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Actualizado esta semana

Índice

Preguntas Frecuentes

Introducción

Diferencias respecto a V1

  • Los parámetros generales están a nivel de área en V3, mientras que en V1 íbamos al Tipo de recurso.

  • Se puede elegir el modo de reservar en un área: modo golf, popup, página detalle.

  • Se puede asignar un calendario a un recurso.

  • Los tipos de reserva pueden admitir participantes.

Arquitectura de las reservas

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  • Área. Agrupación de uno o varios tipos de recursos. Ej. Golf, Pádel, Academia. Aquí se definirán muchos parámetros como el horario de apertura, manera de reservar, etc.

  • Tipo de recurso. Agrupación de uno o varios recursos de un mismo tipo. Ej. Campo de golf, buggies, carros… para el caso del golf.

  • Recurso. Lugar, instalación o persona que se puede reservar en un club. Ej. Tee 1, Tee 10, buggy 1, buggy 2…para el caso del golf. Pista 1, 2 , 3… para el caso del tenis o pádel. Profesor Michael, Peter… para el caso de academias. El recurso tendrá varios parámetros configurables haciendo especial mención en que aquí podremos asociar un calendario en el caso de un profesor.

  • Tipo de reserva. Manera de reservar un recurso (instalación o persona). Ej. Green fee 18 hoyos, reserva pista 1 hora, clase 30 minutos. En el tipo de reserva se podrán configurar muchos parámetros como por ejemplo: la duración de la reserva, los cruces, si tiene participantes, etc. El tipo de reserva podrá tener un producto asociado haciendo que, al reservar, se genere una proforma o albarán con ese precio. Es importante anotar que cualquier cambio en los precios se debe de ir al producto y no al tipo de reserva, aunque desde este último se puede acceder rápidamente al producto asociado para efectuar cambios.

Configuración

Sección: Menú configuración> Reservas > Configuración

Sección Reservas

  • Modo de devolución al cancelar. Seleccionar desplegable > Depósitos

  • Recordatorio de reservas. Seleccionar desplegable > Segundos, Minutos, Horas o Días

  • Dirección de copia emails. Enviar a esta dirección una copia de los emails de confirmación de reservas

  • Email confirmación desde admin. Enviar email de confirmación en las reservas hechas desde administración

  • Mantener fin al cambiar de tipo. Mantener la fecha y hora de fin al cambiar de tipo de reserva

  • Mostrar áreas en consumer. Activar/desactivar esta opción

  • Barra de fechas en ocupación. Activar/desactivar esta opción

  • Mostrar mes en barra de fechas. Activar/desactivar esta opción

  • Antelación máxima día completo. Activa esta opción si quieres que en la página web se ofrezcan todas las horas hasta el final del día. Por ejemplo, un club quiere abrir a las 9 de la noche las reservas para todo el día siguiente. En este caso, en el campo Antelación máxima en la configuración del área, pondremos 3 horas. Esto significa que a las 21:01 podré ver las reservas del día siguiente 00:01. Con esta opción activada mostrará no sólo la disponibilidad a las 00:00 sino que ofrecerá las de todo el día.

  • Antelación mínima día completo. Mismo caso que el anterior pero en este caso para evitar que se hagan reservas con muy poca antelación. Por ejemplo, si no quieres que haya reservas para el día seiguiente a partir de las 21 horas, en el campo Límite antes del comienzo en la configuración del área, pondremos 3 horas (el resultado de 24 horas del comienzo del día siguiente menos las 21 horas que es cuando queremos parar de ofrecer reservas). Si activamos esta opción se evitará poder reservar en todo el día.

Sección Apúntate

  • Alerta zona de clientes. Escribir texto

  • Información zona de clientes. Escribir texto

Depurador

Sección: Menú configuración> Reservas > Depurador

  • Fecha. Campo obligatorio. Selecciona una fecha

  • Hora. Campo obligatorio. Selecciona una hora

  • Tipo de reserva. Campo obligatorio. Seleccionar del desplegable un tipo de reserva de tu listado

  • Cliente. Seleccionar del desplegable un cliente de tu base de datos

  • Recurso. Seleccionar del desplegable un recurso de tu listado

  • Online. Activar/desactivar esta opción

  • Seleccionar el botón de Depurar

Áreas

Sección: Menú configuración> Reservas > Áreas

Botones especiales

  • Nueva

  • Acciones:

    • Exportar a Excel

    • Importar de Excel

    • Ver la papelera

    • Edición masiva

Seleccionar un ID. Pestaña General

Sección General

  • Nombre del área. Ej. Golf o Tenis.

  • Incremento. Cada cuanto tiempo ofreces reservas a tus clientes. Por ejemplo el golf son cada 10 o 12 minutos, el tenis cada 30 minutos, etc.

  • Hora de inicio o cuando quieres empezar ofreciendo disponibilidad de reservas a tus clientes.

  • Hora de fin hasta que hora ofrecerás reservas a tus clientes.

  • Prioridad. Este número marcará el orden en que se muestran tus prioridades en administración y en la zona de clientes. Elige un número cercano a 0 para que tenga una mayor prioridad, elige un número muy alto si lo quieres al final.

  • Modo ocupación. Elige el modo o interface que quieres ofrecer a tus empleados para reservar en este área.

  • Tipo. Elige Restaurante si procede para activar ciertas funciones especiales como pedir el número de comensales.

  • Reservar por días. Activa esta opción si tu área se gestiona con reservas de días y no horas. Las reservas de golf, spa o tenis suelen empezar y acabar el mismo día, pero las de hotel, residencias, alquiler de coches, taquillas, etc. Suelen empezar un día y acabar en otro.

Sección Cuadro de ocupación

  • Alto de celda en la ocupación de reservas. Dependiendo de los incrementos de tiempo, preferirás ajustar el alto para que quede a tu gusto.

  • Ancho de celda en la ocupación de reservas. Dependiendo del número de recursos en ese área te podrá interesar hacer las celdas más anchas y poder ver más información o, por el contrario, hacerlas mas estrechas para ver todos los recursos posibles y ahorrar en scrolls laterales.

Sección Confirmaciones

  • Deshabilitar notificaciones. Activa esta opción para deshabilitar el envío de emails de confirmación a los clientes. Existen áreas donde no es necesario enviar un email de confirmación al cliente. Para estos casos, se ha habilitado un checkbox que permite desactivar el envío de emails de confirmación. Si no deseas que los clientes reciban un email de confirmación, simplemente selecciona este checkbox en el módulo de área.

  • Email de confirmación

  • Email de cancelación

  • Email de recordatorio

Sección Avanzado

  • Ignorar intervalos. El sistema no hace caso a los intervalos configurados y puedes hacer una reserva desde y hasta la hora que quieras. Esta opción es útil para poder reservar extras cuyo fin es posterior a la hora fin del área

  • Ignorar intervalos en cruces. Activar/desactivar esta opción

  • Ignorar solapar. Se pueden montar reservas unas con otras. Esta opción puede tener sentido en agendas para tareas de empleados pero no para instalaciones con espacios y disponibilidades bien delimitadas.

  • Reserva extra. En el pop up de nueva reserva, te ofrecerá la posibilidad de hacer una reserva principal y otra reserva opcional, pudiendo hacer dos reservas distintas en un sólo paso. Suele venir muy bien para instalaciones donde tienes que reservar un lugar y una persona. Por ejemplo la fisioterapeuta Maria en la sala 1 o el profesor Michael en la pista 6.

  • Formato descripción venta. Tienes que añadir uno de estos formatos: {product} {type} {date} {time} {endDate} {endTime} {resource} {locator} {customer} {name} {beneficiary}

  • Formato venta de cruce. Desde aquí podrás personalizar como se generan las descripciones de la venta con las siguientes claves: {product} {type} {date} {time} {endDate} {endTime} {resource} {locator} {customer}

  • Ver tipo de reserva en ocupación. Activar/desactivar esta opción para mostrar el tipo de reserva en la ocupación

Sección Reservas por internet

  • Disponible online. Activa si quieres que este área se pueda reservar online

  • Forma de reservar online. Elige que opciones quieres ofrecerle a tu cliente al reservar este área en la zona de cliente:​

    • No elegir nada. El cliente verá sólo las horas disponibles y no podrá elegir los tipos de recursos o recursos de este área. Se le asignará el primero disponible. Por ejemplo, si quieres que al reservar un clase se asigne el primero disponible y que el cliente no pueda elegir con quién quiere darla, elige esta opción

    • Elegir tipo de recurso. El cliente podrá elegir en un desplegable si quiere ver la disponibilidad de un tipo de recurso u otro. De esta manera le puedes dar visibilidad de distintos tipos de recurso dentro de este área. Siguiendo con el ejemplo del punto anterior, imagina que tienes dos tipos de profesores: maestros y monitores. El cliente podrá elegir si quiere la clase con uno u otro, y se le asignará el primer profesor disponible de esa categoría o tipo de recurso​

    • Elegir recurso. El cliente podrá elegir el recurso concreto teniendo visibilidad de todos los niveles. De esta manera, y siguiendo con el ejemplo anterior, el cliente podrá ver la disponibilidad y reservar un profesor en concreto y no el primero disponible​

  • Antelación máxima para reservar. Para poder reservar en este área. Ej. 7 días.

  • Antelación mínima para reservar.

  • Antelación por días completos.

  • Límite por días completos. Tiempo límite que se puede reservar en este área. Por ejemplo, no se puede reservar con menos de 1 hora ya que no me da tiempo a avisar al profesor si está fuera del club.

  • Permitir cancelar. Sí o no

  • Límite para cancelar que tienen los clientes para cancelar su reserva desde la zona de cliente. Ej. 48 horas.

  • Max reservas por día que se permite tener a un jugador en concreto. Esto se hace para hacer más justa la utilización de las instalaciones en aquello clubes con mucha demanda. Ej. 1 reserva por día. El jugador no podrá reservar 2 veces en el mismo día.

  • Max reservas por adelantado. Que se le permite tener a un jugador en concreto. Esto se hace para hacer más justa la utilización de las instalaciones en aquello clubes con mucha demanda. Ej. 1 reserva por adelantado. Este jugador sólo podrá tener a futuro una reserva activa en el sistema. Si por ejemplo hoy es jueves, no podrá reservar para el sábado y el domingo a la vez. Tendrá que esperar a jugar el sábado para poder reservar para el domingo.

  • Caducidad de prereservas. Tiempo que tienen los clientes para completar su reserva online, por defecto 15 minutos. Normalmente se pone un límite para que un cliente que no complete o pague su reserva no bloquee esa salida para siempre. Si se queda sin batería, abandona la página, o cualquier motivo… si pasa ese tiempo, la reserva se perderá y volverá a estar disponible para el siguiente jugador interesado.

  • Alerta zona de clientes. Aquí puedes añadir un mensaje para la zona de tus clientes y será añadido en un banner amarillo.

  • Información zona de clientes. Aquí puedes añadir un texto plano o un texto en html. Se visualizará debajo del banner de Alerta zona de clientes anterior del campo anterior si se ha añadido.

  • Imagen. Para añadir una imagen al botón de tu Área. Tienes que seleccionar una imagen de tu pc

  • Color de fondo. Para añadir un color de fondo al botón de tu Área. Si hay una Imagen añadida en el campo anterior, no se visualizará el color de fondo. Tienes que seleccionar un color

Las demás Pestañas Tipos de recurso, Recursos y Tipos de reserva, se verán en los siguientes apartados.

Tipos de recurso

Sección: Menú configuración > Reservas > Tipos de recurso

Botones especiales

  • Nuevo

  • Acciones:

    • Exportar a Excel

    • Importar de Excel

    • Ver la papelera

    • Edición masiva

Seleccionar un ID. Pestaña General

Botones especiales

  • Editar

  • Nuevo

  • Acciones:

    • Ver historial

    • Copiar

    • Eliminar

Sección General

  • Nombre de tu tipo de recurso. Ej. Golf o Buggies para golf. Esta configuración afectará a como se visualiza la ocupación o que puedas filtrar que ciertas tarifas estén disponibles únicamente en este tipo de recurso.

  • Area al que pertenece este tipo de recurso.

  • Prioridad. Orden en el que quieres que aparezca este tipo de recurso en la ocupación y desplegables.

  • Es extra. Activa esta opción si este tipo de recurso es para recursos que son extras de otros tipos de recursos. Ej. Buggies o palos de alquiler. Cuando vayas a ir a la reserva del cliente para añadir un Extra, se ofrecerán todos los tipos de reservas de este tipo de recurso de tipo extra.

  • Icono. Útil para recursos de tipo extra. Selecciona un icono para que sea visible en el plano de ocupación y en las celdas de reservas con extras. Ej. Buggy (cart), palos (clubs), carro eléctrico (electric)… También puedes crear tus propios Iconos

  • Múltiple. Activa esta opción si este tipo de recurso admite reservas múltiples. En el caso del golf, activando esta opción, seleccionando en la tercera columna, se seleccionarían todas las celdas a su izquierda mostrando un popup con 3 reservas distintas. Mientras que en el caso del tenis, activando esta opción, seleccionando en la pista 3, seleccionaría todas las pistas a su izquierda y esto no lo queremos. Queremos reservar sólo la pista 3 porque a mi cliente le gusta. Por lo tanto, en el caso del tenis no queremos activar esta opción. En un principio es sólo para el golf.

  • Disponible online. Activar/desactivar esta opción

  • Asignar aleatoriamente este tipo de recurso al reservar y no el primero disponible. Por defecto no activaremos esta opción.

  • Imagen. Esta foto será visible en la página web por tus clientes:

    • Selecciona el botón de Editar para añadir una foto al cliente. Esta foto saldrá en el plano de ocupación y en la zona de cliente

    • Si vuelves a seleccionar los 3 puntitos que hay encima de esta foto, tienes las siguientes opciones:

      • Seleccionar archivo. Puedes cargar una imagen seleccionando archivo

      • Especificar URL. Puedes cargar una URL externa, útil para cuando es una imagen compartida

      • Borrar

        NOTA. Estas opciones están disponible desde cualquier imagen: tipos de reserva, tipos de recursos, ficha del cliente,...

  • Color de fondo. En caso de no tener foto, el sistema pintará el botón en la página web de este tipo de recurso con este color que elijas.

  • Mapa de reservas. Estos campos estarán disponibles si tienes activado el módulo de restaurante. Activa esta opción si quieres crear un mapa con los recursos de este tipo.

La siguiente Pestaña de Recurso, se verá en el siguiente apartado.

Recursos

Sección: Menú configuración > Reservas > Recursos

Botones especiales

  • Nuevo

  • Acciones:

    • Exportar a Excel

    • Importar de Excel

    • Ver la papelera

    • Edición masiva

Seleccionar un ID

Botones especiales

  • Editar

  • Nuevo

  • Acciones:

    • Ver historial

    • Copiar

    • Eliminar

Sección General

  • Nombre de tu recurso. Ej. Tee 1, pista 1, profesor Michael.

  • Área al que pertenece este recurso.

  • Tipo de recurso al que pertenece este recurso.

  • Slots o número de plazas en este recurso. Este campo es útil para golf, en el que suelen haber 4 huecos para jugadores en cada hora de salida. En su caso pondremos un 4 mientras que en el resto casos mantendremos este campo vacío.

  • Impedir slots sueltos. Sí o no

  • Usuario. Aquí podremos asociar un usuario del sistema al recurso. Es útil cuando el recurso es una persona (academia) y este necesita entrar en la aplicación para ver sus reservas (App profesor).

  • Prioridad. Orden en el que queremos que aparezca este recurso en el plano de ocupación y en los desplegables.

  • Disponible online. Sí o no

  • Está listo. El valor de este campo puede ser si o no. Lo que hará el sistema es desde el plano de ocupación mirar las reservas de esas habitaciones, marcarlas como que están sucias, y pintar el color de ese estado al lado del número de habitación en la ocupación de reservas, siendo Rojo = sucia, y Verde = limpia.

    Lo primero que debes de hacer antes del comienzo del día es resetear el estado de las habitaciones para saber qué habitaciones están sucias y cuales hay que limpiar. En esta pantalla tienes un listado con una columna que os indica si ese recurso (Habitación) está listo o no. Limpio significa que está limpia:

    • Selecciona en el botón Actualiza estado. Este botón lo que hará será mirar las reservas que hubo el día de ayer y marcar esos recursos, o habitaciones, como que NO está listo. Es decir, que está sucia.
      NOTA. Puedes crear un listado personalizado de habitaciones limpias y sucias, que te puede ser útil.

Sección Periodos

  • Recurso. Solo lectura (según Recurso en el que se está)

  • Días de la semana. Por defecto salen todos los días de la semana seleccionados. Al seleccionar un día, ese día se queda activado y el resto se desactiva. Vuelve a seleccionar los días deseados

  • Fecha de inicio. Puedes seleccionar una fecha de inicio o dejar el campo vacío

  • Fecha de fin. Puedes seleccionar una fecha de fin o dejar el campo vacío

  • Inicio. Puedes seleccionar una hora inicio o dejar el campo vacío

  • Fin. Puedes seleccionar una hora fin o dejar el campo vacío

Sección Mapa

  • Alto

  • Ancho

  • Radio

  • Rotación

  • Posición x

  • Posición y

  • Tipo de reserva de mapa

Tipos de Reserva

Sección: Menú configuración > Reservas > Tipos de Reserva

Los tipos de reservas son las maneras en las que puedes reservar una instalación o persona (conocido como recurso). Cuando elijas la fecha, la hora y el recurso, el sistema te arrojará todos los tipos de reserva disponibles según las distintas reglas configuradas. Ejemplos:

  • Golf: GF 18H, GF 9H, GF 18H socios, etc.

  • Tenis: Tenis 60’, Tenis 90’.

  • Academia: Clase particular 1 pax 60’, Clase particular 2 pax 60’.

Relación entre tipo de reserva y producto.

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El tipo de reserva también puede ser conocido o interpretado como Tarifa. Pero no es del todo así puesto que V3 es un sistema que sirve para reservar cualquier cosa y, en algunos casos, no siempre hay un precio ni la necesidad de generar una venta (proforma) a la hora de reservar.
En caso de que queramos reservar un recurso y, al mismo tiempo, generar una venta (proforma) a ese cliente… añadiremos al tipo de reserva el producto que previamente habremos creado.

  • Desde el producto se van a gestionar los precios, impuestos y cuentas contables.

  • Desde el tipo de reserva se van a gestionar duraciones, cuando y para qué recursos está disponible, quién puede reservar, etc.

Dicho de otra manera, creas un producto con sus precios y luego con el tipo de reserva le indicas como se va a poder contratar.

Botones especiales

  • Nuevo

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    • Edición masiva

Seleccionar un ID

Botones especiales

  • Editar

  • Nuevo

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    • Ver historial

    • Copiar

    • Eliminar

Sección General

  • Nombre de tu tipo de reserva. Ej. Green fee 18 hoyos, Tenis 60’, Clase 60’ 1 pax…

  • Área en la que estará disponibles este tipo de reserva.

  • Duración de cada reserva de este tipo. El golf suele ser 10 minutos, el tenis 60 o 90

  • Categoría (opcional). Este dato puede ser útil para informes más adelante. Se agruparán por categoría. También organizarán los tipos de reserva por categoría a la hora de reservas online en la zona de cliente.

  • Tipo de recurso (opcional) si quieres limitar este tipo de reservas a determinados tipos de recurso de este área.

  • Recurso (opcional) si quieres que este tipo de reserva reserve en un recurso específico. Por ejemplo, si quieres que el Tee 10 se pueda reservar hasta las 10:00. O si quieres que el extra Vestuario 3 reserve ese recurso en vez del primero disponible.

  • Producto (opcional). Si le asignas un producto, cada vez que hagas una reserva de este tipo, se generará una venta con este producto automáticamente. Dentro del producto podrás manejar precios dinámicos en base a la hora, al día de la semana, tipo de cliente, etc.

  • Tiene cruces. Un cruce es una reserva que se crea automáticamente a partir de una reserva principal. Por ejemplo en golf, cuando haces una reserva en el Tee 1, puede que quieras que se reserve en el Tee 10 dos horas después. O un clase de tenis, puede que te interese reservar automáticamente una pista. Al activar esta opción y seleccionar el botón de Guardar, aparecerá una nueva sección Cruces.

  • Múltiplos. Necesario reservar por múltiplos. Este campo se usa para obligar al jugador a contratar esta tarifa de 2 en 2, 3 en 3 , etc. Por ejemplo 2 GF + buggy.

  • Separable. Si se puede anular por separado. Activa esta opción si deseas permitir que una línea de un pack (ejemplo 2 GF + buggy) se pueda eliminar. Normalmente los packs no suelen ser separables, es decir, que si anulas una línea del pack se borrarán todas.

  • Prioridad. Orden en el que quieres que aparezcan tus tipos de reserva. Un número aquí cercano a 0 hará que este tipo de reserva aparezca al principio, y un número cercano a 1.000 hará que aparezca al final del listado, por ejemplo, al hacer una reserva y seleccionar desde el desplegable.

  • Tiene participantes. Activa esta opción si este tipo de reserva admite participantes. Es útil para reservas de pádel o clases grupales. En una misma reserva pueden haber varios clientes (o participantes). Hay que saber diferenciar entre participantes y slots del recurso. Participantes son varios clientes en una misma reserva, mientras que slots son varias reservas con un cliente en cada una. Al activar esta opción y seleccionar el botón de Guardar, aparecerá una nueva sección Participantes.

  • Es extra. Activa esta opción si este tipo de reserva es de tipo extra. Un extra es un tipo de reserva que complementa una reserva principal. Por ejemplo, el buggy o los palos de alquiler suelen ser extras del green fee. Esto hará que, al entrar en una reserva y seleccionar en extra, te aparecerá un popup con un desplegable con todos los tipos de reserva de tipo extra.

  • Es Agencia. Necesario descargar el módulo Agencias. Si se activa, al hacer una reserva nueva, en su detalle, tendrás visible una sección de beneficiario donde podrás añadir a qué nombre va la reserva, email y/o nacionalidad.

  • Copia de confirmación. Sí o no

  • Cliente obligatorio. Sí o no

Sección Participantes

  • Precio por persona.

  • Permitir apuntarse. Activa esta opción si quieres convertir este tipo de reserva en un Apúntate y permitir a los clientes (o participantes) unirse a esta actividad. Es muy útil para proponer partidas de pádel o clinics de academia.

  • Mínimo plazas para cada reserva de este tipo.

  • Máximo plazas para cada reserva de este tipo.

  • Nivel mínimo para poder apuntarse. Útil para partidas de pádel donde quieres que todos los participantes tengan un nivel parecido.

  • Nivel máximo para poder apuntarse. Útil para partidas de pádel donde quieres que todos los participantes tengan un nivel parecido.

  • Género para esta partida, en caso de querer organizar partidas del mismo género.

Sección Online

  • Disponible online (opcional). Activa esta opción si quieres que este tipo de reserva esté visible y pueda ser usada por tus jugadores en la zona de clientes.

  • Permitir pendiente de pago. Activa está opción si permites que los jugadores reserven este tipo de reserva sin tener que prepagarla en la zona de clientes.

  • Antelación mínima para reservar (opcional). Hasta que momento el jugador puede reservar este tipo de reserva en la zona de clientes. Ej. “1 hora” significaría que este tipo de reserva no estaría disponible 30 minutos antes de la hora. De esta manera evitas que se pueda reservar una clase de golf con demasiada poca antelación que no le de tiempo al profesor a organizarse.

  • Antelación máxima para reservar (opcional). Desde qué momento se puede reservar este tipo desde la zona de clientes. Ej. “7 días” significa que no puedes reservar este tipo de reserva con 8 o 10 días de antelación. El día -7 antes de la reserva, este tipo será visible para poder ser reservado.

  • Límite por días completos (opcional). Activa esta opción si quieres que el sistema muestre disponibilidad hasta el final del día.

  • Antelación por días completos (opcional). Activa esta opción si quieres que el sistema oculte la disponibilidad hasta el final del día.

  • Max reservas por día. Máximo número de reservas por día

  • Max reservas por adelantado.

  • Forma de identificación. Seleccionar del desplegable: Nombre, Número de socio, Buscar cliente o Compruebe su política de privacidad

  • Etiquetas del API.

  • Descripción (opcional). Añade aquí una descripción de este tipo de reserva para que tus clientes puedan informarse antes de contratarla.

  • Descripción larga (opcional). Añade aquí una descripción de este tipo de reserva para que tus clientes puedan informarse antes de contratarla.

  • Imagen. Si lo deseas, puedes añadir una imagen que tengas guardada en tu pc:

    • Selecciona el botón de Editar para añadir una foto al cliente. Esta foto saldrá en el plano de ocupación y en la zona de cliente

    • Si vuelves a seleccionar los 3 puntitos que hay encima de esta foto, tienes las siguientes opciones:

      • Seleccionar archivo. Puedes cargar una imagen seleccionando archivo

      • Especificar URL. Puedes cargar una URL externa, útil para cuando es una imagen compartida

      • Borrar

        NOTA. Estas opciones están disponible desde cualquier imagen: tipos de reserva, tipos de recursos, ficha del cliente,...

Sección Filtros

  • Calendario (opcional). Puedes elegir que este tipo de reserva esté disponible en uno de tus calendarios creados anteriormente. Esta funcionalidad es muy útil para las tarifas twilight. En vez de crear muchos rangos de fecha durante el año indicando desde qué hora está disponible el twilight y hasta que hora está disponible el GF 18H normal, lo creas en un calendario y aquí se configura en un clic.

  • Fecha de inicio (opcional). Desde qué fecha este tipo de reserva estará disponible. Ej. “1-1-2024” significaría que no se podría usar este tipo de reserva en el 2023. Si lo dejas en blanco estará disponible desde siempre.

  • Fecha de fin (opcional). Hasta qué fecha este tipo de reserva estará disponible. Ej. “31-12-2023” significaría que se podría usar este tipo de reserva hasta esa fecha y no estaría disponible para el 2024. Si lo dejas en blanco estará disponible hasta siempre. Lo podrás modificar en cualquier momento.

  • Hora de inicio (opcional). Desde qué hora este tipo de reserva estará disponible. Ej. “16:00” significaría que no se podría usar este tipo de reserva antes de tal hora. Si lo dejas en blanco estará disponible desde el principio del día. Esta opción es útil para lanzar tipos de reserva en horas valle.

  • Hora de fin (opcional). Hasta qué hora este tipo de reserva estará disponible. Ej. “12:00” significaría que no se podría usar este tipo de reserva a partir de tal hora. Si lo dejas en blanco estará disponible hasta el final del día. Esta opción es útil para lanzar tipos de reserva en horas punta.

  • Días de la semana (opcional) en los que se permitirá reservar este tipo de reserva. Útil para clubes que tienen tarifas distintas los días laborables y festivos.

  • Festivos (opcional). Activa esta opción si quieres que este tipo de reserva se pueda usar los días festivos. Existe en Configuración General / Festivos la posibilidad de añadir esos días de tu localidad.

  • Etiqueta de cliente (opcional). Añade aquí que colectivo de clientes pueden acceder a reservar este tipo de reserva. Ej. “Socios” para que esta tarifa sólo esté disponible para ellos. El concepto etiqueta es clave para entender el funcionamiento del programa. Cómo hemos dicho, esta herramienta es útil para reservas de socios, invitados, empleados, etc. Nota, puedes tener más de una etiqueta. Lo que hará el sistema es mirar el cliente de esa reserva, mirar las etiquetas dentro de su ficha, y validar que puede contratar este tipo de reserva. Nota, puedes dejar este campo en blanco, lo que significará que estará disponible para todos los clientes.

Sección Confirmaciones

  • Email de confirmación. Selecciona la plantilla deseada

  • Email de cancelación. Selecciona la plantilla deseada

  • Email de recordatorio. Selecciona la plantilla deseada

Sección Apariencia

  • Color de fondo (opcional). Puede personalizar el fondo de las celdas en la ocupación cuando se use este tipo de reserva. De esta manera podrás poner de un color distinto a las reservas de socios, agencias, etc. y hacerlo más útil e intuitivo para tus empleados.

  • Color de texto (opcional). Mismo punto que el anterior, pero esta vez el color del texto dentro de la celda. Nota, elige un color de texto claro cuando el fondo sea oscuro y viceversa.

  • Icono (opcional). Si añades un icono, cada vez que hagas una reserva, lo verás en la celda de la reserva. Es útil por ejemplo para poder ver qué jugadores tienen un buggy. Nota: También puedes añadir el icono en el tipo de recurso, por lo que podría pasarte que veas dos veces el mismo icono en la misma reserva. Si es el caso, elige el icono aquí o en el tipo de recurso y no en ambos. También puedes crear tus propios Iconos

Sección Cruces

Un cruce es una reserva (reserva de cruce) que se crea automáticamente a partir de una reserva principal. Por ejemplo en golf, cuando haces una reserva en el Tee 1, puede que quieras que se reserve en el Tee 10 dos horas después. O una clase de tenis, puede que te interese reservar automáticamente una pista. Esta opción de cruces estará visible en la parte inferior de la página del tipo de reserva si activamos la opción Tiene cruces del tipo de reserva y seleccionamos en Guardar.


Podrás crear tantos cruces como quieras en un mismo tipo de reserva. Esta opción es útil para que te haga cierto cruce dependiendo de donde estés reservando. Esto se ve claramente con el ejemplo de cruces de golf en el que queremos que, si la reserva ha sido en el Tee 1, el cruce se haga en el Tee 10 2 horas después y viceversa.

Tener en cuenta que los cruces se pueden hacer entre distintas áreas. Es decir, que una reserva de golf podría bloquear un cruce en tenis por ejemplo.

Cuando la reserva se haga en…

Esta sección la rellenaremos para decirle al sistema en qué circunstancias debe de generar un cruce:

  • Si dejamos ambas opciones en blanco el sistema siempre creará un cruce cuando se use este tipo de reserva

  • Tipo de recurso. El cruce se generará si la reserva se ha hecho en cualquier recurso de ese tipo de recurso

  • Recurso. El cruce se generará si la reserva se ha hecho en ese recurso específico. Esta opción es útil para los cruces de golf del Tee 1 al Tee 10.
    NOTA. No es necesario rellenar ambos campos (tipo de recurso y recurso). Con uno de ellos es suficiente.

Generará un cruce en…

Esta sección la rellenaremos para decirle al sistema donde debe de generar el cruce:

  • Si dejamos ambas opciones en blanco el sistema siempre creará un cruce en el primer recurso disponible del tipo de recurso con mayor prioridad. Esta opción no suele tener utilidad, pero ahí está

  • Tipo de recurso. Se generará un cruce en el primer recurso disponible dentro de ese tipo de recurso. Esta opción es útil para hacer cruces de buggies, en el que quieres que se haga la reserva del primer buggy disponible sin especificar el número de buggy

  • Recurso Se generará un cruce en ese recurso específico. Esta opción es útil para que los extras reserven un recurso específico como por ejemplo el Vestuario 3.
    NOTA. No es necesario rellenar ambos campos (tipo de recurso y recurso). Con uno de ellos es suficiente.

  • Margen de inicio. Cuanto tiempo después (o antes si pones la cantidad en negativa) debe comenzar la reserva de cruce en relación a la reserva principal. Un cruce de golf se suele hacer “2 horas” después de la reserva principal, mientras que la reserva de buggy suele empezar a la misma hora “0 horas” (o en blanco) que la reserva principal. Por lo tanto, si no rellenamos este campo se hará el cruce en la misma hora de inicio que la reserva principal.

  • Duración. Cuanto debe durar la reserva de cruce. En el caso de un cruce de golf lo normal son 10 minutos, mientras que un buggy de 18 hoyos suelen ser 5 horas. Nota si lo dejamos vacío se obtendrá la misma duración que la reserva principal. Sólo lo usaremos si la duración del cruce es distinta a la original, por ejemplo si el cruce es de un buggy que dura 5 horas mientras que la reserva de golf es de 10 minutos

  • Producto. Si quieres que el cruce además genere una venta. Esta opción es muy útil para ofertas 2 GF + buggy.

  • Múltiplos. Si quieres que se genere el cruce cada x múltiplos. Por ejemplo, con la oferta de 2 GF + buggy, queréis que se haga una reserva de buggy cada 2 jugadores y no por cada uno de ellos. De esa manera pondréis un 2 para que funcione como debe de ser.

  • Generar como principal. Si quieres que este cruce sea considerada una reserva principal y no de cruce. Normalmente las reservas de cruce no las quieres contar para estadísticas. En el caso de un cruce en el tee 10 no actives esta opción, en el caso del buggy sí.

Ejemplo de cruce de golf

Nota. Este sería un cruce a las 2 horas y media.
Nota. Mira como no es necesario rellenar tipos de recurso ni duración.
Nota. Habría que crear otro cruce para hacer el cruce del Tee 10 al Tee 1 si fuese necesario.

Ejemplo de cruce de 2 GF + buggy

Sección Preguntas al reservar

  • Type. Solo lectura. Aparece por defecto el tipo de reserva al que pertenece

  • Texto. Campo obligatorio. Escribir texto

  • Obligatoria. Activar/desactivar opción

  • Prioridad. Seleccionar una prioridad para su visualización

Vistas

Sección: Menú configuración > Reservas > Vistas

Introducción

Una vista es una herramienta opcional para personalizar la ocupación de reservas. Por defecto el sistema te muestra todos los recursos de ese área, pero puede ser que te interese personalizar las columnas o mezclar con otras áreas. Para esto están las vistas.

Botones especiales

  • Nuevo

  • Acciones:

    • Exportar a Excel

    • Importar de Excel

    • Ver la papelera

    • Edición masiva

Seleccionar un ID

Sección General

  • Nombre para esta vista. Ej. Golf.

  • Área principal de esta vista. Es obligatorio seleccionar una. Ej. Golf.

  • Columna de horas. Activar o desactivar esta opción.

  • Nombre participantes. Activar esta opción si deseas visualizar el nombre completo y los apellidos del cliente en las celdas de reservas con participantes.

  • Prioridad para esta vista, lo cual marcará el orden en el que aparecen en el desplegable al seleccionar vista. Ej. 0.

  • Minutos ocupación. El número máximo de minutos para calcular el porcentaje de ocupación

  • Imprimir carteles. Activar o desactivar esta opción. Es para imprimir los carteles de buggies desde el plano de ocupación. Al activar este campo, se hará visible el icono del buggy para poder imprimir los carteles

Sección Elementos de vista de ocupación

  • Tipo de recurso que quieres mostrar en la vista. Ej. 18 Hole Course.

  • Icono si queremos que se añada un icono a la cabecera de la ocupación. También puedes crear tus propios Iconos. Los iconos más comunes son:

    • Cart (buggy).

    • Electric (carro eléctrico).

    • Manual (carro manual).

    • Clubs (palos de golf).

  • ‎Nombre si queremos que se añada un texto a la cabecera de la ocupación. Ej. 18H. ‏‏‎

  • Prioridad o el orden en el que queremos que salgan en la vista. Ej. 1.

  • Ancho de la columna. Te puede interesar un 50 para columnas de extras o un 200 para reservas donde se muestran nombres e iconos.

  • Agrupado. Si activas esta opción, se mostrará únicamente los puestos disponibles en ese tipo de recurso. Ej. 50. Si no lo activas, se visualizará una columna por cada recurso dentro de ese tipo de recurso. Se suelen agrupar los tipos de recurso de tipo extra cómo buggies o palos de alquiler.

Sección Perfiles permitidos

Con esta utilidad podrás hacer que sólo cierto perfil de usuario acceda a esta vista. De esta manera podrás hacer que un profesor sólo vea su agenda, o que el restaurante no pueda ver la agenda de golf. Si dejas este listado vacío, esta vista estará disponible para todos los usuarios.

Paquetes

Sección: Menú configuración > Reservas > Paquetes

Es una herramienta que te permite crear ofertas para tus clientes para que en un periodo determinado de tiempo, por ejemplo una semana, tu jugador reserve 2, 3… veces en tu campo y así evitar que se vayan a otro club.

Botones especiales

  • Nuevo. Es el botón para crear un nuevo paquete:

    • Nombre: del paquete que quieras crear, por ejemplo 2 Course pass within 7 days.

    • Número de días: Número de rondas que va a incluir el paquete.

    • Fecha de inicio. Día a partir del cual puedes empezar a disfrutar del paquete.

    • Fecha de fin: Último día para disfrutar del paquete.

    • Mínimo entre días: Aquí puedes configurar el paquete para que haya un intervalo mínimo entre rondas, tienes la opción de configurar por segundos, minutos, horas y días.

    • Periodo máximo total: Aquí puedes configurar la duración del paquete, tienes la opción de configurar por segundos, minutos, horas y días, (por ejemplo, el paquete puede durar 7 días pero incluir solo dos rondas).

    • Prioridad: Orden en que deseas que este paquete aparezca en la lista de paquetes.

    • Separable. Activar/desactivar esta opción. Indica si el paquete se puede dividir. Si no es separable, todos deben jugar los mismos días y el pago debe realizarse en un único pago.

    • Imagen: Esta la opción de añadir una imagen al paquete.

    • Descripción: Descripción del paquete, en este espacio se puede poner una descripción para destacar este paquete.

  • Acciones: Desplegable con las siguientes opciones:​

    • Exportar

    • Exportar (todas las columnas)

    • Importar

    • Ver la papelera

    • Modo edición

    • Edición masiva

Seleccionando un ID

  • Editar. Para editar el paquete

  • Nuevo

  • Acciones:

    • Ver historial: Ver cambios realizados en el paquete.

    • Copiar: Copiar la información del paquete.

    • Eliminar: Eliminar el paquete.

Sección Tipos de reserva

  • Nuevo: Botón para crear un nuevo tipo de reserva.

    • Pack. Campo de solo lectura

    • Tipo de reserva: Tipo de reserva disponible dentro del paquete.

    • Número mínimo: Número mínimo de veces que se debe jugar esa reserva dentro del paquete (configurable).

    • Número máximo: Número máximo de veces que se puede jugar esa reserva dentro del paquete (configurable).

  • Acciones: Opciones de “modo edición” y “edición masiva”.

Procedencias

Sección: Menú configuración > Reservas > Procedencias

Esta opción está disponible solo para el módulo de reservas por día como por ejemplo para un hotel. Al crear una procedencia, será seleccionable una opción desde el popup de reservas o desde el detalle de la reserva.

Botones especiales

  • Nuevo:

    • Nombre. Campo obligatorio

  • Acciones:

    • Exportar

    • Exportar (todas las columnas)

    • Importar

    • Ver papelera

    • Edición masiva

    • Ver la papelera

Extras automáticos

Sección: Menú configuración > Reservas > Extras automáticos

Botones especiales

  • Nuevo

  • Acciones:

    • Exportar

    • Exportar (todas las columnas)

    • Importar

    • Edición masiva

    • Ver la papelera

Seleccionar un ID

Botones especiales

  • Editar

  • Nuevo

  • Acciones:

    • Ver historial

    • Copiar

    • Eliminar

Sección General

  • Nombre. Campo obligatorio

  • Actividad. Campo obligatorio

  • Producto. Campo obligatorio. El margen de cortesía no te lo cobra si le pones precio por hora al producto

Sección Fechas

  • Fecha de inicio

  • Fecha de fin

  • Días de la semana

  • Activar con el sol. El sistema cogerá automáticamente la salida y la puesta del sol según en la configuración en tu sistema desde Configuración > General > Sección Localización > en los campos Latitud y Longitud. El sistema cobrará la parte proporcional si le pones al producto que es por horas, si no, será fijo

  • Hora de inicio

  • Hora de fin

Sección Filtros

  • Tipo de recurso

  • Recurso

  • Tipo de reserva

Sección Margen

  • Margen al inicio. Para automatización de pistas: cuanto tiempo antes de al reserva se activa el extra, por ejemplo la luz automática

  • Margen al final

Cómo añadir campos personalizados para crear una reserva

Definición

Al hacer una reserva el sistema te pedirá el cliente, el tipo de reserva y opcionalmente observaciones. Pero hay instalaciones donde se requieren pedir más datos, por ejemplo la procedencia de una reserva (web, agencia, teléfono, etc.).

Cómo añadir un campo personalizado en el popup

Sección: Menú > Developer > Extensiones

Lo primero que debes de saber es que tienes que tener permisos developer para poder hacer esta acción

  • Selecciona en Nuevo

  • Añade una descripción, por ejemplo “Campo personalizado en reserva”

  • Añade el siguiente código (sustituyendo procedencia por el nombre de tu campo):

    <extension type="model" target="booking"> <field name="procedencia" type="string" nullable="1" label="Procedencia" showInPopup="1"/> </extension>

    NOTA. en el campo name debes de poner minúsculas y sin espacios.

El resultado será que en el popup de reserva aparecerá ese campo en la parte inferior.

NOTA. De momento esta funcionalidad NO está disponible para reservas de green fees (reserva múltiple).

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