Índice
¿Qué es un área?
Ubicación: Menú Configuración > Reservas > Áreas
Un Área agrupa uno o varios tipos de recurso que se reservan de la misma manera: Golf, Pádel, Academia, Hotel, Restaurante… En el área se definen el horario y el intervalo de las reservas, cómo se ve la ocupación, los emails que se envían y todo el comportamiento de la reserva online: antelaciones, cancelaciones, caducidad de prereservas y forma de elegir recurso.
¿Qué problema resuelve?
Cada actividad con sus reglas: golf cada 10 minutos, tenis cada 30 y hotel por días, en el mismo sistema.
Control de la disponibilidad online: cuándo se abre y se cierra la reserva, cuándo se puede cancelar y cuánto tiempo se retiene un hueco.
Horarios especiales sin tocar la configuración general: intervalos personalizados para temporadas, festivos o torneos.
Comunicación con el cliente: alertas, widgets e información en la zona de clientes.
Requisitos previos
Permisos de configuración de reservas.
Plantillas de email creadas si quieres usar confirmaciones, cancelaciones o recordatorios propios.
Para «Ajustar inicio al amanecer / fin al anochecer»: latitud y longitud del club en Menú Configuración > General > Localización.
Para el tipo Restaurante o la elección de recurso en mapa: los módulos correspondientes instalados.
Cómo se configura (paso a paso)
Paso 1 — Crear el área
Ve a Menú Configuración > Reservas > Áreas y pulsa Nuevo.
Rellena Nombre, Intervalo, Hora de inicio y Hora de fin.
Elige el Modo ocupación y, si procede, el Tipo (por ejemplo, Restaurante) o Reservar por días (hotel, taquillas, alquileres).
Guarda.
Paso 2 — Configurar la reserva online
Activa Disponible online y elige la Forma de reservar online.
Define Antelación mínima y máxima, Permitir cancelar, Límite para cancelar y Caducidad de prereservas.
Añade imagen, color y etiqueta de tarjeta para el botón del área.
Paso 3 — Completar las pestañas
Crea los tipos de recurso, recursos y tipos de reserva del área y, si lo necesitas, intervalos personalizados, widgets y alertas (ver Pestañas del área).
Detalle de cada campo de configuración
General: Nombre
Nombre del campo: Nombre. Texto. Obligatorio.
Descripción: nombre del área.
Impacto en el sistema: se muestra en la ocupación, en los desplegables y en el botón de la zona de clientes.
Comportamiento del sistema: cambiarlo no afecta a las reservas existentes.
Ejemplo de uso / qué ocurre: «Golf», «Pádel», «Academia».
General: Intervalo
Nombre del campo: Intervalo. Duración. Obligatorio.
Descripción: cada cuánto tiempo se ofrece una nueva hora de reserva.
Impacto en el sistema: define las filas de la ocupación y las horas que ve el cliente online.
Comportamiento del sistema: los intervalos personalizados y los periodos del recurso pueden sustituirlo en fechas u horas concretas.
Ejemplo de uso / qué ocurre: 10 minutos en golf (9:00, 9:10, 9:20…); 30 minutos en tenis.
General: Hora de inicio y Hora de fin
Nombre del campo: Hora de inicio y Hora de fin. Hora.
Descripción: franja diaria en la que se ofrecen reservas.
Impacto en el sistema: fuera de esta franja no hay huecos, salvo que el área ignore intervalos.
Comportamiento del sistema: se pueden ajustar al amanecer y anochecer (ver más abajo).
Ejemplo de uso / qué ocurre: de 08:00 a 19:00.
General: Prioridad
Nombre del campo: Prioridad. Número.
Descripción: orden del área en administración y en la zona de clientes.
Impacto en el sistema: cuanto más cerca de 0, antes aparece.
Comportamiento del sistema: con la misma prioridad se ordena por defecto.
Ejemplo de uso / qué ocurre: Golf 1, Pádel 2, Academia 3.
General: Modo ocupación
Nombre del campo: Modo ocupación. Desplegable.
Descripción: interfaz con la que el personal reserva en esta área (modo golf, popup, página de detalle…).
Impacto en el sistema: cambia lo que ocurre al pulsar una celda de la ocupación.
Comportamiento del sistema: solo afecta a la administración.
Ejemplo de uso / qué ocurre: en golf se usa el modo golf para seleccionar varias plazas a la vez.
General: Tipo
Nombre del campo: Tipo. Desplegable.
Descripción: activa comportamientos especiales del área.
Impacto en el sistema: por ejemplo, Restaurante pide el número de comensales.
Comportamiento del sistema: vacío, el área funciona de forma estándar.
Ejemplo de uso / qué ocurre: el área «Restaurante» con tipo Restaurante.
General: Reservar por días, Hora reservas por días y Una venta por día
Nombre del campo: Reservar por días (sí/no), Hora reservas por días (hora) y Una venta por día (sí/no).
Descripción: para áreas cuyas reservas empiezan un día y terminan otro (hotel, alquiler, taquillas).
Impacto en el sistema: la ocupación se gestiona por días; «Hora reservas por días» fija la hora de inicio de esas reservas.
Comportamiento del sistema: con «Una venta por día», la reserva genera una venta por cada día en lugar de una sola venta.
Ejemplo de uso / qué ocurre: una estancia de 3 noches genera 3 ventas, una por noche.
Cuadro de ocupación: Alto de celda y Ancho de celda
Nombre del campo: Alto de celda (decimal) y Ancho de celda (número).
Descripción: tamaño de las celdas de la ocupación.
Impacto en el sistema: solo visual.
Comportamiento del sistema: celdas más estrechas muestran más recursos sin desplazamiento lateral.
Ejemplo de uso / qué ocurre: amplías el ancho para leer nombres e iconos en golf.
Amanecer y atardecer: Ajustar inicio al amanecer / fin al anochecer y sus márgenes
Nombre del campo: Ajustar inicio al amanecer (sí/no), Margen amanecer (min), Ajustar fin al anochecer (sí/no), Margen anochecer (min).
Descripción: el horario del área sigue la salida y la puesta de sol de cada día.
Impacto en el sistema: sustituyen la Hora de inicio y la Hora de fin fijas.
Comportamiento del sistema: el margen se suma o resta a la hora del sol; se calcula con la localización del club.
Ejemplo de uso / qué ocurre: inicio al amanecer con margen 15: si amanece a las 7:50, la primera salida es a las 8:05.
Amanecer y atardecer: Línea de amanecer y Línea de crepúsculo
Nombre del campo: Línea de amanecer (min tras el amanecer), Línea de crepúsculo: duración de la vuelta (min), Línea de crepúsculo: margen de luz (min). Números.
Descripción: dibujan en la ocupación líneas de referencia según la luz del día.
Impacto en el sistema: la línea de crepúsculo marca la última salida con la que una vuelta de esa duración termina con luz suficiente.
Comportamiento del sistema: son orientativas: no bloquean reservas. También se pueden definir en el Tipo de recurso.
Ejemplo de uso / qué ocurre: vuelta 270 min y margen 15: recepción ve hasta qué hora puede ofrecer 18 hoyos.
Confirmaciones: Deshabilitar notificaciones
Nombre del campo: Deshabilitar notificaciones. Casilla (sí/no).
Descripción: no envía emails de confirmación de las reservas de esta área.
Impacto en el sistema: prevalece sobre «Email confirmación desde admin».
Comportamiento del sistema: afecta solo a esta área.
Ejemplo de uso / qué ocurre: el área «Mantenimiento» no envía emails.
Confirmaciones: Email de confirmación, cancelación y recordatorio
Nombre del campo: Email de confirmación, Email de cancelación y Email de recordatorio. Desplegables de plantillas.
Descripción: plantillas que se envían en cada evento.
Impacto en el sistema: si el tipo de reserva tiene su propia plantilla, se usa la del tipo de reserva.
Comportamiento del sistema: vacías, se usa la plantilla por defecto.
Ejemplo de uso / qué ocurre: una confirmación de pádel con normas de la pista.
Confirmaciones: Dirección de copia emails
Nombre del campo: Dirección de copia emails. Texto (email).
Descripción: recibe copia de las confirmaciones de esta área.
Impacto en el sistema: permite que cada departamento reciba solo sus reservas.
Comportamiento del sistema: el envío depende de la cuenta de correo del club.
Ejemplo de uso / qué ocurre: academia@club recibe solo las clases.
Avanzado: Ignorar intervalos e Ignorar intervalos en cruces
Nombre del campo: Ignorar intervalos e Ignorar intervalos en cruces. Casillas (sí/no).
Descripción: permiten reservar desde y hasta cualquier hora, sin respetar los intervalos (o solo en los cruces).
Impacto en el sistema: útil para extras o cruces que terminan después de la hora de fin del área.
Comportamiento del sistema: no se generan huecos fijos para esas reservas.
Ejemplo de uso / qué ocurre: un buggy de 5 horas reservado a las 15:00 termina a las 20:00 aunque el área cierre a las 19:00.
Avanzado: Ignorar solapar
Nombre del campo: Ignorar solapar. Casilla (sí/no).
Descripción: permite montar reservas unas sobre otras en el mismo recurso.
Impacto en el sistema: el recurso deja de bloquearse al estar ocupado.
Comportamiento del sistema: recomendable solo para agendas de tareas, no para instalaciones.
Ejemplo de uso / qué ocurre: una agenda de mantenimiento con varias tareas simultáneas.
Avanzado: Reserva extra
Nombre del campo: Reserva extra. Casilla (sí/no).
Descripción: el popup de nueva reserva permite crear una reserva principal y otra opcional en un solo paso.
Impacto en el sistema: se crean dos reservas vinculadas.
Comportamiento del sistema: la segunda reserva es opcional.
Ejemplo de uso / qué ocurre: el profesor Michael y la pista 6 a la vez.
Avanzado: Formato descripción venta
Nombre del campo: Formato descripción venta. Texto.
Descripción: plantilla de la descripción de la venta generada por la reserva.
Impacto en el sistema: se ve en el TPV, el ticket y los listados de ventas. Claves: {product} {type} {date} {time} {endDate} {endTime} {resource} {locator} {customer} {name} {beneficiary} {crossings}.
Comportamiento del sistema: {crossings} añade los cruces a la descripción y al ticket.
Ejemplo de uso / qué ocurre: «{product} {date} {time} {resource} {crossings}».
Avanzado: Formato venta de cruce
Nombre del campo: Formato venta de cruce. Texto.
Descripción: descripción de las ventas generadas por reservas de cruce.
Impacto en el sistema: claves: {product} {type} {date} {time} {endDate} {endTime} {resource} {locator} {customer}.
Comportamiento del sistema: vacío, se usa el formato por defecto.
Ejemplo de uso / qué ocurre: «{product} - {resource} {time}».
Avanzado: Ver tipo de reserva en ocupación
Nombre del campo: Ver tipo de reserva en ocupación. Casilla (sí/no).
Descripción: muestra el tipo de reserva dentro de cada celda.
Impacto en el sistema: solo visual.
Comportamiento del sistema: ocupa espacio en la celda; ajusta el ancho si es necesario.
Ejemplo de uso / qué ocurre: recepción distingue a simple vista GF Socio de GF Visitante.
Reservas por internet: Disponible online
Nombre del campo: Disponible online. Casilla (sí/no).
Descripción: publica el área en la zona de clientes.
Impacto en el sistema: además debe estar online el tipo de recurso, el recurso y el tipo de reserva.
Comportamiento del sistema: desactivado, el área solo se reserva desde administración.
Ejemplo de uso / qué ocurre: Golf online, Mantenimiento no.
Reservas por internet: Forma de reservar online
Nombre del campo: Forma de reservar online. Desplegable: No elegir nada, Elegir tipo de recurso, Elegir tipo de recurso con tarjeta, Elegir recurso, Elegir recurso en mapa.
Descripción: qué puede elegir el cliente al reservar.
Impacto en el sistema: No elegir nada asigna el primer recurso libre; Elegir tipo de recurso muestra un desplegable; con tarjeta muestra botones con imagen; Elegir recurso permite elegir el recurso concreto; en mapa lo elige sobre un mapa de recursos.
Comportamiento del sistema: «Elegir recurso» es necesario para la vista de ocupación de socios.
Ejemplo de uso / qué ocurre: con varios campos de golf, «con tarjeta» muestra una tarjeta por campo.
Reservas por internet: Antelación mínima y máxima para reservar
Nombre del campo: Antelación mínima para reservar y Antelación máxima para reservar. Duración (opcional).
Descripción: tiempo mínimo y máximo entre el momento de reservar y el inicio de la reserva.
Impacto en el sistema: fuera de esa ventana el área no muestra huecos online.
Comportamiento del sistema: la configuración del Tipo de reserva prevalece sobre la del área.
Ejemplo de uso / qué ocurre: máxima 7 días y son las 15:30 del miércoles: se puede reservar hasta las 15:30 del miércoles siguiente. Mínima 1 hora: a las 10:15 ya no se puede reservar la clase de las 11:00.
Reservas por internet: Límite por días completos y Antelación por días completos
Nombre del campo: Límite por días completos (mínima) y Antelación por días completos (máxima). Casillas (sí/no).
Descripción: redondean la antelación al final del día.
Impacto en el sistema: la antelación deja de contarse hasta la hora exacta y se cuenta hasta el final del día.
Comportamiento del sistema: solo tienen efecto si hay antelación configurada.
Ejemplo de uso / qué ocurre: máxima 7 días con días completos, el miércoles a las 15:30 se puede reservar hasta las 23:59 del miércoles siguiente.
Reservas por internet: Permitir cancelar y Límite para cancelar
Nombre del campo: Permitir cancelar (sí/no) y Límite para cancelar (duración).
Descripción: si el cliente puede cancelar online y con cuánta antelación mínima.
Impacto en el sistema: fuera del límite, el cliente ve un aviso de que no puede cancelar.
Comportamiento del sistema: el límite del tipo de reserva prevalece sobre el del área.
Ejemplo de uso / qué ocurre: límite 24 horas: una salida del sábado a las 9:00 se puede cancelar hasta el viernes a las 9:00.
Reservas por internet: Caducidad de prereservas
Nombre del campo: Caducidad de prereservas. Duración (por defecto 15 minutos).
Descripción: tiempo que tiene el cliente para completar y pagar la reserva online.
Impacto en el sistema: pasado ese tiempo, el hueco se libera.
Comportamiento del sistema: también marca la caducidad de las reservas de otros clientes al dividir el pago, si está activado.
Ejemplo de uso / qué ocurre: un cliente abandona el pago y a los 15 minutos la salida vuelve a estar disponible.
Reservas por internet: Contador de plazas libres y Mostrar tarifas en la pantalla de horarios
Nombre del campo: Contador de plazas libres y Mostrar tarifas en la pantalla de horarios. Casillas (sí/no).
Descripción: información adicional en la lista de horas online.
Impacto en el sistema: el cliente ve cuántas plazas quedan en cada hora y las tarifas disponibles.
Comportamiento del sistema: solo afectan a la zona de clientes.
Ejemplo de uso / qué ocurre: la hora 9:10 muestra «2 plazas» y el precio desde.
Reservas por internet: Ocultar extras no disponibles y Ocultar el recurso al cliente
Nombre del campo: Ocultar extras no disponibles y Ocultar el recurso al cliente. Casillas (sí/no).
Descripción: la primera no muestra los extras agotados; la segunda no muestra al cliente el recurso asignado en la confirmación.
Impacto en el sistema: solo visual para el cliente; la reserva se asigna igual.
Comportamiento del sistema: recepción sigue viendo el recurso.
Ejemplo de uso / qué ocurre: no mostrar el número de habitación hasta el check-in.
Reservas por internet: Información zona de clientes e Información del mapa de reservas
Nombre del campo: Información zona de clientes e Información del mapa de reservas. Texto o HTML.
Descripción: textos que se muestran al cliente al reservar en esta área (y en la pantalla del mapa).
Impacto en el sistema: se muestran debajo de las alertas del área.
Comportamiento del sistema: admiten formato HTML.
Ejemplo de uso / qué ocurre: «Recuerda presentarte 15 minutos antes de tu salida».
Reservas por internet: Imagen, Color de fondo y Etiqueta tarjeta
Nombre del campo: Imagen (imagen), Color de fondo (color) y Etiqueta tarjeta (texto).
Descripción: apariencia del botón del área en la zona de clientes.
Impacto en el sistema: la etiqueta aparece debajo del nombre del área.
Comportamiento del sistema: si hay imagen, no se ve el color de fondo.
Ejemplo de uso / qué ocurre: etiqueta «¡Novedad!» en el área Pickleball.
Reservas por internet: Etiquetas de clientes
Nombre del campo: Etiquetas de clientes. Selección múltiple.
Descripción: restringe el acceso online al área a los clientes con alguna de estas etiquetas.
Impacto en el sistema: el resto de clientes no ve el área.
Comportamiento del sistema: vacío, el área está disponible para todos.
Ejemplo de uso / qué ocurre: el área «Academia Junior» solo para la etiqueta Junior.
Reservas por internet: Nombres online de recursos y tipos de recurso
Nombre del campo: Nombre online recurso singular, Nombre online recursos plural, Nombre online tipo recurso singular y Nombre online tipos recurso plural. Texto.
Descripción: cómo se llaman los recursos y tipos de recurso en la zona de clientes.
Impacto en el sistema: sustituyen los textos genéricos «recurso» y «tipo de recurso».
Comportamiento del sistema: vacíos, se usan los textos por defecto.
Ejemplo de uso / qué ocurre: en Academia: «Profesor» / «Profesores».
Pestañas del área
Tipos de recurso, Recursos y Tipos de reserva
Listados de los elementos que pertenecen al área. Se explican en los artículos v3 - Reservas: Tipos de recurso, v3 - Reservas: Recursos y v3 - Reservas: Tipos de reserva.
Intervalos personalizados
Horarios especiales que prevalecen sobre la configuración general del área en fechas, días u horas concretas (festivos, torneos, temporadas). Pulsa Nuevo y rellena:
Fecha de inicio / Fecha de fin: periodo de aplicación.
Días de la semana: días en los que se aplica.
Festivos: Aplicar en festivos o No aplicar en festivos.
Prioridad: si se solapan varios intervalos, decide cuál se aplica.
Hora de inicio / Hora de fin: franja (HH:mm).
Intervalo: cada cuánto se ofrece una reserva en esa franja.
Color: color de la franja en la ocupación.
Ejemplo: en verano, de lunes a viernes, salidas de 07:00 a 21:00 cada 8 minutos.
Widgets
Bloques de contenido que se muestran al reservar el área en la zona de clientes. Pulsa Nuevo y rellena:
Título y Prioridad (menor número, más arriba).
Tipo: Texto y descripción, Imagen o Cámara en directo.
Texto botón y URL de destino del botón.
Imagen (tipo Imagen) y Descripción (tipo Texto y descripción).
Posición en móvil: Al principio o Al final.
Alertas
Mensajes destacados para los jugadores al reservar online o en la app. Pulsa Nuevo y rellena:
Texto: el mensaje (ej. «Greens pinchados»).
Fecha de inicio / Fecha de fin (opcionales): la alerta se muestra si el jugador reserva para esos días.
Prioridad: orden entre alertas (1 primero).
Tipo de recurso: si se indica, solo se muestra al reservar ese tipo de recurso; vacío, en todos los del área.
Cómo se usa en el día a día
Recepción trabaja en la ocupación del área con el modo y el tamaño de celdas configurados.
Online, el cliente entra en el área, ve alertas, widgets e información, elige hora (y recurso, según la forma de reservar) dentro de la antelación permitida y tiene la caducidad de prereserva para pagar.
Temporadas y eventos: se gestionan creando intervalos personalizados sin tocar el horario general.
Limitaciones a tener en cuenta
El tipo de reserva prevalece sobre el área en antelaciones, cancelación y plantillas de email.
Los límites de reservas por cliente (por día, por adelantado, etc.) se configuran con Reglas de reserva, no en el área.
Las líneas de amanecer y crepúsculo son orientativas y no bloquean reservas.
Ignorar solapar permite reservas duplicadas en el mismo recurso: úsalo con cuidado.
Preguntas frecuentes
¿Cómo añado los cruces en la descripción de la venta y en el ticket?
Ve a Menú Configuración > Reservas > Áreas y abre el área (por ejemplo, Golf).
Pulsa Editar y, en Avanzado, añade {crossings} en Formato descripción venta.
Guarda.
¿Cómo configuro la vista de ocupación de socios en la zona de clientes? (BETA)
Permite a los socios ver la parrilla de reservas online de forma parecida a la administración, identificar primero a los jugadores y después ver sus tarifas.
Solicita a soporte el módulo Reservas online de socios.
En Menú Configuración > CRM > Etiquetas de cliente, activa Es Socio en las etiquetas de socios.
En el área, pon Forma de reservar online = Elegir recurso.
Notas: solo para clientes logados con etiqueta «Es Socio»; los nombres visibles son los del campo Nombre online del cliente (si no, «Desconocido»); se asigna la tarifa de mayor prioridad y se puede cambiar con Cambiar tarifa; para ofrecer extras, configura Tipos de reserva permitidos como extra en todos los tipos de reserva y deja Impedir extras por defecto desactivado; disponible para golf, no para reservas con participantes.
¿Dónde limito las reservas por día o por adelantado de un cliente?
En Menú Configuración > Reservas > Reglas de reserva, con el periodo Día o Reservas activas (artículo v3 - Reservas: Reglas de reserva).
He puesto antelación en el área y no se respeta. ¿Por qué?
Si el tipo de reserva tiene su propia antelación, prevalece la del tipo de reserva.
Buenas prácticas recomendadas
Usa intervalos personalizados para temporadas y eventos en lugar de cambiar el horario general.
Define una caducidad de prereserva razonable (10-15 minutos) para no bloquear huecos.
Mantén las antelaciones en un solo nivel (área o tipo de reserva) para que sean fáciles de mantener.
Revisa las alertas caducadas y pon siempre fecha de fin a las temporales.
¿Necesitas ayuda?
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