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¿Qué es el módulo de Escuela?
El módulo de Escuela permite gestionar en Golfmanager toda la actividad formativa del club: cursos (grupos con varias clases), clases particulares, profesores, faltas y recuperaciones de alumnos, y el contenido pedagógico mediante ejercicios y planificaciones.
Además, cada profesor dispone de su propia agenda/app de clases, desde la que gestiona sus clases, marca faltas, sube archivos y evaluaciones a los alumnos y añade recuperaciones.
El módulo se divide en dos zonas: la zona de usuarios (Menú Principal > Escuela), donde se trabaja a diario, y la zona de configuración (Menú Configuración > Escuela), donde se definen opciones generales, tipos de curso, ejercicios y planificaciones.
¿Qué problema resuelve?
Centraliza la escuela en un solo lugar: cursos, clases, alumnos, cobros y profesores.
Ahorra trabajo manual: las clases de un curso se pueden generar automáticamente al guardarlo y los cursos se pueden copiar de un periodo a otro.
Grupos homogéneos: la inscripción online valida el nivel del alumno frente al nivel mínimo y máximo del curso.
Autonomía del profesor: gestiona su agenda, faltas, recuperaciones, archivos y evaluaciones desde su app.
Más ventas: permite ofrecer extras durante la inscripción online a un curso.
Funcionalidades que ofrece
Funcionalidad | Para qué sirve |
Cursos | Crear grupos con fechas, horario, días, plazas, nivel, edad, género, profesor, instalación y alumnos |
Generación automática de clases | Crear todas las clases del curso al guardarlo |
Copiar curso | Replicar un curso a otro periodo, con o sin participantes, copiando las clases con la hora |
Clases particulares | Gestionar clases individuales |
Profesores y app del profesor | Dar de alta profesores y darles acceso a su agenda de clases |
Faltas y recuperaciones | Registrar ausencias recuperables o no recuperables y recuperarlas en otra clase |
Archivos y evaluaciones | Compartir fotos, vídeos y evaluaciones con el alumno en su perfil |
Ejercicios y planificaciones | Definir el contenido de las sesiones y asignarlo a los cursos |
¿Qué secciones incluye y cómo se relacionan?
Zona de usuarios (Menú Principal > Escuela):
Cursos: grupos con sus clases, alumnos, ventas y cuotas.
Clases particulares: clases individuales.
Faltas: listado de ausencias marcadas por los profesores y su estado de recuperación.
Profesores: fichas de los profesores y acceso a su app de clases.
Zona de configuración (Menú Configuración > Escuela):
Configuración: opciones generales de la escuela.
Tipos de curso: plantillas que definen área, tipo de reserva, duración, facturación, plazas y publicación online.
Ejercicios: biblioteca de ejercicios con imágenes.
Planificaciones: sesiones formadas por ejercicios, asignables a cursos.
🔗 Flujo general: Tipo de reserva → Tipo de curso → Curso → Clases generadas → Alumnos inscritos → El profesor gestiona las clases desde su app (faltas, recuperaciones, archivos, evaluaciones y planificación).
Requisitos previos
Tener el módulo de Escuela activo en tu instalación.
Crear al menos un tipo de curso antes de crear cursos (el tipo es un campo obligatorio del curso).
Dar de alta a los profesores con su email, necesario para que inicien sesión en su app y reciban los emails de confirmación de clases.
Para evaluaciones: tener contratado el módulo de formularios.
Para planificaciones: instalar el módulo Planificaciones desde Menú Configuración > Sistema > App Market.
Para la inscripción online: que el tipo de curso tenga activado Publicar apúntate. Por defecto el cliente debe estar registrado y conectado, salvo que el tipo de curso tenga activado Permitir apuntarse anónimo.
Cómo se configura (paso a paso)
Paso 1 — Configuración general
Accede a Menú Configuración > Escuela > Configuración.
Decide si activar Email inscripción a curso desde admin.
Activa Apuntarse a cursos online si quieres permitir inscripciones desde la zona de clientes.
Activa Generar clases al guardar el curso para que las clases se creen automáticamente.
Opcional: activa Mostrar email/teléfono de alumno en la sección de Profesor.
Ajusta los umbrales de color (rojo/naranja).
Guarda los cambios.
Paso 2 — Tipos de curso
Accede a Menú Configuración > Escuela > Tipos de curso.
Pulsa Nueva y completa Nombre y Área (obligatorios).
Configura Tipo de reserva (sin producto asignado), Duración, Fecha de fin, Festivos, la forma de cobro (Producto inscripción, Cuota o Producto por clase) y Número de plazas.
Si se ofrece online, activa Publicar apúntate y completa imagen y descripciones.
Guarda los cambios.
Paso 3 — Profesores
Accede a Menú Principal > Escuela > Profesores y pulsa Nuevo.
Completa imagen, nombre, email y teléfono.
Desde la ficha, usa Acciones > Enviar email de acceso para que el profesor cree su contraseña.
Paso 4 — Ejercicios y planificaciones (opcional)
Instala el módulo Planificaciones desde Menú Configuración > Sistema > App Market.
Crea tus ejercicios en Menú Configuración > Escuela > Ejercicios.
Crea tus planificaciones y sesiones en Menú Configuración > Escuela > Planificaciones.
⚠️ Recomendación: configura primero los tipos de curso y los profesores; sin ellos no podrás crear cursos completos.
Los campos de configuración en detalle
Ubicación: Menú Configuración > Escuela > Configuración
1) Email inscripción a curso desde admin
• Nombre del campo: Email inscripción a curso desde admin
• Descripción: Activa o desactiva el envío de email cuando se inscribe a un alumno en un curso desde administración.
• Impacto en el sistema: Controla si el alumno recibe comunicación al inscribirlo el club.
• Ejemplo de uso: lo activas para que el alumno reciba confirmación al apuntarlo desde recepción.
Qué ocurre cuando se utiliza: al inscribir desde admin se envía el email.
Comportamiento del sistema: desactivado, la inscripción desde admin no envía email.
2) Apuntarse a cursos online
• Nombre del campo: Apuntarse a cursos online
• Descripción: Permite que los clientes se inscriban a cursos desde la zona de clientes.
• Impacto en el sistema: Habilita la inscripción online en los tipos de curso que tengan activado Publicar apúntate.
• Ejemplo de uso: lo activas para abrir la inscripción de un trimestre en la web.
Qué ocurre cuando se utiliza: los cursos publicados aparecen en la zona de clientes (salvo los marcados como Ocultar en listado online).
Comportamiento del sistema: solo podrán inscribirse clientes cuyo nivel encaje con el del curso.
3) Generar clases al guardar el curso
• Nombre del campo: Generar clases al guardar el curso
• Descripción: Crea automáticamente las clases al guardar un curso nuevo.
• Impacto en el sistema: Las clases se generan según fechas, horario y días de la semana del curso.
• Ejemplo de uso: creas un curso de lunes y miércoles de enero a marzo y todas las clases quedan creadas.
Qué ocurre cuando se utiliza: en la pestaña Clases del curso aparecen las clases generadas.
Comportamiento del sistema: desactivado, las clases deben crearse manualmente.
4) Mostrar email/teléfono de alumno en la sección de Profesor
• Nombre del campo: Mostrar email/teléfono de alumno en la sección de Profesor
• Descripción: Muestra el email y teléfono de los alumnos en la app del profesor.
• Impacto en el sistema: El profesor puede contactar directamente con sus alumnos.
• Ejemplo de uso: lo activas para que el profesor avise de un cambio de horario.
Qué ocurre cuando se utiliza: en cada clase se ven los datos de contacto registrados del alumno.
Comportamiento del sistema: solo se muestran si el alumno tiene esos datos en su ficha.
5) Umbrales de color (rojo / naranja)
• Nombre del campo: Porcentaje desocupación rojo/naranja, Número de alumnos alta rojo/naranja, Número de alumnos baja rojo/naranja, Número de cursos rojo/naranja
• Descripción: Valores a partir de los cuales los indicadores de la escuela se muestran en rojo o naranja.
• Impacto en el sistema: Ayudan a detectar visualmente desocupación, altas, bajas y número de cursos.
• Ejemplo de uso: defines un porcentaje de desocupación a partir del cual el indicador pase a rojo.
Qué ocurre cuando se utiliza: los indicadores cambian de color al superar los umbrales.
Comportamiento del sistema: no afectan a reservas ni cobros; son solo visuales.
Tipos de curso: campos en detalle
Ubicación: Menú Configuración > Escuela > Tipos de curso
1) Nombre (obligatorio)
• Descripción: Nombre del tipo de curso.
2) Área (obligatorio)
• Descripción: Selecciona un área del desplegable o crea una nueva.
• Impacto en el sistema: Filtra los recursos y tipos de reserva disponibles en los siguientes campos.
3) Tipo de reserva
• Descripción: Selecciona un tipo de reserva del desplegable o crea uno nuevo. Es el tipo de reserva con el que se generan las clases del curso y no debe tener ningún producto asignado.
4) Formato del nombre
• Descripción: Personaliza cómo se generan los nombres de los cursos.
• Ejemplo de uso: combina las claves {type} {date} {year} {time} {endDate} {endTime} {resource} {daysOfWeek}.
5) Duración
Duración: duración del curso (segundos, minutos, horas o días).
Fecha de fin: fecha de fin seleccionable.
Festivos: Aplicar en festivos o No aplicar en festivos.
6) Facturación
Producto inscripción (opcional): genera una venta en el momento en que el alumno se inscribe en el curso (por ejemplo, un curso trimestral).
Cuota (opcional): se cobra al alumno de forma periódica mientras está inscrito.
Producto por clase (opcional): al inscribir a un alumno se genera una única venta, cuyo importe es el precio del producto multiplicado por el número de clases del curso. Útil cuando los grupos tienen un número distinto de clases en el mismo periodo.
⚠️ El producto se configura en el tipo de curso, no en el tipo de reserva. Si el tipo de reserva tiene producto, se genera una venta por cada clase, además de la inscripción al curso.
7) Número de plazas
• Descripción: Número máximo de alumnos por curso de este tipo. Se puede ajustar después en cada curso.
8) Etiqueta que asigna
• Descripción: Etiqueta de cliente que el sistema añade a cada participante del grupo.
9) Inscripción online
Publicar apúntate: publica este tipo de curso en la zona de clientes para que se puedan inscribir online.
Permitir apuntarse anónimo: permite inscribirse sin iniciar sesión.
Ocultar en listado online: el tipo de curso no aparece en el listado público de cursos.
10) Presentación online
Imagen, Descripción y Descripción larga: contenido que ve el cliente al consultar el curso en la zona de clientes.
Etiquetas de tipo de curso: permiten clasificar y agrupar los tipos de curso.
11) Etiqueta de extras
• Descripción: Etiqueta de producto que vincula el tipo de curso con productos extra.
• Impacto en el sistema: al inscribirse online, se ofrecen al cliente los productos que tengan esa misma etiqueta.
• Ejemplo de uso: añades la etiqueta Black Friday para mostrar promociones durante la inscripción.
ℹ️ Nivel, edad y género no se configuran en el tipo de curso, sino en cada curso.
Cómo se usa en el día a día
Cómo crear un curso
Para crear un curso en Golfmanager V3 se configuran tres elementos, uno detrás de otro:
🔗 Tipo de reserva → Tipo de curso → Curso
1. Tipo de reserva
En Menú Configuración > Reservas > Tipos de reserva, crea o elige el tipo de reserva que se usará para generar las clases del curso.
⚠️ Este tipo de reserva no debe tener ningún producto asignado. Si lo tiene, cada clase se cobra por separado, además de la inscripción al curso.
2. Tipo de curso
En Menú Configuración > Escuela > Tipos de curso, crea el tipo de curso y vincúlale el tipo de reserva del paso anterior.
Aquí también se configura cómo se cobra a los alumnos. Hay tres formas:
Producto inscripción: genera una venta en el momento en que el alumno se apunta.
Cuota: se cobra al alumno de forma periódica mientras está inscrito.
Producto por clase: si el precio del curso debe depender del número de clases. Al inscribir a un alumno se genera una única venta, cuyo importe es el precio del producto multiplicado por el número de clases del curso.
ℹ️ El Producto por clase es útil cuando los grupos tienen un número distinto de clases en el mismo periodo, por ejemplo por los festivos. El cobro sigue siendo una sola venta por alumno. Por eso, el producto va en el tipo de curso y no en el tipo de reserva: en el tipo de reserva se generaría una venta por cada clase.
3. Curso
En Menú Principal > Escuela > Cursos, crea el curso y elige su tipo de curso. El curso queda definido por lo que hayas configurado en él y en su tipo: horario, días de la semana, número de plazas, profesor, instalación, producto de inscripción, etc.
En la pestaña General son obligatorios Nombre, Tipo, Fecha de inicio y Fecha de fin. También puedes indicar:
Hora de inicio, hora de fin y días de la semana.
Número de plazas.
Nivel, nivel mínimo y nivel máximo.
Edad mínima, edad máxima y género (Mixto, Masculino o Femenino).
Recurso profesor y recurso instalación.
Observaciones.
El curso dispone además de las pestañas Clases, Alumnos, Ventas, Cuotas y Alumnos inactivos.
A partir del curso se generan las clases, que son las reservas que verás en la ocupación.
⚠️ Si añades un alumno directamente en una reserva, la cambias de día o haces cualquier otro cambio en ella, ese cambio solo se aplica a esa reserva, no al curso. Los cambios que deban afectar a todo el curso se hacen desde el propio curso.
Comprobaciones antes de empezar
El tipo de reserva vinculado al tipo de curso no tiene producto.
El tipo de curso tiene indicado el Producto inscripción (o la Cuota, si el curso se cobra así).
Crear un curso desde Ocupación
Ubicación: Menú Principal > Reservas > Ocupación
En el calendario de Escuela, haz clic en el día y la hora del curso.
Selecciona el tipo de curso, las fechas de inicio y fin, el horario y los días de la semana.
Pulsa Guardar. Serás redirigido a Cursos.
En la pestaña Clases verás las clases generadas automáticamente.
Validación de nivel al inscribirse online
Al inscribirse online, el nivel del cliente se compara con el nivel mínimo y máximo del curso: solo podrá inscribirse en cursos acordes a su nivel. Así los grupos son homogéneos y el contenido se adapta mejor.
Por defecto el cliente debe estar registrado y conectado. Si el tipo de curso tiene activado Permitir apuntarse anónimo, puede inscribirse sin iniciar sesión.
Copiar un curso
Útil para replicar un curso de un periodo a otro (por ejemplo, del primer al segundo trimestre).
Selecciona el curso a replicar.
En Acciones, selecciona Copiar.
Completa nombre, fechas de inicio y fin, horas de inicio y fin y observaciones.
Marca Generar reservas si quieres que se creen automáticamente y Copiar participantes si quieres mantener los alumnos del curso original.
Pulsa Aceptar.
Clases particulares
Ubicación: Menú Principal > Escuela > Clases particulares
Listado de clases individuales. Desde Acciones puedes enviar email, exportar, importar y hacer edición masiva.
Profesores y app de clases del profesor
Ficha del profesor
Ubicación: Menú Principal > Escuela > Profesores
Imagen: visible en la app del jugador al contratar una clase.
Nombre: visible en administración y en la app del jugador.
Email: para iniciar sesión en la app y recibir confirmaciones de clases.
Teléfono y Deshabilitado.
Fallos de login, Último acceso y Caducidad de contraseña: información de acceso del profesor a su app.
Desde la ficha, en Acciones:
Acceder como el profesor: abre su agenda/app de clases.
Enviar email de acceso: el profesor recibe un email para crear su contraseña.
Establecer contraseña: asignación manual (no recomendada; mejor la opción anterior).
Ver historial, Copiar y Eliminar.
¿Cómo accede un profesor a su app?
Zona de profesores (opción habitual):
Accede a
https://URL/TUCLUB/teachers/login(sustituye por la URL y el nombre de tu club).Introduce el email y la contraseña del profesor.
Zona de administración (solo usuarios con acceso al portal):
Busca el profesor y entra en su Referencia.
Pulsa Acciones > Acceder como el profesor.
Qué puede hacer el profesor en su agenda
Crear una Nueva clase o un Nuevo bloqueo.
Editar fecha y hora de una clase con el botón lápiz: se muestra la fecha actual y se elige la nueva fecha y hora (formato HH:mm).
Eliminar una clase con el botón papelera, previa confirmación. La eliminación es definitiva.
Subir un archivo (foto o vídeo) a un alumno: selecciona la clase, marca el alumno, pulsa Subir archivo, elige el archivo y pulsa Aceptar.
Subir una evaluación: selecciona la clase, marca el alumno, pulsa Evaluación, elige la evaluación, rellena el formulario y pulsa Enviar. La evaluación queda vinculada al alumno y al curso.
ℹ️ El alumno ve sus archivos en la web de consumer > perfil > mis archivos. Desde admin se consultan en Menú Principal > CRM > Clientes > pestaña Archivos.
Faltas y recuperaciones
Marcar una falta
En la app de clases, selecciona la clase.
Marca al alumno y elige Falta recuperable (podrá recuperarla en otro grupo o clase) o Falta no recuperable.
Aparece una etiqueta junto al nombre y la falta se añade al listado Escuela > Faltas.
Quitar una falta
Selecciona la clase y marca al alumno.
Pulsa Quitar falta: desaparece la etiqueta y la falta se elimina del listado de administración.
Recuperar una clase
Solo es posible si la falta se marcó como recuperable.
Selecciona la clase donde se hará la recuperación.
Pulsa Añadir recuperación y elige el alumno del desplegable.
Pulsa Aceptar: el alumno se añade a la clase y la falta pasa a estado Recuperada.
Estados de una falta
No recuperable: la ausencia no se puede recuperar.
Recuperable: pendiente de recuperar en otra clase.
Recuperada: el alumno ya ha recuperado la clase.
ℹ️ En el desplegable solo aparecen alumnos con faltas recuperables pendientes que no estén ya en esa clase. Puedes consultar todas las faltas y su estado en Menú Principal > Escuela > Faltas.
Ejercicios y planificaciones
Ejercicios
Ubicación: Menú Configuración > Escuela > Ejercicios
Cada ejercicio tiene nombre, imagen, etiquetas y descripción. Además, la sección Imágenes de ejercicio permite añadir imágenes adicionales con su prioridad.
Planificaciones
Ubicación: Menú Configuración > Escuela > Planificaciones
Cada planificación tiene un nombre y una sección de Sesiones; cada sesión incluye nombre, prioridad, descripción y sus ejercicios de sesión (ejercicio y prioridad).
Configuración y uso
Instala el módulo Planificaciones en Menú Configuración > Sistema > App Market.
Crea tus planificaciones, sesiones y ejercicios.
En Menú Principal > Escuela > Cursos, abre el curso y pulsa Asignar planificaciones; elige la Planificación y la Sección inicial.
El profesor accede a su app, entra en el curso y pulsa Planificación.
Listados y acciones disponibles
Listado | Acciones |
Cursos | Exportar, Exportar (todas las columnas), Importar, Edición masiva, Ver la papelera, Copiar |
Clases particulares | Enviar email, Exportar, Exportar (todas las columnas), Importar, Edición masiva |
Faltas | Exportar, Exportar (todas las columnas), Importar, Edición masiva, Ver la papelera |
Profesores | Exportar, Exportar (todas las columnas), Importar, Edición masiva, Ver la papelera |
Tipos de curso | Exportar, Exportar (todas las columnas), Importar, Edición masiva, Ver la papelera |
Ejercicios / Planificaciones | Exportar, Exportar (todas las columnas), Importar, Ver la papelera, Modo edición, Edición masiva |
Limitaciones a tener en cuenta
La inscripción online requiere que el tipo de curso tenga Publicar apúntate activo y que el nivel del cliente sea compatible con el del curso.
Sin "Permitir apuntarse anónimo", el cliente debe estar registrado y conectado para inscribirse.
Las evaluaciones requieren el módulo de formularios.
Las planificaciones requieren instalar el módulo desde App Market.
Solo se recuperan faltas recuperables. Las no recuperables no aparecen en "Añadir recuperación".
Archivos: solo fotos y/o vídeos desde el dispositivo, con límite de tamaño.
Eliminar una clase desde la app es definitivo.
Los datos de contacto en la app del profesor solo se ven si la opción está activa y el alumno los tiene registrados.
Preguntas frecuentes
Al guardar un curso no se generan las clases. ¿Por qué?
Revisa que esté activa la opción Generar clases al guardar el curso en Menú Configuración > Escuela > Configuración, y que el curso tenga fechas, horario y días de la semana.
Un cliente no puede inscribirse online a un curso.
Comprueba que Apuntarse a cursos online esté activo, que el tipo de curso tenga Publicar apúntate, que queden plazas libres y que el nivel del cliente esté dentro del rango del curso. Si el tipo de curso no permite apuntarse anónimo, el cliente debe estar registrado y conectado.
Un curso no aparece en la zona de clientes.
Revisa que el tipo de curso tenga Publicar apúntate activo y que no esté marcado Ocultar en listado online.
¿Cómo paso un curso de un trimestre al siguiente?
Usa Acciones > Copiar en el curso, indica las nuevas fechas y marca Copiar participantes si quieres mantener los alumnos.
¿Cobro por inscripción, por cuota o por clase?
Se configura en el tipo de curso: usa Producto inscripción para generar una venta al inscribirse, Cuota para cobrar de forma periódica mientras el alumno está inscrito, o Producto por clase si el precio debe depender del número de clases (una única venta por alumno: precio del producto × número de clases del curso). No asignes producto al tipo de reserva: cada clase se cobraría por separado.
Un profesor no puede entrar en su app.
Envíale de nuevo el acceso desde Acciones > Enviar email de acceso en su ficha y revisa que no esté Deshabilitado, que no tenga fallos de login acumulados y que su contraseña no haya caducado.
No aparece un alumno al añadir una recuperación.
Solo aparecen alumnos con faltas recuperables pendientes que no estén ya en esa clase. Revisa el estado en Escuela > Faltas.
¿Dónde ve el alumno los archivos y evaluaciones?
En su perfil de jugador: web de consumer > perfil > mis archivos.
No aparece la opción de Evaluación en la app del profesor.
Requiere tener contratado el módulo de formularios.
¿Cómo ofrezco extras al inscribirse a un curso?
Indica una Etiqueta de extras en el tipo de curso y asigna esa misma etiqueta a los productos que quieras ofrecer.
Buenas prácticas recomendadas
Configura bien los tipos de curso antes de crear cursos: ahorrarás trabajo en cada alta.
Define niveles mínimo y máximo en cada curso para mantener grupos homogéneos.
Completa imagen y descripciones de los tipos de curso que publiques online.
Usa "Enviar email de acceso" en lugar de establecer contraseñas manualmente.
Copia los cursos entre periodos en lugar de recrearlos.
Revisa periódicamente el listado de Faltas para gestionar recuperaciones pendientes.
¿Necesitas ayuda?
Si tienes dudas sobre la configuración de la escuela, los cursos o la app de profesores, nuestro equipo de soporte está disponible para ayudarte. Escríbenos en la burbuja azul de tu programa de gestión.