Índice
Sección: Menú Configuración > Academia
Preguntas Frecuentes
Configuración. Sección General
Sección: Menú Configuración > Academia > Configuración
En este artículo vamos a ver las configuraciones avanzadas de tu academia. En este momento sólo hay una opción, pero seguro se le irán añadiendo más en el futuro.
Mostrar email/teléfono de alumno en la sección de Profesor. Activa esta opción si quieres que el profesor en su app vea la información personal, email y teléfono, del alumno para poder ponerse en contacto con el/ella. Esta opción es útil cuando el alumno o el profesor llega tarde para poder llamarse entre ellos sin tener que ir a preguntar a recepción. No tener esta opción da "más poder" a la escuela para que el profesor no sea tan independiente.
Mostrar comentarios en la vista de calendario. Activa esta opción si prefieres ver los comentarios del campo Observaciones del plano horario de la Academia. Desactiva esta opción si prefieres ver un icono cuando haya un comentario en el campo Observaciones.
Enviar emails automáticamente.
✉️ Academia: envía un email al editar y cancelar
Se ha agregado una opción de configuración para activar o desactivar el envío automático de mails a los alumnos inscritos en clases de academia.
Al profesor se le envían siempre y a los alumnos, si la opción está activada, se les envía cuando se inscriben a clases, cuando se les borra, cuando se realiza una modificación horaria, etc.
Tipos de Clase. Introducción
Sección: Menú Configuración > Academia > Tipos de Clase
Este artículo vamos a explicar cómo crear los diferentes tipos de clases y cursos a reservar a través de nuestro módulo Academia.
Antes de crear nuestro primer tipo de clase, como siempre, deberemos crear nuestros productos y tarifas. El tipo de clase estará asociado a un producto y dentro de este se gestionarán los precios de las clases, los impuestos, y la contabilidad.
Existen 3 tipos de clase en nuestra academia:
Clases particulares. Clase individual que hacemos en el momento para, normalmente, 1 o 2 personas.
Clases múltiples. Estas las podemos dividir en 2 tipos:
Cursos de grupo. Grupos de, normalmente, 4-6 personas que vienen el mismo día de la semana, a la misma hora, durante un periodo largo de tiempo, por ejemplo un trimestre. "Curso trimestral infantil" en un tipo de clase típico de esta categoría.
Cursos particulares. Grupo más reducido, normalmente de 1-2 personas, que vienen el mismo día, a la misma hora, durante un número de sesiones, por ejemplo 10 clases. "Bono de 10 clases particulares de 1 persona" en un tipo de clase típico de esta categoría.
La diferencia de este tipo de clase con las clases particulares es que en este el cliente se compromete y reserva múltiples clases, y en la segunda el cliente no se compromete y va reservando individualmente cada clase.
Tipos de Clase. Sección General
Sección: Menú Configuración > Academia > Tipos de Clase
Todos los tipos de clase que hemos visto los vamos a crear en el mismo listado "Tipos de clase". Para crear un tipo de clase vamos a seguir los siguientes pasos:
Nombre: Aquí pondremos el nombre para este tipo de clase. Por ejemplo "Clase particular 1h", "Escuela infantil", etc.
Mínimo alumnos: Aquí podrás introducir si este tipo de clases requiere de un mínimo de alumnos para confirmarse. En realidad este campo es meramente informativo para listados y no hace nada más.
Máximo alumnos Aquí podrás introducir el numero máximo de alumnos permitidos para cada clase de este tipo. Por ejemplo "6" alumnos. En este caso el sistema si usa este número para pintarlo en la agenda de clases y poder ver en que clases te quedan huecos para seguir metiendo alumnos "3/6", "4/6"... o si está lleno "6/6".
Tipo de reserva: En desuso.
Duración: Introduce el numero de minutos que dura cada clase. Por ejemplo "60" minutos. El sistema usará este tiempo para bloquear la agenda del profesor.
Venta Online: Activa o desactiva la opción para poder vender desde online.
Tipos de Clase. Sección Facturación
Sección: Menú Configuración > Academia > Tipos de Clase
En esta sección asociaremos este tipo de clase a un producto. De esta manera, al crear una clase, el sistema no sólo bloqueará la agenda del profesor, sino que creará una venta/factura de esa clase con los datos del producto relacionado para ese cliente. La manera de facturar puede ser UNA de las siguientes:
Inscripción: Este campo se suele usar para cursos donde el alumno paga una sola vez al principio del curso, y no por cada clase. Normalmente, cuando te apuntas a un "curso trimestral", pagas el primer día para todo el trimestre.
Cuota: Este campo se suele usar también para cursos, pero en vez de pagar una cantidad grande al principio, se le pasa un recibo/domiciliación al cliente cada mes o trimestre. Un claro ejemplo puede ser un gimnasio. Apúntate a esa clase de yoga todos los martes por 50€ al mes.
Producto por cada clase: Esta es la opción normalmente elegida para clases particulares, tanto individuales cómo múltiples. De esta manera el cliente pagará cada clase cuando venga a impartirla y no pagará todas por adelantado. Esta opción es perfectamente compatible con bonos de clases particulares, donde el sistema le pedirá que pague su clase ese día y él podrá hacerlo cargándolo contra el saldo de su bono.
Tipos de Clase. Sección Apariencia
Sección: Menú Configuración > Academia > Tipos de Clase
En esta sección podrás personalizar el aspecto de tus distintos tipos de clase para que visualmente sea atractivo para entrenadores y recepcionistas. Normalmente las clases de grupo se le da un color distinto a las particulares, por ejemplo.
Color de texto: Aquí podrás personalizar el color de texto de este tipo de clases en la agenda de los profesores.
Color de fondo Aquí podrás personalizar el color de fondo de este tipo de clases en la agenda de los profesores.
Profesores. Sección General
Sección: Menú Configuración > Academia > Profesores
En este artículo te vamos a dar los pasos necesarios para añadir profesores a tu módulo de academia. Una vez añadidos, estos serán visibles a la hora de querer añadir una clase desde recepción, widget, o app.
Área: Aquí podremos asociar un profesor a un área de tu club. Este paso sólo es útil si tienes más de una actividad: golf, tenis, gimnasio, etc. En caso contrario, déjalo vacío. El resultado de este campo es que el sistema agrupará los profesores por áreas en la agenda. Así que, si tienes muchos profesores y distintas áreas, los vas a ver en distintas páginas haciéndolo más visual e intuitivo.
Nombre. Aquí pondríamos el nombre del profesor.
Usuario: Esta opción es útil si quieres que el profesor pueda acceder a su agenda desde su móvil a través de la app de profesor. Para que el sistema sepa qué profesor es el que está iniciando la sesión y mostrarle sólo sus clases y las de ninguno más, necesitas primero crearle una cuenta de usuario, y añadir ese usuario en este campo.
Ten en cuenta que los profesores necesitan una configuración extra a la hora de crear su perfil de administrador.
La URL de inicio para el profesor es la misma que cualquier usuario del sistema: http://xxxx.golfmanager.com/admin/ (sustituyendo xxxx por el nombre de tu club).
No es mala práctica al crear un administrador para el profesor creemos y asignemos un rol de tipo profesor que tenga acceso únicamente al módulo de academia.
Título: Opcionalmente podemos escribir aquí el título de este profesor. Por ejemplo "Director de escuela", "Monitor", etc. Esta información es útil únicamente si tienes tu web del club con Golfmanager o contratado el widget o APP.
Foto: Opcionalmente podemos insertar aquí la foto de este profesor. Esta información es útil únicamente si tienes tu web del club con Golfmanager o contratado el widget o APP.
Descripción: Opcionalmente podemos añadir una descripción de este profesor. Esta información es útil únicamente si tienes tu web del club con Golfmanager o contratado el widget o APP.
Profesores. Pestaña Intervalos
Sección: Menú Configuración > Academia > Profesores
Una vez guardes los campos rellenados anteriormente verás una nueva pestaña en la parte superior: intervalos. Aquí podremos añadir el horario de trabajo de este profesor para que, tanto recepción como clientes online, vean las horas disponibles.
Para crear un intervalo de profesor sigue los siguientes pasos:
General
Profesor
Nombre: Aquí puedes poner un nombre a este intervalo para poder diferenciarlo de otros intervalos. Por ejemplo "Horario laborables", "Horario festivos", "Horario invierno", etc.
Hora inicio y fin: Aquí pondríamos cuando empieza y acaba su turno. Si tuviera turno partido habría que crear dos intervalos, uno para la mañana y otro para la tarde.
Duración: Aquí pondremos cada cuando tiempo este profesor esta disponible. Por ejemplo "30" minutos significaría que este profesor admite clases a las 9:00, 9:30, 10:00, 10:30, etc. Mientras que si ponemos "60" se admitirían clases a las 9:00, 10:00, 11:00, etc.
Fecha inicio y fin: Aquí puedes decir el periodo en el que este intervalo va a estar activo. De esta manera podrás hacer distintos intervalos para invierno y verano, por ejemplo.
Días de la semana: Aquí podrás decir que días de la semana va a estar disponible en este intervalo.
Prioridad: Cómo podría pasar que hubiese más de un intervalo disponible un mismo día, con este campo marcaremos en el orden en el que el sistema va a escoger uno de ellos. Si ponemos un "1" tendrá una prioridad alta, si ponemos "100" más baja. Por ejemplo, puedes tener un horario de invierno con prioridad 5, y quieres añadir un intervalo para la semana de navidad. Cómo ambos intervalos son aplicables, el sistema escogerá el que tenga una prioridad más cercana a 1. En este caso tendríamos que asignarle al intervalo de Navidad una prioridad 1 por ejemplo.
Color de fondo: Aquí podrás personalizar el color de fondo de este intervalo en la agenda de recepción para este profesor. Es más común elegir un verde suave para todos los intervalos de todos los profesores.
Online: Activaremos esta opción si queremos permitir reservas online de clases en este intervalo para este profesor.
Profesores. Pestaña Tipos de Clase
Sección: Menú Configuración > Academia > Profesores
Nuevo: Aquí seleccionaremos el Tipo de Clase para cada Profesor.
NOTA. Al seleccionar el botón de Guardar, aparecer el campo de Profesor con posibilidad de modificar el profesor desde el desplegable.
Áreas
Sección: Menú Configuración > Academia > Áreas
En este artículo te vamos a enseñar a crear un área para tu academia, sólo en caso de que lo vayas a necesitar. El área sólo es útil si tienes más de una actividad en tu club: golf, tenis, gimnasio, etc. En caso contrario, déjalo vacío.
Las distintas áreas se asociarán a cada profesor. El resultado será que el sistema agrupará los profesores por áreas en la agenda de recepción. Así que, si tienes muchos profesores y distintas áreas, los vas a ver en distintas páginas haciéndolo más visual e intuitivo.
Áreas. General
Sección: Menú Configuración > Academia > Áreas
Para dar de alta un área de academia sigue estos sencillos pasos:
Nombre: Nombre del área o actividad. Por ejemplo: "Golf", "Gimnasio", etc.
Prioridad: Aquí podrás personalizar el orden en el que se mostrarán en la agenda de clases. Si pones "1" aparecerá el primero por defecto, si pones "100" aparecerá al final.
Una vez creada el área ya puedes asociársela a un profesor para que salga en la agenda de clases de la actividad correcta.
Instalar la APP de clases en el móvil del profesor:
Entra en el móvil del profesor.
Según el teléfono:
iOS: Pegas en Safari:
Sustituye xxxx por el nombre de tu club.
Android: Pegas en Chrome: https://xxxx.golfmanager.com/admin/school/teacherView
Introduce su usuario y contraseña.
Usa las opciones del teléfono para añadir esta página a la pantalla de inicio. Con este paso se le añadirá a su teléfono el icono con acceso directo a sus clases.
Bloqueo de horas profesor en su calendario
Sección: Menú Configuración > Academia > Tipos de Clase
Previamente has de configurar el bloqueo:
Selecciona en el botón Nuevo
Rellena los campos con el nombre “Bloqueo de Profesor”
Edita un color para el bloqueo
Selecciona en el botón Guardar
Una vez configurado dirígete al Menú principal > Academia:
Selecciona en el horario del profesor que deseas bloquear
En el pop up en tipo y rellena con el tipo Bloqueo de Clases
Rellena los campos inicio y fin de horario de bloqueo
Aceptar
Crear el bloqueo automático en Reservas al crear reserva en Academia
Sección: Menú Configuración > Academia > Tipo de Clase
Para crear un bloqueo en el plano de ocupación de Reservas al crear una reserva desde el módulo Academia, sigue estos pasos:
Selecciona en el ID de la clase deseada
En la sección Tipo de reserva añade la reserva que se generará automáticamente en en plano de reservas
Guardar
Cómo hacer para que salga disponible el módulo de la Academia en online (web de reservas de consumer, el widget y/o en la app)
Recuerda que la opción de venta online del módulo de la Academia está disponible desde la web de reservas de consumer, en el Widget y/o la App SOLO para Clases Particulares.
Para que un cliente tenga el módulo de la Academia disponible online tienes que:
Activar la URL y el Plugin de la Academia en Menú Web
El profesor debe tener un Intervalo marcado como online
El profesor debe tener en su pestaña de Tipos de clases algunas clases, nunca vacío
Los Tipos de clase deben tener activados la opción de Venta Online
Los Tipos de clase deben tener un Producto en Producto por clase, nunca en Cuotas o Producto de inscripción
El Cliente tiene que estar logado para poder reservar