibilidad del tipo de recurso. Por ejemplo, si necesitas reservar dos habitaciones de hotel o dos pistas de tenis, puedes introducir “2” en este campo.
Selecciona el Tipo de reserva (tarifa) deseada.
NOTA. Las tarifas mostradas se filtran según el cliente seleccionado.
Selecciona el Cliente y en el caso de sea una reserva con participantes, añade a todos los participantes.
Opcionalmente puedes añadir una observación a la reserva.
Selecciona Guardar para finalizar la reserva,
Selecciona Mas Opciones para guardar e ir al detalle de la reserva.
Cómo hacer una reserva de 2 a 4 jugadores
Modo Golf - Opción 1
Sección: Menú Principal > Reservas > Ocupación
Selecciona el Día deseado.
En la fila de la hora seleccionada, selecciona en:
la 2ª celda para una reserva de 2 jugadores.
la 3ª celda para una reserva de 3 jugadores.
la 4ª celda para una reserva de 4 jugadores.
Selecciona el Cliente y el Tipo de reserva (tarifa) deseado
NOTA. Las tarifas mostradas se filtran según el cliente seleccionado.
Selecciona en el icono Copiar para copiar esta información en el resto de jugadores, o procede a identificar a cada cliente con su tipo de reserva o tarifa.
Puedes optar por las siguientes opciones:
Reserva, para terminar el proceso.
Reservar y editar, para crear las reservas y entrar en el detalle de la reserva donde podrás hacer muchas cosas más.
TPV, para crear las reservas y entrar en el TPV para poder abonarlas.
Cancelar, para cancelar el proceso de la reserva que has empezado.
Modo Golf - Opción 2
Sección: Menú Principal > Reservas > Ocupación
Selecciona el Día deseado.
Selecciona en la primera celda de la hora deseada.
En el campo Seleccione el número de reservas teclea el nº de jugadores deseado. Ej. 3.
Selecciona Enter en tu teclado para confirmar.
Selecciona el Cliente y el Tipo de reserva (tarifa) deseado
NOTA. Las tarifas mostradas se filtran según el cliente seleccionado.
Selecciona en el icono Copiar para copiar esta información en el resto de jugadores, o procede a identificar a cada cliente con su tipo de reserva o tarifa.
Puedes optar por las siguientes opciones:
Reserva, para terminar el proceso.
Reservar y editar, para crear las reservas y entrar en el detalle de la reserva donde podrás hacer muchas cosas más.
TPV, para crear las reservas y entrar en el TPV para poder abonarlas.
Cancelar, para cancelar el proceso de la reserva que has empezado.
Cómo hacer una reserva de más de 4 jugadores
Modo Golf - Opción 1
Sección: Menú Principal > Reservas > Ocupación
Selecciona el Día deseado.
En la fila de la hora seleccionada, selecciona y mantén pulsado el ratón moviéndolo en diagonal. El sistema seleccionará todas esas celdas
NOTA. El programa te irá mostrando en un marcador el número de reservas que vas a realizar.
Selecciona el Cliente y el Tipo de reserva (tarifa) deseado
NOTA. Las tarifas mostradas se filtran según el cliente seleccionado.
Selecciona en el icono Copiar para copiar esta información en el resto de jugadores, o procede a identificar a cada cliente con su tipo de reserva o tarifa.
Puedes optar por las siguientes opciones:
Reserva, para terminar el proceso.
Reservar y editar, para crear las reservas y entrar en el detalle de la reserva donde podrás hacer muchas cosas más.
TPV, para crear las reservas y entrar en el TPV para poder abonarlas.
Cancelar, para cancelar el proceso de la reserva que has empezado.
Modo Golf - Opción 2
Sección: Menú Principal > Reservas > Ocupación
Selecciona el Día deseado.
Selecciona en la primera celda de la hora deseada.
En el campo Seleccione el número de reservas teclea el nº de jugadores deseado. Ej. 20.
Selecciona Enter en tu teclado para confirmar.
Selecciona el Cliente y el Tipo de reserva (tarifa) deseado
NOTA. Las tarifas mostradas se filtran según el cliente seleccionado.
Selecciona en el icono Copiar para copiar esta información en el resto de jugadores, o procede a identificar a cada cliente con su tipo de reserva o tarifa.
Puedes optar por las siguientes opciones:
Reserva, para terminar el proceso.
Reservar y editar, para crear las reservas y entrar en el detalle de la reserva donde podrás hacer muchas cosas más.
TPV, para crear las reservas y entrar en el TPV para poder abonarlas.
Cancelar, para cancelar el proceso de la reserva que has empezado.
Cómo hacer una reserva de grupo desde la Zona de Clientes
Sección: Menú Principal > CRM > Zona de Clientes
Para más información sobre como realizar la configuración en el sistema para poder realizar reservas de grupos desde la Zona de Clientes, dirígete a este link.
Una vez realizada la configuración, los usuarios pueden acceder a la opción de Reservas de Grupos en la Zona de Clientes de dos maneras:
Desde el menú superior: seleccionando Paquetes en el menú y seleccionando la opción de Reserva de grupos.
Desde la sección de Golf: el widget que se ha configurado para la Reserva de Grupos aparecerá a la izquierda, debajo de la fecha de reserva.
Al seleccionar Reserva de grupos, los usuarios serán llevados a una ventana donde tendrías que seguir los siguientes pasos para completar la reserva de grupo:
Indica el número de jugadores de la reserva. El máximo numero de jugadores por Reserva de grupo es 20
Selecciona donde quieres realizar la reserva
Selecciona la fecha de juego
Selecciona la hora, el tipo de reserva y el número de jugadores utilizando los menús desplegables
Añadir Extra. Selecciona esta opción si quieres añadir extras a la reserva
Añadir Día. Selecciona esta opción si quieres reservar más días para el mismo grupo.
Selecciona Continuar en la esquina inferior derecha para proceder a la pantalla de pago, donde se mostrará un resumen de la reserva realizada.
Pagar una reserva individual
Sección: Menú Principal > Reservas > Ocupación
Selecciona en la Reserva que quieres pagar. Se abrirá una pantalla con el detalle de la reserva. En esta pantalla veremos dos secciones:
En la parte superior, los botones de acción y el detalle de la reserva seleccionada.
En la parte inferior, el listado de reservas relacionadas con la reserva seleccionada (reservas del grupo).
Como queremos pagar sólo la reserva seleccionada nos fijaremos en la parte superior. Podremos continuar de dos formas:
Pago rápido, donde saldrá un pop-up para seleccionar rápidamente la forma de pago.
TPV, donde podremos añadir más artículos y realizar pago partido.
Pagar varias reservas a la vez
Sección: Menú Principal > Reservas > Ocupación
Selecciona en una de las Reservas que quieres pagar. Se abrirá una pantalla con el detalle de la reserva seleccionada. En esta pantalla veremos dos secciones:
En la parte superior, los botones de acción y el detalle de la reserva seleccionada.
En la parte inferior, el listado de reservas relacionadas con la reserva seleccionada (reservas del grupo).
Como queremos pagar más de una reserva, nos fijaremos en la parte inferior. Selecciona las Reservas que quieres pagar.
Podremos continuar de dos formas:
Pago rápido, donde saldrá un pop-up para seleccionar rápidamente la forma de pago.
TPV, donde podremos añadir más artículos y realizar pago partido.
Mover la/s reserva/s con el selector múltiple
Sección: Menú Principal > Reservas > Ocupación
Este método es el más rápido de todos cuando vas a mover más de una reserva.
Selecciona en el icono Selector múltiple. El sistema te espera a que selecciones varias reservas.
Puedes continuar de dos maneras diferentes:
Puedes seleccionar en cada Reserva.
Puedes seleccionar y, manteniendo pulsado el ratón, mover el cursos en diagonal y todas las Reservas que se crucen con ese movimiento quedarán seleccionadas.
Selecciona en Mover. Verás una ventana en la parte inferior derecha que te mostrará que estás en modo edición.
Selecciona en la Fecha y hora que quieres mover las reservas.
NOTA. Los extras relacionados con estas reservas principales serán movidas automáticamente.
NOTA. Esta función no funciona cuando mueves un extra directamente. Si quieres mover este extra usa la opción de mover arrastrando en el siguiente punto.
Mover una reserva arrastrando
Sección: Menú Principal > Reservas > Ocupación
Este método es el más rápido si vas a mover una única reserva.
Simplemente selecciona en la reserva que quieres cambiar y, sin dejar de presionar el ratón, mueve la reserva al día y hora deseada Tendrás una sombra que te va indicando donde la vas a mover en caso de dejar de apretar el ratón
Deja de presionar el ratón y la reserva será suelta en esa celda
NOTA. Este método te sirve para ir de una en una. Si quieres arrastrar todas de golpe quizás te interese más usar el método Mover la/s reserva/s con el selector múltiple.
NOTA. Sólo puedes arrastrar en la pantalla que estás viendo. Es decir, no podrás cambiar de día o hacer scroll a una hora más tarde que no veas en pantalla. Si necesitas arrastrar a otro día quizás te interesa más usar la vista semanal o cualquiera de los otros métodos de copiar.
Mover desde la página de detalle
Sección: Menú Principal > Reservas > Ocupación
Selecciona en la Reserva que quieres mover. SI pertenece a un grupo de reservas, puedes seleccionar en cualquiera de las reservas. Entrarás en la pantalla de detalle de esa reserva
En la parte inferior verás todas las reservas de ese grupo. Selecciona la/s reserva/s que quieres mover
Selecciona Mover. Se abrirá la ocupación para que navegues al día y hora que quieres mover la reserva
Selecciona en la celda donde se moverán tus reservas. Verás como las reservas seleccionadas han sido movidas
NOTA. Los extras que estén asociados a una de estas reservas serán movidos automáticamente.
Cómo copiar una reserva: Botón Copiar en el mismo grupo - Copiar en un nuevo grupo.
Sección: Menú Principal > Reservas > Ocupación
Selecciona en el icono Selector múltiple. El sistema te espera a que selecciones varias reservas.
Puedes continuar de dos maneras diferentes:
Puedes seleccionar en cada Reserva.
Puedes seleccionar y, manteniendo pulsado el ratón, mover el cursos en diagonal y todas las Reservas que se crucen con ese movimiento quedarán seleccionadas.
Selecciona en:
Copiar en el mismo grupo. Verás una ventana en la parte inferior derecha que te mostrará que estás en modo copiar y continuar. Con esta opción tendrás todas estas reservas en un mismo carrito. Esta opción es útil para reservas de agencias, pues las tendrás todas en la misma venta y mismo carrito, haciendo que modificar o anular sea más cómodo. Con esta opción, puedes duplicar la reserva en diferentes horarios y días, manteniendo la misma información que la reserva original. Una vez hayas copiado la reserva en todos los horarios o días que necesites, cierra el pop-up seleccionando en la X de la esquina inferior izquierda.
Copiar en un nuevo grupo. Con esta opción podrás gestionar reservas adicionales en carritos independientes. Para comprobar que se ha copiado la reserva en una venta independiente, accede al TPV y verás que las reservas copiadas se encuentran en un carrito separado, independiente del carrito de la reserva original copiada.
Selecciona en la fecha y hora que quieres copiar las reservas.
Cómo añadir una reserva a un grupo
Sección: Menú Principal > Reservas > Ocupación
Selecciona en la Reserva a la que quieres añadir más. Entrarás en el detalle de la reserva.
En la parte inferior, donde las reservas del grupo, selecciona en Añadir al grupo. Se abrirá el plano de ocupación de reservas.
Selecciona l día, la hora, y el número de jugadores. Se abrirá el popup de reserva.
Selecciona el/los Clientes.
Selecciona la/las Tarifas.
Selecciona en Aceptar.
Estas reservas se habrán añadido al grupo. Puedes comprobarlo seleccionando en cualquier reserva del grupo para acceder al detalle de la reserva.
Eliminar una reserva individual
Sección: Menú Principal > Reservas > Ocupación
Selecciona en la Reserva que quieres eliminar. Se abrirá una pantalla con el detalle de la reserva. En esta pantalla veremos dos secciones:
En la parte superior, los botones de acción y el detalle de la reserva seleccionada.
En la parte inferior, el listado de reservas relacionadas con la reserva seleccionada (reservas del grupo).
Como queremos eliminar sólo la reserva seleccionada nos fijaremos en la parte superior. Selecciona en Anular.
Eliminar varias reservas a la vez
Sección: Menú Principal > Reservas > Ocupación
Selecciona en una de las Reservas que quieres pagar. Se abrirá una pantalla con el detalle de la reserva seleccionada. En esta pantalla veremos dos secciones:
En la parte superior, los botones de acción y el detalle de la reserva seleccionada.
En la parte inferior, el listado de reservas relacionadas con la reserva seleccionada (reservas del grupo).
Como queremos eliminar más de una reserva, nos fijaremos en la parte inferior. Selecciona las Reservas que quieres eliminar o el primer check para seleccionar todas.
Selecciona en Anular.
Selección múltiple de reservas
Sección: Menú Principal > Reservas > Ocupación
Una vez ya sabemos cómo hacer reservas múltiples de muchos jugadores, te va a venir muy bien saber como seleccionar todos o parte de ellos para copiar, mover, eliminar, etc. Para hacerlo de la manera más intuitiva posible, hemos imitado como se hace en Excel con la tecla Shift, aunque hay otras maneras que explicamos a continuación.
Usando la tecla Shift modo 1
Aprieta la tecla Shift de tu teclado (tecla para escribir mayúscula) y mantén pulsando.
Selecciona con el ratón y muévelo en diagonal encima de las reservas que quieres seleccionar. Verás que las celdas quedan en modo seleccionadas.
Al soltar el botón del ratón, ya puedes soltar Shift si quieres, verás que aparece un menú sobre las reservas para que continúes según tus necesidades (copiar, mover, etc.).
Usando la tecla Shift modo 2
Una variante del modo anterior, un poco más lenta pero perfecta para ciertas ocasiones.
Aprieta la tecla Shift de tu teclado (tecla para escribir mayúscula) y mantén pulsando
Selecciona con el ratón en cada reserva con la que quieres operar sin dejar de pulsar Shift
Con cada nuevo clic te volverá a salir un menú sobre las reservas seleccionadas para que continúes según tus necesidades (copiar, mover, etc.)
Usando el botón Selección múltiple
Una variante del modo anterior, un poco más lenta pero perfecta para ciertas ocasiones.
Aprieta la tecla Shift de tu teclado (tecla para escribir mayúscula) y mantén pulsando
Selecciona con el ratón en cada reserva con la que quieres operar sin dejar de pulsar Shift
Con cada nuevo clic te volverá a salir un menú sobre las reservas seleccionadas para que continúes según tus necesidades (copiar, mover, etc.)
Añadir un extra a una reserva individual
Sección: Menú Principal > Reservas > Ocupación
Selecciona en la Reserva a la que quieres añadir un buggy o cualquier extra. Se abrirá una pantalla con el detalle de la reserva. En esta pantalla veremos dos secciones:
En la parte superior, los botones de acción y el detalle de la reserva seleccionada.
En la parte inferior, el listado de reservas relacionadas con la reserva seleccionada (reservas del grupo).
Como queremos añadir el extra sólo a la reserva seleccionada nos fijaremos en la parte superior. Selecciona en Extra
Elige el Tipo de reserva que desees.
Selecciona en Aceptar. Verás que se ha añadido la reserva en la sección inferior.
Añadir un extra a varias reservas
Sección: Menú Principal > Reservas > Ocupación
Selecciona en un de las Reservas a la que quieres añadir un buggy o cualquier extra. Se abrirá una pantalla con el detalle de la reserva. En esta pantalla veremos dos secciones:
En la parte superior, los botones de acción y el detalle de la reserva seleccionada.
En la parte inferior, el listado de reservas relacionadas con la reserva seleccionada (reservas del grupo).
Como queremos añadir el extra a más de una reserva nos fijaremos en la parte inferior. Selecciona las Reservas a las que quieres añadir el extra.
Selecciona en Extra.
Elige el Tipo de reserva que desees.
Selecciona en Aceptar. Verás que se ha añadido la reserva en la sección inferior.
NOTA. Para pagar las reservas y sus extras mirar el artículo “Como pagar una reserva”.
Cómo añadir un extra a un participante
Sección: Menú Principal > Reservas > Ocupación
Definición
En V3 puedes hacer una reserva que contenga participantes. Por ejemplo en una pista de tenis en la que se reserva una pista, puedes añadir a los 4 participantes.
Pues bien, es interesante el poder añadir un extra a cualquiera de los participantes. Por ejemplo, una raqueta, unas bolas, etc. De esta manera podrás ágilmente añadir estos extras a tus jugadores.
Cómo añadir un extra a un participante
Lo primero que tienes que hacer es descargar del App Market el módulo Extras en participantes
Selecciona en la Reserva con participantes. Se abrirá el detalle de esa reserva
En la última sección de esta página, donde están los participantes, verás una columna Extra al lado de cada participante. Simplemente selecciona en la celda del extra del participante deseado
Se abrirá un desplegable. Elige el Extra que deseas añadir al participante. En este momento se habrá asociado la nueva reserva y se habrá creado una venta si este tipo de reserva contiene un producto
Cómo añadir o modificar observaciones a una reserva
Sección: Menú Principal > Reservas > Ocupación
Selecciona en la Reserva a la que quieres añadir observaciones. Se abrirá una pantalla con el detalle de la reserva.
En la sección principal veremos el campo observaciones. Selecciona en Editar.
Añade o modifica las Observaciones.
Selecciona en Guardar. En la reserva se habrá añadido un icono de comentario para que sepas que esa reserva tiene observaciones.
Cómo añadir una etiqueta a una reserva
Sección: Menú Principal > Reservas > Ocupación
Definición de etiqueta
Una etiqueta es un comentario, por lo general corto de caracteres, que es visible en el plano de ocupación de reservas. Es un campo útil para añadir un número de buggy, una sigla que el equipo reconozca, etc.
Cómo añadir una etiqueta a una reserva
Selecciona en la Reserva a la que quieres añadir la etiqueta. Se abrirá una pantalla con el detalle de la reserva.
En la sección principal veremos el campo tag. Selecciona en Editar.
Añade o modifica el texto en el campo tag.
Selecciona en Guardar. En la reserva se habrá añadido ese texto.
Cómo bloquear/marcar horas de salida
Sección: Menú Principal > Reservas > Bloqueos
En V3 podrás bloquear la ocupación cubriendo distintas necesidades:
Bloqueos por mantenimiento o torneos por ejemplo, donde no quieres que nadie juegue durante ese intervalo
Bloqueos para socios por ejemplo, donde sólo permites a ciertos clientes poder jugar durante ese intervalo
Bloqueos para una agencia por ejemplo, donde quieres bloquear exclusivamente para ellos, y durante 24 horas, cierto intervalo en la ocupación
Para crear un bloqueo, puedes hacerlo desde la ocupación o desde el listado de bloqueos. Para acceder al listado de bloqueos accede al Menú principal > Reservas > Bloqueos:
Selecciona en Nuevo
Rellena el Nombre para este bloqueo. Ej. Mantenimiento, socios, Leadingcourses.
Elige el Área que quieres bloquear. Ej. Golf, tenis, etc.
Elige las Fechas de inicio y fin para tu bloqueo
NOTA. En caso de que sea un rango de más de un día, podrás guardar un sólo bloqueo para todo ese rango de fechas, o crear un bloqueo por cada día. Esta opción es útil si vas a usar la funcionalidad de Caducidad o si vas a estar borrando y editando días puntuales dentro de ese rango.
Elige las Horas de inicio y fin para tu bloqueo.
Elige los Días de la semana para tu bloqueo.
Tipo de Recurso. Selecciona el tipo de recurso, si quieres bloquear el tipo de recurso entero. Por ejemplo, selecciona el tipo de recurso "Golf "para bloquear el Tee 1 y Tee 10 al mismo tiempo.
Recurso. Elige el recurso que quieres bloquear.
Color. Opcionalmente puedes añadir un color al bloqueo.
Slots. Añade el número de slots que quieres bloquear por hora. Si el bloqueo es de más de una hora tienes que introducir el número de slots bloqueados por hora.
Observaciones. Opcionalmente puedes añadir una observación al bloqueo.
Ahora podrás crear excepciones para que se pueda reservar en este bloqueo. Selecciona las Etiquetas de cliente que permites que reserven encima de este bloqueo. Si lo dejas vacío nadie va a poder reservar encima de este bloqueo
NOTA. En administración siempre se permite hacer reservas encima de los bloqueos, por lo que estas excepciones son de cara al cliente en la zona de reservas online.
Selecciona la caducidad de este bloqueo. Ej. 24 horas significaría que un día antes del inicio del bloqueo, este caducará y todos los huecos disponibles estarán disponibles para todos los clientes. Si lo dejas vacío el bloqueo nunca caducará.
Activa Permitir cruces si quieres que los cruces puedan generarse encima de un bloqueo.
Personaliza el Color de fondo y texto para tu bloqueo.
Selecciona en Guardar si quieres generar un sólo bloqueo o Guardar por días si quieres generar un bloqueo independiente por cada día (en caso de que hayas elegido un rango de fechas de inicio y fin mayor a un día).
El bloqueo se habrá generado y lo visualizaras en la ocupación.
¿Por qué no puedo pagar con un bono?
Prueba a mirar en las limitaciones del bono en su configuración
Sección: Menú Principal > Facturación > Configuración > Tipos de bono
Hay bonos que pueden usarse en determinadas fechas, horas y/o días de la semana. Para ello comprueba siguiendo los siguientes pasos:
Busca el tipo de bono deseado
Selecciona en su Referencia
Verifica que no hay ninguna validación en la parte de fechas, horas o días de la semana
Edita y Guarda si fuera necesario
NOTA. Los cambios que hagas en esta configuración no afectará a los bonos ya creados por lo que tendrás que acceder al bono de ese cliente en concreto y modificarlo.
Prueba a mirar en las limitaciones del bono en la ficha de ese cliente
Sección: Menú Principal > CRM
Accede a la Ficha de tu cliente
Selecciona en la pestaña Bonos
Verifica que tiene un bono y saldo suficiente. Si lo tiene continua…
Selecciona en la Referencia
Verifica que no hay ninguna validación en la parte de fechas, horas o días de la semana
Edita y Guarda si fuera necesario
NOTA. Estos cambios se realizarán sólo en el bono de este cliente sin afectar al resto.
¿Cómo se hace una reserva para más de 1 jugador sin tener que ir uno a uno?
Reserva de 2 a 4 jugadores
La vista de ocupación de golf tiene la funcionalidad especial para poder reservar de 2 a 4 jugadores en un clic. Simplemente elige la hora deseada y selecciona en la segunda celda para una reserva de dos jugadores, la tercera para tres jugadores, y la cuarta para cuatro jugadores. Aparecerá un popup para que metas la información de cada jugador.
Reserva de más de 4 jugadores
La vista de ocupación de golf tiene la funcionalidad especial para poder reservar más de 4 jugadores rápidamente. Simplemente elige la hora deseada y mantén presionado el ratón mientras seleccionas las celdas que quieres. Con esta funcionalidad podrás hacer partidas de 3 o 4 jugadores de manera ágil. En el caso de querer una reserva de 7 jugadores (4+3), haz una reserva de 8 jugadores y en el popup elimina el jugador que quieras.
Cómo modificar el estado de limpieza de una habitación
Sección: Menú Principal > Reservas > Ocupación
Verás que al lado del número de habitación hay un color. Rojo significa que esa habitación está sucia, y verde que está limpia.
Con simplemente seleccionar en el número de habitación, el estado y el color cambiará de sucio a limpio y viceversa. Este clic lo puede hacer el personal de limpieza desde su tablet o móvil, y en recepción sabrán a tiempo real si esa habitación puede ser asignada a un nuevo cliente.
Listado
Sección: Menú Principal > Reservas > Listado
Botón especial > Acciones:
Enviar mensaje
Exportar a Excel
Importar de Excel
Ver la papelera
Edición masiva
Seleccionar el ID:
Vista detalle de la reserva
Diferencia entre la reserva seleccionada y el grupo de reservas. Es importante saber que esta página se divide en dos secciones: la reserva seleccionada y el grupo de sus reservas relacionadas. La parte superior la usaremos cuando queramos trabajar sobre esa reserva individual y no afectar al resto del grupo. Sin embargo, si queremos trabajar con todas las reservas del grupo, usaremos la parte inferior como por ejemplo pagarlas o eliminarlas todas, y así no tener que ir reserva a reserva.
Sección General
Editar para cambiar algún parámetro de la reserva
Acciones donde encontrarás acciones menos frecuentes sobre una reserva:
Mover
Copiar
Añadir extra
TPV
Anular
Añadir al grupo
Ver historial
Ocupación para volver al plano de ocupación de esta reserva
Fecha de inicio, cuando empieza la reserva.
Tipo de reserva o tarifa.
Fecha de fin, cuando acaba la reserva.
Recurso o lugar donde se ejecutará la reserva.
Cliente de esta reserva seleccionada.
Beneficiario. Rellena el campo Beneficiario para que los datos queden dentro del histórico del cliente, en caso de no estar dado de alta el cliente se creará una nueva ficha.
Nombre del jugador que disfruta la reserva realizada a un Cliente principal. No se creará una nueva ficha de cliente y se guardará el dato del nombre en la reserva.
Descripción.
Precio para esta reserva.
Estado de pago, que podrá ser:
Pendiente de pago.
Pagada.
Anulada.
Etiqueta. Texto corto que será visible en el plano de ocupación en la celda de esta reserva.
Venta. Acceso rápido a la venta generada por esta reserva.
Fecha de caducidad. Día y hora en la cual esta reserva caducará.
Localizador. Cada reserva que se haga en Golfmanager se le asignará un localizador para llegar más fácilmente a ella.
Grupo. Referencia del grupo al que pertenece esta reserva.
Enviada confirmación. Con valor de sí o no, para indicar si se ha enviado confirmación.
Creado online. Nos indica si la reserva se realizó desde el motor de reservas online.
Checkin. Con valor de sí o no, para indicar si se ha realizado el checkin de esta reserva.
Pin.
Observaciones de esta reserva seleccionada.
En la parte inferior podremos ver quién y cuando se creo esta reserva.
Sección Reservas del grupo
Listado completo.
Acciones:
Añadir extra. Para añadir un tipo de reserva de tipo extra a esta reserva
Añadir al grupo.
Pago rápido para pagar ágilmente esta reserva
TPV para abrir el TPV con esta reserva incluida en el carrito y sus relacionadas
Mover
Copiar
Edición masiva
Seleccionar el ID:
Fecha de inicio, cuando empiezan las reservas.
Tipo de reserva o tarifa.
Fecha de fin.
Recurso o lugar donde discurrirán las reservas.
Cliente, de cada una de las reservas.
Nombre.
Descripción.
Precio.
Estado de pago, que podrá ser:
Pendiente de pago.
Pagada.
Anulada.
Etiqueta. Texto corto que será visible en el plano de ocupación en la celda de esta reserva.
Venta. Acceso rápido a la venta generada por esta reserva.
Enviada confirmación.
Reserva múltiple.
Observaciones de esta reserva seleccionada.
Observaciones online.
Reservas con participantes
Al hacer una reserva que incluye participantes, el nombre del cliente para quien se hizo la reserva aparecerá en el listado de reservas. En el caso de que se incluyan varios nombres en la reserva (por ejemplo, cuatro), el listado mostrará solo el primer nombre, considerándolo como el titular de la reserva.
Bloqueos
Sección: Menú Principal > Reservas > Bloqueos
Nueva
Acciones:
Exportar a Excel
Importar a Excel
Ver la papelera
Edición masiva
¿Por qué no sale el icono del extra (buggy, carrito,...) en la ocupación?
Puedes añadir el icono en el tipo de reserva y tipo de recurso, pero puede haber una razón más por lo que no te salga el icono en la celda de tu reserva. Y es que en la vista de la ocupación debes de tener añadido la columna del extra para que el icono aparezca en la celda de la reserva. Así que revisa que tienes los iconos bien y que en la vista has añadido el extra.