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¿Qué es este módulo?
Ubicación: Menú Configuración > Reservas > Configuración
El módulo de Reservas permite reservar cualquier instalación o persona del club: salidas de golf, pistas de tenis o pádel, clases, habitaciones, buggies, mesas de restaurante, etc. Se construye sobre cuatro niveles:
Área: agrupa uno o varios tipos de recurso (Golf, Pádel, Academia). Aquí se definen el horario, el intervalo entre reservas, la forma de reservar online, las antelaciones y las cancelaciones.
Tipo de recurso: agrupa recursos de la misma naturaleza (Campo de 18 hoyos, Buggies, Profesores).
Recurso: lo que realmente se reserva (Tee 1, Tee 10, Buggy 3, Pista 2, Profesor Michael).
Tipo de reserva: la forma de reservar un recurso (Green fee 18 hoyos, Pista 60', Clase 30'). Define duración, filtros, participantes, cruces y extras, y puede llevar un producto asociado para generar la venta con su precio.
La pantalla Configuración reúne los ajustes generales que afectan a todas las áreas: comportamiento de la ocupación, reservas online, emails y la sección Apúntate.
Diferencias respecto a V1: los parámetros generales están a nivel de Área (en V1 estaban en el Tipo de recurso), cada área puede tener su propio modo de reservar, un recurso puede tener periodos de disponibilidad propios y los tipos de reserva pueden admitir participantes.
¿Qué problema resuelve?
Un único sistema para reservar cualquier cosa: golf, raqueta, academia, hotel o restaurante con la misma lógica.
Precios separados de la disponibilidad: el producto gestiona precios, impuestos y cuentas; el tipo de reserva gestiona cuándo, dónde y quién puede reservar.
Menos errores en recepción: avisos de reservas duplicadas, bloqueo de reservas en el pasado y copia automática de jugadores.
Más control online: reserva como invitado, cliente logado obligatorio, división del pago y mejor oferta.
Requisitos previos
Permisos de configuración de reservas en tu perfil de usuario.
Para la sección Apúntate: tener instalado el módulo Apúntate desde Menú Configuración > Sistema > App Market.
Para el envío de emails: una cuenta de correo del club configurada en el sistema.
Para reservar como invitado: se recomienda activar en Menú Configuración > CRM > Configuración > Checkout la opción Requerir nombre y teléfono para invitados.
Cómo se configura (paso a paso)
Paso 1 — Crear la estructura
Crea las Áreas (artículo v3 - Reservas: Áreas).
Crea los Tipos de recurso de cada área (artículo v3 - Reservas: Tipos de recurso).
Crea los Recursos (artículo v3 - Reservas: Recursos).
Crea los Tipos de reserva y asócialos a sus productos (artículo v3 - Reservas: Tipos de reserva).
Paso 2 — Revisar los ajustes generales
Ve a Menú Configuración > Reservas > Configuración.
Revisa la sección Reservas (comportamiento de la ocupación y online).
Revisa la sección Emails (copia de emails y confirmación desde administración).
Si usas Apúntate, revisa su sección.
Guarda.
Paso 3 — Afinar (opcional)
Añade Reglas de reserva, Vistas, Paquetes, Procedencias o Extras automáticos según lo necesites. Usa el Depurador si una reserva no aparece como esperas.
Detalle de cada campo de configuración
Sección Reservas: Recordatorio de reservas
Nombre del campo: Recordatorio de reservas. Duración (segundos, minutos, horas o días).
Descripción: antelación con la que el sistema envía al cliente el email de recordatorio.
Impacto en el sistema: se usa la plantilla de recordatorio del tipo de reserva o del área (o la plantilla por defecto).
Comportamiento del sistema: vacío, no se envían recordatorios.
Ejemplo de uso / qué ocurre: pones 1 día. Un jugador con salida el sábado a las 9:00 recibe el recordatorio el viernes a las 9:00.
Sección Reservas: Permitir reservar como invitado
Nombre del campo: Permitir reservar como invitado. Casilla (sí/no).
Descripción: permite reservar online sin estar registrado en el club.
Impacto en el sistema: en la zona de clientes aparece la opción de continuar como invitado.
Comportamiento del sistema: los datos que se pidan al invitado dependen de la configuración de Checkout del CRM.
Ejemplo de uso / qué ocurre: un turista reserva un green fee sin crear cuenta, dejando nombre y teléfono.
Sección Reservas: Permitir dividir el pago en consumer
Nombre del campo: Permitir dividir el pago en consumer. Casilla (sí/no). Desactivada por defecto.
Descripción: reparte el coste de una reserva online entre los clientes añadidos.
Impacto en el sistema: en el pago aparecen las opciones Pagas todo y Pagas tu parte.
Comportamiento del sistema: la parte de los demás queda confirmada y pendiente de pago en su cuenta (ver Preguntas frecuentes).
Ejemplo de uso / qué ocurre: dos socios reservan; uno paga su green fee y el otro lo paga después desde su perfil.
Sección Reservas: Mantener fin al cambiar de tipo
Nombre del campo: Mantener fin al cambiar de tipo. Casilla (sí/no).
Descripción: conserva la fecha y hora de fin personalizada al cambiar el tipo de reserva.
Impacto en el sistema: no se recalcula la duración con la del nuevo tipo.
Comportamiento del sistema: desactivado, al cambiar de tipo se aplica la duración por defecto del nuevo tipo.
Ejemplo de uso / qué ocurre: alargas una pista de tenis a 3 horas y cambias la tarifa; la reserva sigue durando 3 horas.
Sección Reservas: Mostrar áreas en consumer
Nombre del campo: Mostrar áreas en consumer. Casilla (sí/no).
Descripción: muestra en la portada de la zona de clientes un botón por cada área online.
Impacto en el sistema: cada botón usa la imagen, color y etiqueta de tarjeta del área.
Comportamiento del sistema: desactivado, aparece solo un botón genérico Reservar.
Ejemplo de uso / qué ocurre: el cliente ve directamente «Golf», «Pádel» y «Academia».
Sección Reservas: Barra de fechas en ocupación / Mostrar mes en barra de fechas
Nombre del campo: Barra de fechas en ocupación y Mostrar mes en barra de fechas. Casillas (sí/no).
Descripción: añaden a la ocupación una barra de días para navegar rápidamente y, opcionalmente, el mes.
Impacto en el sistema: solo afecta a la visualización de la ocupación en administración.
Comportamiento del sistema: «Mostrar mes» solo tiene efecto si la barra de fechas está activa.
Ejemplo de uso / qué ocurre: recepción salta del lunes al jueves con un clic.
Sección Reservas: Impedir realizar reservas en el pasado
Nombre del campo: Impedir realizar reservas en el pasado. Casilla (sí/no).
Descripción: bloquea la creación de reservas en fechas ya pasadas.
Impacto en el sistema: aplica tanto en recepción como online.
Comportamiento del sistema: al intentarlo aparece el aviso «las reservas en el pasado están deshabilitadas».
Ejemplo de uso / qué ocurre: evitas que alguien registre por error una salida de ayer.
Sección Reservas: Mostrar mejor oferta en consumer
Nombre del campo: Mostrar mejor oferta en consumer. Casilla (sí/no).
Descripción: destaca la mejor oferta disponible al reservar desde la zona de clientes.
Impacto en el sistema: el cliente ve resaltada la tarifa más ventajosa para la hora elegida.
Comportamiento del sistema: solo afecta a la zona de clientes.
Ejemplo de uso / qué ocurre: a las 16:00 se destaca el twilight frente al green fee normal.
Sección Reservas: Cliente logado obligatorio reservar
Nombre del campo: Cliente logado obligatorio reservar. Casilla (sí/no).
Descripción: obliga a que el jugador 1 de una reserva online sea el cliente que ha iniciado sesión.
Impacto en el sistema: el cliente logado no se puede quitar de la reserva.
Comportamiento del sistema: el resto de jugadores sí se pueden añadir y quitar.
Ejemplo de uso / qué ocurre: un socio no puede reservar solo para terceros sin incluirse.
Sección Reservas: Preguntar si ya hay una reserva ese día para el cliente
Nombre del campo: Preguntar si ya hay una reserva ese día para el cliente. Casilla (sí/no).
Descripción: avisa al crear una reserva para un cliente que ya tiene otra ese mismo día.
Impacto en el sistema: muestra el mensaje «Ya hay una reserva este día para el cliente…».
Comportamiento del sistema: es informativo; no impide reservar.
Ejemplo de uso / qué ocurre: recepción detecta una reserva duplicada por teléfono y web.
Sección Reservas: Resaltar grupo de reservas en la ocupación
Nombre del campo: Resaltar grupo de reservas en la ocupación. Casilla (sí/no).
Descripción: al pasar el cursor por una reserva se destacan todas las de su grupo.
Impacto en el sistema: solo visual, en la ocupación.
Comportamiento del sistema: no modifica las reservas.
Ejemplo de uso / qué ocurre: ves de un vistazo las 3 salidas reservadas por una agencia.
Sección Reservas: Impedir extras por defecto
Nombre del campo: Impedir extras por defecto. Casilla (sí/no).
Descripción: limita los extras ofrecidos a los configurados en cada tipo de reserva.
Impacto en el sistema: activado, solo se ofrecen los de la sección Tipos de reserva permitidos como extra.
Comportamiento del sistema: desactivado, se ofrecen todos los tipos de reserva marcados como Extra.
Ejemplo de uso / qué ocurre: con un GF 18H solo se ofrece el buggy de 18H y no el de 9H.
Sección Reservas: Copiar la primera reserva en el popup
Nombre del campo: Copiar la primera reserva en el popup. Casilla (sí/no).
Descripción: copia los datos del jugador 1 en el resto de jugadores de la reserva.
Impacto en el sistema: agiliza reservas de grupo con el mismo cliente.
Comportamiento del sistema: desactivado, puedes copiar manualmente con el icono de doble cuadrado junto al número de jugador.
Ejemplo de uso / qué ocurre: un touroperador reserva 4 plazas y todas quedan a su nombre.
Sección Reservas: Botón «TPV de esa reserva»
Nombre del campo: Botón «TPV de esa reserva». Casilla (sí/no).
Descripción: añade la acción TPV de esta reserva en el desplegable de acciones de la ocupación.
Impacto en el sistema: abre el TPV solo con la reserva seleccionada.
Comportamiento del sistema: no carga el resto de reservas del grupo.
Ejemplo de uso / qué ocurre: cobras a un jugador de una partida de cuatro sin tocar a los demás.
Sección Emails: Dirección de copia emails
Nombre del campo: Dirección de copia emails. Texto (email).
Descripción: dirección del club que recibe copia de los emails de confirmación enviados a los clientes.
Impacto en el sistema: cada confirmación se envía también a esta dirección.
Comportamiento del sistema: el envío lo realiza la cuenta de correo del club; Golfmanager registra el resultado en Últimos emails. Si no llegan las copias, revisa la cuenta con tu departamento de IT. También existe este campo a nivel de Área.
Ejemplo de uso / qué ocurre: recepción@club recibe una copia de cada reserva online.
Sección Emails: Email confirmación desde admin
Nombre del campo: Email confirmación desde admin. Casilla (sí/no).
Descripción: envía automáticamente el email de confirmación también en las reservas creadas desde administración.
Impacto en el sistema: las reservas online siempre envían confirmación.
Comportamiento del sistema: no se envía si el área tiene Deshabilitar notificaciones activo.
Ejemplo de uso / qué ocurre: un cliente que reserva por teléfono recibe la confirmación por email.
Sección Apúntate: Alerta, Información y Previsualización máximo online
Nombre del campo: Alerta zona de clientes (texto), Información zona de clientes (texto/HTML) y Previsualización máximo online (días). Visibles con el módulo Apúntate.
Descripción: textos y antelación de la página de actividades Apúntate en la zona de clientes.
Impacto en el sistema: la alerta se muestra con fondo amarillo; la información con el estilo de su HTML.
Comportamiento del sistema: solo se publican las actividades dentro de los días de previsualización.
Ejemplo de uso / qué ocurre: con 15 días, el cliente solo ve las partidas de las próximas dos semanas.
Cómo se usa en el día a día
Recepción trabaja en la ocupación con la barra de fechas, los avisos de reserva duplicada y la copia del jugador 1.
Online, el cliente ve las áreas en la portada, reserva logado o como invitado y, si está activo, divide el pago.
Emails: el cliente recibe confirmación y recordatorio; el club recibe copia en la dirección configurada.
Limitaciones a tener en cuenta
Ajustes globales: se aplican a todas las áreas. Lo específico de cada área se configura en el Área o en el Tipo de reserva.
Envío de emails: depende de la cuenta de correo del club, no de Golfmanager.
Dividir el pago: requiere clientes identificados y un producto en el tipo de reserva.
Campos personalizados en el popup: no disponibles en reservas múltiples de green fee.
Preguntas frecuentes
¿Cómo configuro dividir el pago en la zona de clientes?
Activa Permitir dividir el pago en consumer en esta pantalla.
Los clientes deben estar registrados e identificados en la venta.
En el Tipo de reserva > Online, activa Identificar al cliente por número de socio o relaciones (no por nombre).
El tipo de reserva debe tener un Producto.
Al pagar, el cliente elige Pagas todo o Pagas tu parte. La parte de los demás queda confirmada y pendiente de pago: pueden pagarla desde su perfil, en recepción o con el link de pago (módulo Pago directo). Si quieres que esas reservas caduquen si no se pagan, activa en Menú Configuración > CRM > Configuración la opción Al dividir el pago las otras reservas tienen caducidad; el plazo es la Caducidad de prereservas del área.
¿Cómo añado campos personalizados al popup de reserva?
Necesitas permisos developer. Ve a Menú > Developer > Extensiones, pulsa Nuevo, añade una descripción y este código (cambia procedencia por tu campo, en minúsculas y sin espacios):
<extension type="model" target="booking"> <field name="procedencia" type="string" nullable="1" label="Procedencia" showInPopup="1"/> </extension>
El campo aparecerá en la parte inferior del popup de reserva. No está disponible en reservas múltiples de green fee.
Activé «Impedir extras por defecto» y no se ofrece ningún extra. ¿Por qué?
Con esta opción solo se ofrecen los extras configurados en Tipos de reserva permitidos como extra de cada tipo de reserva. Si esa sección está vacía, no habrá extras.
No llegan las copias de los emails. ¿Qué hago?
Revisa en Últimos emails si el envío salió o dio error y consulta con tu departamento de IT el estado de la cuenta de correo del club.
Buenas prácticas recomendadas
Configura primero la estructura (áreas, tipos de recurso, recursos y tipos de reserva) y después los ajustes generales.
Activa «Impedir reservas en el pasado» para evitar errores de recepción.
Usa una dirección de copia para tener trazabilidad de las reservas online.
Prueba los cambios online en una ventana de incógnito antes de comunicarlos a los clientes.
¿Necesitas ayuda?
Si tienes dudas, nuestro equipo de soporte está disponible para ayudarte. Escríbenos en la burbuja azul de tu programa de gestión.