Índice
Sección: Menú Principal > Facturación
Ventas:
Cómo se crea una venta:
Automáticamente desde otro plugin:
Cómo se edita una venta:
Cómo se paga una venta:
Cómo se anula una venta:
Facturas:
Cómo se generan facturas:
Factura desde otros módulos (Paso 1 en el gráfico):
Factura desde Ventas (Paso 2 en el gráfico)
Factura desde Cobros (Paso 3 en el gráfico)
Factura desde Facturas (Paso 4 en el gráfico)
Cómo se elimina una factura:
Cobros:
Definiciones de Facturación
Flujo de facturación
Ventas
Una venta, también conocido como albarán o pedido, es un listado de productos o servicios que vende tu empresa a sus clientes. Esta venta contiene el cliente, el producto, cantidad y precios… entre otros conceptos.
Las ventas estarán visibles en su propio Listado de ventas. Seleccionando en cualquier de ellas podrás acceder al detalle.
Las ventas se podrán crear desde el propio listado de ventas. También otros plugins pueden crear ventas automáticamente. Por ejemplo, al crear una reserva el sistema internamente creará una venta heredando toda la información útil de la reserva. Esta reserva y esta venta quedarán ligadas y se sincronizarán en caso de editar cualquier de ellas.
El sistema te ofrecerá reportes para analizar todas las ventas (pagadas, pendientes, facturadas, canceladas, etc.).
Cobros y recibos
Un cobro es el pago de cualquier venta al contado, con bono o cualquier forma de pago creada de manera personalizada por la empresa.
Los cobros estarán visibles en su propio Listado de cobros. Seleccionando en cualquier de ellos podrás acceder al detalle.
Los cobros se pueden efectuar desde varios sitios: en el TPV, desde el listado de ventas, facturas o cliente por ejemplo.
Cuando un cobro se hace desde una factura, el sistema creará un cobro y lo situará en la pestaña de recibos de la factura.
El sistema te ofrecerá reportes para analizar todos los cobros (formas de pago, caja, usuario, etc.).
Facturas
Una factura es el documento oficial con obligación fiscal por lo que contendrá el cliente, el producto, la cantidad, el precio y los impuestos.
El tipo de factura es totalmente personalizada por el club pero, por lo general, tendremos facturas simplificadas, completas, rectificativas, recapitulativas y proforma. Cada tipo de factura tendrá parámetros configurables para que actúen de una forma u otra. Por ejemplo, las facturas simplificadas no pueden quedar pendientes de pago.
Las facturas estarán visibles en su propio Listado de facturas. Seleccionando en cualquier de ellas podrás acceder al detalle.
Las facturas se pueden crear de dos maneras: manualmente o automáticamente. Desde el propio listado podrás generar una factura nueva, pero también el sistema las puede crear automáticamente tras cada cobro en reservas o TPV sí así lo tenemos configurado.
El sistema te ofrecerá reportes para analizar todas las facturas (pagadas, pendientes, canceladas, etc.).
Listado de funcionalidades de Facturación
Ventas
Creación de ventas a través del listado, TPV u otros módulos.
Listado de ventas y filtros personalizados.
Dashboards de las ventas personalizados.
Pago rápido desde la venta.
Posibilidad de mandar link de pago al cliente.
Precios dinámicos de los precios.
Cobros
Gestión de cobros con contado, bonos, depósitos y domiciliaciones.
El club puede crear tantas formas de pago como necesite.
Pasarela de pago online, sin comisiones.
Pago partido mezclando contado y bonos, pago partido por línea del TPV o por el total.
Listado de cobros y filtros personalizados.
Dashboards de las cobros personalizados.
Poder editar la forma de pago de un cobro.
Se puede devolver el dinero al cliente en la misma o distinta forma de pago a la original.
Facturas
Sistema avanzado de facturación: simplificadas, completas, proforma.
Adaptación del tipo de documento a cualquier necesidad del club (impuestos, retenciones, etc.).
Los productos pueden tener multi-impuestos y retenciones.
Listado de facturas y filtros personalizados.
Dashboards de las facturas personalizados.
Informe de facturación, pudiendo agrupar por familia, subfamilia y producto.
Posibilidad de imprimir, descargar o enviar por email al cliente.
Posibilidad de facturar un tipo de factura en otra. Ej. factura simplificada a factura completa.
Posibilidad de restablecer a borrador una factura para poder editar o eliminar. Se necesita el permiso adecuado.
Visibilidad en el listado de facturas de la cantidad pendiente a pagar en cada una de ellas.
Pestaña en el perfil del cliente con sus facturas, y poder operar desde ahí.
Posibilidad de editar el pie de tus facturas.
Multiempresa y seguridad de que una empresa no pueda facturar productos de otra.
Bonos
Gestión de bonos monedero y de unidades. El club puede crear tantos tipos de bono como necesite.
Gestión de precios por canal (administración/online) y cliente.
Opción de venta online pudiendo segmentar por tipo de cliente.
Visibilidad de movimientos del bono online y administración.
Capacidad de limitar el uso del bono según fechas, días de la semana, horas, o qué productos quieres pagar con este.
Gestión del precio unitario de cada pago con bono para unas estadísticas precisas.
Asignación de etiqueta al cliente en caso de tener un bono activo y con saldo.
Recarga masiva de bonos (próximamente).
Cuotas
Gestión de cuotas con distintas periodicidades (mensual, trimestral, etc.).
Opción de prorrateo.
Opción de emisión automática de las cuotas, y sus facturas incluyendo su envío automático por email al cliente.
Cómo se crea una venta desde el listado de ventas
Sección: Menu principal > Facturación > Ventas
Selecciona en el botón Nueva
Elige el Producto deseado
Escribe el Total (precio total de la venta, impuestos incluidos.)
Selecciona en el botón de Guardar. Se habrá creado una venta nueva
Cómo se crea una venta automáticamente desde otro plugin > Desde el TPV
Sección: Menu principal > Facturación > TPV
En este momento se crea un carrito
Selecciona en el Producto, o escanea el código de barras, o usa el buscador de productos. El producto se añadirá al carrito
Selecciona en el botón de Finalizar
Elige la Forma de pago o marca como Pendiente de Pago
Si accedes al listado de ventas verás la nueva venta que acabas de crear a través del TPV.
Cómo se crea una venta automáticamente desde otro plugin > Desde Reservas
Sección: Menu principal > Reservas > Ocupación
Selecciona en el Día y hora deseado
Elige el Cliente
Elige la Tarifa
Selecciona en el botón de Reservar
Si accedes al listado de ventas verás la nueva venta que acabas de crear a través de la ocupación.
Cómo se edita una venta desde el TPV
Sección: Menu principal > Facturación > Ventas
Busca la venta deseada usando los filtros de búsqueda
Selecciona en la Referencia de esa venta. Accederás al detalle de la venta
Selecciona en TPV. Se abrirá la venta en el TPV
Selecciona en el icono de Editar
Edita la Cantidad, el Precio, el Descuento y/o la Descripción. La venta quedará cambiada automáticamente
Cómo se paga una venta desde el listado de ventas
Sección: Menu principal > Facturación > Ventas
En caso de tener el módulo de ventas activado:
Busca la venta deseada usando los filtros de búsqueda
Selecciona en la Referencia de esa venta. Accederás al detalle de la venta
Selecciona en Pago rápido. Se abrirá un pop up
Elige la Forma de pago
Selecciona en Aceptar
Cómo se paga una venta desde el TPV
Sección: Menu principal > Facturación > Ventas
En caso de tener el módulo de ventas activado:
Busca la venta deseada usando los filtros de búsqueda
Selecciona en la Referencia de esa venta. Accederás al detalle de la venta
Selecciona en TPV. Se abrirá la venta en el TPV
Selecciona en Finalizar
Elige la Forma de pago
La venta quedará pagada, y una factura será creada automáticamente.
Cómo se paga una venta desde la ficha del cliente
Sección: Menu principal > CRM> Clientes
Busca y selecciona la Referencia de tu cliente. Accederás a su ficha
Selecciona en la pestaña de Ventas
Localiza y selecciona la/s venta/s que quieres pagar
Puedes continuar de dos formas:
Desde el botón TPV:
Selecciona en TPV
Se abrirá la venta en el TPV
Selecciona en Finalizar
Eliges la Forma de pago
Desde el botón Pago rápido:
Selecciona en Pago rápido
Se abrirá un pop up donde deberás de elegir la Forma de pago
Selecciona en Aceptar
La factura y la venta quedarán marcadas como pagadas.
Cómo se paga una venta desde una factura
Sección: Menu principal > Facturación > Facturas
En caso de tener el módulo de facturación activado y haberse facturado al cliente con anterioridad:
Busca la factura deseada y selecciona en su Referencia
Selecciona en Recibo. Se abrirá un pop up de cobro
Elige la Forma de pago
Escribe la Cantidad que deseas pagar en ese momento y selecciona en Enter para confirmar la cantidad. Por defecto verás la cantidad pendiente de pago
Selecciona en Aceptar
La factura y la venta quedarán marcadas como pagadas.
Cómo se paga una venta desde la Ocupación de reservas
Sección: Menu principal > Reservas > Ocupación
En caso de tener el módulo de reservas activado y haberse creado esta venta a partir de una reserva:
Selecciona en la Reserva deseada. Accederás al detalle de la reserva
Puedes continuar de dos maneras:
Desde el botón de TPV:
Selecciona en TPV
Se abrirá la venta en el TPV
Selecciona en Finalizar
Eliges la Forma de pago
Desde el botón de Pago rápido:
Selecciona en Pago rápido
Se abrirá un pop up donde deberás de elegir la Forma de pago
Selecciona en Aceptar
La venta y la reserva quedarán pagadas, y una factura será creada automáticamente.
Cómo se paga una venta desde el Listado de reservas
Sección: Menu principal > Reservas > Listado
En caso de tener el módulo de reservas activado y haberse creado esta venta a partir de una reserva.
Busca la reserva deseada usando los filtros de búsqueda
Selecciona en la Referencia de la reserva deseada. Accederás al detalle de la reserva
Puedes continuar de dos maneras:
Desde el botón de TPV:
Selecciona en TPV
Se abrirá la venta en el TPV
Selecciona en Finalizar
Eliges la Forma de pago
Desde el botón de Pago rápido:
Selecciona en Pago rápido
Se abrirá un pop up donde deberás de elegir la Forma de pago
Selecciona en Aceptar
La venta y la reserva quedarán pagadas, y una factura será creada automáticamente.
Cómo se anula una venta desde el listado de ventas
Sección: Menu principal > Facturación > Ventas
Busca la venta deseada usando los filtros de búsqueda
Selecciona en la Referencia de esa venta. Accederás al detalle de la venta
Selecciona en Anular. Pueden suceder dos cosas:
Si la reserva está pagada… se abrirá un pop up para que confirmes la Forma de pago a devolver, y selecciona en Aceptar
Si la reserva no está pagada… se abrirá un pop up para que confirmes la cancelación de la venta seleccionando en Anular.
Se generará una nueva línea de anulación. La línea original que se está anulando no se modifica, salvo por el estado, y se crea una nueva línea con los detalles de la anulación y, en caso de estar pagada, se creará una factura rectificativa y un cobro en negativo.
Se generará una nueva línea de anulación. La línea original que se está anulando permanecerá sin cambios, excepto por la actualización del estado y se crea una nueva línea con los detalles de la anulación, cuya fecha de uso será la fecha de la anulación. Esta metodología asegura que los informes históricos siempre muestren los datos originales,
sin alteraciones debidas a anulaciones posteriores.
En caso de estar pagada, se creará una factura rectificativa y un cobro en negativo.
Cómo se anula una venta desde el TPV
Sección: Menu principal > Facturación > Ventas
Busca la venta deseada usando los filtros de búsqueda
Selecciona en la Referencia de esa venta. Accederás al detalle de la venta
Selecciona en TPV. Se abrirá el TPV
Selecciona las líneas del carrito que quieres cancelar, o ignora este paso si quieres eliminar todas las líneas del carrito
Selecciona en el icono de la Papelera para borrar. Pueden ocurrir dos cosas:
Si la reserva está pagada… se abrirá un pop up para que confirmes la Forma de pago a devolver, y selecciona en Aceptar
Si la reserva no está pagada… se abrirá un pop up para que confirmes la cancelación de la venta seleccionando en Anular
Se generará una nueva línea de anulación. La línea original que se está anulando permanecerá sin cambios, excepto por la actualización del estado y se crea una nueva línea con los detalles de la anulación, cuya fecha de uso será la fecha de la anulación. Esta metodología asegura que los informes históricos siempre muestren los datos originales, sin alteraciones debidas a anulaciones posteriores.
En caso de estar pagada, se creará una factura rectificativa y un cobro en negativo.
Cómo se anula una venta desde la Ocupación de reservas
Sección: Menu principal > Reservas > Ocupación
Selecciona en la Reserva deseada. Accederás al detalle de la reserva
Selecciona en Anular. Pueden pasar dos cosas:
Si la reserva está pagada… se abrirá un pop up para que confirmes la Forma de pago a devolver, y selecciona en Aceptar
Si la reserva no está pagada… se abrirá un pop up para que confirmes la cancelación de la venta seleccionando en Anular
Se generará una nueva línea de anulación. La línea original que se está anulando permanecerá sin cambios, excepto por la actualización del estado y se crea una nueva línea con los detalles de la anulación, cuya fecha de uso será la fecha de la anulación. Esta metodología asegura que los informes históricos siempre muestren los datos originales, sin alteraciones debidas a anulaciones posteriores.
En caso de estar pagada, se creará una factura rectificativa y un cobro en negativo.
Cómo se anula una venta desde el Listado de reservas
Sección: Menu principal > Reservas > Listado
Busca la reserva deseada usando los filtros de búsqueda
Selecciona en la Referencia de la reserva deseada. Accederás al detalle de la reserva
Selecciona en Anular. Pueden pasar dos cosas:
Si la reserva está pagada… se abrirá un pop up para que confirmes la Forma de pago a devolver, y selecciona en Aceptar
Si la reserva no está pagada… se abrirá un pop up para que confirmes la cancelación de la venta seleccionando en Anular
Se generará una nueva línea de anulación. La línea original que se está anulando permanecerá sin cambios, excepto por la actualización del estado y se crea una nueva línea con los detalles de la anulación, cuya fecha de uso será la fecha de la anulación. Esta metodología asegura que los informes históricos siempre muestren los datos originales, sin alteraciones debidas a anulaciones posteriores.
En caso de estar pagada, se creará una factura rectificativa y un cobro en negativo.
Cómo se manda un link de pago al cliente
Sección: Menu principal > Facturación > Ventas
Caso 1. La venta ya está generada.
Con V3 podrás mandar un link de pago a tus clientes por email o whatsapp para que paguen las deudas desde tu página web sin necesidad de pasarse por el club:
Busca y selecciona la/s venta/s deseada/s usando los filtros de búsqueda
Selecciona en Link de pago. Se abrirá un popup
Puedes continuar de la siguiente forma:
Guardar tarjeta. Activa esta opción si quieres forzar a guardar (tokenizar) la tarjeta al cliente. Si no la activas quedará a decisión del cliente si quiere guardar su tarjeta para futuras compras o no
Copiar link. Selecciona en este botón para copiar el link en el portapapeles. Con el link copiado puedes abrir tu email o whatsapp y mandárselo al cliente
Abrir link. Selecciona para previsualizar lo que verá el cliente cuando selecciona en el link anterior. También puedes copiar este link y seguir los pasos del punto anterior
Una vez el cliente abra el link y pague la cantidad que debe, las ventas quedarán automáticamente marcadas como pagadas.
En versiones siguientes podrás mandar masivamente una plantilla de email a tus clientes y programar el envío de manera automática.
Caso 2. La venta aún no está generada.
Con v3 podrás enviar un link de pago de un producto a tus clientes para que lo paguen online. Esta funcionalidad es útil para adelantar el pago de ciertos servicios: campus de verano, cursos, etc.
Accede a la página de tu Producto que deseas que tus clientes compren
Selecciona en el botón de Acciones > Link de pago directo
Se abrirá un popup
Opcionalmente podrás tokenizar la tarjeta de crédito
Selecciona en el botón Copiar. Esto hará que el link de pago quede como copiado en tu dispositivo
Pega este link en la aplicación que desees: whatsapp, email, SMS, etc
El cliente deberá seleccionar en el link recibido y será redirigido al carrito de la zona de clientes de v3 para finalizar el pago
El cliente pagará los productos que aparecen en el carrito
El sistema creará una venta, un cobro y una factura tras el pago
Cómo se generan facturas. Flujo de facturación
En V3 manager el flujo es el siguiente:
1. Utilizando cualquiera de los módulos descargados en tu aplicación (reservas, cuotas, tpv, etc.) generaremos ventas automáticamente. Es decir, cada vez que generemos una reserva en la ocupación (Tee Sheet), el sistema generará una venta pendiente de pago.
2. Estas ventas generadas automáticamente podrán ser…
3. Pagadas, lo cual se generará una factura automáticamente o…
4. Facturadas. Si no se han pagado anteriormente, estas podrán ser pagadas.
Pues bien, en V3 podrás facturar en cualquiera de estos 4 pasos. Te lo explicamos a continuación.
Factura desde otros módulos (Paso 1 en el gráfico). Cómo se factura desde el módulo de Reservas (1)
Sección: Menu principal > Reservas > Ocupación
En V3 podrás hacer Pagos rápidos desde reservas y sin necesidad de pasar por el TPV. En estos casos, el sistema escogerá el tipo de factura simplificada:
Selecciona en la Reserva pendiente de pago en el plano de ocupación. Entrarás en el detalle de la reserva
En la parte superior, selecciona en Pago rápido. Se abrirá un pop up de cobro
Elige la Forma de pago deseada
Selecciona en Aceptar. El pop up se cerrará y creará una factura simplificada
Esta factura podrá ser visible accediendo directamente al listado de Facturación / Facturas.
Factura desde otros módulos (Paso 1 en el gráfico). Cómo se factura desde el módulo de TPV (1)
Sección: Menu principal > TPV > TPV
Desde el TPV tienes la ventaja de que podrás elegir el tipo de factura que deseas generar:
Accede al carrito que deseas facturar. Puedes acceder a él creando uno nuevo, desde una venta ya creada anteriormente, desde la ficha del cliente, etc
Selecciona en Finalizar
Selecciona el Cliente para tu factura
Selecciona el Tipo de factura, simplificada o factura completa. Si no eliges nada el sistema escogerá la factura simplificada
Selecciona en la Forma de pago en caso de que quieras pagar la factura, o márcala como Pendiente de pago
NOTAS.
Para generar una factura simplificada no es obligatorio seleccionar un cliente, pero sí es obligatorio pagar la factura.
Para generar una factura completa es obligatorio seleccionar un cliente, pero no lo es pagar la factura en ese momento.
Verás en la/s línea/s de venta del carrito como se ha añadido la factura que acabas de crear.
Podrás acceder a estas facturas más adelante desde Menu principal > Facturación > Facturas o desde la ficha de ese Cliente > Facturas.
NOTA PARA MULTIEMPRESAS. Si trabajas con más de una empresa y añades productos al TPV de una misma empresa, la serie la coge el sistema automáticamente. Si en el mismo carrito añades productos de varias empresas, el sistema te lanzará un error. Tendrás que facturar primero los productos de una empresa, y luego facturar las de la otra empresa. Tenemos en la hoja de ruta de mejoras el que se emitan dos facturas de manera automática para que no tengas que hacerlo en dos pasos.
Factura desde Ventas (Paso 2 en el gráfico). Cómo se factura desde el listado de ventas
Sección: Menu principal > Facturación > Ventas
Cuando vendes productos o servicios desde otros módulos, el sistema automáticamente generará ventas pendientes de pago. Todas estas ventas están visibles en Menú principal / Facturación / Ventas. Desde este listado podrás elegir entre cualquier tipo de factura, simplificada o completa:
Busca y Selecciona la/s venta/s que quieres facturar. Puedes usar los filtros de búsqueda
Puedes continuar de dos maneras:
Si quieres una factura simplificada:
Selecciona en Pago rápido
Se abrirá un pop up donde deberás de elegir la Forma de pago
Selecciona en Aceptar. Se generará una factura simplificada automáticamente
Si quieres una factura completa:
Selecciona en Facturar
Se abrirá un pop up donde tendrás que seleccionar el Cliente, el Tipo de factura
Selecciona en Aceptar. Se generará una factura completa y accederás automáticamente a su detalle
NOTA. Si una venta ya estaba factura el sistema te lanzará un error. Si lo que quieres es convertir una factura simplificada (ticket) en una factura completa, entra en el detalle de esa factura simplificada y desde ahí dentro selecciona en Convertir.
Cómo anular una factura simplificada para emitir una factura completa.
En ocasiones, puede ser necesario generar una factura completa desde el módulo de ventas para una venta ya registrada, como cuando un cliente llega al club y compra un agua. A continuación, se explica el proceso y cómo solucionar un problema común al generar facturas completas.
Caso de uso.
Ejemplo: Un cliente llega al club y compra un agua.
Proceso Inicial:.
Vas al TPV (Terminal Punto de Venta) y realizas la venta.
La venta genera una factura simplificada automáticamente.
Problema común.
Intento de Generar Factura Completa:.
Intentas generar una factura completa desde el módulo de ventas, seleccionando solo el ítem del agua.
Al seleccionar “generar factura” y elegir el tipo “completa”, el sistema muestra un error indicando que no se puede facturar porque ya está facturado.
Solución.
Opción “Anular Simplificadas al Emitir Factura Completa”:.
Activación de la Opción: Activa la opción de “anular simplificadas al emitir factura completa”.
Proceso de Generación de Factura Completa:.
Al generar una factura completa, el sistema anula la factura simplificada existente.
Se genera una nueva factura completa asociada a la venta.
Pasos Detallados.
Realizar la Venta:.
El cliente compra un agua y se realiza la venta en el TPV.
Se genera una factura simplificada automáticamente.
Generar Factura Completa:.
Dirígete al módulo de ventas y selecciona la venta del agua.
Selecciona “generar factura” y elige el tipo “completa”.
Desde el Menú Configuración > Facturación > Configuración > Sección Facturas > Activa la opción Anular simplificadas al emitir factura completa.
Acepta y confirma la generación de la factura completa.
Verificación..
La factura simplificada se anula automáticamente.
Se genera y asocia una nueva factura completa a la venta.
Al revisar la factura, verás que el ticket simplificado ha sido anulado y reemplazado por la factura completa.
Esta función simplifica el proceso de emisión de facturas completas, asegurando que las ventas estén correctamente asociadas a las facturas correspondientes sin duplicar registros.
Factura desde Cobros (Paso 3 en el gráfico). Cómo se factura desde el listado de cobros
Sección: Menu principal > Facturación > Cobros
Aunque no lo parezca, también desde el listado de cobros se pueden generar facturas. En este caso, anulando el cobro. Si el cobro original estaba asociado a una factura simplificada, el sistema emitirá una factura rectificativa automáticamente:
Busca y selecciona en la Referencia del cobro que quieres anular. Puedes usar los filtros de búsqueda
Selecciona en Anular cobro. Te saldrá un popup de confirmación
Selecciona en Aceptar
El sistema creará una factura rectificativa automáticamente.
Factura desde Facturas (Paso 4 en el gráfico).Cómo se factura desde el listado de facturas
En V3 también puedes generar facturas desde su propio listado, cómo también puedes convertir facturas existentes en otros tipos de facturas o generar rectificativas.
Cómo se crea una factura manualmente
Sección: Menu principal > Facturación > Facturas
Es necesario tener el permiso Facturas manuales para poder realizar esta acción:
Selecciona en Nueva
Elige el Tipo de factura. Aquí podrás elegir entre factura simplificada, completa, proforma, rectificativa… y cualquiera que el club se haya creado personalizadamente. Si eliges factura simplificada, puesto que un documento configurado de esta forma no te lo permite, el sistema te obligará a que la pagues
Elige el Cliente
Elige la Fecha para tu factura
Elige la Empresa con la que quieres emitir la factura. Si lo dejas vacío, el sistema escogerá la empresa por defecto
En la sección inferior, añade el Producto. Se añadirán automáticamente su descripción, precio e impuestos
Edita la Cantidad si lo necesitas
Al haber introducido la primera línea, el sistema te mostrará una segunda línea por si quieres seguir repitiendo el procedimiento y añadir más productos a la factura
Selecciona en Guardar. Verás la factura ya confirmada
Cómo se genera una factura normal (completa) a partir de una simplificada (ticket)
Sección: Menu principal > Facturación > Facturas
Busca y selecciona la referencia de la Factura simplificada que quieres convertir en factura completa. Entrarás en el detalle de esa factura
En la fila de botones, selecciona en el botón Factura (o el nombre que le hayas puesto al tipo de documento). Si no aparece este botón es porque no está bien configurado el que puedas realizar esta acción. Si está todo bien configurado y seleccionas en ese botón se abrirá un popup
Selecciona el Cliente al que quieras hacer la factura completa
Selecciona en Aceptar. Verás la factura completa ya confirmada
NOTA. El sistema habrá creado una factura simplificada en negativo para compensar y no duplicar la facutración.
Cómo se genera una factura rectificativa
Sección: Menu principal > Facturación > Facturas
Cuando devuelves ventas que ya están facturas, el sistema generará una factura rectificativa de manera automática. Pero también es posible generar estas facturas rectificativas de manera manual.
Busca y selecciona la referencia de la Factura que quieres rectificar. Entrarás en el detalle de esa factura
En el desplegable del botón Acciones:
selecciona en la opción Generar rectificativa
se abrirá una página nueva con el borrador de esta rectificativa
Selecciona en Confirmar. Aparecerá un popup de confirmación
Selecciona en Aceptar. Verás la factura rectificativa ya confirmada
NOTA. El sistema habrá creado una factura rectificativa, pero no generará los cobros en negativo. Tendrás que seleccionar en Recibo si quieres devolver el dinero.
Visualización de una factura
Botones especiales
Confirmar. Para pasar una factura de borrador a confirmada
Editar. Para adaptar tu factura al cliente
Nuevo. Para crear una factura nueva
Acciones. Donde encontrarás otras acciones menos frecuentes:
Generar rectificativa
Imprimir A4
Imprimir en TPV
Ver como ticket
Descargar. Para descargar la factura en PDF
Enviar. Para enviar la factura por email al cliente
Restablecer a borrador
Descargar Voxel XML. Descargará el documento XML previo que se enviará
al firmadorFirmar Factura. Conecta con el middleware y le envía el XML de la factura
para ser firmada. Las facturas sólo se pueden firmar una vVer historial
Copiar
Eliminar
Cabecera de la factura
Número de la factura
Tipo de factura. Podrás elegir entre factura simplificada, completa, etc
Cliente para esta factura
Fecha de la factura
Empresa que va a facturar
Fecha de vencimiento de pago para esta factura
Pestañas
Líneas de los conceptos incluidos en esta factura
Archivos que puedes adjuntar a esta factura
Recibos o pagos asociados a esta factura
Facturas relacionadas son aquellas que tienen relación con esta factura, útil cuando hay facturas rectificativas o recapitulativas
Cómo se edita una factura confirmada
Sección: Menu principal > Facturación > Facturas
Necesitas tener permisos “Restablecer a borrador” para poder hacer esta gestión.
Busca la factura deseada usando los filtros
Selecciona en su Referencia. Se abrirá el detalle de la factura
Selecciona en Acciones > Restablecer a borrador
Selecciona en Editar y edita los campos deseados
Selecciona en Guardar
Selecciona en Confirmar y vuelve a Confirmar en la ventana de confirmación
Cómo se paga una factura pendiente
Sección: Menu principal > Facturación > Facturas
Busca la factura deseada y selecciona en su Referencia
Selecciona en Recibo. Se abrirá un pop up de cobro
Elige la Forma de pago
Escribe la Cantidad que deseas pagar en ese momento y selecciona en Enter para confirmar la cantidad. Por defecto verás la cantidad pendiente de pago
Selecciona en Aceptar
Cómo se elimina una factura > Desde el listado de facturas
Sección: Menu principal > Facturación > Facturas
Busca la factura deseada y selecciona en su Referencia
En el desplegable del botón Acciones, tienes 2 opciones:
Generar rectificativa:
se abrirá una página nueva con el borrador de esta rectificativa
Selecciona en Confirmar
Se habrá creado y confirmado la factura rectificativa
Ten en cuenta que si la factura estaba pagada, no se generará un cobro negativo de manera automática
Eliminar. Sólo te dejará eliminar si tienes el permiso adecuado y es la última factura emitida de esa serie
Cómo se elimina una factura > Desde el listado de ventas
Sección: Menu principal > Facturación > Ventas
Busca la venta deseada y selecciona en su Referencia
Selecciona en Anular
Elige la Forma de pago a devolver el dinero en caso de estar la venta pagada
Selecciona en Anular
Se habrá creado y confirmado la factura rectificativa.
Cómo se elimina una factura > Desde el listado de ventas yendo al TPV
Sección: Menu principal > Facturación > Ventas
Busca la venta deseada y selecciona en su Referencia
Selecciona en TPV. Accederás al TPV
Selecciona en Anular
Elige la Forma de pago a devolver el dinero en caso de estar la venta pagada
Selecciona en Anular
Se habrá creado y confirmado la factura rectificativa.
Eliminar por completo una factura
Sección: Menu principal > Facturación > Facturas
Para esta acción es necesario que el usuario tenga un perfil con los permisos Borrar Facturas y Restablecer facturas a borrador activados. Además la factura no debe tener recibos asociados.
Busca la factura deseada y selecciona en su Referencia
Selecciona en Restablecer a borrador
Selecciona en Más acciones
Selecciona en Eliminar. Aparecerá una venta de confirmación
Selecciona en Eliminar
Cobros. Cambiar una forma de pago
Sección: Menu principal > Facturación > Cobros
Selecciona el ID del cobro
Selecciona en el desplegable Acciones
Selecciona Cambiar forma de pago
Selecciona una forma de pago
Selecciona en el botón Aceptar
NOTA 1. Si no te aparece la acción “Cambiar forma de pago” es porque hay un permiso para esta acción. Si no te aparece ese permiso reinstala el módulo de ventas.
NOTA 2. Sólo es posible modificar la forma de pago de un cobro de hoy. No e sposible modificar la forma de pago de un cobro del pasado.
NOTA 3. Sólo es posible modificar la forma de pago de cobros hechos en efectivo, tarjeta o transferencia
Depósitos
Sección: Menú Principal > Facturación > Depósitos
Para poder acceder a esta funcionalidad del sistema, es necesario instalar el módulo de Depósitos (Menú Configuración > Sistema > App Market > Depósitos).
Introducción
Un depósito es un prepago realizado por el cliente para pagar futuras compras contra ese saldo. Por ejemplo, recargo 100€ en mi ficha y en mi siguiente visita podré pagar un carro manual de 2€ quedándome un saldo restante de 98€ en mi perfil.
Diferencias entre bono monedero y depósito
En Golfmanager tenemos dos maneras de añadir saldos de dinero a la ficha de un cliente: Bonos monedero y depósitos.
La diferencia entre el bono monedero y un depósito es que el bono monedero genera un ticket en el momento de la recarga mientras que el depósito no. La recarga de un bono monedero, al generar un ticket, se exportará a contabilidad como una factura, mientras que con el depósito se exportará a contabilidad como un mero apunte sin factura.
A la hora de pagar con un bono monedero, el sistema descontará el total del saldo del cliente y no emitirá un ticket de cobro, mientras que con el depósito sí se generará un ticket de cobro con la forma de pago depósito.
Detalle de un Depósito
Sección: Menú Principal > Facturación > Depósitos
Sección General
Cliente: Cliente asociado a ese depósito
Saldo: Saldo restante del depósito
Válido hasta: Fecha hasta la que será válido el depósito
Sección Transacciones
Referencia: Identificador único en la base de datos de esa transacción de depósito
Descripción: En caso de una recarga, aquí saldrá la palabra Depósito o la descripción que el usuario haya puesto en el momento de la recarga. En caso de un pago con depósito, aquí saldrá la palabra Cobro.
Cantidad: En caso de una recarga, esta cantidad será positiva. En caso de un pago, esta cantidad será negativa.
Cobro: En caso de una recarga, este campo estará vacío. En caso de un pago, el identificador del cobro generado.
Forma de pago: En caso de una recarga, la forma de pago utilizada. En caso de un pago, estará vacía.
Saldo (Saldo posterior): En caso de una recarga, el saldo restante tras la recarga. En caso de un pago, el saldo restante tras el pago.
Cómo recargar un depósito a un cliente
Sección: Menú Principal > CRM > Clientes
Para añadir saldo en forma de depósito a la ficha de un cliente sigue los siguientes pasos:
Ve al listado de Clientes
Busca y selecciona la Referencia de tu cliente al que quieres añadir el depósito. Accederás a su ficha
Selecciona la pestaña de Depósitos. Si no visualizas esta pestaña, después de la última que se muestra, selecciona la flechita donde se abrirá un desplegable con más pestañas.
Selecciona Nuevo
Escribe la Cantidad a recargar.
Selecciona la Forma de pago con la que te pagará el cliente esa recarga.
Añade una Descripción si lo deseas.
Selecciona Guardar.
Cómo cancelar un depósito a un cliente
Sección: Menú Principal > CRM > Clientes
El sistema no te permite cancelar el saldo de un cliente o una recarga. En este caso deberás realizar una recarga de depósito en negativo para contrarrestar el saldo existente.
Promociones
Sección: Menú Principal > Facturación > Promociones
Definición
Una promoción es un descuento que aplica el sistema (hoy lo hace de manera automática) si se cumplen ciertas reglas en un mismo carrito.
Esta opción se configura desde el sistema pero solo se aplica en la web.
Ejemplo:
2 green fees + buggy
4 green fees + 2 buggies
7+1 green fees
Juega 3 veces en una semana y obtén un 10% - Infinito etc
Configuración General
Nombre de tu promoción. Ej. 2 Green Fees + buggy
Periodo máximo de tu promoción. Por ejemplo 7 días. El sistema mira la fecha de uso de las ventas del carrito para aplicar o no la promoción. Para el ejemplo de “juega 3 veces en un periodo de 7 días y obtén un 10%”, el sistema aplicará la promoción si las fechas de uso (o de juego) están dentro de ese periodo de días. Para la promoción “2 GF + buggy” puedes poner 1 día
Prioridad. El sistema va a escoger una promoción de entre todas las creadas, y va a empezar a chequear por orden de prioridad empezando por el número más bajo (ej. 1). Si no aplica la promoción va a pasar a la siguiente. Si una aplicación aplica, dejará de chequear otras promociones y aplicará esa
Productos de la promoción
En esta sección pondremos todos los productos que se tienen que encontrar en un carrito para que aplique la promoción. Si quieres hacer la oferta de “2 GF + buggy” habría que poner el producto de GF dos veces y el producto de buggy 1 vez.
Producto que quieres que entren en la promoción. Ej. GF 18 hoyos
Etiqueta de producto que quieres que entren en la promoción. Ej. Green fees. Si quieres que se aplique la promoción a cualquier tipo de green fee
Tipo de valor que quieres que aplique la promoción. Puede ser:
Cantidad a descontar del precio. Si quieres que descuente una cantidad fija de euros a este producto en el carrito
Porcentaje a descontar del precio. Si quieres que descuente un porcentaje a este producto en el carrito y no redondee
Porcentaje a descontar del precio. Redondear. Si quieres que descuente un porcentaje a este producto en el carrito y redondee
Valor que quieres que aplique la promoción según el parámetro elegido en el paso anterior. Ejemplo: 10. Quitaría 10 euros a ese producto en caso de elegir la primera opción del paso anterior.
NOTA. Puedes elegir hacer un descuento lineal en todos los productos, o hacer que el descuento se aplique en el último por ejemplo. Para ello rellenas el valor sólo en las líneas deseadas.
Ejemplos
Visualización del Informe de facturación
Sección: Menú principal > Informes > Facturación - Informe
Alertas. En esta sección encontrarás un enlace que agrupa todas las alertas de facturas pendientes de pago. Selecciona el enlace de Alertas y serás redirigido a una vista de lista que muestra todas las ventas pendientes de pago dentro de las fechas seleccionadas.
Fechas. Selecciona la fecha de inicio y la fecha de fin. La fecha de inicio, aunque no sea visible, tiene como hora las 00:00 y la fecha fin 23:59
Forma de pago. En esta sección veremos los cobros efectuados en el periodo elegido agrupado por formas de pago, independientemente de la facturación. Es importante anotar que no tiene por qué coincidir los cobros con la facturación pues algunos cobros pueden estar destinados a pagar facturas creadas en el pasado, o pueden ser cobros sin factura en ese momento
Facturación por familia, subfamilia y producto. Veremos:
Los códigos de las familias y subfamilias, y que marcarán el orden en el que se muestran los datos
Los nombres de las familias y subfamilias
Las cantidades facturadas en el periodo elegido
Las bases (totales sin impuestos) facturadas durante el periodo
Los impuestos facturados durante el periodo
Los totales (impuestos incluidos) facturados en el periodo elegido. Es importante anotar que esta cantidad no tiene que coincidir con el total de cobros pues podemos facturar algo hoy y dejarlo como pendiente de pago