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¿Qué es esta integración?
A3 (conocido como a3CON, de Wolters Kluwer) es uno de los programas de contabilidad más usados en España por empresas y gestorías. Esta integración permite exportar las facturas de Golfmanager a un fichero que luego se importa en A3, para que la contabilidad quede registrada sin teclear los asientos a mano.
No es una conexión "en vivo": Golfmanager genera un fichero de exportación (que descargas) y tú o tu gestoría lo importáis en A3. Es un proceso que lanzas cuando lo necesitas (por ejemplo, al cierre de cada mes).
¿Qué problema resuelve?
Evita teclear la contabilidad a mano: las facturas pasan a A3 mediante un fichero.
Ahorra tiempo y reduce errores en el traspaso a la gestoría.
Permite elegir qué exportar: por fechas, por empresa y por tipo de contenido.
Respeta tu plan contable: usa la cuenta de cada cliente (o una por defecto) y las cuentas de tus subfamilias.
¿Qué información se intercambia y en qué dirección?
Información | Dirección | Para qué |
Facturas del periodo (asientos: cliente, importe, IVA, cuentas) | Golfmanager → fichero | Generar el archivo de contabilidad |
Fichero de exportación (que descargas) | Fichero → A3 | Importarlo en A3 (a3CON) |
Es una exportación en un solo sentido (de Golfmanager hacia A3) y manual: A3 no devuelve datos a Golfmanager.
Requisitos previos (antes de usar la integración)
Tener el módulo A3 instalado (depende de los módulos de Facturación).
Una cuenta contable por defecto definida en la configuración.
El código de empresa de A3 en cada empresa del club.
Marcar qué tipos de factura se exportan a A3.
Permisos de facturación para configurar y exportar.
Configuración en Golfmanager (paso a paso)
La configuración tiene tres partes.
Parte 1 — Cuenta contable por defecto
Accede a Golf Manager.
Ve a Configuración > Configuración de A3 (dentro de Facturación).
Introduce la Cuenta contable por defecto.
Guarda los cambios.
Parte 2 — Código de empresa A3
Ve a Empresas.
Edita cada empresa del club.
Rellena el campo Company Code A3 (código de 5 dígitos).
Guarda.
Parte 3 — Tipos de factura a exportar
Ve a Tipos de factura.
Edita cada tipo que quieras llevar a A3.
Activa la casilla Export A3.
Guarda.
⚠️ Si no defines la cuenta contable por defecto, la exportación no se ejecutará y te avisará. Y solo se exportarán las facturas de los tipos con "Export A3" activado.
Detalle de cada campo de configuración
Cuenta contable por defecto
Descripción: la cuenta contable que se usa cuando un cliente no tiene cuenta contable propia.
Impacto en el sistema: es obligatoria para exportar; si está vacía, la exportación no se ejecuta y se muestra un aviso.
Comportamiento: en cada apunte, si el cliente tiene su propia cuenta se usa esa; si no, se usa esta cuenta por defecto.
Ejemplo de uso: una cuenta general de clientes (por ejemplo, una cuenta del grupo 430), según tu plan contable.
Company Code A3 (código de empresa)
Descripción: el código que identifica tu empresa dentro de A3 (5 dígitos, de 00001 a 99999). Se rellena en cada empresa.
Impacto en el sistema: indica a qué empresa de A3 pertenecen los asientos; debe coincidir con el código de esa empresa en A3.
Comportamiento: se incluye en cada línea del fichero de exportación.
Ejemplo de uso: si en A3 tu empresa es la
00001, pon00001en el campo Company Code A3 de esa empresa.
Export A3 (en cada tipo de factura)
Descripción: una casilla que marca si ese tipo de factura se incluye en la exportación a A3.
Impacto en el sistema: filtra qué facturas entran. Solo se exportan las facturas cuyo tipo tiene esta casilla activada.
Comportamiento: al exportar, se recogen únicamente las facturas de tipos con "Export A3" activado y con importe distinto de 0, dentro del rango (y empresa) elegidos.
Ejemplo de uso: actívala en los tipos que llevas a contabilidad (factura, factura simplificada, abono…) y déjala desactivada en los que no.
Cómo se genera la exportación (paso a paso)
Accede a Facturas (listado de facturas).
Abre el menú de acciones (opciones / "más") y pulsa Exportar A3.
En el cuadro de diálogo, introduce: Inicio (obligatorio), Fin (opcional), Empresa (opcional) y Tipo (obligatorio).
Pulsa Exportar.
Se descarga el fichero de exportación.
Impórtalo en A3 (o entrégalo a tu gestoría para que lo importe).
Qué ocurre / comportamiento del sistema: Golfmanager recopila las facturas del rango de fechas indicado, de los tipos marcados para exportar y con importe distinto de 0 (filtradas por empresa si la indicas), construye un fichero de texto con el formato que espera A3 y lo descarga en tu equipo. La exportación no modifica nada en Golfmanager: tus facturas quedan igual. Al importarlo en A3, las cuentas que aún no existan se dan de alta automáticamente en el plan contable.
Detalle de los campos del cuadro de exportación
Inicio
Descripción: la fecha desde la que se exportan las facturas.
Impacto en el sistema: marca el primer día del periodo a exportar. Es obligatorio.
Comportamiento: si no lo rellenas, la exportación no se ejecuta y avisa.
Ejemplo de uso: para el cierre de junio, pon el 1 de junio.
Fin
Descripción: la fecha hasta la que se exportan las facturas.
Impacto en el sistema: marca el último día del periodo. Es opcional.
Comportamiento: si lo dejas vacío, se exporta solo el día de inicio. Debe ser posterior a la fecha de inicio.
Ejemplo de uso: para el cierre de junio, pon el 30 de junio.
Empresa
Descripción: filtro para exportar las facturas de una sola empresa.
Impacto en el sistema: limita la exportación a la empresa elegida.
Comportamiento: si lo dejas vacío, se exportan las facturas de todas las empresas.
Ejemplo de uso: si el club tiene varias empresas y solo quieres traspasar una, selecciónala aquí.
Tipo
Descripción: qué contenido incluye el fichero. Es obligatorio y tiene cuatro opciones.
Impacto en el sistema: determina el tipo de asientos/datos que se generan.
Comportamiento y opciones:
Exportar a a3: el asiento contable completo de las facturas.
Exportar con IVA: los apuntes con IVA.
Exportar sin IVA: los apuntes sin IVA.
Cabeceras con IVA: las cabeceras de IVA.
Ejemplo de uso: para el traspaso habitual a la gestoría, usa Exportar a a3; las demás opciones sirven para casos específicos según cómo trabaje tu contabilidad.
Limitaciones a tener en cuenta
Es una exportación manual y en un sentido: generas un fichero y lo importas en A3. No es una sincronización automática.
Requiere configurar la cuenta por defecto, el código de empresa y los tipos de factura a exportar.
Solo entran las facturas de tipos marcados con "Export A3" y con importe distinto de 0.
Cuidado con importar dos veces el mismo periodo en A3: duplicaría los asientos.
El traspaso correcto depende de que las cuentas (cliente, subfamilias) y el código de empresa estén bien configurados.
Preguntas frecuentes
¿Qué es A3 y qué hace exactamente esta integración?
A3 (también llamado a3CON, de Wolters Kluwer) es un programa de contabilidad muy usado en España. La integración genera un fichero con tus facturas de Golfmanager para que lo importes en A3, de modo que la contabilidad quede registrada sin teclear los asientos a mano.
¿Es automática o tengo que generarla yo?
Es manual: la lanzas tú cuando quieras (lo habitual es una vez al mes, al cierre) desde el listado de Facturas, con la acción Exportar A3. Golfmanager no envía nada a A3 por su cuenta.
¿Qué tengo que configurar antes de la primera exportación?
Tres cosas: (1) la Cuenta contable por defecto en Configuración de A3; (2) el Company Code A3 (código de empresa de 5 dígitos) en cada empresa; y (3) la casilla Export A3 activada en los tipos de factura que quieras llevar a contabilidad.
¿Dónde se genera la exportación?
En el listado de Facturas, desde el menú de acciones (opciones / "más"), pulsando Exportar A3. Se abre un cuadro donde eliges fechas, empresa y tipo.
¿Qué archivo se descarga y qué hago con él?
Se descarga un fichero de exportación con el formato que espera A3. Lo importas en A3 (a3CON), o se lo entregas a tu gestoría para que lo importe.
Me aparece un aviso de que debo configurar la cuenta contable por defecto. ¿Qué hago?
Significa que falta ese dato. Ve a Configuración > Configuración de A3, rellena la Cuenta contable por defecto, guarda y vuelve a intentar la exportación.
He exportado un periodo pero faltan facturas en el fichero. ¿Por qué?
Una factura solo entra si se cumplen todas estas condiciones: su tipo tiene la casilla Export A3 activada, su importe es distinto de 0, su fecha está dentro del rango elegido y (si filtras por empresa) pertenece a esa empresa. Revisa, sobre todo, que el tipo de factura está marcado para exportar.
¿Qué diferencia hay entre las cuatro opciones de "Tipo"?
Exportar a a3 genera el asiento contable completo (la opción habitual). Exportar con IVA y Exportar sin IVA generan los apuntes con o sin IVA, respectivamente. Cabeceras con IVA genera las cabeceras de IVA. Si no estás seguro, usa Exportar a a3; las demás cubren necesidades concretas de tu contabilidad.
¿Puedo exportar solo una de mis empresas?
Sí. En el cuadro de exportación, selecciona la Empresa que quieras. Si dejas ese campo vacío, se exportan las facturas de todas las empresas.
¿Qué pasa si dejo la fecha "Fin" vacía?
Se exporta solo el día de inicio. Si quieres un periodo (por ejemplo, un mes completo), rellena también la fecha de fin; debe ser posterior a la de inicio.
¿Qué cuenta contable se usa para cada cliente?
Si el cliente tiene su propia cuenta contable, se usa esa. Si no la tiene, se usa la cuenta contable por defecto que configuraste. Las cuentas de ingresos se toman de las subfamilias de los productos.
¿Para qué sirve el "Company Code A3" y dónde lo pongo?
Es el código de empresa (5 dígitos) que identifica tu empresa dentro de A3. Se rellena en cada empresa de Golfmanager y debe coincidir con el código de esa empresa en A3, para que los asientos entren en la empresa correcta.
Las cuentas de mis clientes no existen aún en A3. ¿Tengo que crearlas antes?
No es necesario: al importar el fichero, A3 da de alta automáticamente en el plan contable las cuentas que no existan. Si una cuenta ya existe, A3 no cambia su descripción.
¿Puedo volver a exportar el mismo periodo?
Sí, puedes generar el fichero las veces que quieras. Pero ten cuidado de no importarlo dos veces en A3, porque duplicaría los asientos. La recomendación es importar cada periodo una sola vez.
¿La exportación cambia algo en mis facturas de Golfmanager?
No. La exportación solo genera el fichero para descargar; no modifica ni marca tus facturas en Golfmanager.
¿Cada cuánto conviene exportar?
Lo más habitual es una vez por periodo de cierre (normalmente mensual), coincidiendo con el traspaso a la gestoría. Puedes elegir el rango de fechas que necesites en cada exportación.