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¿Qué es esta integración?
La integración con Xero conecta Golfmanager con el software de contabilidad Xero. Envía los totales de ventas y pagos del día a Xero como asientos manuales en borrador, agrupados, para que el club los revise y apruebe dentro de Xero. La conexión es directa (te autenticas una vez en Xero y autorizas a Golfmanager).
Xero es un programa de contabilidad en la nube. Un asiento manual en borrador es un apunte contable que llega a Xero pendiente de tu revisión: lo compruebas y lo apruebas antes de que quede registrado.
¿Qué problema resuelve?
Elimina la introducción manual de las ventas y pagos en la contabilidad.
Resumen diario: envía los totales agrupados, no factura a factura, más fácil de cuadrar.
Tú tienes el control: los asientos llegan en borrador y los apruebas en Xero.
Reduce errores y ahorra tiempo en el cierre.
¿Qué sistemas conecta y en qué dirección viajan los datos?
Conecta Golfmanager con Xero, en un solo sentido:
Golfmanager envía los totales del día a Xero como asientos en borrador.
La primera vez tendrás que iniciar sesión en Xero y autorizar la conexión; después, el envío es directo.
Xero no devuelve datos a Golfmanager.
¿Qué información se envía?
Dato | Qué incluye |
Ventas del día | Totales agrupados por familia (código de familia = cuenta) con su tipo de IVA |
Pagos del día | Totales por forma de pago |
Todo viaja como un asiento manual en borrador por día hacia Xero (con el concepto "Golf Manager-fecha").
Requisitos previos (antes de activar la integración)
Tener una cuenta de Xero.
Tener el módulo Xero instalado, junto con los módulos de facturación.
Una aplicación registrada en el portal de desarrolladores de Xero, que te da el Client ID y el Client Secret.
Tener alineadas las cuentas, familias e impuestos entre Golfmanager y Xero (ver configuración).
Permisos de administración para configurar.
Cómo se configura (paso a paso)
Paso 1 — Datos de conexión
Accede a la configuración de Xero en Golfmanager.
Introduce el Client ID y el Client Secret de tu aplicación de Xero.
Indica la URL de redirección (debe coincidir exactamente con la de tu app en el portal de Xero).
Introduce el Scope (los permisos de acceso); debe incluir
offline_access.Guarda los cambios.
Paso 2 — Alinear cuentas, familias e impuestos
Para que los asientos se creen bien, los datos deben coincidir exactamente entre Golfmanager y Xero:
En Golfmanager | En Xero |
Código y nombre de la familia | Cuenta (código y nombre) con su tipo de IVA |
Nombre de la forma de pago | Cuenta con el mismo nombre, exenta de IVA (0%) |
Tipos de IVA (nombre y %) | Tasas de impuesto con el mismo nombre y porcentaje |
Paso 3 — Autorizar la conexión
Entra en la pantalla "Diario de Xero", elige una fecha y pulsa "Enviar diario".
La primera vez, se te pedirá iniciar sesión en Xero y autorizar a Golfmanager. Después, el envío es directo.
⚠️ La coincidencia debe ser exacta: si el código, el nombre o el impuesto no son idénticos en ambos sistemas, los asientos no se crearán correctamente. Conviene preparar este mapeo con la gestoría antes de empezar.
Explicación de cada campo
A continuación se describe cada campo de la integración: dónde está, qué significa, su impacto en el sistema y un ejemplo de uso (qué ocurre cuando se utiliza y cómo se comporta el sistema).
A) Configuración de Xero
1. Client ID y 2. Client Secret
Descripción: las credenciales de tu aplicación de Xero (del portal de desarrolladores).
Impacto en el sistema: imprescindibles para conectar con Xero.
Ejemplo de uso: los copias de tu app en el portal de Xero.
Qué ocurre cuando se utiliza: se usan para autorizar la conexión y enviar los asientos.
Comportamiento del sistema: si faltan, aparece "Error: falta el payload en la configuración de Xero" (Client ID) o "Error: falta el campo usuario en la configuración de Xero" (Client Secret).
3. URL de redirección
Descripción: la dirección a la que Xero devuelve al usuario tras autorizar.
Impacto en el sistema: debe coincidir exactamente con la configurada en la app de Xero.
Ejemplo de uso: pones la misma URL en Golfmanager y en el portal de Xero.
Qué ocurre cuando se utiliza: al autorizar, Xero te devuelve a esa dirección.
Comportamiento del sistema: si falta, aparece "Error: falta el campo secreto en la configuración de Xero"; si no coincide con la de Xero, la autorización falla.
4. Scope
Descripción: los permisos de acceso que se piden a Xero.
Impacto en el sistema: debe incluir
offline_accesspara mantener la conexión sin volver a iniciar sesión cada vez.Ejemplo de uso: introduces los permisos que te indique tu equipo de implantación (con
offline_access).Qué ocurre cuando se utiliza: define qué puede hacer Golfmanager en tu Xero.
Comportamiento del sistema: si falta, aparece "Error: falta el campo scope en la configuración de Xero"; si no incluye
offline_access, aparece "Xero no devolvió un token de actualización. Añade 'offline_access' al campo Scope e inténtalo de nuevo".
B) En el "Diario de Xero"
Nombre del campo: Fecha.
Descripción: el día cuyas ventas y pagos quieres enviar.
Impacto en el sistema: se envía un asiento con los totales de ese día.
Ejemplo de uso: seleccionas el día anterior y pulsas "Enviar diario".
Qué ocurre cuando se utiliza: se crea en Xero el asiento en borrador con las ventas y pagos de esa fecha.
Comportamiento del sistema: si la dejas vacía, aparece "La fecha no debe estar vacía"; si ese día no tiene movimientos, avisa de que "no hay datos disponibles para enviar".
C) En el registro de envíos
Cada envío queda registrado con: el Estado (correcto o fallido), el Error (detalle si falló) y la fecha del diario enviado. Comportamiento: es de solo lectura y sirve para revisar el histórico y diagnosticar.
Cómo se usa en el día a día
Entra en la pantalla "Diario de Xero".
Elige la fecha que quieres enviar y pulsa "Enviar diario".
La primera vez, autoriza la conexión iniciando sesión en Xero.
Golfmanager envía los totales del día a Xero como asiento manual en borrador. Verás el mensaje "Diarios enviados a Xero".
En Xero, revisa y aprueba ese asiento.
⚠️ No reenvíes la misma fecha sin necesidad: el sistema no evita duplicados, así que enviar dos veces el mismo día crea dos asientos en Xero.
Registro de envíos
Cada envío a Xero queda registrado (correcto o fallido), con la fecha del diario y el detalle del error si lo hubo. Es la primera pantalla a revisar cuando un envío no se ha completado.
Variante: exportación de facturas a CSV
Además de la conexión directa, existe una variante que exporta las facturas a un fichero CSV compatible con Xero, para importarlo manualmente. Desde el listado de facturas, seleccionas las facturas y usas la acción "Exportar Xero"; se descarga el fichero xeroInvoices.csv. Esta variante no necesita conexión con Xero (no usa la autorización). Es útil si prefieres trabajar con facturas en un fichero en lugar de con asientos diarios. Tu equipo de implantación te indicará cuál se ajusta a tu caso.
Limitaciones a tener en cuenta
El mapeo debe ser exacto: familias, cuentas, formas de pago e impuestos tienen que coincidir entre Golfmanager y Xero.
Es una exportación en un sentido: Golfmanager envía a Xero; Xero no devuelve datos.
Es manual y por día: eliges una fecha y la envías; no es automática.
No evita duplicados: reenviar la misma fecha crea otro asiento.
Requiere autorizar la conexión (iniciar sesión en Xero) la primera vez, y volver a conectarse si la sesión caduca.
Los asientos llegan en borrador: hay que aprobarlos en Xero.
Depende de Xero: si el servicio no está disponible, no se puede enviar en ese momento.
Preguntas frecuentes
La autorización con Xero falla.
Lo más habitual es que la URL de redirección no coincida con la de tu app de Xero, o que el Client ID/Secret no sean correctos. Aparecen avisos como "Xero no devolvió un token de acceso. Comprueba el Client ID, el Client Secret y la Redirect URI en la configuración". Pon la misma URL en Golfmanager y en el portal de Xero y revisa las credenciales.
Aparece "Xero no devolvió un token de actualización…".
Falta el permiso offline_access en el Scope. Añádelo al campo Scope y vuelve a autorizar.
Aparecen errores del tipo "falta el campo… en la configuración de Xero".
No has rellenado alguno de los datos de conexión (Client ID, Client Secret, URL de redirección o Scope). Complétalos en la configuración de Xero.
Aparece "la sesión de Xero ha caducado".
La conexión ha expirado. Vuelve a la pantalla "Diario de Xero" y autoriza de nuevo iniciando sesión en Xero.
Los asientos no se crean en Xero.
Casi siempre es porque las familias, cuentas o impuestos no coinciden. Revisa que el código, el nombre y el IVA sean idénticos en ambos sistemas y que las cuentas existan en Xero.
Una forma de pago no cuadra.
La cuenta de esa forma de pago en Xero debe ser exenta de IVA (0%) y llamarse igual que en Golfmanager. Créala así en Xero.
Dice que no hay datos para enviar.
Ese día no tiene ventas ni pagos. Elige una fecha con movimientos.
He enviado la misma fecha dos veces.
El sistema no evita duplicados: se habrán creado dos asientos en Xero. Revísalos en Xero y elimina el que sobre (siguen en borrador hasta que los apruebes).
¿Se envían las facturas una a una?
No. La conexión directa envía un asiento diario con los totales agrupados (ventas por familia y pagos por forma de pago). Si necesitas trabajar factura a factura, usa la variante de exportación a CSV.
¿Dónde reviso si un envío fue bien?
En el registro de envíos: muestra el estado (correcto o fallido), la fecha del diario y el detalle del error si lo hubo.
¿Xero devuelve algo a Golfmanager?
No. La integración es de un solo sentido (Golfmanager → Xero). Tú revisas y apruebas los asientos dentro de Xero.
¿Puedo probar antes de operar en real?
Sí. Registra tu app sobre una empresa de demostración de Xero y valida el proceso antes de conectar la empresa real.
Buenas prácticas recomendadas
Prepara el mapeo con la gestoría (familias, cuentas, formas de pago e impuestos) antes de empezar.
Usa una empresa de demostración de Xero para validar el proceso antes de operar en real.
Envía y aprueba el diario en Xero a diario, y evita reenviar la misma fecha.
Incluye
offline_accessen el Scope para no tener que reconectarte continuamente.Mantén el mapeo actualizado si creas nuevas familias o formas de pago.