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Actualizado hace más de un mes

Índice

Definiciones de Facturación

Flujo de facturación

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Ventas

Una venta, también conocido como albarán o pedido, es un listado de productos o servicios que vende tu empresa a sus clientes. Esta venta contiene el cliente, el producto, cantidad y precios… entre otros conceptos.
Las ventas estarán visibles en su propio Listado de ventas. Seleccionando en cualquier de ellas podrás acceder al detalle.
Las ventas se podrán crear desde el propio listado de ventas. También otros plugins pueden crear ventas automáticamente. Por ejemplo, al crear una reserva el sistema internamente creará una venta heredando toda la información útil de la reserva. Esta reserva y esta venta quedarán ligadas y se sincronizarán en caso de editar cualquier de ellas.
El sistema te ofrecerá reportes para analizar todas las ventas (pagadas, pendientes, facturadas, canceladas, etc.).

Cobros y recibos

Un cobro es el pago de cualquier venta al contado, con bono o cualquier forma de pago creada de manera personalizada por la empresa.
Los cobros estarán visibles en su propio Listado de cobros. Seleccionando en cualquier de ellos podrás acceder al detalle.
Los cobros se pueden efectuar desde varios sitios: en el TPV, desde el listado de ventas, facturas o cliente por ejemplo.
Cuando un cobro se hace desde una factura, el sistema creará un cobro y lo situará en la pestaña de recibos de la factura.
El sistema te ofrecerá reportes para analizar todos los cobros (formas de pago, caja, usuario, etc.).

Facturas

Una factura es el documento oficial con obligación fiscal por lo que contendrá el cliente, el producto, la cantidad, el precio y los impuestos.
El tipo de factura es totalmente personalizada por el club pero, por lo general, tendremos facturas simplificadas, completas, rectificativas, recapitulativas y proforma. Cada tipo de factura tendrá parámetros configurables para que actúen de una forma u otra. Por ejemplo, las facturas simplificadas no pueden quedar pendientes de pago.
Las facturas estarán visibles en su propio Listado de facturas. Seleccionando en cualquier de ellas podrás acceder al detalle.
Las facturas se pueden crear de dos maneras: manualmente o automáticamente. Desde el propio listado podrás generar una factura nueva, pero también el sistema las puede crear automáticamente tras cada cobro en reservas o TPV sí así lo tenemos configurado.
El sistema te ofrecerá reportes para analizar todas las facturas (pagadas, pendientes, canceladas, etc.).

Listado de funcionalidades de Facturación

Ventas

  • Creación de ventas a través del listado, TPV u otros módulos.

  • Listado de ventas y filtros personalizados.

  • Dashboards de las ventas personalizados.

  • Pago rápido desde la venta.

  • Posibilidad de mandar link de pago al cliente.

  • Precios dinámicos de los precios.

Cobros

  • Gestión de cobros con contado, bonos, depósitos y domiciliaciones.

  • El club puede crear tantas formas de pago como necesite.

  • Pasarela de pago online, sin comisiones.

  • Pago partido mezclando contado y bonos, pago partido por línea del TPV o por el total.

  • Listado de cobros y filtros personalizados.

  • Dashboards de las cobros personalizados.

  • Poder editar la forma de pago de un cobro.

  • Se puede devolver el dinero al cliente en la misma o distinta forma de pago a la original.

Facturas

  • Sistema avanzado de facturación: simplificadas, completas, proforma.

  • Adaptación del tipo de documento a cualquier necesidad del club (impuestos, retenciones, etc.).

  • Los productos pueden tener multi-impuestos y retenciones.

  • Listado de facturas y filtros personalizados.

  • Dashboards de las facturas personalizados.

  • Informe de facturación, pudiendo agrupar por familia, subfamilia y producto.

  • Posibilidad de imprimir, descargar o enviar por email al cliente.

  • Posibilidad de facturar un tipo de factura en otra. Ej. factura simplificada a factura completa.

  • Posibilidad de restablecer a borrador una factura para poder editar o eliminar. Se necesita el permiso adecuado.

  • Visibilidad en el listado de facturas de la cantidad pendiente a pagar en cada una de ellas.

  • Pestaña en el perfil del cliente con sus facturas, y poder operar desde ahí.

  • Posibilidad de editar el pie de tus facturas.

  • Multiempresa y seguridad de que una empresa no pueda facturar productos de otra.

Bonos

  • Gestión de bonos monedero y de unidades. El club puede crear tantos tipos de bono como necesite.

  • Gestión de precios por canal (administración/online) y cliente.

  • Opción de venta online pudiendo segmentar por tipo de cliente.

  • Visibilidad de movimientos del bono online y administración.

  • Capacidad de limitar el uso del bono según fechas, días de la semana, horas, o qué productos quieres pagar con este.

  • Gestión del precio unitario de cada pago con bono para unas estadísticas precisas.

  • Asignación de etiqueta al cliente en caso de tener un bono activo y con saldo.

  • Recarga masiva de bonos (próximamente).

Cuotas

  • Gestión de cuotas con distintas periodicidades (mensual, trimestral, etc.).

  • Opción de prorrateo.

  • Opción de emisión automática de las cuotas, y sus facturas incluyendo su envío automático por email al cliente.

Cómo se crea una venta desde el listado de ventas

Sección: Menu principal > Facturación > Ventas

  • Selecciona en el botón Nueva

  • Elige el Producto deseado

  • Escribe el Total (precio total de la venta, impuestos incluidos.)

  • Selecciona en el botón de Guardar. Se habrá creado una venta nueva

Cómo se crea una venta automáticamente desde otro plugin > Desde el TPV

Sección: Menu principal > Facturación > TPV

  • En este momento se crea un carrito

  • Selecciona en el Producto, o escanea el código de barras, o usa el buscador de productos. El producto se añadirá al carrito

  • Selecciona en el botón de Finalizar

  • Elige la Forma de pago o marca como Pendiente de Pago

Si accedes al listado de ventas verás la nueva venta que acabas de crear a través del TPV.

Cómo se crea una venta automáticamente desde otro plugin > Desde Reservas

Sección: Menu principal > Reservas > Ocupación

  • Selecciona en el Día y hora deseado

  • Elige el Cliente

  • Elige la Tarifa

  • Selecciona en el botón de Reservar

Si accedes al listado de ventas verás la nueva venta que acabas de crear a través de la ocupación.

Cómo se edita una venta desde el TPV

Sección: Menu principal > Facturación > Ventas

  • Busca la venta deseada usando los filtros de búsqueda

  • Selecciona en la Referencia de esa venta. Accederás al detalle de la venta

  • Selecciona en TPV. Se abrirá la venta en el TPV

  • Selecciona en el icono de Editar

  • Edita la Cantidad, el Precio, el Descuento y/o la Descripción. La venta quedará cambiada automáticamente

Cómo se paga una venta desde el listado de ventas

Sección: Menu principal > Facturación > Ventas

  • En caso de tener el módulo de ventas activado:

  • Busca la venta deseada usando los filtros de búsqueda

  • Selecciona en la Referencia de esa venta. Accederás al detalle de la venta

  • Selecciona en Pago rápido. Se abrirá un pop up

  • Elige la Forma de pago

  • Selecciona en Aceptar


Cómo se paga una venta desde el TPV

Sección: Menu principal > Facturación > Ventas

  • En caso de tener el módulo de ventas activado:

  • Busca la venta deseada usando los filtros de búsqueda

  • Selecciona en la Referencia de esa venta. Accederás al detalle de la venta

  • Selecciona en TPV. Se abrirá la venta en el TPV

  • Selecciona en Finalizar

  • Elige la Forma de pago

La venta quedará pagada, y una factura será creada automáticamente.

Cómo se paga una venta desde la ficha del cliente

Sección: Menu principal > CRM> Clientes

  • Busca y selecciona la Referencia de tu cliente. Accederás a su ficha

  • Selecciona en la pestaña de Ventas

  • Localiza y selecciona la/s venta/s que quieres pagar

  • Puedes continuar de dos formas:

    • Desde el botón TPV:

      • Selecciona en TPV

      • Se abrirá la venta en el TPV

      • Selecciona en Finalizar

      • Eliges la Forma de pago

    • Desde el botón Pago rápido:

      • Selecciona en Pago rápido

      • Se abrirá un pop up donde deberás de elegir la Forma de pago

      • Selecciona en Aceptar

La factura y la venta quedarán marcadas como pagadas.

Cómo se paga una venta desde una factura

Sección: Menu principal > Facturación > Facturas

En caso de tener el módulo de facturación activado y haberse facturado al cliente con anterioridad:

  • Busca la factura deseada y selecciona en su Referencia

  • Selecciona en Recibo. Se abrirá un pop up de cobro

  • Elige la Forma de pago

  • Escribe la Cantidad que deseas pagar en ese momento y selecciona en Enter para confirmar la cantidad. Por defecto verás la cantidad pendiente de pago

  • Selecciona en Aceptar

La factura y la venta quedarán marcadas como pagadas.

Cómo se paga una venta desde la Ocupación de reservas

Sección: Menu principal > Reservas > Ocupación

En caso de tener el módulo de reservas activado y haberse creado esta venta a partir de una reserva:

  • Selecciona en la Reserva deseada. Accederás al detalle de la reserva

  • Puedes continuar de dos maneras:

    • Desde el botón de TPV:

      • Selecciona en TPV

      • Se abrirá la venta en el TPV

      • Selecciona en Finalizar

      • Eliges la Forma de pago

    • Desde el botón de Pago rápido:

      • Selecciona en Pago rápido

      • Se abrirá un pop up donde deberás de elegir la Forma de pago

      • Selecciona en Aceptar

La venta y la reserva quedarán pagadas, y una factura será creada automáticamente.

Cómo se paga una venta desde el Listado de reservas

Sección: Menu principal > Reservas > Listado

En caso de tener el módulo de reservas activado y haberse creado esta venta a partir de una reserva.

  • Busca la reserva deseada usando los filtros de búsqueda

  • Selecciona en la Referencia de la reserva deseada. Accederás al detalle de la reserva

  • Puedes continuar de dos maneras:

    • Desde el botón de TPV:

      • Selecciona en TPV

      • Se abrirá la venta en el TPV

      • Selecciona en Finalizar

      • Eliges la Forma de pago

    • Desde el botón de Pago rápido:

      • Selecciona en Pago rápido

      • Se abrirá un pop up donde deberás de elegir la Forma de pago

      • Selecciona en Aceptar

La venta y la reserva quedarán pagadas, y una factura será creada automáticamente.

Cómo se anula una venta desde el listado de ventas

Sección: Menu principal > Facturación > Ventas

  • Busca la venta deseada usando los filtros de búsqueda

  • Selecciona en la Referencia de esa venta. Accederás al detalle de la venta

  • Selecciona en Anular. Pueden suceder dos cosas:

    • Si la reserva está pagada… se abrirá un pop up para que confirmes la Forma de pago a devolver, y selecciona en Aceptar

    • Si la reserva no está pagada… se abrirá un pop up para que confirmes la cancelación de la venta seleccionando en Anular.
      Se generará una nueva línea de anulación. La línea original que se está anulando no se modifica, salvo por el estado, y se crea una nueva línea con los detalles de la anulación y, en caso de estar pagada, se creará una factura rectificativa y un cobro en negativo.​


Se generará una nueva línea de anulación. La línea original que se está anulando permanecerá sin cambios, excepto por la actualización del estado y se crea una nueva línea con los detalles de la anulación, cuya fecha de uso será la fecha de la anulación. Esta metodología asegura que los informes históricos siempre muestren los datos originales,

sin alteraciones debidas a anulaciones posteriores.

En caso de estar pagada, se creará una factura rectificativa y un cobro en negativo.

Cómo se anula una venta desde el TPV

Sección: Menu principal > Facturación > Ventas

  • Busca la venta deseada usando los filtros de búsqueda

  • Selecciona en la Referencia de esa venta. Accederás al detalle de la venta

  • Selecciona en TPV. Se abrirá el TPV

  • Selecciona las líneas del carrito que quieres cancelar, o ignora este paso si quieres eliminar todas las líneas del carrito

  • Selecciona en el icono de la Papelera para borrar. Pueden ocurrir dos cosas:

    • Si la reserva está pagada… se abrirá un pop up para que confirmes la Forma de pago a devolver, y selecciona en Aceptar

    • Si la reserva no está pagada… se abrirá un pop up para que confirmes la cancelación de la venta seleccionando en Anular


Se generará una nueva línea de anulación. La línea original que se está anulando permanecerá sin cambios, excepto por la actualización del estado y se crea una nueva línea con los detalles de la anulación, cuya fecha de uso será la fecha de la anulación. Esta metodología asegura que los informes históricos siempre muestren los datos originales, sin alteraciones debidas a anulaciones posteriores.

En caso de estar pagada, se creará una factura rectificativa y un cobro en negativo.


Cómo se anula una venta desde la Ocupación de reservas

Sección: Menu principal > Reservas > Ocupación

  • Selecciona en la Reserva deseada. Accederás al detalle de la reserva

  • Selecciona en Anular. Pueden pasar dos cosas:

    • Si la reserva está pagada… se abrirá un pop up para que confirmes la Forma de pago a devolver, y selecciona en Aceptar

    • Si la reserva no está pagada… se abrirá un pop up para que confirmes la cancelación de la venta seleccionando en Anular


​Se generará una nueva línea de anulación. La línea original que se está anulando permanecerá sin cambios, excepto por la actualización del estado y se crea una nueva línea con los detalles de la anulación, cuya fecha de uso será la fecha de la anulación. Esta metodología asegura que los informes históricos siempre muestren los datos originales, sin alteraciones debidas a anulaciones posteriores.

En caso de estar pagada, se creará una factura rectificativa y un cobro en negativo.

Cómo se anula una venta desde el Listado de reservas

Sección: Menu principal > Reservas > Listado

  • Busca la reserva deseada usando los filtros de búsqueda

  • Selecciona en la Referencia de la reserva deseada. Accederás al detalle de la reserva

  • Selecciona en Anular. Pueden pasar dos cosas:

    • Si la reserva está pagada… se abrirá un pop up para que confirmes la Forma de pago a devolver, y selecciona en Aceptar

    • Si la reserva no está pagada… se abrirá un pop up para que confirmes la cancelación de la venta seleccionando en Anular


Se generará una nueva línea de anulación. La línea original que se está anulando permanecerá sin cambios, excepto por la actualización del estado y se crea una nueva línea con los detalles de la anulación, cuya fecha de uso será la fecha de la anulación. Esta metodología asegura que los informes históricos siempre muestren los datos originales, sin alteraciones debidas a anulaciones posteriores.

En caso de estar pagada, se creará una factura rectificativa y un cobro en negativo.

Cómo se manda un link de pago al cliente

Sección: Menu principal > Facturación > Ventas

Caso 1. La venta ya está generada.

Con V3 podrás mandar un link de pago a tus clientes por email o whatsapp para que paguen las deudas desde tu página web sin necesidad de pasarse por el club:

  • Busca y selecciona la/s venta/s deseada/s usando los filtros de búsqueda

  • Selecciona en Link de pago. Se abrirá un popup

  • Puedes continuar de la siguiente forma:

    • Guardar tarjeta. Activa esta opción si quieres forzar a guardar (tokenizar) la tarjeta al cliente. Si no la activas quedará a decisión del cliente si quiere guardar su tarjeta para futuras compras o no

    • Copiar link. Selecciona en este botón para copiar el link en el portapapeles. Con el link copiado puedes abrir tu email o whatsapp y mandárselo al cliente

    • Abrir link. Selecciona para previsualizar lo que verá el cliente cuando selecciona en el link anterior. También puedes copiar este link y seguir los pasos del punto anterior

Una vez el cliente abra el link y pague la cantidad que debe, las ventas quedarán automáticamente marcadas como pagadas.

En versiones siguientes podrás mandar masivamente una plantilla de email a tus clientes y programar el envío de manera automática.

Caso 2. La venta aún no está generada.

Con v3 podrás enviar un link de pago de un producto a tus clientes para que lo paguen online. Esta funcionalidad es útil para adelantar el pago de ciertos servicios: campus de verano, cursos, etc.

  • Accede a la página de tu Producto que deseas que tus clientes compren

  • Selecciona en el botón de Acciones > Link de pago directo

  • Se abrirá un popup

  • Opcionalmente podrás tokenizar la tarjeta de crédito

  • Selecciona en el botón Copiar. Esto hará que el link de pago quede como copiado en tu dispositivo

  • Pega este link en la aplicación que desees: whatsapp, email, SMS, etc

  • El cliente deberá seleccionar en el link recibido y será redirigido al carrito de la zona de clientes de v3 para finalizar el pago

  • El cliente pagará los productos que aparecen en el carrito

  • El sistema creará una venta, un cobro y una factura tras el pago

Cómo se generan facturas. Flujo de facturación

En V3 manager el flujo es el siguiente:
1. Utilizando cualquiera de los módulos descargados en tu aplicación (reservas, cuotas, tpv, etc.) generaremos ventas automáticamente. Es decir, cada vez que generemos una reserva en la ocupación (Tee Sheet), el sistema generará una venta pendiente de pago.
2. Estas ventas generadas automáticamente podrán ser…
3. Pagadas, lo cual se generará una factura automáticamente o…
4. Facturadas. Si no se han pagado anteriormente, estas podrán ser pagadas.

Pues bien, en V3 podrás facturar en cualquiera de estos 4 pasos. Te lo explicamos a continuación.

Factura desde otros módulos (Paso 1 en el gráfico). Cómo se factura desde el módulo de Reservas (1)

Sección: Menu principal > Reservas > Ocupación

En V3 podrás hacer Pagos rápidos desde reservas y sin necesidad de pasar por el TPV. En estos casos, el sistema escogerá el tipo de factura simplificada:

  • Selecciona en la Reserva pendiente de pago en el plano de ocupación. Entrarás en el detalle de la reserva

  • En la parte superior, selecciona en Pago rápido. Se abrirá un pop up de cobro

  • Elige la Forma de pago deseada

  • Selecciona en Aceptar. El pop up se cerrará y creará una factura simplificada

Esta factura podrá ser visible accediendo directamente al listado de Facturación / Facturas.

Factura desde otros módulos (Paso 1 en el gráfico). Cómo se factura desde el módulo de TPV (1)

Sección: Menu principal > TPV > TPV

Desde el TPV tienes la ventaja de que podrás elegir el tipo de factura que deseas generar:

  • Accede al carrito que deseas facturar. Puedes acceder a él creando uno nuevo, desde una venta ya creada anteriormente, desde la ficha del cliente, etc

  • Selecciona en Finalizar

  • Selecciona el Cliente para tu factura

  • Selecciona el Tipo de factura, simplificada o factura completa. Si no eliges nada el sistema escogerá la factura simplificada

  • Selecciona en la Forma de pago en caso de que quieras pagar la factura, o márcala como Pendiente de pago

NOTAS.

  • Para generar una factura simplificada no es obligatorio seleccionar un cliente, pero sí es obligatorio pagar la factura.

  • Para generar una factura completa es obligatorio seleccionar un cliente, pero no lo es pagar la factura en ese momento.

  • Verás en la/s línea/s de venta del carrito como se ha añadido la factura que acabas de crear.

  • Podrás acceder a estas facturas más adelante desde Menu principal > Facturación > Facturas o desde la ficha de ese Cliente > Facturas.

NOTA PARA MULTIEMPRESAS. Si trabajas con más de una empresa y añades productos al TPV de una misma empresa, la serie la coge el sistema automáticamente. Si en el mismo carrito añades productos de varias empresas, el sistema te lanzará un error. Tendrás que facturar primero los productos de una empresa, y luego facturar las de la otra empresa. Tenemos en la hoja de ruta de mejoras el que se emitan dos facturas de manera automática para que no tengas que hacerlo en dos pasos.

Factura desde Ventas (Paso 2 en el gráfico). Cómo se factura desde el listado de ventas

Sección: Menu principal > Facturación > Ventas

Cuando vendes productos o servicios desde otros módulos, el sistema automáticamente generará ventas pendientes de pago. Todas estas ventas están visibles en Menú principal / Facturación / Ventas. Desde este listado podrás elegir entre cualquier tipo de factura, simplificada o completa:

  • Busca y Selecciona la/s venta/s que quieres facturar. Puedes usar los filtros de búsqueda

  • Puedes continuar de dos maneras:

    • Si quieres una factura simplificada:

      • Selecciona en Pago rápido

      • Se abrirá un pop up donde deberás de elegir la Forma de pago

      • Selecciona en Aceptar. Se generará una factura simplificada automáticamente

    • Si quieres una factura completa:

      • Selecciona en Facturar

      • Se abrirá un pop up donde tendrás que seleccionar el Cliente, el Tipo de factura

      • Selecciona en Aceptar. Se generará una factura completa y accederás automáticamente a su detalle

NOTA. Si una venta ya estaba factura el sistema te lanzará un error. Si lo que quieres es convertir una factura simplificada (ticket) en una factura completa, entra en el detalle de esa factura simplificada y desde ahí dentro selecciona en Convertir.

Cómo anular una factura simplificada para emitir una factura completa.

En ocasiones, puede ser necesario generar una factura completa desde el módulo de ventas para una venta ya registrada, como cuando un cliente llega al club y compra un agua. A continuación, se explica el proceso y cómo solucionar un problema común al generar facturas completas.

Caso de uso.

  • Ejemplo: Un cliente llega al club y compra un agua.

  • Proceso Inicial:.

    • Vas al TPV (Terminal Punto de Venta) y realizas la venta.

    • La venta genera una factura simplificada automáticamente.

Problema común.

  • Intento de Generar Factura Completa:.

    • Intentas generar una factura completa desde el módulo de ventas, seleccionando solo el ítem del agua.

    • Al seleccionar “generar factura” y elegir el tipo “completa”, el sistema muestra un error indicando que no se puede facturar porque ya está facturado.

Solución.

  • Opción “Anular Simplificadas al Emitir Factura Completa”:.

    • Activación de la Opción: Activa la opción de “anular simplificadas al emitir factura completa”.

    • Proceso de Generación de Factura Completa:.

      • Al generar una factura completa, el sistema anula la factura simplificada existente.

      • Se genera una nueva factura completa asociada a la venta.

Pasos Detallados.

  • Realizar la Venta:.

    • El cliente compra un agua y se realiza la venta en el TPV.

    • Se genera una factura simplificada automáticamente.

  • Generar Factura Completa:.

    • Dirígete al módulo de ventas y selecciona la venta del agua.

    • Selecciona “generar factura” y elige el tipo “completa”.

    • Desde el Menú Configuración > Facturación > Configuración > Sección Facturas > Activa la opción Anular simplificadas al emitir factura completa.

    • Acepta y confirma la generación de la factura completa.

  • Verificación..

    • La factura simplificada se anula automáticamente.

    • Se genera y asocia una nueva factura completa a la venta.

    • Al revisar la factura, verás que el ticket simplificado ha sido anulado y reemplazado por la factura completa.

Esta función simplifica el proceso de emisión de facturas completas, asegurando que las ventas estén correctamente asociadas a las facturas correspondientes sin duplicar registros.

Factura desde Cobros (Paso 3 en el gráfico). Cómo se factura desde el listado de cobros

Sección: Menu principal > Facturación > Cobros

Aunque no lo parezca, también desde el listado de cobros se pueden generar facturas. En este caso, anulando el cobro. Si el cobro original estaba asociado a una factura simplificada, el sistema emitirá una factura rectificativa automáticamente:

  • Busca y selecciona en la Referencia del cobro que quieres anular. Puedes usar los filtros de búsqueda

  • Selecciona en Anular cobro. Te saldrá un popup de confirmación

  • Selecciona en Aceptar

El sistema creará una factura rectificativa automáticamente.

Factura desde Facturas (Paso 4 en el gráfico).Cómo se factura desde el listado de facturas

En V3 también puedes generar facturas desde su propio listado, cómo también puedes convertir facturas existentes en otros tipos de facturas o generar rectificativas.

Cómo se crea una factura manualmente

Sección: Menu principal > Facturación > Facturas

Es necesario tener el permiso Facturas manuales para poder realizar esta acción:

  • Selecciona en Nueva

  • Elige el Tipo de factura. Aquí podrás elegir entre factura simplificada, completa, proforma, rectificativa… y cualquiera que el club se haya creado personalizadamente. Si eliges factura simplificada, puesto que un documento configurado de esta forma no te lo permite, el sistema te obligará a que la pagues

  • Elige el Cliente

  • Elige la Fecha para tu factura

  • Elige la Empresa con la que quieres emitir la factura. Si lo dejas vacío, el sistema escogerá la empresa por defecto

  • En la sección inferior, añade el Producto. Se añadirán automáticamente su descripción, precio e impuestos

  • Edita la Cantidad si lo necesitas

  • Al haber introducido la primera línea, el sistema te mostrará una segunda línea por si quieres seguir repitiendo el procedimiento y añadir más productos a la factura

  • Selecciona en Guardar. Verás la factura ya confirmada

Cómo se genera una factura normal (completa) a partir de una simplificada (ticket)

Sección: Menu principal > Facturación > Facturas

  • Busca y selecciona la referencia de la Factura simplificada que quieres convertir en factura completa. Entrarás en el detalle de esa factura

  • En la fila de botones, selecciona en el botón Factura (o el nombre que le hayas puesto al tipo de documento). Si no aparece este botón es porque no está bien configurado el que puedas realizar esta acción. Si está todo bien configurado y seleccionas en ese botón se abrirá un popup

  • Selecciona el Cliente al que quieras hacer la factura completa

  • Selecciona en Aceptar. Verás la factura completa ya confirmada

NOTA. El sistema habrá creado una factura simplificada en negativo para compensar y no duplicar la facutración.

Cómo se genera una factura rectificativa

Sección: Menu principal > Facturación > Facturas

Cuando devuelves ventas que ya están facturas, el sistema generará una factura rectificativa de manera automática. Pero también es posible generar estas facturas rectificativas de manera manual.

  • Busca y selecciona la referencia de la Factura que quieres rectificar. Entrarás en el detalle de esa factura

  • En el desplegable del botón Acciones:

    • selecciona en la opción Generar rectificativa

    • se abrirá una página nueva con el borrador de esta rectificativa

  • Selecciona en Confirmar. Aparecerá un popup de confirmación

  • Selecciona en Aceptar. Verás la factura rectificativa ya confirmada

NOTA. El sistema habrá creado una factura rectificativa, pero no generará los cobros en negativo. Tendrás que seleccionar en Recibo si quieres devolver el dinero.

Visualización de una factura

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Botones especiales

  • Confirmar. Para pasar una factura de borrador a confirmada

  • Editar. Para adaptar tu factura al cliente

  • Nuevo. Para crear una factura nueva

  • Acciones. Donde encontrarás otras acciones menos frecuentes:

    • Generar rectificativa

    • Imprimir A4

    • Imprimir en TPV

    • Ver como ticket

    • Descargar. Para descargar la factura en PDF

    • Enviar. Para enviar la factura por email al cliente

    • Restablecer a borrador

    • Descargar Voxel XML. Descargará el documento XML previo que se enviará
      al firmador

    • Firmar Factura. Conecta con el middleware y le envía el XML de la factura
      para ser firmada. Las facturas sólo se pueden firmar una v

    • Ver historial

    • Copiar

    • Eliminar

Cabecera de la factura

  • Número de la factura

  • Tipo de factura. Podrás elegir entre factura simplificada, completa, etc

  • Cliente para esta factura

  • Fecha de la factura

  • Empresa que va a facturar

  • Fecha de vencimiento de pago para esta factura

Pestañas

  • Líneas de los conceptos incluidos en esta factura

  • Archivos que puedes adjuntar a esta factura

  • Recibos o pagos asociados a esta factura

  • Facturas relacionadas son aquellas que tienen relación con esta factura, útil cuando hay facturas rectificativas o recapitulativas

Cómo se edita una factura confirmada

Sección: Menu principal > Facturación > Facturas

Necesitas tener permisos “Restablecer a borrador” para poder hacer esta gestión.

  • Busca la factura deseada usando los filtros

  • Selecciona en su Referencia. Se abrirá el detalle de la factura

  • Selecciona en Acciones > Restablecer a borrador

  • Selecciona en Editar y edita los campos deseados

  • Selecciona en Guardar

  • Selecciona en Confirmar y vuelve a Confirmar en la ventana de confirmación

Cómo se paga una factura pendiente

Sección: Menu principal > Facturación > Facturas

  • Busca la factura deseada y selecciona en su Referencia

  • Selecciona en Recibo. Se abrirá un pop up de cobro

  • Elige la Forma de pago

  • Escribe la Cantidad que deseas pagar en ese momento y selecciona en Enter para confirmar la cantidad. Por defecto verás la cantidad pendiente de pago

  • Selecciona en Aceptar

Cómo se elimina una factura > Desde el listado de facturas

Sección: Menu principal > Facturación > Facturas

  • Busca la factura deseada y selecciona en su Referencia

  • En el desplegable del botón Acciones, tienes 2 opciones:

    • Generar rectificativa:

      • se abrirá una página nueva con el borrador de esta rectificativa

      • Selecciona en Confirmar

      • Se habrá creado y confirmado la factura rectificativa

      • Ten en cuenta que si la factura estaba pagada, no se generará un cobro negativo de manera automática

    • Eliminar. Sólo te dejará eliminar si tienes el permiso adecuado y es la última factura emitida de esa serie

Cómo se elimina una factura > Desde el listado de ventas

Sección: Menu principal > Facturación > Ventas

  • Busca la venta deseada y selecciona en su Referencia

  • Selecciona en Anular

  • Elige la Forma de pago a devolver el dinero en caso de estar la venta pagada

  • Selecciona en Anular

Se habrá creado y confirmado la factura rectificativa.

Cómo se elimina una factura > Desde el listado de ventas yendo al TPV

Sección: Menu principal > Facturación > Ventas

  • Busca la venta deseada y selecciona en su Referencia

  • Selecciona en TPV. Accederás al TPV

  • Selecciona en Anular

  • Elige la Forma de pago a devolver el dinero en caso de estar la venta pagada

  • Selecciona en Anular

Se habrá creado y confirmado la factura rectificativa.

Eliminar por completo una factura

Sección: Menu principal > Facturación > Facturas

Para esta acción es necesario que el usuario tenga un perfil con los permisos Borrar Facturas y Restablecer facturas a borrador activados. Además la factura no debe tener recibos asociados.

  • Busca la factura deseada y selecciona en su Referencia

  • Selecciona en Restablecer a borrador

  • Selecciona en Más acciones

  • Selecciona en Eliminar. Aparecerá una venta de confirmación

  • Selecciona en Eliminar

Cobros. Cambiar una forma de pago

Sección: Menu principal > Facturación > Cobros

  • Selecciona el ID del cobro

  • Selecciona en el desplegable Acciones

  • Selecciona Cambiar forma de pago

  • Selecciona una forma de pago

  • Selecciona en el botón Aceptar

NOTA. Si no te aparece la acción “Cambiar forma de pago” es porque hay un permiso para esta acción. Si no te aparece ese permiso reinstala el módulo de ventas.

Depósitos

Sección: Menú Principal > Facturación > Depósitos

Para poder acceder a esta funcionalidad del sistema, es necesario instalar el módulo de Depósitos (Menú Configuración > Sistema > App Market > Depósitos).

Introducción

Un depósito es un prepago realizado por el cliente para pagar futuras compras contra ese saldo. Por ejemplo, recargo 100€ en mi ficha y en mi siguiente visita podré pagar un carro manual de 2€ quedándome un saldo restante de 98€ en mi perfil.

Diferencias entre bono monedero y depósito

En Golfmanager tenemos dos maneras de añadir saldos de dinero a la ficha de un cliente: Bonos monedero y depósitos.

La diferencia entre el bono monedero y un depósito es que el bono monedero genera un ticket en el momento de la recarga mientras que el depósito no. La recarga de un bono monedero, al generar un ticket, se exportará a contabilidad como una factura, mientras que con el depósito se exportará a contabilidad como un mero apunte sin factura.

A la hora de pagar con un bono monedero, el sistema descontará el total del saldo del cliente y no emitirá un ticket de cobro, mientras que con el depósito sí se generará un ticket de cobro con la forma de pago depósito.

Detalle de un Depósito

Sección: Menú Principal > Facturación > Depósitos

  • Sección General

    • Cliente: Cliente asociado a ese depósito

    • Saldo: Saldo restante del depósito

    • Válido hasta: Fecha hasta la que será válido el depósito

  • Sección Transacciones

    • Referencia: Identificador único en la base de datos de esa transacción de depósito

    • Descripción: En caso de una recarga, aquí saldrá la palabra Depósito o la descripción que el usuario haya puesto en el momento de la recarga. En caso de un pago con depósito, aquí saldrá la palabra Cobro.

    • Cantidad: En caso de una recarga, esta cantidad será positiva. En caso de un pago, esta cantidad será negativa.

    • Cobro: En caso de una recarga, este campo estará vacío. En caso de un pago, el identificador del cobro generado.

    • Forma de pago: En caso de una recarga, la forma de pago utilizada. En caso de un pago, estará vacía.

    • Saldo (Saldo posterior): En caso de una recarga, el saldo restante tras la recarga. En caso de un pago, el saldo restante tras el pago.

Cómo recargar un depósito a un cliente

Sección: Menú Principal > CRM > Clientes

Para añadir saldo en forma de depósito a la ficha de un cliente sigue los siguientes pasos:

  • Ve al listado de Clientes

  • Busca y selecciona la Referencia de tu cliente al que quieres añadir el depósito. Accederás a su ficha

  • Selecciona la pestaña de Depósitos. Si no visualizas esta pestaña, después de la última que se muestra, selecciona la flechita donde se abrirá un desplegable con más pestañas.

  • Selecciona Nuevo

  • Escribe la Cantidad a recargar.

  • Selecciona la Forma de pago con la que te pagará el cliente esa recarga.

  • Añade una Descripción si lo deseas.

  • Selecciona Guardar.

Cómo cancelar un depósito a un cliente

Sección: Menú Principal > CRM > Clientes

El sistema no te permite cancelar el saldo de un cliente o una recarga. En este caso deberás realizar una recarga de depósito en negativo para contrarrestar el saldo existente.

Promociones

Sección: Menú Principal > Facturación > Promociones

Definición

Una promoción es un descuento que aplica el sistema (hoy lo hace de manera automática) si se cumplen ciertas reglas en un mismo carrito.

Esta opción se configura desde el sistema pero solo se aplica en la web.


Ejemplo:

  • 2 green fees + buggy

  • 4 green fees + 2 buggies

  • 7+1 green fees

  • Juega 3 veces en una semana y obtén un 10% - Infinito etc

Configuración General

  • Nombre de tu promoción. Ej. 2 Green Fees + buggy

  • Periodo máximo de tu promoción. Por ejemplo 7 días. El sistema mira la fecha de uso de las ventas del carrito para aplicar o no la promoción. Para el ejemplo de “juega 3 veces en un periodo de 7 días y obtén un 10%”, el sistema aplicará la promoción si las fechas de uso (o de juego) están dentro de ese periodo de días. Para la promoción “2 GF + buggy” puedes poner 1 día

  • Prioridad. El sistema va a escoger una promoción de entre todas las creadas, y va a empezar a chequear por orden de prioridad empezando por el número más bajo (ej. 1). Si no aplica la promoción va a pasar a la siguiente. Si una aplicación aplica, dejará de chequear otras promociones y aplicará esa

Productos de la promoción

En esta sección pondremos todos los productos que se tienen que encontrar en un carrito para que aplique la promoción. Si quieres hacer la oferta de “2 GF + buggy” habría que poner el producto de GF dos veces y el producto de buggy 1 vez.

  • Producto que quieres que entren en la promoción. Ej. GF 18 hoyos

  • Etiqueta de producto que quieres que entren en la promoción. Ej. Green fees. Si quieres que se aplique la promoción a cualquier tipo de green fee

  • Tipo de valor que quieres que aplique la promoción. Puede ser:

    • Cantidad a descontar del precio. Si quieres que descuente una cantidad fija de euros a este producto en el carrito

    • Porcentaje a descontar del precio. Si quieres que descuente un porcentaje a este producto en el carrito y no redondee

    • Porcentaje a descontar del precio. Redondear. Si quieres que descuente un porcentaje a este producto en el carrito y redondee

  • Valor que quieres que aplique la promoción según el parámetro elegido en el paso anterior. Ejemplo: 10. Quitaría 10 euros a ese producto en caso de elegir la primera opción del paso anterior.

NOTA. Puedes elegir hacer un descuento lineal en todos los productos, o hacer que el descuento se aplique en el último por ejemplo. Para ello rellenas el valor sólo en las líneas deseadas.

Ejemplos

Visualización del Informe de facturación

Sección: Menú principal > Informes > Facturación - Informe

  • Alertas. En esta sección encontrarás un enlace que agrupa todas las alertas de facturas pendientes de pago. Selecciona el enlace de Alertas y serás redirigido a una vista de lista que muestra todas las ventas pendientes de pago dentro de las fechas seleccionadas.

  • Fechas. Selecciona la fecha de inicio y la fecha de fin. La fecha de inicio, aunque no sea visible, tiene como hora las 00:00 y la fecha fin 23:59

  • Forma de pago. En esta sección veremos los cobros efectuados en el periodo elegido agrupado por formas de pago, independientemente de la facturación. Es importante anotar que no tiene por qué coincidir los cobros con la facturación pues algunos cobros pueden estar destinados a pagar facturas creadas en el pasado, o pueden ser cobros sin factura en ese momento

  • Facturación por familia, subfamilia y producto. Veremos:

    • Los códigos de las familias y subfamilias, y que marcarán el orden en el que se muestran los datos

    • Los nombres de las familias y subfamilias

    • Las cantidades facturadas en el periodo elegido

    • Las bases (totales sin impuestos) facturadas durante el periodo

    • Los impuestos facturados durante el periodo

    • Los totales (impuestos incluidos) facturados en el periodo elegido. Es importante anotar que esta cantidad no tiene que coincidir con el total de cobros pues podemos facturar algo hoy y dejarlo como pendiente de pago

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