Índice
Sección: Menú Principal > Academia
Agenda de la academia
Clases particulares
Clases múltiples
Resumen de clases
Preguntas Frecuentes
Introducción
En este módulo podrás gestionar la agenda de los profesores y todos sus tipos de clases: individuales, grupales, clinics, bonos, etc.
Previamente deberás haber creado las configuraciones necesarias para poder hacer uso de este módulo. Te indicamos el artículo de ayuda para configurar la academia en este link.
Partes del menú principal de la academia
Sección: Menú Principal > Academia
Un Calendario para seleccionar la fecha.
Unas Pestañas para cambiar la vista.
La Agenda de clases (en caso de elegir este tipo de vista) o listado de clases.
Cada clase tendrá la siguiente información:
El nombre del o los alumnos.
El número de alumnos apuntados y la capacidad de la clase (si se ha configurado correctamente).
Color de fondo a personalizar por el club.
Una barra de color en la parte izquierda que nos indica el estado de pago de esa clase:
Roja: Clase pendiente de pago.
Naranja: Clase pendiente de pago, a crédito o a domiciliar.
Sin barra: Clase pagada.
Clases múltiples: Aquí verás tus clases múltiples en formato listado. Desde aquí podrás buscar un curso existente o crear uno nuevo.
Clases particulares. Aquí verás tus clases particulares en formato listado. Desde aquí podrás buscar una clase existente o crear una nueva.
Una clase individual es una clase suelta para una o varias personas, mientras que la clase múltiple es una clase que se repite los mismo días durante un periodo de tiempo. Previamente se ha debido de configurar correctamente los tipos de clase.
Agenda de la academia
Sección: Menú Principal > Academia
Tipos de vistas de la agenda de la academia
En la parte superior de este módulo verás unas pestañas desde donde podrás cambiar el tipo de vista que se adecúe mejor a tus necesidades:
Profesores. Aquí verás todos tus profesores, cada uno en una columna, con la agenda del día seleccionado en el calendario. Esta es considerada la vista más usada.
Semana. Aquí verás todas las clases de todos los profesores durante toda la semana. Útil cuando necesitas tener una visión más amplia. Para una mejor experiencia puedes usar y combinar los filtros debajo del calendario:
Buscador. Aquí podrás buscar a un alumno, escribiendo su nombre y presionando Enter. Todas las clases del calendario desaparecerán excepto las clases que tengan a esa persona como alumno. Por lo tanto, esta vista semanal te puede ser muy útil para encontrar aquella clase o curso a la que pertenece un alumno concreto.
Disponibles. Si activas este filtro, el calendario sólo mostrará aquellas clases o cursos que tienen disponibilidad. Para que esto funcione deberíamos de haber configurado bien el mínimo y máximo de alumnos en el tipo de clase. Por lo tanto, esta vista semanal te puede ser muy útil para buscar un tipo de curso con huecos disponibles durante toda la semana.
Áreas. Sólo será visible si lo tienes así configurado. El calendario sólo ofrecerá las clases de los profesores que pertenezcan a este área. Muy útil para aquellos clubes con varios deportes o gran cantidad de profesores.
Profesores. El calendario sólo ofrecerá las clases de los profesores que selecciones aquí. Muy útil para ver la agenda semanal de un profesor y ver sus huecos libres.
Tipos de clase. El calendario sólo ofrecerá las clases de esta tipología. Muy útil cuando un alumno está buscando apuntarse a un tipo de clase concreto.
Día. Aquí verás todas las clases de todos los profesores durante el día elegido en el calendario. Las funcionalidades de los filtros son las mismas que en la vista anterior.
Cómo crear una clase individual o particular desde la agenda
Sección: Menú Principal > Academia
Selecciona la Vista deseada (Profesores, Semanal, Día).
Selecciona el Día deseado en el calendario.
En la columna del profesor (sólo para la vista "Profesores"), selecciona la Hora deseada seleccionando en ella. Una ventana nueva aparecerá.
Elige el Tipo de clase.
Confirma el Profesor para esa clase.
Confirma el Inicio y Fin de la clase. Para tu comodidad, según el tipo de clase que hayas elegido, esta hora de inicio y fin se editará automáticamente según la duración en la configuración de ese tipo de clase.
Añade unas Observaciones si lo estimas necesario. Este campo es editable desde el primer pop-up. También hemos añadido la opción de activar/desactivar si quieres ver el comentario o un icono de este campo. Para más información, dirígete a este link.
Busca y selecciona al primer Alumno. En cuanto añades un alumno se te habilitará un segundo campo por si quieres añadir a más alumnos.
Selecciona en Aceptar.
En estos momentos se crea una clase pendiente de pago. El siguiente paso sería pagar esta clase.
📧 Confirmación de clase al alumno por email
Ahora, al crear una clase se le enviará un email al alumno además de al profesor. De esta manera, ofrecerás un mejor servicio y minimizarás no shows.
🏷️ Academia: muestra la etiqueta en la vista de clases del calendario
Con esta mejora, si añades una etiqueta al reservar una clase en tu Academia, esta aparecerá en la vista del calendario de la Academia. De este modo los profesores podrán ver fácilmente información importante sobre las clases que tienen agendadas.
Cómo pagar una clase particular desde la agenda
Sección: Menú Principal > Academia
Selecciona en la Clase que quieres pagar. Una ventana aparecerá.
Al lado del nombre, en rojo, aparecerá la cantidad pendiente y un icono de un carrito. Selecciona en el icono Carrito. Serás redirigido al TPV con la venta cargada.
Selecciona en Finalizar.
Selecciona la Forma de pago.
NOTA. También se puede pagar una deuda a través del:
Listado de ventas, filtrando por ese alumno y pendientes de pago.
Desde la ficha de ese cliente, en la pestaña ventas pendientes.
Desde el widget/app, en la sección de mis compras.
Cómo pagar una clase múltiple o curso. Opción 1
Sección: Menú Principal > Academia
Selecciona en la Clase que quieres pagar. Una ventana aparecerá.
Al lado del nombre, en rojo, aparecerá la cantidad pendiente y un icono de un carrito. Selecciona en el icono Carrito. Serás redirigido al TPV con la venta cargada.
Selecciona en Finalizar.
Selecciona la Forma de pago.
NOTA. También se puede pagar una deuda a través del:
Listado de ventas, filtrando por ese alumno y pendientes de pago.
Desde la ficha de ese cliente, en la pestaña ventas pendientes.
Desde el widget/app, en la sección de mis compras.
Cómo pagar una clase múltiple o curso. Opción 2
Sección: Menú Principal > Academia
Selecciona en la Clase que quieres pagar. Una ventana aparecerá.
Selecciona en Editar curso.
Selecciona en la pestaña Ventas. Aparecerán todas las ventas, pagadas o no.
Selecciona en el icono del Carrito. Serás redirigido al TPV con la venta cargada.
Selecciona en Finalizar.
Selecciona la Forma de pago.
NOTA. También se puede pagar una deuda a través del:
Listado de ventas, filtrando por ese alumno y pendientes de pago.
Desde la ficha de ese cliente, en la pestaña ventas pendientes.
Desde el widget/app, en la sección de mis compras.
Pagar un curso con pago único o pago por inscripción
Sección: Menú Principal > Academia
Si es un curso con la forma de pago por inscripción:
Inscribe al alumno al curso
Selecciona en la celda de curso del alumno.
Selecciona en el icono del Carrito y nos lleva al TPV.
Para pagar, selecciona en Finalizar la venta con la forma de pago deseada.
Pagar cuota de clase domiciliado
Sección: Menú Principal > Cuotas > Cuotas
Para pagar las cuotas hay que generar un Q19, para ello en el Menú Principal:
Filtra por nombre de la cuota o alumno que deseas emitir la cuota.
Marca el ID de cuotas a emitir o en este caso, selecciona la cuota del curso asignada al cliente inscrito en el curso y selecciona la cuota deseada.
Selecciona en Emitir recibos.
Elije las fechas de periodo de facturación desde y hasta y selecciona en Generar.
Rellena los datos de Presentador y selecciona las líneas a remesar, se genera el Q19 para enviar a banco.
Cómo cambiar a un alumno de curso
Sección: Menú Principal > Academia
Selecciona en una Clase de ese curso. Una ventana nueva aparecerá.
Selecciona en Editar curso.
En la sección "alumnos", selecciona al Alumno.
Selecciona en Cambiar de curso. Una ventana nueva aparecerá. Busca y selecciona el curso al que lo quieres mover. Para tu comodidad, elige bien el nombre de los cursos para encontrarlos rápidamente.
Selecciona en Aceptar.
NOTA: esta opción es solo para el mismo tipo de curso, ya que no hay un Actualizador de venta y no se modificará el precio.
Cómo eliminar un alumno de una sola clase
Sección: Menú Principal > Academia
Selecciona en esa Clase de ese curso. Una ventana nueva aparecerá.
Selecciona en Editar clase.
En la sección "alumnos", selecciona al Alumno.
Selecciona en Eliminar.
Cómo eliminar un alumno de un curso
Sección: Menú Principal > Academia
Selecciona en una Clase de ese curso. Una ventana nueva aparecerá.
Selecciona en Editar curso.
Aquí tienes 2 opciones:
En la sección Alumnos, selecciona al Alumno y selecciona en Eliminar. Esta acción ocultará a este alumno en la vista del curso.
En la sección Alumnos, selecciona el ID de ese Alumno. Una ventana nueva aparecerá donde podrás asignar una Fecha fin. Selecciona en Guardar. Esta acción mantendrá visible a este alumno en la vista del curso.
Con esta acción las clases posteriores a la fecha de fin se actualizarán con el número correcto de alumnos.
Selecciona en Editar clase > selecciona el checkbox de ese Alumno > selecciona Eliminar. Esta acción la tienes que repetir en cada día del curso que quieras eliminarlo.
Cómo añadir un alumno a una sola clase
Sección: Menú Principal > Academia
Selecciona en esa Clase de ese curso. Una ventana nueva aparecerá.
Selecciona en Editar clase.
En la sección "alumnos", selecciona en Nuevo.
Busca y selecciona el Nombre del alumno.
Selecciona en Guardar.
Cómo añadir un alumno a un curso desde la agenda
Sección: Menú Principal > Academia
Selecciona en la celda de curso deseado.
Selecciona en Editar curso.
En la sección Alumnos, selecciona en Nuevo.
Selecciona el alumno del desplegable o crea uno nuevo.
Selecciona en Guardar.
Cómo copiar una clase particular o de un curso
Sección: Menú Principal > Academia
Selecciona en la Clase que deseas copiar.
Selecciona en Copiar. Verás un cuadro de texto en la parte inferior derecha que indica que estás en modo copiar.
Selecciona el Día en el calendario.
Selecciona la columna del Profesor y la Hora deseada.
Desde el listado de Clases Múltiples, puedes copiar un curso,
Selecciona en el ID del curso que deseas copiar o selecciona el checkbox > 3 puntitos.
Selecciona en Copiar. El sistema te mostrará la pantalla de la copia del curso.
NOTA. Solo copia la cabecera del curso, lo que es la sección General. No se copia ni la sección Clases ni la sección Alumnos.
Sigue los pasos de cómo crear un curso desde este link.
Cómo mover una clase particular o de un curso
Sección: Menú Principal > Academia
Mantener pulsado el ratón sobre la celda de la clase
Arrastra a la hora o profesor deseado
NOTA. Pero esto sólo funciona si el destino de tu clase está visible en la pantalla (mismo día o semana). Sí deseas cambiar a otro día y la opción de arrastrar no te lo permite, sigue los siguientes pasos:
Selecciona en la Clase que deseas mover.
Selecciona en Mover. Verás un cuadro de texto en la parte inferior derecha que indica que estás en modo mover.
Selecciona el Día en el calendario.
Selecciona la columna del Profesor y la Hora deseada.
Cómo eliminar una clase particular o de un curso
Sección: Menú Principal > Academia
Selecciona en esa Clase de ese curso. Una ventana nueva aparecerá.
Selecciona en Anular.
Cómo editar alumnos en las clases desde la agenda
Sección: Menú Principal > Academia
Para editar el o los alumnos de una clase desde el horario de reservas, desde el Menú principal sigue los siguientes pasos:
Selecciona en la clase deseada.
Selecciona en Editar clase.
En la sección Alumnos añade o elimina según lo deseado.
Selecciona en Guardar.
Cómo consultar y/o recuperar clases eliminadas
Sección: Menú Principal > Academia
Selecciona en la Clases Particulares o Clases Múltiples según la clase a consultar.
Si quieres ver consultar eliminados:
Selecciona en el botón tres puntitos > Ver eliminados.
Selecciona en la clase seleccionada para consultar.
Para recuperar la clase selecciona en Recuperar desde el listado o desde dentro de la propia clase.
NOTA. No es posible recuperar la fecha de una clase dentro de un curso o clase múltiple. Tienes que volver a crear la fecha de clase.
🏌️ Política de cancelación de la Academia
Se ha creado un campo en el que se permite añadir la antelación mínima para cancelar las clases de la Academia y las Actividades y así poder cancelar al igual que se hace en la configuración de reservas.
Igual que en el perfil de cliente tienes el listado de reservas, ahora te aparecerá el listado de clases y actividades y podrás cancelar directamente desde aquí si la configuración lo permite.
Cómo añadir alumnos a una clase particular desde clases particulares
Sección: Menú Principal > Academia
Selecciona en la pestaña de Clases Particulares.
Busca la clase correspondiente con la ayuda de Buscar y los filtros , y selecciona en el ID de la clase.
En la sección Alumnos, selecciona en Nuevo.
Selecciona el alumno del desplegable o crea uno nuevo y selecciona en Guardar.
Cómo eliminar clases particulares
Sección: Menú Principal > Academia
1.Selecciona en la pestaña de Clases Particulares.
3.Busca la clase correspondiente con la ayuda del Buscador Buscar, usa los filtros en caso necesario y selecciona en el ID de la clase/curso.
4.Selecciona marcando las clase/s a eliminar y selecciona en Eliminar.
Cómo crear una clase múltiple, de grupos o cursos
Sección: Menú Principal > Academia
Una clase múltiple es una clase que se repite los mismo días de la semana durante un periodo de tiempo, mientras que la clase particular es una clase suelta. Un ejemplo claro de clase múltiple son las clases colectivas durante un trimestre, o los bonos de clases particulares. Previamente se ha debido de configurar correctamente los tipos de clase.
Selecciona la Clases múltiples.
Selecciona en Nuevo.
Primero vamos a crear la cabecera para este curso. Para ello empezaremos poniendo un Nombre a este curso. Por ejemplo. "Curso adultos M-J 10:00". Este nombre nos servirá para identificarlo en nuestros listados más adelante si fuera necesario.
Elige el Tipo de clase para este curso.
Elige el Profesor para este curso. Como puedes ver, no se puede añadir más de un profesor a una clase o curso.
Selecciona en Guardar. Aparecerán más secciones (alumnos, clases) y la pestaña de "ventas".
En la sección de alumnos, selecciona en Nuevo para añadir a un alumno al curso.
Busca y selecciona al Alumno.
Si este alumno va a domiciliar sus cuotas de este curso, busca y selecciona la Cuenta bancaria.
Confirma la fecha de Inicio.
La fecha de Fin se puede quedar vacía si no sabes cuando el alumno se va a dar de baja, o si esta coincidirá con la fecha fin del curso.
Selecciona en Guardar. Veremos que se ha añadido este alumno al curso. Repite este proceso para añadir a más alumnos. Como verás en la pestaña "Ventas", se le ha añadido una deuda a este alumno que tendrá que abonar.
Ahora podremos añadir las clases de este curso. En la sección "Clases", selecciona en Crear clases. Una nueva ventana aparecerá.
Confirma el Profesor.
Confirma la Fecha de inicio.
Selecciona una Fecha de fin.
Selecciona una Hora de inicio.
Selecciona una Hora de fin.
Selecciona los Días de la semana.
Selecciona Evitar festivos si quieres que el sistema no cree una clase en esos días. Estos festivos deben configurarse previamente.
Selecciona en Aceptar. En este momento se habrán creado las clases con los alumnos. En este listado puedes manualmente editar o eliminar alguna de las clases generadas.
Cómo editar cursos
Sección: Menú Principal > Academia
Selecciona en la pestaña Clases Múltiples.
Busca el curso correspondiente con la ayuda de Buscar y los filtros Filtrar, y selecciona en el ID del curso.
Edita el curso modificando las celdas correspondientes y selecciona en Guardar.
Pagar cuota de curso por TPV
Sección: Menú Principal > Cuotas
Para pagar un curso, siempre y cuando actué con la forma de pago cuota,
una vez inscrito al alumno en el curso:
Filtra por nombre y localiza la cuota del curso asignada al cliente.
Selecciona la Cuota > en Emitir recibos.
Dirígete a la ficha de cliente, selecciona en pestaña de Ventas.
Selecciona en Pendientes.
Selecciona la línea a pagar, selecciona en el botón Pagar o entra en la línea de venta y Ver en TPV.
Finaliza con la Forma de pago deseada y pagar.
Cómo cambiar a un alumno de curso
Sección: Menú Principal > Academia
Selecciona en celda de clase del alumno a cambiar de curso y editar curso o busca en la pestaña de Clases múltiples y selecciona en el ID .
En sección Alumnos, selecciona el alumno y selecciona en Cambiar de curso.
En Curso de destino elije en el desplegable el curso deseado y Aceptar.
Resumen de clases
el Resumen por clases > muestra solo aquellas clases que tengan un valor en Ventas
el Listado o Plano horario de clases > muestra todas las clases, tengan o no tengan valor en Ventas o TPV
Campos
Periodo
Fecha
Periodo
Alias
Pagada
Activada: Si
Desactivada: No
Exportar a Excel
Nombre del Profesor: aparecerá una tabla por nombre de profesor con los diferentes tipos de clases usados
Horas: número total de horas por tipo de clase
Alumnos: número total de alumnos por tipo de clase
Total: total en moneda