Índice
¿Qué es la configuración de Cuotas?
Una cuota es un servicio que el club ofrece a sus clientes (cuota de socio, abono, taquilla, buggy, etc.) y que se cobra con un pago único o de forma recurrente (suscripción).
En la zona de configuración defines cómo funcionan todas las cuotas del club: las opciones generales de emisión y cobro, los tipos de cuota (periodicidad, producto, prorrateo, etiquetas, venta online…) y los motivos de baja.
El módulo se divide en dos zonas: la zona de configuración (Menú Configuración > Cuotas), que se explica en este artículo, y la zona de usuarios (Menú Principal > Facturación > Cuotas), donde se trabaja a diario. Consulta el artículo v3 - Facturación: Cuotas (usuario).
¿Qué problema resuelve?
Automatiza la emisión, el cobro y la facturación de los recibos de socios y abonados.
Da privilegios automáticamente a titulares y beneficiarios mediante etiquetas, mientras la cuota esté activa.
Calcula el prorrateo del primer recibo sin hacer cuentas a mano.
Permite vender cuotas online desde la zona de clientes.
Registra el motivo de cada baja para poder analizarlo después.
Funcionalidades que ofrece
Funcionalidad | Para qué sirve |
Periodicidades | Pago único, semanal, mensual, bimensual, trimestral, semestral, anual o bianual |
Prorrateo | Emitir por fechas naturales o desde la fecha de inscripción; con fecha anual, precio fijo o prorrateo hasta el día 1 del mes siguiente |
Emisión y cobro automáticos | El sistema emite los recibos del día, los cobra con un método desatendido y genera las facturas |
Etiquetas | Asignar privilegios al titular y a los beneficiarios durante la vigencia de la cuota |
Venta online | Publicar el tipo de cuota en la zona de clientes, con imagen, descripción y restricciones de edad |
Plan de pago | Definir un importe distinto para cada periodo de la cuota |
Bono asociado | Recargar un bono al cliente de forma periódica |
Baja temporal y motivos de baja | Vincular una cuota reducida para bajas temporales y registrar el motivo de las bajas definitivas |
Recordatorios | Avisar al cliente y al club antes del fin de una cuota |
¿Qué secciones incluye y cómo se relacionan?
Zona de configuración (Menú Configuración > Cuotas):
Configuración: opciones generales de emisión, cobro, facturación, prorrateo y recordatorios.
Tipos de cuota: plantillas que definen periodicidad, producto, prorrateo, etiquetas, venta online, plan de pago y bono.
Motivos de baja: lista de motivos que se piden al dar de baja definitiva una cuota.
🔗 Flujo general: Producto → Tipo de cuota → Cuota del cliente → Emisión de recibos (ventas) → Cobro → Factura.
Requisitos previos
Tener el módulo de Cuotas activo en tu instalación.
Crear el producto de cada tipo de cuota en Menú Configuración > Facturación > Productos. El precio de la cuota se define en el producto.
Crear las etiquetas de cliente que darán los privilegios de socio, si vas a usarlas.
Para el cobro automático: tener una forma de pago que admita pagos desatendidos (pasarela con tarjeta tokenizada, bono monedero, bono unidades o depósito).
Para domiciliar recibos: tener configurada la integración SEPA. Consulta el artículo v3 - Integración SEPA (Domiciliación bancaria).
Para facturar automáticamente: que los clientes facturados tengan NIF válido si el tipo de factura lo exige.
Cómo se configura (paso a paso)
Paso 1 — Productos
Accede a Menú Configuración > Facturación > Productos.
Crea un producto por cada cuota (por ejemplo, Cuota socio mensual) con su precio e impuestos.
Guarda los cambios.
Paso 2 — Configuración general
Accede a Menú Configuración > Cuotas > Configuración.
Decide si activar la Emisión automática de cuotas y, si es así, el método de Cobro automático.
Activa Crear facturas si quieres que se facturen los recibos al emitirlos.
Decide si usar Prorrateo meses de 30 días.
Configura los recordatorios y los emails de aviso.
Guarda los cambios.
Paso 3 — Tipos de cuota
Accede a Menú Configuración > Cuotas > Tipos de cuota y pulsa Nuevo.
Completa Nombre, Periodicidad y Producto.
Decide el Prorrateo y, si aplica, sus opciones.
Asigna la Etiqueta que asigna y la Etiqueta de beneficiario.
Si se vende online, activa Venta online y completa imagen y descripción.
Guarda los cambios. Se habilitarán las secciones de plan de pago, bono, clientes y tabla.
Paso 4 — Baja temporal y motivos de baja (opcional)
Crea el tipo de cuota de baja temporal (por ejemplo, Socio baja temporal) con su precio reducido.
En el tipo de cuota principal, indícalo en Cuota de baja temporal.
Crea los motivos en Menú Configuración > Cuotas > Motivos de baja.
⚠️ Recomendación: crea primero los productos y los tipos de cuota; sin ellos no podrás asignar cuotas a los clientes.
Configuración: campos en detalle
Ubicación: Menú Configuración > Cuotas > Configuración
1) Emisión automática de cuotas
• Descripción: activa el proceso periódico que gestiona las renovaciones y cobros de las cuotas.
• Impacto en el sistema: cada día el sistema revisa si hay recibos que emitir ese día y los genera automáticamente.
• Ejemplo de uso: lo activas para que las cuotas mensuales se emitan solas el día que corresponde.
Qué ocurre cuando se utiliza: se generan las ventas de los recibos sin intervención del usuario.
Comportamiento del sistema: solo afecta a los tipos de cuota que tengan activada su propia opción Emisión automática de cuotas. Desactivado, los recibos se emiten manualmente con Emitir cuotas.
2) Cobro automático
• Descripción: método de pago con el que se cobran automáticamente las renovaciones. Debe admitir pagos desatendidos.
• Impacto en el sistema: al emitir el recibo, el sistema intenta cobrarlo con este método.
• Ejemplo de uso: seleccionas tu pasarela con tarjeta tokenizada, un bono monedero, un bono de unidades o un depósito.
Qué ocurre cuando se utiliza: la venta pasa a pagada si el cobro tiene éxito.
Comportamiento del sistema: si el cobro no es posible, la venta queda pendiente de pago.
3) Crear facturas
• Descripción: genera la factura de cada recibo emitido automáticamente, aunque no esté pagado.
• Impacto en el sistema: las facturas se crean con el tipo de factura predeterminado.
Comportamiento del sistema: si el tipo de factura exige NIF y algún cliente no lo tiene, no se podrá emitir ese recibo hasta completarlo.
4) Prorrateo meses de 30 días
• Descripción: calcula el prorrateo considerando que todos los meses tienen 30 días.
• Ejemplo de uso: la mitad del mes es siempre el día 16, sea cual sea el mes.
5) Enviar por email
• Descripción: envía al cliente por email los documentos generados al emitir sus cuotas.
6) Recordatorio fin de cuota del cliente
• Descripción: tiempo antes de la fecha de fin de la cuota en que se envía un recordatorio al cliente.
7) Recordatorio fin de cuota de admin y Dirección de recordatorio de cuotas admin
• Descripción: tiempo antes del fin de la cuota y dirección de email del club que recibe el aviso.
8) Email de notificación de compra
• Descripción: dirección a la que se envía un aviso cuando un cliente compra una cuota. Se aplica a los tipos de cuota con Notificación de compra activada.
ℹ️ Las opciones de la sección General (Tipo de factura al pagar Q19, Producto cargos por devolución y Desglosar Q19 por cliente de la venta) pertenecen a la domiciliación bancaria y se explican en el artículo v3 - Integración SEPA (Domiciliación bancaria).
Tipos de cuota: campos en detalle
Ubicación: Menú Configuración > Cuotas > Tipos de cuota
Sección General
1) Nombre (obligatorio)
• Descripción: nombre del tipo de cuota. Ej. Cuota socio anual.
2) Periodicidad
• Descripción: cada cuánto se emite un recibo: Pago único, Semanal, Mensual, Bimensual, Trimestral, Semestral, Anual o Bianual.
3) Producto (obligatorio)
• Descripción: cada recibo genera una venta con este producto. El precio de la cuota es el del producto.
4) Vencimiento
• Descripción: duración de la cuota desde su inicio. Útil en cuotas de pago único con validez limitada.
5) Etiqueta que asigna
• Descripción: etiqueta que se añade al titular mientras la cuota está activa.
• Impacto en el sistema: da los privilegios de socio (disponibilidad, precios…). Al finalizar la cuota, la etiqueta desaparece automáticamente.
6) Etiqueta de beneficiario
• Descripción: etiqueta que se añade a los beneficiarios mientras la cuota del titular está activa. Puede ser distinta a la del titular.
7) Cuota de baja temporal
• Descripción: tipo de cuota que se crea automáticamente al usar el botón Baja temporal.
• Comportamiento del sistema: si está vacío, el botón de baja temporal no podrá crear la cuota reducida.
8) Emisión automática de cuotas
• Descripción: incluye este tipo de cuota en la emisión automática diaria (requiere activar también la opción general).
9) Domiciliación por defecto
• Descripción: las nuevas cuotas de este tipo se crean con la opción Domiciliar activada.
10) Impuestos
• Descripción: impuestos aplicados a los recibos de este tipo de cuota.
Prorrateo
11) Prorrateo
Activado: los recibos se emiten por fechas naturales (día 1 del mes, trimestre, semestre o año). El primer recibo es proporcional. Ej.: cuota mensual de 100 € con alta el día 15 → primer recibo de 50 € y siguiente recibo de 100 € el día 1.
Desactivado: se cuenta desde la fecha de inscripción. Ej.: alta el día 15 → recibo de 100 € y siguiente recibo el día 15 del mes siguiente.
12) Mes de prorrateo anual y Día de prorrateo anual
• Descripción: en cuotas anuales con prorrateo, fecha natural de renovación (por ejemplo, 1 de enero o 1 de septiembre).
13) Prorratear automáticamente hasta el día 1 del mes siguiente
• Descripción: el primer recibo cubre desde el alta hasta el día 1 del mes siguiente; a partir de ahí se aplica la periodicidad normal.
14) Precio del prorrateo
• Descripción: importe fijo para el recibo prorrateado, en lugar del cálculo proporcional.
Venta online
Venta online: publica el tipo de cuota en la zona de clientes.
Imagen y Descripción: contenido que ve el cliente.
Permitir a los clientes elegir la fecha de inicio: el cliente indica cuándo empieza su cuota.
Edad mínima y Edad máxima: limitan qué clientes pueden contratarla.
Permitir cancelación: el cliente puede cancelar su cuota desde la zona de clientes.
Notificación de compra: envía un aviso al email configurado en Email de notificación de compra.
Deshabilitar compra como invitado: obliga al cliente a estar registrado y conectado para comprar.
Tipos de cuota: plan de pago, bono, clientes y tabla
Plan de pago
Permite cobrar un importe distinto en cada periodo. Cada línea tiene Número de periodo e Importe.
• Ejemplo de uso: los tres primeros meses a 50 € y el resto al precio del producto.
Bono
Recarga un bono al cliente mientras tiene la cuota. Campos: Tipo de bono, Cantidad de bono, Periodicidad y Modo de recarga (Añadir saldo o Sobreescribir saldo).
• Ejemplo de uso: una cuota que incluye 4 green fees al mes, recargados cada mes sobrescribiendo el saldo.
Clientes
Listado de los clientes que tienen este tipo de cuota. Desde aquí también puedes crear una cuota nueva y emitir recibos de este tipo.
Tabla
Muestra las cuotas de este tipo en formato tabla (clientes por periodos) para consultar de un vistazo su estado.
Filtro de fecha: rango de fechas a mostrar.
Emitir: emite las celdas o columnas seleccionadas.
Omitir: marca recibos aún no emitidos para que no se emitan. La celda muestra una línea discontinua y la emisión los ignora.
TPV y Pago rápido: cobran las cuotas seleccionadas. La última fila muestra el total y el número de recibos.
Colores: azul pendiente de emitir, rojo emitido y pendiente de pago, verde emitido y pagado.
ℹ️ La tabla está limitada a 100 registros. Para gestionar todas las cuotas del club, usa el listado de cuotas. Esta vista también está disponible en los cursos de Escuela cuyo tipo de curso tenga una cuota.
Motivos de baja
Ubicación: Menú Configuración > Cuotas > Motivos de baja
Al dar de baja definitiva una cuota, el sistema pide un motivo. El motivo queda guardado en la cuota y puede consultarse desde el listado.
Accede a Menú Configuración > Cuotas > Motivos de baja.
Pulsa Nuevo.
Introduce el nombre (ej. Cambio de residencia).
Pulsa Guardar.
Listados y acciones disponibles
Listado | Acciones |
Tipos de cuota | Exportar, Exportar (todas las columnas), Importar, Ver la papelera, Modo edición, Edición masiva |
Detalle de tipo de cuota | Ver historial, Copiar, Eliminar, Emitir cuotas |
Motivos de baja | Exportar, Importar, Ver la papelera, Edición masiva |
Limitaciones a tener en cuenta
El precio está en el producto: para cambiar la tarifa estándar, edita el producto (o usa precio personalizado en la cuota del cliente).
La emisión automática necesita dos opciones: la general y la del tipo de cuota.
El cobro automático solo funciona con métodos de pago desatendidos.
Los addons tienen la misma periodicidad que la cuota principal.
Solo se pueden omitir recibos que aún no se hayan emitido.
La vista tabla muestra un máximo de 100 registros.
Preguntas frecuentes
Las cuotas no se emiten solas. ¿Por qué?
Revisa que esté activa la Emisión automática de cuotas en Menú Configuración > Cuotas > Configuración y también en el tipo de cuota.
Se emiten los recibos pero no se cobran.
Comprueba el método de Cobro automático y que el cliente tenga tarjeta tokenizada o saldo suficiente en el bono o depósito.
No puedo emitir recibos por falta de NIF.
Con Crear facturas activo, el tipo de factura puede exigir NIF. Complétalo en la ficha del cliente y vuelve a emitir.
El primer recibo no sale prorrateado.
Revisa que el tipo de cuota tenga activado Prorrateo o Prorratear automáticamente hasta el día 1 del mes siguiente.
El botón Baja temporal no crea la cuota reducida.
El tipo de cuota debe tener informado el campo Cuota de baja temporal.
Un cliente no ve la cuota en la zona de clientes.
Comprueba que tenga Venta online activo, que la edad del cliente esté entre la mínima y la máxima, y que esté conectado si está activo Deshabilitar compra como invitado.
¿Cómo cobro un importe distinto los primeros meses?
Usa la sección Plan de pago del tipo de cuota, indicando el importe de cada número de periodo.
Buenas prácticas recomendadas
Usa un producto distinto por tipo de cuota para analizar los ingresos por separado.
Configura las etiquetas para que los privilegios se asignen y retiren solos.
Prueba la emisión con un rango corto antes de activar la emisión automática.
Crea motivos de baja claros para poder analizar por qué se van los socios.
Vincula una cuota de baja temporal a las cuotas de socio para agilizar las bajas.
¿Necesitas ayuda?
Si tienes dudas sobre la configuración de las cuotas, nuestro equipo de soporte está disponible para ayudarte. Escríbenos en la burbuja azul de tu programa de gestión.