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¿Qué es esta integración?
La integración con QuickBooks permite enviar tus clientes, facturas y pagos de Golfmanager directamente a QuickBooks Online, el software de contabilidad de Intuit. A diferencia de otras integraciones contables que generan un fichero, esta se conecta directamente con QuickBooks a través de una conexión segura (inicias sesión en QuickBooks y autorizas a Golfmanager una sola vez).
QuickBooks Online es un programa de contabilidad en la nube. Esta integración manda los datos a tu empresa de QuickBooks sin ficheros intermedios: tú lanzas el envío y los datos aparecen en QuickBooks.
¿Qué problema resuelve?
Elimina la introducción manual de clientes y facturas en la contabilidad.
Sin ficheros intermedios: el envío es directo a QuickBooks.
Reduce errores de tecleo en datos, importes y pagos.
Mantiene la coherencia entre lo facturado en Golfmanager y lo contabilizado en QuickBooks.
¿Qué sistemas conecta y en qué dirección viajan los datos?
Conecta Golfmanager con QuickBooks Online, en un solo sentido:
Tú lanzas el envío de clientes o de facturas y pagos, y Golfmanager los crea en QuickBooks.
La primera vez tendrás que iniciar sesión en QuickBooks y autorizar la conexión; después, el envío es directo.
QuickBooks no devuelve datos a Golfmanager: es una exportación.
¿Qué información se exporta?
Dato | Qué incluye |
Clientes | Nombre, dirección, teléfono, email y notas (solo los que tengan la etiqueta de socio) |
Facturas | La factura por su importe total, asociada al cliente y al producto configurado en QuickBooks |
Pagos | El cobro completo de la factura, enlazado a ella en QuickBooks (se crea automáticamente) |
Requisitos previos (antes de activar la integración)
Tener una cuenta de QuickBooks Online.
Tener el módulo QuickBooks instalado, junto con los módulos de clientes y facturación.
Una aplicación registrada en el portal de desarrolladores de Intuit, que te da el Client ID y el Client Secret.
El identificador de tu empresa de QuickBooks (Environment ID / Realm ID).
Permiso de uso de QuickBooks para acceder a la pantalla y lanzar los envíos.
Cómo se configura (paso a paso)
Paso 1 — Registrar la app en el portal de Intuit
Accede al portal de desarrolladores de Intuit y crea/usa una app conectada a tu empresa de QuickBooks.
Anota el Client ID y el Client Secret (en "Keys & Credentials").
Configura la URL de redirección de la app (debe coincidir exactamente con la que pondrás en Golfmanager).
Anota el identificador de empresa (Environment ID / Realm ID).
Paso 2 — Configurar QuickBooks en Golfmanager
Accede a Golfmanager con un usuario con permiso de QuickBooks.
Entra en la configuración de QuickBooks.
Introduce el Client ID, el Client Secret, el Identificador de empresa, la URL de redirección y el Scope (permisos de acceso).
Indica la Etiqueta de socio (solo se exportan los clientes con esa etiqueta) y el Nombre de producto en QuickBooks (el producto con el que se relacionan las facturas).
Guarda los cambios.
Paso 3 — Etiquetar a los socios
Añade la etiqueta de socio a los clientes que quieras exportar a QuickBooks.
Guarda los cambios. (Los clientes sin esa etiqueta no se envían.)
⚠️ La URL de redirección debe ser idéntica en Golfmanager y en el portal de Intuit, o la autorización fallará. Y recuerda: solo se sincronizan los clientes con la etiqueta de socio configurada.
Explicación de cada campo
A continuación se describe cada campo de la integración: dónde está, qué significa, su impacto en el sistema y un ejemplo de uso (qué ocurre cuando se utiliza y cómo se comporta el sistema).
A) Conexión con QuickBooks (configuración)
1. Client ID y 2. Client Secret
Descripción: las credenciales de tu app en el portal de Intuit que autorizan a Golfmanager a conectarse con tu QuickBooks.
Impacto en el sistema: son obligatorias. Sin ellas no se puede autorizar ni exportar.
Ejemplo de uso: copias el Client ID y el Client Secret de "Keys & Credentials" de tu app.
Qué ocurre cuando se utiliza: se usan para iniciar sesión y obtener el permiso de acceso a QuickBooks.
Comportamiento del sistema: si faltan o son incorrectas, aparece un error indicando que falta el Client ID o el Client Secret y no se conecta.
3. Identificador de empresa (Environment ID / Realm ID)
Descripción: el identificador único de tu empresa en QuickBooks Online.
Impacto en el sistema: es obligatorio. Indica a qué empresa de QuickBooks se envían los datos.
Ejemplo de uso: lo copias del portal de Intuit y lo pegas aquí.
Qué ocurre cuando se utiliza: los clientes y facturas se crean en esa empresa concreta.
Comportamiento del sistema: si falta o es incorrecto, la exportación falla.
4. URL de redirección
Descripción: la dirección a la que QuickBooks te devuelve tras iniciar sesión y autorizar.
Impacto en el sistema: es obligatoria y debe coincidir exactamente con la registrada en la app de Intuit.
Ejemplo de uso: pones la misma URL en Golfmanager y en el portal de Intuit.
Qué ocurre cuando se utiliza: al autorizar, QuickBooks te devuelve a Golfmanager y la conexión queda establecida.
Comportamiento del sistema: si no coincide, Intuit rechaza la autorización y no se conecta.
5. Scope
Descripción: los permisos de acceso que se solicitan a QuickBooks (por ejemplo, contabilidad y pagos).
Impacto en el sistema: es obligatorio. Define qué puede hacer la integración en QuickBooks.
Ejemplo de uso: indicas el scope de contabilidad (y pagos, si procede).
Qué ocurre cuando se utiliza: al autorizar, QuickBooks concede esos permisos.
Comportamiento del sistema: si el scope no es el adecuado, algunas operaciones podrían no autorizarse.
B) Qué se sincroniza (configuración)
6. Etiqueta de socio
Descripción: el nombre de la etiqueta que marca qué clientes se exportan.
Impacto en el sistema: es obligatoria. Solo se envían a QuickBooks los clientes que tengan esa etiqueta.
Ejemplo de uso: etiquetas como "Socio" a los clientes que deben ir a contabilidad.
Qué ocurre cuando se utiliza: al enviar clientes, solo viajan los que llevan la etiqueta.
Comportamiento del sistema: un cliente sin la etiqueta nunca se exporta, aunque tenga facturas.
7. Nombre de producto en QuickBooks
Descripción: el nombre del producto (artículo) de QuickBooks con el que se relacionan las facturas exportadas.
Impacto en el sistema: es obligatorio. Golfmanager busca ese producto en QuickBooks para crear la línea de la factura.
Ejemplo de uso: indicas el nombre de un producto que ya existe en tu QuickBooks (por ejemplo, "Ventas Golf").
Qué ocurre cuando se utiliza: cada factura se crea en QuickBooks con su importe sobre ese producto.
Comportamiento del sistema: si el nombre no coincide con un producto de QuickBooks, la factura no se crea correctamente.
C) Marcas internas (en clientes y facturas)
Nombre de los campos: "Enviado a QuickBooks" (en cliente y en factura) e identificador de QuickBooks del cliente.
Descripción: marcas que indican si un cliente o una factura ya se han exportado, y que guardan el identificador del cliente en QuickBooks.
Impacto en el sistema: evitan duplicar. Las facturas solo se envían si su cliente ya está en QuickBooks.
Ejemplo de uso: tras enviar un cliente, queda marcado como enviado y guarda su ID de QuickBooks.
Qué ocurre cuando se utiliza: en envíos posteriores, lo ya enviado no se vuelve a mandar.
Comportamiento del sistema: se rellenan solas; no se editan a mano.
Cómo se usa en el día a día (paso a paso)
Entra en la pantalla de QuickBooks en Golfmanager.
Pulsa "Enviar clientes" para exportar primero los socios (las facturas necesitan que su cliente exista ya en QuickBooks).
La primera vez, se te redirige a QuickBooks para iniciar sesión y autorizar la conexión. Después, vuelves a Golfmanager y el envío continúa solo.
Pulsa "Enviar facturas" para exportar las facturas y sus pagos.
Revisa el resultado: Golfmanager te indica cuántos se enviaron y registra el envío.
En envíos posteriores, al estar ya autorizado, el envío es directo (hasta que la autorización caduque y haya que volver a iniciar sesión).
Consultar las transacciones
En la pantalla de QuickBooks > Transacciones verás el registro de cada envío, con su resultado (correcto o con error) y, si algo falló, el detalle del error. Es la primera pantalla que revisar cuando un cliente o una factura no aparece en QuickBooks.
Limitaciones a tener en cuenta
Es una exportación en un sentido: Golfmanager envía a QuickBooks; QuickBooks no devuelve datos.
Solo se exportan los clientes con la etiqueta de socio configurada.
Primero los clientes, luego las facturas: una factura solo se envía si su cliente ya está en QuickBooks.
La factura se envía por su total sobre el producto configurado (no se desglosa por líneas ni por impuestos).
Cada factura genera su pago completo en QuickBooks de forma automática.
No se sincronizan abonos/notas de crédito ni se borra nada en QuickBooks si lo borras en Golfmanager.
Requiere autorizar la conexión la primera vez y volver a hacerlo cuando caduque.
Depende de QuickBooks Online: si el servicio no está disponible, no se puede exportar en ese momento.
Preguntas frecuentes
La autorización con QuickBooks falla.
Casi siempre es porque la URL de redirección de Golfmanager y la del portal de Intuit no son idénticas. Ponlas exactamente iguales (sin diferencias de mayúsculas, barras o dominio) y vuelve a intentarlo.
Un cliente no se exporta.
Lo más habitual es que no tenga la etiqueta de socio, o que ya se hubiera enviado antes. Añade la etiqueta de socio al cliente; si ya estaba enviado, no se vuelve a mandar para no duplicar.
Me da un error de credenciales o de configuración.
Aparecen mensajes del tipo "falta el campo Client ID/Client Secret/…" cuando algún dato de la configuración está vacío o es incorrecto. Revisa el Client ID, el Client Secret y el identificador de empresa en la app de Intuit y vuelve a guardarlos en Golfmanager.
La factura no se crea bien en QuickBooks.
Suele ser porque el "Nombre de producto en QuickBooks" no coincide con un producto real de tu QuickBooks, o porque el cliente de la factura aún no se había enviado. Comprueba el nombre del producto y envía primero el cliente.
¿Por qué tengo que enviar los clientes antes que las facturas?
Porque la factura se asocia al cliente ya creado en QuickBooks. Si el cliente no se ha exportado, su factura se queda pendiente hasta que lo envíes.
¿Se crea también el pago de la factura?
Sí. Por cada factura exportada, la integración crea en QuickBooks un pago completo enlazado a esa factura, de modo que queda como cobrada.
¿Se envía el desglose de líneas y los impuestos de la factura?
La factura se crea en QuickBooks por su importe total sobre el producto configurado; no se envían las líneas una a una ni un desglose detallado de impuestos. Si necesitas ese nivel de detalle, deberás gestionarlo en QuickBooks.
¿Se puede reenviar algo que ya se envió?
No de forma normal: los clientes y facturas enviados quedan marcados como enviados para no duplicar en QuickBooks. Solo se envían los que aún están pendientes.
¿Qué pasa si el envío falla a mitad?
Los que se enviaron correctamente quedan marcados como enviados; los que fallaron no se marcan y se reintentan en el siguiente envío. En Transacciones verás cuáles dieron error y por qué.
¿Tengo que volver a iniciar sesión en QuickBooks cada cierto tiempo?
Sí. La autorización se renueva sola durante un tiempo, pero caduca pasado un periodo; cuando lo haga, al lanzar un envío se te pedirá iniciar sesión y autorizar de nuevo. Es un proceso de un par de clics.
¿Dónde compruebo el resultado de los envíos?
En QuickBooks > Transacciones. Cada envío deja un registro con su estado (correcto o con error) y el detalle del fallo si lo hubo.
¿Se envían abonos o notas de crédito?
No. La integración exporta clientes, facturas y sus pagos. Los abonos/notas de crédito y las devoluciones no se sincronizan; gestiónalos en QuickBooks si los necesitas.
Si borro o cambio un cliente/factura ya enviado, ¿se actualiza en QuickBooks?
No. Una vez exportado, el registro en QuickBooks no se borra ni se modifica desde Golfmanager. Cualquier corrección posterior se hace en QuickBooks.
¿Cómo identifica QuickBooks a cada cliente?
Por su nombre (más su dirección). Conviene que los nombres de los socios sean correctos y no estén duplicados para evitar confusiones en QuickBooks.
¿Necesito un permiso especial para usar la integración?
Sí, el permiso de uso de QuickBooks. Tu administrador lo asigna a los perfiles que deban acceder a la pantalla y lanzar los envíos.
Buenas prácticas recomendadas
Configura la app de Intuit (Client ID, Secret, URL de redirección) con cuidado antes de empezar.
Usa la etiqueta de socio para controlar qué clientes se sincronizan.
Envía primero los clientes y después las facturas.
Haz una primera prueba con pocos clientes/facturas y valídala en QuickBooks.
Mantén bien definido el producto de QuickBooks que recibe las ventas.
Revisa las Transacciones tras cada envío para detectar errores a tiempo.