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Preguntas Frecuentes
Golfmanager te permite facturar de distintas formas según tus necesidades. Necesitarás hablar con tu “account manager” para configurar y enseñar al equipo a facturar según tus necesidades.
Tipos de documentos
Para empezar vamos a nombrar los distintos tipos de documentos en Golfmanager:
Ventas o albaranes. Cada vez que haces una reserva, creas una clase, vendes un producto de tienda, etc. el sistema generará una venta pendiente de pago. Nosotros le llamamos ventas, otros le llaman albaranes, carritos o pedidos. Dentro de una venta podemos tener varías líneas de venta. Por ejemplo, dentro de una venta podemos tener 3 green fees y 2 buggies.
Facturas simplificadas o ticket. Estas ventas serán pagadas en algún momento y Golfmanager, tras cada cobro, generará una factura simplificada automáticamente. La ley te permite crear este tipo de facturas sin especificar los datos del cliente. Pero, si tienes los datos ya introducidos en el sistema, la factura simplificada podrá ser impresa ya con los datos fiscales del cliente para que lo pueda justificar.
Facturas recapitulativas. Podrás agrupar todas las facturas simplificadas en una sola factura recapitulativa para exportar a contabilidad un sólo asiento. Estas facturas deberán detallar cuál es el primer y último ticket (o factura simplificada) dentro de cada factura recapitulativa, y sólo podrá ser emitida dentro del mes en curso.
Facturas completas. El club podrá crear una factura completa a partir de una venta (o albarán) o de una factura simplificada. Si una venta se factura y luego se paga, el sistema no emitirá una factura simplificada al estar esta venta ya facturada. Si haces una factura completa a partir de una simplificada, el sistema anulará automáticamente la factura simplificada para no duplicar facturación y generará una factura completa. A diferencia de la factura simplificada, aquí el sistema te obligará a tener ciertos datos del cliente para poder emitirla.
Facturas rectificativas. Las factura rectificativa se usan cuando hay que hacer la corrección de una factura anterior si se produce devolución de productos, o bien cuando se producen descuentos o bonificaciones posteriores a la operación. Golfmanager generará este tipo de facturas de manera automática.
Facturas proforma. Golfmanager te permitirá generar facturas proforma para enviar a los clientes y obtener el pago.
Más adelante en este artículo de ayuda describiremos paso a paso como generar cada tipo de factura.
Escenarios de facturación
Para continuar vamos a enumerar 5 casos diferentes de facturación según el cliente y el día de pago.
Cliente directo sin antelación. Imagina que hoy, 15/9, te entran sólo 100 jugadores directos por la puerta, te reservan 100 green fees para ese mismo día, y te los pagan en ese momento. El sistema emitirá 100 facturas simplificadas. Aquí llega tu primera decisión de como gestionar la facturación del club con Golfmanager. Al final del día:
- Opción 1 (Recomendado). Exporto todas estas facturas simplificadas a contabilidad.
- Opción 2. Agrupo todas estas facturas simplificadas en una factura recapitulativa para exportar a contabilidad un sólo asiento.
- Opción 3. Anular los tickets y crear una factura completa. No recomendado.
Cliente directo con antelación. Imagina que hoy, 1/5, te entran 100 jugadores directos en la web, reservan para el día 15/9, y te los pagan en ese momento (día 1/5). Esto puede llamarse pago a cuenta, prepago, etc. Te han pagado un servicio con antelación. Como hemos explicado antes, Golfmanager va a generar una factura simplificada en el momento del cobro (por ley hay que declarar el IVA en el momento del cobro). Aquí no hay una opción a elegir, pero es importante dejar claro que este tipo de facturas simplificadas generadas el día 1/5 van a ser incorporadas a contabilidad el día 1/5 (día de cobro) y no el 15/9 (día de juego). Vuelvo a repetir, la facturación en Golfmanager es por fecha de cobro y no por fecha de uso. En este caso, y también para tu información, el día de juego la recepción se encontrará una reserva ya pagada con antelación y no tendrá que hacer nada adicional.
Cliente que pide factura completa. Normalmente este caso se da con clientes directos ya que los turoperadores se suelen facturar a final de mes. Pero el procedimiento puede ser igual para cualquier tipo de cliente y este proceso se puede hacer cualquier día. En este caso, el cliente te pide una factura completa por un servicio. El cliente te puede pedir la factura antes de pagarla o después de haberla pagado:
En el primer caso, si el cliente solicita una factura completa antes de pagarla, en el momento de pago, el sistema no generará ningún documento adicional pues ya está facturado.
En el segundo caso, si el cliente solicita una factura completa después de haberla pagado y haber generado una factura simplificada, el sistema anulará esa factura simplificada y generará la factura completa. Tanto la factura simplificada positiva como la rectificación serán exportados a contabilidad según la opción escogida en el apartado 1, junto a la factura completa.
Turoperador prepago. Imagina que hoy, 1/5, el turoperador prepago entra en la web y reserva 100 green fees para el 15/9. Normalmente a las agencias configuramos el sistema para que no tengan que prepagar nada en el momento de la reserva. Unos días antes, por ejemplo el día 1/9, le mandaremos una factura proforma para pedirles el pago de esas reservas. Una vez recibido el pago, y según lo que ya hemos comentado antes de que Golfmanager genera una factura simplificada en el momento del cobro, tendrás que decir cómo quieres proceder:
- Opción 1 (Recomendado). Exporto esas facturas simplificadas a contabilidad el día del cobro (1/9) o las agrupo en la factura recapitulativa del día. En este caso el turoperador puede entrar en su perfil online y cuadrar cada uno de sus cobros, o el club le puede mandar un resumen a final de mes.
- Opción 2. Genero esas facturas simplificadas con otra serie para no exportarlas a contabilidad o agrupar en la factura recapitulativa del día. De hecho, no se llamarían facturas simplificadas al no ser un documento oficial. En este caso el club generará una factura completa a final del mes con todos estos cobros para que el turoperador lo vea en su perfil online o se le mande por email.
Nota para el equipo de Golfmanager:
En este caso creamos una forma de pago llamada “Prepago” que apunte a otra serie de facturación o creamos una caja “Administración” que use otra serie. Adicionalmente, por seguridad, se puede crear una segunda empresa y asignarla a la subfamilia GF TTOO para evitar que la caja de Pro Shop pueda facturar con su serie green fees de turoperación.
Turoperador a crédito. Imagina que hoy, 1/5, el turoperador a crédito entra en la web y reserva 100 green fees para el 15/9. Normalmente estas agencias tendrán activada en sus fichas de cliente la opción de “a crédito” y esto les dará la ventaja de no tener que pagar en el momento de la reserva (1/5), ni cuando vengan a jugar sus clientes. Estas agencias recibirán una factura a final de mes con todas sus deudas, y abonarán a mes vencido. En estos casos deberás decidir entre 2 opciones:
- Opción 1 (Recomendado). El día de juego, 15/9, la recepción no hará nada y dejaremos esas ventas o albaranes pendientes de pago pero marcados a crédito. Al final de mes se facturarán estos servicios. Las ventajas de esta opción es que:
(1) el sistema está creado para operar de esta forma,
(2) la recepción no tiene que hacer nada, y...
(3) sobre todo podremos hacer el seguimiento de las deudas desde Golfmanager.
- Opción 2. El día de juego, 15/9, marcamos en Golfmanager estas ventas como pagadas con una forma de pago “A crédito”. Esta forma de pago puede operar con la serie de facturas de clientes directos o de turoperadores según lo decidido en el punto 4. Las ventajas de ese sistema es que no dejas nada pendiente de pago en el sistema, pero el control del pago se debe de hacer desde contabilidad y no desde Golfmanager, de ahí que no lo recomendemos.
Factura simplificada
Una vez ya entendemos los distintos tipos de facturas y escenarios, vamos a ver como se generan cada uno de estos documentos.
La generación de este tipo de factura es muy sencillo. Tras cada cobro en el TPV, el sistema emitirá un ticket automáticamente. Desde ahí mismo podrás imprimir una copia.
Podrás ver todos los tickets o facturas simplificadas en el listado urldelclub/admin/billing/ticket.
Factura completa
Hay dos maneras de generar una factura completa en Golfmanager.
Desde el TPV.
En el TPV, una vez añadidos los productos al carrito o venta, haz clic en el botón "Facturar".
Rellena los datos de cliente, empresa y fecha... y haz clic en Facturar.
Se generará la factura. Podemos entrar desde el mismo TPV...
... o desde el listado urldelclub/admin/billing/invoice.
Desde el Listado de Ventas.
Como alternativa al TPV; si lo deseas, puedes hacer una factura desde el listado de ventas. Recuerda que cada vez que un usuario reserva o vende algo, se crea un albarán o venta. Todas estas ventas las puedes ver en el siguiente listado: urldelclub/admin/billing/saleline. Como todo va a parar a este listado, y se ofrecen muchos datos de cada venta, este listado se convierte en la parte más importante para los departamentos financieros. En ese listado podrás identificar ventas con o sin factura, pagadas o no, y un largo etc.
La gran ventaja de facturar desde el listado de ventas es que puedes generar facturas a muchas ventas a la vez, agrupándolas por cada cliente o haciendo una genérica a Clientes Varios. Para el cierre diario a clientes varios o el cierre mensual a turoperadores, este listado es ideal.
Para facturar desde este listado:
Filtra e identifica las ventas que quieres facturar (el equipo de Golfmanager te guardará los filtros según tus necesidades).
Selecciona las líneas y haz clic en Facturar/Emitir factura.
Rellena la información del siguiente pop up teniendo en cuenta especialmente que en la primera opción podrás elegir si agrupar todas las ventas en una sola factura, o generar una factura por cada cliente. Haz clic en Aceptar.
El sistema generará la factura y te enseñará los detalles de esta.
Puedes ver todas las facturas completas generadas desde el listado urldelclub/admin/billing/invoice.
Factura recapitulativa
Una factura recapitulativa (también puede llamarse factura agrupada o resumen) reúne diferentes operaciones de compra (tickets). El único requisito es que las distintas operaciones que recoge la factura se hayan producido dentro del mismo mes natural. Estas facturas deben expedirse, como muy tarde, el último día del mes natural en que se han producido las operaciones.
Hay un elemento básico que define para qué sirve una factura recapitulativa y es el de ahorrar tiempo y trabajo. Reduce el papeleo y facilita los trámites administrativos: a nivel contable, fiscal y de gestión de cobro.
Si eres de los que prefieren exportar a contabilidad una única factura recapitulativa, en vez de muchos tickets, sigue los siguientes pasos:
Deberás asegurarte que la configuración de tu Empresa tiene asignada una serie para las facturas completas y recapitulativas.
Puesto que una factura recapitulativa se hace para agrupar una serie de tickets, tendrás que ir a la pantalla de Tickets (urldelclub/admin/billing/ticket.) en Golfmanager y hacer clic en Factura Recapitulativa:
Elegiremos que serie de tickets y periodo de días queremos agrupar, la empresa con la que queremos facturar:
El sistema generará la factura recapitulativa indicando el primer y último ticket agrupado, y podremos imprimir o mandar por email.
Exportación a contabilidad
Si no quieres preocuparte de realizar una factura recapitulativa al final de cada día, semana o mes... puedes directamente exportar todas tus facturas (simplificadas y completas) a tu programa de contabilidad.
Recuerda que las facturas simplificadas (o tickets) tienen el mismo valor fiscal que las completas. Lo único es que con esta opción estás exportando a contabilidad muchas más facturas que haciendo recapitulativas. Así que decide que te compensa más.
Para exportar tus facturas a contabilidad deberás primero descargar alguno de los programas contables conectados a Golfmanager: SAGE, SAP, A3, NAVISION, PRINEX, etc.
Ve a la página de Golfmanager de Facturas y haz clic en el botón de tu sistema contable:
Rellena los datos y haz clic en Exportar:
Según el programa de contabilidad que estés utilizando, Golfmanager exportará en este momento un fichero TXT o CSV que tendrás que importar manualmente a tu programa contable.
Facturación a Turoperadores A crédito
Esta es la manera más fácil de facturar a los turoperadores. Y es que el club deja los albaranes o ventas pendientes de pago y al final del mes emiten una factura a cada agencia.
A diferencia de las facturas simplificadas que siempre están asociadas a un pago, las facturas pueden o no cobrarse en el momento de emitirse. Por lo tanto, estos serían los pasos a seguir para trabajar con estos turoperadores a crédito:
Asegúrate que tu cliente tiene activada la opción Es Empresa, Es Agencia, A crédito y Solicita Factura en su ficha.
Todos estos campos, sobre todo el de A crédito, te van a servir para estadísticas y localizar ventas/albaranes fácilmente para luego facturar. Al estar este campo activado en la ficha del cliente (Ej. Golfbreaks) el sistema generará todos sus albaranes con la propiedad A crédito. Verás que las reservas y las ventas en el TPV tienen una línea naranja, que significa que es una venta no pagada, pero a crédito (la cobraremos más adelante).
Cuando llegue el día de juego, la recepción podrá actuar de dos maneras según decida el departamento de contabilidad:
Variante A (Recomendado). No preocuparse de estas reservas en naranja porque, aunque NO estén pagadas, se sabe qué se pagarán más adelante. En este caso las ventas quedarían como "Pendientes de pago" en Golfmanager y el seguimiento de la deuda puede realizarse desde nuestro sistema.
Variante B. Cerrar esta venta con la forma de pago A crédito. Si se decide proceder de esta manera habría que crear una nueva forma de pago en el sistema. Con este método, la venta se reflejaría como pagada en Golfmanager y el seguimiento de la deuda se llevaría a cabo desde el departamento de contabilidad y su programa contable. Con esta opción, se podría asignar en la nueva forma de pago "A crédito" una serie de facturas distinta para no agrupar estos cobros en la factura recapitulativa.
Al final de mes, y de manera opcional, el club podrá emitir una factura proforma a cada cliente para mandarla reclamando el pago. Para ello:
Dirígete a la pantalla de ventas o albaranes, y elige tu listado personalizado (necesitarás que Golfmanager te ayude a crear este listado):
Selecciona todas las líneas y haz clic en Facturar / Factura proforma.
Elige una factura por cliente, la empresa, etc. y haz clic en Aceptar.
El sistema generará una factura proforma a cada cliente con el resumen y el detalle de cada operación. Estás facturas podrán ser descargas o enviadas al turoperador directamente desde Golfmanager.
Realizar una Factura completa a cada turoperador. Como dijimos anteriormente, realizar una factura proforma es un paso opcional. Hay clubes que deciden directamente hacer una factura completa. Los pasos son los mismos que la sección anterior de factura proforma, sólo que en el paso "b" elegiremos la opción Emitir Factura. El sistema emitirá una Factura Completa por cada cliente que podrás descargar, imprimir o enviar directamente por email desde Golfmanager. Estas facturas se subirán automáticamente al microsite del turoperador, por lo que no sería necesario enviarla adjunto en un email. Sólo necesitas avisarle de que "Ya está disponible su factura online". Desde allí el turoperador podrá descargársela.
Cuando reciba el pago de una factura y siempre que hayas elegido la opción 2a (variante A, dejar las ventas a crédito pendientes de pago y no cerrarlas durante el mes), deberás ir a la pantalla de Ventas y filtrar por el número de esa factura abonada (proforma o completa):
Selecciona todas y haz clic en Pagar.
Accederás al TPV y la pagarás como cualquier otra venta. Estas ventas, al estar ya facturadas, no generarán una factura simplificada al pagarse.
Facturación a Turoperadores Prepago
La gestión de estos turoperadores es algo más compleja que los turoperadores a crédito pues hay que estar pendientes de los pagos antes de que los jugadores vengan a jugar. Para ello:
A diferencia con los turoperadores a crédito, y para poder identificar estos albaranes fácilmente, deberemos asegurarnos que estos turoperadores NO tengan activada en su ficha la opción A crédito:
A diferencia del proceso del turoperador A crédito donde buscaremos las ventas de todo un mes, aquí querremos localizar las ventas pendientes de pago de los siguientes 15 días de estos turoperadores.
Para localizar estas ventas o albaranes, podemos usar dos métodos:
Usando la fecha de uso. Iremos al listado de ventas y elegiremos nuestro listado personalizado de "prepagos" (Golfmanager te ayudará a generar este listado el primer día) con los filtros necesarios para localizar fácilmente tus albaranes pendientes:
Usando la fecha de vencimiento (Recomendado). Con esta opción podremos configurar que las tarifas de TTOO tengan un vencimiento de pago de 15 días antes del juego de manera automática.
En Golfmanager, al generar un albarán o venta, guardamos muchas fechas:
Fecha de creación o cuando se creo la reserva
Fecha de uso o disfrute del servicio
Fecha de ticket o cuando se pagó
Fecha de factura
Fecha de vencimiento o cuando se requiere el pago. Con esta configuración el sistema generará los albaranes y guardará el vencimiento 15 días antes del juego.
Si nos gusta esta opción, iremos al listado de ventas y buscaremos esta vez por fecha de vencimiento y no por fecha de uso:
Lo bueno de esta opción es que puedes tener distintos vencimientos según tu tipo de cliente: turoperadores A, turoperadores B, visitantes, etc. Y todos saldrían en este listado sin necesidad de memorizar ni buscar manualmente.
Una vez localizadas las ventas de turoperadores prepago pendientes de pago, las seleccionaremos todas y elegiremos una de estas opciones:
Generaremos una factura proforma siguiendo los mismo pasos que el punto 3 de turoperadores a crédito. Una vez emitidas podremos descargar, imprimir o enviar por correo electrónico. Una vez recibas el pago, tendrás que seguir los pasos del punto 5 y 6 de la sección anterior como harías con un TTOO a crédito.
Podremos mandar un link de pago al turoperador para que proceda el mismo al pago. Si se pagan los albaranes por este método, el sistema gestionará todo por lo que se vuelve una herramienta muy interesante para ahorrar tiempo.
También puedes (Recomendado) almacenar las tarjetas de los turoperadores en Golfmanager para cobrarles sin necesidad de esperar una transferencia o el pago por link. Consulta con el equipo de soporte como usar esta funcionalidad.
En cuanto cobras a un turoperador (transferencia, link de pago o tarjeta guardada), el sistema va a emitir una factura simplificada. Esta factura simplificada tiene el mismo valor que una factura completa, por lo que puede acceder a todas ellas a través de su plataforma online sin necesidad de que el club le mande nada por email.
Si decides usar la herramienta de Factura recapitulativa, estas facturas simplificadas podrán ser agrupadas en la factura recapitulativa del día, semana o mes.
¿Puedo apartar el pago de estos turoperadores prepago para que el sistema no emita una factura simplificada?
Sí, podrás hacerlo siempre y cuando configures una forma de pago o una caja para administración que apunte a otra serie de documentos (ej. Prepagos).
¿Puedo emitir una factura completa de todo un mes a cada turoperador prepago?
Se puede siempre y cuando hayas creado una forma de pago o una caja para Administración que use otra serie de facturación. Recuerda que la factura recapitulativa del día tiene que contener una serie de facturas sin saltos, por lo que deberemos saber usar distintas series de facturas para nuestros turoperadores.