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Actualizado esta semana

Índice

Definiciones de Facturación

Flujo de facturación

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Ventas

Una venta, también conocido como albarán o pedido, es un listado de productos o servicios que vende tu empresa a sus clientes. Esta venta contiene el cliente, el producto, cantidad y precios… entre otros conceptos.
Las ventas estarán visibles en su propio Listado de ventas. Seleccionando en cualquier de ellas podrás acceder al detalle.
Las ventas se podrán crear desde el propio listado de ventas. También otros plugins pueden crear ventas automáticamente. Por ejemplo, al crear una reserva el sistema internamente creará una venta heredando toda la información útil de la reserva. Esta reserva y esta venta quedarán ligadas y se sincronizarán en caso de editar cualquier de ellas.
El sistema te ofrecerá reportes para analizar todas las ventas (pagadas, pendientes, facturadas, canceladas, etc.).

Cobros y recibos

Un cobro es el pago de cualquier venta al contado, con bono o cualquier forma de pago creada de manera personalizada por la empresa.
Los cobros estarán visibles en su propio Listado de cobros. Seleccionando en cualquier de ellos podrás acceder al detalle.
Los cobros se pueden efectuar desde varios sitios: en el TPV, desde el listado de ventas, facturas o cliente por ejemplo.
Cuando un cobro se hace desde una factura, el sistema creará un cobro y lo situará en la pestaña de recibos de la factura.
El sistema te ofrecerá reportes para analizar todos los cobros (formas de pago, caja, usuario, etc.).

Facturas

Una factura es el documento oficial con obligación fiscal por lo que contendrá el cliente, el producto, la cantidad, el precio y los impuestos.
El tipo de factura es totalmente personalizada por el club pero, por lo general, tendremos facturas simplificadas, completas, rectificativas, recapitulativas y proforma. Cada tipo de factura tendrá parámetros configurables para que actúen de una forma u otra. Por ejemplo, las facturas simplificadas no pueden quedar pendientes de pago.
Las facturas estarán visibles en su propio Listado de facturas. Seleccionando en cualquier de ellas podrás acceder al detalle.
Las facturas se pueden crear de dos maneras: manualmente o automáticamente. Desde el propio listado podrás generar una factura nueva, pero también el sistema las puede crear automáticamente tras cada cobro en reservas o TPV sí así lo tenemos configurado.
El sistema te ofrecerá reportes para analizar todas las facturas (pagadas, pendientes, canceladas, etc.).

Listado de funcionalidades de Facturación

Ventas

  • Creación de ventas a través del listado, TPV u otros módulos.

  • Listado de ventas y filtros personalizados.

  • Dashboards de las ventas personalizados.

  • Pago rápido desde la venta.

  • Posibilidad de mandar link de pago al cliente.

  • Precios dinámicos de los precios.

Cobros

  • Gestión de cobros con contado, bonos, depósitos y domiciliaciones.

  • El club puede crear tantas formas de pago como necesite.

  • Pasarela de pago online, sin comisiones.

  • Pago partido mezclando contado y bonos, pago partido por línea del TPV o por el total.

  • Listado de cobros y filtros personalizados.

  • Dashboards de las cobros personalizados.

  • Poder editar la forma de pago de un cobro.

  • Se puede devolver el dinero al cliente en la misma o distinta forma de pago a la original.

Facturas

  • Sistema avanzado de facturación: simplificadas, completas, proforma.

  • Adaptación del tipo de documento a cualquier necesidad del club (impuestos, retenciones, etc.).

  • Los productos pueden tener multi-impuestos y retenciones.

  • Listado de facturas y filtros personalizados.

  • Dashboards de las facturas personalizados.

  • Informe de facturación, pudiendo agrupar por familia, subfamilia y producto.

  • Posibilidad de imprimir, descargar o enviar por email al cliente.

  • Posibilidad de facturar un tipo de factura en otra. Ej. factura simplificada a factura completa.

  • Posibilidad de restablecer a borrador una factura para poder editar o eliminar. Se necesita el permiso adecuado.

  • Visibilidad en el listado de facturas de la cantidad pendiente a pagar en cada una de ellas.

  • Pestaña en el perfil del cliente con sus facturas, y poder operar desde ahí.

  • Posibilidad de editar el pie de tus facturas.

  • Multiempresa y seguridad de que una empresa no pueda facturar productos de otra.

Bonos

  • Gestión de bonos monedero y de unidades. El club puede crear tantos tipos de bono como necesite.

  • Gestión de precios por canal (administración/online) y cliente.

  • Opción de venta online pudiendo segmentar por tipo de cliente.

  • Visibilidad de movimientos del bono online y administración.

  • Capacidad de limitar el uso del bono según fechas, días de la semana, horas, o qué productos quieres pagar con este.

  • Gestión del precio unitario de cada pago con bono para unas estadísticas precisas.

  • Asignación de etiqueta al cliente en caso de tener un bono activo y con saldo.

  • Recarga masiva de bonos (próximamente).

Cuotas

  • Gestión de cuotas con distintas periodicidades (mensual, trimestral, etc.).

  • Opción de prorrateo.

  • Opción de emisión automática de las cuotas, y sus facturas incluyendo su envío automático por email al cliente.

Cómo se crea una venta desde el listado de ventas

Sección: Menu principal > Facturación > Ventas

  • Selecciona en el botón Nueva

  • Elige el Producto deseado

  • Escribe el Total (precio total de la venta, impuestos incluidos.)

  • Selecciona en el botón de Guardar. Se habrá creado una venta nueva

Cómo se crea una venta automáticamente desde otro plugin > Desde el TPV

Sección: Menu principal > Facturación > TPV

  • En este momento se crea un carrito

  • Selecciona en el Producto, o escanea el código de barras, o usa el buscador de productos. El producto se añadirá al carrito

  • Selecciona en el botón de Finalizar

  • Elige la Forma de pago o marca como Pendiente de Pago

Si accedes al listado de ventas verás la nueva venta que acabas de crear a través del TPV.

Cómo se crea una venta automáticamente desde otro plugin > Desde Reservas

Sección: Menu principal > Reservas > Ocupación

  • Selecciona en el Día y hora deseado

  • Elige el Cliente

  • Elige la Tarifa

  • Selecciona en el botón de Reservar

Si accedes al listado de ventas verás la nueva venta que acabas de crear a través de la ocupación.

Cómo se edita una venta desde el TPV

Sección: Menu principal > Facturación > Ventas

  • Busca la venta deseada usando los filtros de búsqueda

  • Selecciona en la Referencia de esa venta. Accederás al detalle de la venta

  • Selecciona en TPV. Se abrirá la venta en el TPV

  • Selecciona en el icono de Editar

  • Edita la Cantidad, el Precio, el Descuento y/o la Descripción. La venta quedará cambiada automáticamente

Cómo se paga una venta desde el listado de ventas

Sección: Menu principal > Facturación > Ventas

  • En caso de tener el módulo de ventas activado:

  • Busca la venta deseada usando los filtros de búsqueda

  • Selecciona en la Referencia de esa venta. Accederás al detalle de la venta

  • Selecciona en Pago rápido. Se abrirá un pop up

  • Elige la Forma de pago

  • Selecciona en Aceptar


Cómo se paga una venta desde el TPV

Sección: Menu principal > Facturación > Ventas

  • En caso de tener el módulo de ventas activado:

  • Busca la venta deseada usando los filtros de búsqueda

  • Selecciona en la Referencia de esa venta. Accederás al detalle de la venta

  • Selecciona en TPV. Se abrirá la venta en el TPV

  • Selecciona en Finalizar

  • Elige la Forma de pago

La venta quedará pagada, y una factura será creada automáticamente.

Cómo se paga una venta desde la ficha del cliente

Sección: Menu principal > CRM> Clientes

  • Busca y selecciona la Referencia de tu cliente. Accederás a su ficha

  • Selecciona en la pestaña de Ventas

  • Localiza y selecciona la/s venta/s que quieres pagar

  • Puedes continuar de dos formas:

    • Desde el botón TPV:

      • Selecciona en TPV

      • Se abrirá la venta en el TPV

      • Selecciona en Finalizar

      • Eliges la Forma de pago

    • Desde el botón Pago rápido:

      • Selecciona en Pago rápido

      • Se abrirá un pop up donde deberás de elegir la Forma de pago

      • Selecciona en Aceptar

La factura y la venta quedarán marcadas como pagadas.

Cómo se paga una venta desde una factura

Sección: Menu principal > Facturación > Facturas

En caso de tener el módulo de facturación activado y haberse facturado al cliente con anterioridad:

  • Busca la factura deseada y selecciona en su Referencia

  • Selecciona en Recibo. Se abrirá un pop up de cobro

  • Elige la Forma de pago

  • Escribe la Cantidad que deseas pagar en ese momento y selecciona en Enter para confirmar la cantidad. Por defecto verás la cantidad pendiente de pago

  • Selecciona en Aceptar

La factura y la venta quedarán marcadas como pagadas.

Cómo se paga una venta desde la Ocupación de reservas

Sección: Menu principal > Reservas > Ocupación

En caso de tener el módulo de reservas activado y haberse creado esta venta a partir de una reserva:

  • Selecciona en la Reserva deseada. Accederás al detalle de la reserva

  • Puedes continuar de dos maneras:

    • Desde el botón de TPV:

      • Selecciona en TPV

      • Se abrirá la venta en el TPV

      • Selecciona en Finalizar

      • Eliges la Forma de pago

    • Desde el botón de Pago rápido:

      • Selecciona en Pago rápido

      • Se abrirá un pop up donde deberás de elegir la Forma de pago

      • Selecciona en Aceptar

La venta y la reserva quedarán pagadas, y una factura será creada automáticamente.

Cómo se paga una venta desde el Listado de reservas

Sección: Menu principal > Reservas > Listado

En caso de tener el módulo de reservas activado y haberse creado esta venta a partir de una reserva.

  • Busca la reserva deseada usando los filtros de búsqueda

  • Selecciona en la Referencia de la reserva deseada. Accederás al detalle de la reserva

  • Puedes continuar de dos maneras:

    • Desde el botón de TPV:

      • Selecciona en TPV

      • Se abrirá la venta en el TPV

      • Selecciona en Finalizar

      • Eliges la Forma de pago

    • Desde el botón de Pago rápido:

      • Selecciona en Pago rápido

      • Se abrirá un pop up donde deberás de elegir la Forma de pago

      • Selecciona en Aceptar

La venta y la reserva quedarán pagadas, y una factura será creada automáticamente.

Cómo se elimina una venta desde el listado de ventas

Sección: Menu principal > Facturación > Ventas

  • Busca la venta deseada usando los filtros de búsqueda

  • Selecciona en la Referencia de esa venta. Accederás al detalle de la venta

  • Selecciona en Anular. Pueden suceder dos cosas:

    • Si la reserva está pagada… se abrirá un pop up para que confirmes la Forma de pago a devolver, y selecciona en Aceptar

    • Si la reserva no está pagada… se abrirá un pop up para que confirmes la cancelación de la venta seleccionando en Anular.
      Se generará una nueva línea de anulación. La línea original que se está anulando no se modifica, salvo por el estado, y se crea una nueva línea con los detalles de la anulación y, en caso de estar pagada, se creará una factura rectificativa y un cobro en negativo.​


Se generará una nueva línea de anulación. La línea original que se está anulando permanecerá sin cambios, excepto por la actualización del estado y se crea una nueva línea con los detalles de la anulación, cuya fecha de uso será la fecha de la anulación. Esta metodología asegura que los informes históricos siempre muestren los datos originales,

sin alteraciones debidas a anulaciones posteriores.

En caso de estar pagada, se creará una factura rectificativa y un cobro en negativo.

Cómo se elimina una venta desde el TPV

Sección: Menu principal > Facturación > Ventas

  • Busca la venta deseada usando los filtros de búsqueda

  • Selecciona en la Referencia de esa venta. Accederás al detalle de la venta

  • Selecciona en TPV. Se abrirá el TPV

  • Selecciona las líneas del carrito que quieres cancelar, o ignora este paso si quieres eliminar todas las líneas del carrito

  • Selecciona en el icono de la Papelera para borrar. Pueden ocurrir dos cosas:

    • Si la reserva está pagada… se abrirá un pop up para que confirmes la Forma de pago a devolver, y selecciona en Aceptar

    • Si la reserva no está pagada… se abrirá un pop up para que confirmes la cancelación de la venta seleccionando en Anular


Se generará una nueva línea de anulación. La línea original que se está anulando permanecerá sin cambios, excepto por la actualización del estado y se crea una nueva línea con los detalles de la anulación, cuya fecha de uso será la fecha de la anulación. Esta metodología asegura que los informes históricos siempre muestren los datos originales, sin alteraciones debidas a anulaciones posteriores.

En caso de estar pagada, se creará una factura rectificativa y un cobro en negativo.


Cómo se elimina una venta desde la Ocupación de reservas

Sección: Menu principal > Reservas > Ocupación

  • Selecciona en la Reserva deseada. Accederás al detalle de la reserva

  • Selecciona en Anular. Pueden pasar dos cosas:

    • Si la reserva está pagada… se abrirá un pop up para que confirmes la Forma de pago a devolver, y selecciona en Aceptar

    • Si la reserva no está pagada… se abrirá un pop up para que confirmes la cancelación de la venta seleccionando en Anular


​Se generará una nueva línea de anulación. La línea original que se está anulando permanecerá sin cambios, excepto por la actualización del estado y se crea una nueva línea con los detalles de la anulación, cuya fecha de uso será la fecha de la anulación. Esta metodología asegura que los informes históricos siempre muestren los datos originales, sin alteraciones debidas a anulaciones posteriores.

En caso de estar pagada, se creará una factura rectificativa y un cobro en negativo.

Cómo se elimina una venta desde el Listado de reservas

Sección: Menu principal > Reservas > Listado

  • Busca la reserva deseada usando los filtros de búsqueda

  • Selecciona en la Referencia de la reserva deseada. Accederás al detalle de la reserva

  • Selecciona en Anular. Pueden pasar dos cosas:

    • Si la reserva está pagada… se abrirá un pop up para que confirmes la Forma de pago a devolver, y selecciona en Aceptar

    • Si la reserva no está pagada… se abrirá un pop up para que confirmes la cancelación de la venta seleccionando en Anular


Se generará una nueva línea de anulación. La línea original que se está anulando permanecerá sin cambios, excepto por la actualización del estado y se crea una nueva línea con los detalles de la anulación, cuya fecha de uso será la fecha de la anulación. Esta metodología asegura que los informes históricos siempre muestren los datos originales, sin alteraciones debidas a anulaciones posteriores.

En caso de estar pagada, se creará una factura rectificativa y un cobro en negativo.

Cómo se manda un link de pago al cliente

Sección: Menu principal > Facturación > Ventas

Caso 1. La venta ya está generada.

Con V3 podrás mandar un link de pago a tus clientes por email o whatsapp para que paguen las deudas desde tu página web sin necesidad de pasarse por el club:

  • Busca y selecciona la/s venta/s deseada/s usando los filtros de búsqueda

  • Selecciona en Link de pago. Se abrirá un popup

  • Puedes continuar de la siguiente forma:

    • Guardar tarjeta. Activa esta opción si quieres forzar a guardar (tokenizar) la tarjeta al cliente. Si no la activas quedará a decisión del cliente si quiere guardar su tarjeta para futuras compras o no

    • Copiar link. Selecciona en este botón para copiar el link en el portapapeles. Con el link copiado puedes abrir tu email o whatsapp y mandárselo al cliente

    • Abrir link. Selecciona para previsualizar lo que verá el cliente cuando selecciona en el link anterior. También puedes copiar este link y seguir los pasos del punto anterior

Una vez el cliente abra el link y pague la cantidad que debe, las ventas quedarán automáticamente marcadas como pagadas.

En versiones siguientes podrás mandar masivamente una plantilla de email a tus clientes y programar el envío de manera automática.

Caso 2. La venta aún no está generada.

Con v3 podrás enviar un link de pago de un producto a tus clientes para que lo paguen online. Esta funcionalidad es útil para adelantar el pago de ciertos servicios: campus de verano, cursos, etc.

  • Accede a la página de tu Producto que deseas que tus clientes compren

  • Selecciona en el botón de Acciones > Link de pago directo

  • Se abrirá un popup

  • Opcionalmente podrás tokenizar la tarjeta de crédito

  • Selecciona en el botón Copiar. Esto hará que el link de pago quede como copiado en tu dispositivo

  • Pega este link en la aplicación que desees: whatsapp, email, SMS, etc

  • El cliente deberá seleccionar en el link recibido y será redirigido al carrito de la zona de clientes de v3 para finalizar el pago

  • El cliente pagará los productos que aparecen en el carrito

  • El sistema creará una venta, un cobro y una factura tras el pago

Cómo se generan facturas. Flujo de facturación

En V3 manager el flujo es el siguiente:
1. Utilizando cualquiera de los módulos descargados en tu aplicación (reservas, cuotas, tpv, etc.) generaremos ventas automáticamente. Es decir, cada vez que generemos una reserva en la ocupación (Tee Sheet), el sistema generará una venta pendiente de pago.
2. Estas ventas generadas automáticamente podrán ser…
3. Pagadas, lo cual se generará una factura automáticamente o…
4. Facturadas. Si no se han pagado anteriormente, estas podrán ser pagadas.

Pues bien, en V3 podrás facturar en cualquiera de estos 4 pasos. Te lo explicamos a continuación.

Factura desde otros módulos (Paso 1 en el gráfico). Cómo se factura desde el módulo de Reservas (1)

Sección: Menu principal > Reservas > Ocupación

En V3 podrás hacer Pagos rápidos desde reservas y sin necesidad de pasar por el TPV. En estos casos, el sistema escogerá el tipo de factura simplificada:

  • Selecciona en la Reserva pendiente de pago en el plano de ocupación. Entrarás en el detalle de la reserva

  • En la parte superior, selecciona en Pago rápido. Se abrirá un pop up de cobro

  • Elige la Forma de pago deseada

  • Selecciona en Aceptar. El pop up se cerrará y creará una factura simplificada

Esta factura podrá ser visible accediendo directamente al listado de Facturación / Facturas.

Factura desde otros módulos (Paso 1 en el gráfico). Cómo se factura desde el módulo de TPV (1)

Sección: Menu principal > TPV > TPV

Desde el TPV tienes la ventaja de que podrás elegir el tipo de factura que deseas generar:

  • Accede al carrito que deseas facturar. Puedes acceder a él creando uno nuevo, desde una venta ya creada anteriormente, desde la ficha del cliente, etc

  • Selecciona en Finalizar

  • Selecciona el Cliente para tu factura

  • Selecciona el Tipo de factura, simplificada o factura completa. Si no eliges nada el sistema escogerá la factura simplificada

  • Selecciona en la Forma de pago en caso de que quieras pagar la factura, o márcala como Pendiente de pago

NOTAS.

  • Para generar una factura simplificada no es obligatorio seleccionar un cliente, pero sí es obligatorio pagar la factura.

  • Para generar una factura completa es obligatorio seleccionar un cliente, pero no lo es pagar la factura en ese momento.

  • Verás en la/s línea/s de venta del carrito como se ha añadido la factura que acabas de crear.

  • Podrás acceder a estas facturas más adelante desde Menu principal > Facturación > Facturas o desde la ficha de ese Cliente > Facturas.

NOTA PARA MULTIEMPRESAS. Si trabajas con más de una empresa y añades productos al TPV de una misma empresa, la serie la coge el sistema automáticamente. Si en el mismo carrito añades productos de varias empresas, el sistema te lanzará un error. Tendrás que facturar primero los productos de una empresa, y luego facturar las de la otra empresa. Tenemos en la hoja de ruta de mejoras el que se emitan dos facturas de manera automática para que no tengas que hacerlo en dos pasos.

Factura desde Ventas (Paso 2 en el gráfico). Cómo se factura desde el listado de ventas

Sección: Menu principal > Facturación > Ventas

Cuando vendes productos o servicios desde otros módulos, el sistema automáticamente generará ventas pendientes de pago. Todas estas ventas están visibles en Menú principal / Facturación / Ventas. Desde este listado podrás elegir entre cualquier tipo de factura, simplificada o completa:

  • Busca y Selecciona la/s venta/s que quieres facturar. Puedes usar los filtros de búsqueda

  • Puedes continuar de dos maneras:

    • Si quieres una factura simplificada:

      • Selecciona en Pago rápido

      • Se abrirá un pop up donde deberás de elegir la Forma de pago

      • Selecciona en Aceptar. Se generará una factura simplificada automáticamente

    • Si quieres una factura completa:

      • Selecciona en Facturar

      • Se abrirá un pop up donde tendrás que seleccionar el Cliente, el Tipo de factura

      • Selecciona en Aceptar. Se generará una factura completa y accederás automáticamente a su detalle

NOTA. Si una venta ya estaba factura el sistema te lanzará un error. Si lo que quieres es convertir una factura simplificada (ticket) en una factura completa, entra en el detalle de esa factura simplificada y desde ahí dentro selecciona en Convertir.

Cómo anular una factura simplificada para emitir una factura completa.

En ocasiones, puede ser necesario generar una factura completa desde el módulo de ventas para una venta ya registrada, como cuando un cliente llega al club y compra un agua. A continuación, se explica el proceso y cómo solucionar un problema común al generar facturas completas.

Caso de uso.

  • Ejemplo: Un cliente llega al club y compra un agua.

  • Proceso Inicial:.

    • Vas al TPV (Terminal Punto de Venta) y realizas la venta.

    • La venta genera una factura simplificada automáticamente.

Problema común.

  • Intento de Generar Factura Completa:.

    • Intentas generar una factura completa desde el módulo de ventas, seleccionando solo el ítem del agua.

    • Al seleccionar “generar factura” y elegir el tipo “completa”, el sistema muestra un error indicando que no se puede facturar porque ya está facturado.

Solución.

  • Opción “Anular Simplificadas al Emitir Factura Completa”:.

    • Activación de la Opción: Activa la opción de “anular simplificadas al emitir factura completa”.

    • Proceso de Generación de Factura Completa:.

      • Al generar una factura completa, el sistema anula la factura simplificada existente.

      • Se genera una nueva factura completa asociada a la venta.

Pasos Detallados.

  • Realizar la Venta:.

    • El cliente compra un agua y se realiza la venta en el TPV.

    • Se genera una factura simplificada automáticamente.

  • Generar Factura Completa:.

    • Dirígete al módulo de ventas y selecciona la venta del agua.

    • Selecciona “generar factura” y elige el tipo “completa”.

    • Desde el Menú Configuración > Facturación > Configuración > Sección Facturas > Activa la opción Anular simplificadas al emitir factura completa.

    • Acepta y confirma la generación de la factura completa.

  • Verificación..

    • La factura simplificada se anula automáticamente.

    • Se genera y asocia una nueva factura completa a la venta.

    • Al revisar la factura, verás que el ticket simplificado ha sido anulado y reemplazado por la factura completa.

Esta función simplifica el proceso de emisión de facturas completas, asegurando que las ventas estén correctamente asociadas a las facturas correspondientes sin duplicar registros.

Factura desde Cobros (Paso 3 en el gráfico). Cómo se factura desde el listado de cobros

Sección: Menu principal > Facturación > Cobros

Aunque no lo parezca, también desde el listado de cobros se pueden generar facturas. En este caso, anulando el cobro. Si el cobro original estaba asociado a una factura simplificada, el sistema emitirá una factura rectificativa automáticamente:

  • Busca y selecciona en la Referencia del cobro que quieres anular. Puedes usar los filtros de búsqueda

  • Selecciona en Anular cobro. Te saldrá un popup de confirmación

  • Selecciona en Aceptar

El sistema creará una factura rectificativa automáticamente.

Factura desde Facturas (Paso 4 en el gráfico).Cómo se factura desde el listado de facturas

En V3 también puedes generar facturas desde su propio listado, cómo también puedes convertir facturas existentes en otros tipos de facturas o generar rectificativas.

Cómo se crea una factura manualmente

Sección: Menu principal > Facturación > Facturas

Es necesario tener el permiso Facturas manuales para poder realizar esta acción:

  • Selecciona en Nueva

  • Elige el Tipo de factura. Aquí podrás elegir entre factura simplificada, completa, proforma, rectificativa… y cualquiera que el club se haya creado personalizadamente. Si eliges factura simplificada, puesto que un documento configurado de esta forma no te lo permite, el sistema te obligará a que la pagues

  • Elige el Cliente

  • Elige la Fecha para tu factura

  • Elige la Empresa con la que quieres emitir la factura. Si lo dejas vacío, el sistema escogerá la empresa por defecto

  • En la sección inferior, añade el Producto. Se añadirán automáticamente su descripción, precio e impuestos

  • Edita la Cantidad si lo necesitas

  • Al haber introducido la primera línea, el sistema te mostrará una segunda línea por si quieres seguir repitiendo el procedimiento y añadir más productos a la factura

  • Selecciona en Guardar. Verás la factura ya confirmada

Cómo se genera una factura normal (completa) a partir de una simplificada (ticket)

Sección: Menu principal > Facturación > Facturas

  • Busca y selecciona la referencia de la Factura simplificada que quieres convertir en factura completa. Entrarás en el detalle de esa factura

  • En la fila de botones, selecciona en el botón Factura (o el nombre que le hayas puesto al tipo de documento). Si no aparece este botón es porque no está bien configurado el que puedas realizar esta acción. Si está todo bien configurado y seleccionas en ese botón se abrirá un popup

  • Selecciona el Cliente al que quieras hacer la factura completa

  • Selecciona en Aceptar. Verás la factura completa ya confirmada

NOTA. El sistema habrá creado una factura simplificada en negativo para compensar y no duplicar la facutración.

Cómo se genera una factura rectificativa

Sección: Menu principal > Facturación > Facturas

Cuando devuelves ventas que ya están facturas, el sistema generará una factura rectificativa de manera automática. Pero también es posible generar estas facturas rectificativas de manera manual.

  • Busca y selecciona la referencia de la Factura que quieres rectificar. Entrarás en el detalle de esa factura

  • En el desplegable del botón Acciones:

    • selecciona en la opción Generar rectificativa

    • se abrirá una página nueva con el borrador de esta rectificativa

  • Selecciona en Confirmar. Aparecerá un popup de confirmación

  • Selecciona en Aceptar. Verás la factura rectificativa ya confirmada

NOTA. El sistema habrá creado una factura rectificativa, pero no generará los cobros en negativo. Tendrás que seleccionar en Recibo si quieres devolver el dinero.

Visualización de una factura

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Botones especiales

  • Confirmar. Para pasar una factura de borrador a confirmada

  • Editar. Para adaptar tu factura al cliente

  • Nuevo. Para crear una factura nueva

  • Acciones. Donde encontrarás otras acciones menos frecuentes:

    • Generar rectificativa

    • Imprimir A4

    • Imprimir en TPV

    • Ver como ticket

    • Descargar. Para descargar la factura en PDF

    • Enviar. Para enviar la factura por email al cliente

    • Restablecer a borrador

    • Descargar Voxel XML. Descargará el documento XML previo que se enviará
      al firmador

    • Firmar Factura. Conecta con el middleware y le envía el XML de la factura
      para ser firmada. Las facturas sólo se pueden firmar una v

    • Ver historial

    • Copiar

    • Eliminar

Cabecera de la factura

  • Número de la factura

  • Tipo de factura. Podrás elegir entre factura simplificada, completa, etc

  • Cliente para esta factura

  • Fecha de la factura

  • Empresa que va a facturar

  • Fecha de vencimiento de pago para esta factura

Pestañas

  • Líneas de los conceptos incluidos en esta factura

  • Archivos que puedes adjuntar a esta factura

  • Recibos o pagos asociados a esta factura

  • Facturas relacionadas son aquellas que tienen relación con esta factura, útil cuando hay facturas rectificativas o recapitulativas

Cómo se edita una factura confirmada

Sección: Menu principal > Facturación > Facturas

Necesitas tener permisos “Restablecer a borrador” para poder hacer esta gestión.

  • Busca la factura deseada usando los filtros

  • Selecciona en su Referencia. Se abrirá el detalle de la factura

  • Selecciona en Acciones > Restablecer a borrador

  • Selecciona en Editar y edita los campos deseados

  • Selecciona en Guardar

  • Selecciona en Confirmar y vuelve a Confirmar en la ventana de confirmación

Cómo se paga una factura pendiente

Sección: Menu principal > Facturación > Facturas

  • Busca la factura deseada y selecciona en su Referencia

  • Selecciona en Recibo. Se abrirá un pop up de cobro

  • Elige la Forma de pago

  • Escribe la Cantidad que deseas pagar en ese momento y selecciona en Enter para confirmar la cantidad. Por defecto verás la cantidad pendiente de pago

  • Selecciona en Aceptar

Cómo se elimina una factura > Desde el listado de facturas

Sección: Menu principal > Facturación > Facturas

  • Busca la factura deseada y selecciona en su Referencia

  • En el desplegable del botón Acciones, tienes 2 opciones:

    • Generar rectificativa:

      • se abrirá una página nueva con el borrador de esta rectificativa

      • Selecciona en Confirmar

      • Se habrá creado y confirmado la factura rectificativa

      • Ten en cuenta que si la factura estaba pagada, no se generará un cobro negativo de manera automática

    • Eliminar. Sólo te dejará eliminar si tienes el permiso adecuado y es la última factura emitida de esa serie

Cómo se elimina una factura > Desde el listado de ventas

Sección: Menu principal > Facturación > Ventas

  • Busca la venta deseada y selecciona en su Referencia

  • Selecciona en Anular

  • Elige la Forma de pago a devolver el dinero en caso de estar la venta pagada

  • Selecciona en Anular

Se habrá creado y confirmado la factura rectificativa.

Cómo se elimina una factura > Desde el listado de ventas yendo al TPV

Sección: Menu principal > Facturación > Ventas

  • Busca la venta deseada y selecciona en su Referencia

  • Selecciona en TPV. Accederás al TPV

  • Selecciona en Anular

  • Elige la Forma de pago a devolver el dinero en caso de estar la venta pagada

  • Selecciona en Anular

Se habrá creado y confirmado la factura rectificativa.

Eliminar por completo una factura

Sección: Menu principal > Facturación > Facturas

Para esta acción es necesario que el usuario tenga un perfil con los permisos Borrar Facturas y Restablecer facturas a borrador activados. Además la factura no debe tener recibos asociados.

  • Busca la factura deseada y selecciona en su Referencia

  • Selecciona en Restablecer a borrador

  • Selecciona en Más acciones

  • Selecciona en Eliminar. Aparecerá una venta de confirmación

  • Selecciona en Eliminar

Cuotas. Introducción

Sección: Menu principal > Facturación > Cuotas

En este listado vamos a ver todas las cuotas asociadas a nuestros clientes. Es importante mencionar que no hay una base de datos de clientes y otra distinta para socios. Todos los clientes de nuestro club, y sus datos, estarán en nuestro listado de clientes, y en este listado de cuotas se asociarán a esos clientes con alguna de nuestras cuotas.

Previamente a crear nuevas cuotas a nuestros clientes deberemos haber creado los Tipos de Cuotas.

Como en todo listado, puedes usar las herramientas para poder explotar mejor tus datos.

Listado de Funcionalidades

  • Puedes generar los recibos, cobros y facturas de manera totalmente automática. Nuevo Premium

  • Puedes crear cuotas con distintas periodicidades (mensual, trimestral, semestral y anual).

  • Puedes crear una periodicidad de pago único.

  • Puedes decidir si la cuota funciona como prorrateo (usando fechas naturales) o sin prorrateo (desde la fecha de inscripción). Nuevo

  • La cuota puede añadir una etiqueta al titular y sus beneficiarios, que le darán privilegios automáticamente en el club durante la vigencia de la cuota.

  • Puedes elegir el día que emites los recibos

Botones especiales

  • Nueva:

    • Cliente. Campo obligatorio. Seleccionar del desplegable un cliente de tu base de datos

    • Tipo de cuota. Campo obligatorio. Seleccionar del desplegable un tipo de cuota

    • Inicio. Seleccionar una fecha de inicio (opcional)

    • Fin. Seleccionar una fecha de fin (opcional)

    • Precio personalizado. Añadir un precio personalizado (opcional)

    • Domiciliar. Activar/desactivar esta opción (opcional)

    • Observaciones privadas. Añadir observaciones privadas (opcional)

    • Observaciones en factura. Añadir observaciones en la factura (opcional)

  • Acciones:

    • Generar Q19

    • Exportar

    • Exportar (todas las columnas)

    • Importar

    • Edición masiva

    • Ver la papelera

  • Emitir cuotas:

Seleccionar un ID

Botones especiales

Sección General

  • Cliente. Campo obligatorio. Seleccionar del desplegable un cliente de tu base de datos

  • Tipo de cuota. Campo obligatorio. Seleccionar del desplegable un tipo de cuota

  • Inicio. Seleccionar una fecha de inicio (opcional)

  • Fin. Seleccionar una fecha de fin (opcional)

  • Precio personalizado. Añadir un precio personalizado (opcional)

  • Domiciliar. Activar/desactivar esta opción (opcional)

  • Observaciones privadas. Añadir observaciones privadas (opcional)

  • Observaciones en factura. Añadir observaciones en la factura (opcional)

Sección Addons

  • Nuevo:

    • Producto. Campo obligatorio. Seleccionar del desplegable un producto

    • Precio personalizado. Añadir un precio personalizado (opcional)

    • Inicio. Seleccionar una fecha de inicio (opcional)

    • Fin. Seleccionar una fecha de fin (opcional)

    • Observaciones privadas. Añadir observaciones privadas (opcional)

  • Acciones:

    • Edición masiva

Sección Beneficiarios

Sección Contratos

  • Generar contrato:

    • Plantilla. Campo obligatorio. Seleccionar del desplegable una plantilla o crear una nueva

  • Acciones:

    • Edición masiva

Cuotas. Cómo asignar una cuota nueva a un cliente

Sección: Menu principal > Facturación > Cuotas

  • Busca y selecciona el ID del cliente. Entrarás en la ficha de tu cliente. Si no existe el cliente deberás crearlo para poder continuar

  • Selecciona en Nueva

  • Busca y selecciona el Tipo de cuota a asociar. Previamente la debes de haber creado

  • Elige la fecha de Inicio de la cuota o desde cuando va a ser socio

  • Opcionalmente rellena la fecha de Fin para esta cuota o hasta cuando dejará de ser socio. Hay muchas veces que no sabes hasta qué fecha nuestro cliente va a ser socio y, por lo tanto, puedes dejar esta fecha vacía. El sistema seguirá emitiendo recibos a este cliente mientras no haya una fecha fin especificada

  • Opcionalmente elige la Forma de pago programada para esta cuota, o como le vas cobrar a tu cliente:​

    • Si eliges tu pasarela de pago online (ej. Stripe), el sistema le cobrará la cuota automáticamente a la tarjeta del cliente

    • Si eliges domiciliación bancaria el sistema le añadirá al archivo Q19/Sepa automáticamente

    • Si eliges otra forma de pago, el sistema lo marcará como tal pero sin realizar nada automáticamente​

  • Opcionalmente rellena el Precio personalizado para este cliente. Normalmente este campo se deja vacío porque la mayoría de veces se cobra al cliente la tarifa estándar. Pero si este cliente va a tener un precio especial, aquí es donde lo debes de poner

  • Opcionalmente rellena las Observaciones privadas o notas que podrás visualizar internamente tú cómo empleado pero no el cliente

  • Opcionalmente rellena las Observaciones en factura o notas que el cliente podrá visualizar en sus facturas de esta cuota

  • Selecciona en Guardar. Se habilitarán las secciones de Addons y Beneficiarios en la parte inferior de la pantalla​

NOTA. Esta cuota se habrá añadido automáticamente al listado de cuotas y a la ficha del cliente (pestaña cuotas). Podrás acceder al listado de cuotas en Menú principal > Facturación > Cuotas para editarla o eliminarla en un futuro cuando necesites.

Cuotas. Cómo añadir un addon a una cuota existente

Sección: Menu principal > Facturación > Cuotas

Introducción a addons.

Un addon es como un extra a la cuota principal del cliente. Ej. cuota de buggy, cuota de taquilla. La factura entonces vendrán con conceptos separados, por un lado la cuota principal (ej. cuota socio) y por otro los addons (ej. taquilla).
Nota 1. Los addons tienen la misma periodicidad que la cuota principal. Si vas a cobrar los distintos conceptos en días diferentes, no podrás hacerlo como addon y tendrás que crear otra cuota con ese extra.
Nota 2. Los addons dependen de la cuota principal, es decir, se cancelarán automáticamente si se cancela la cuota principal.

Cómo añadir un addon.

  • Selecciona en Nuevo

  • Busca y selecciona el Producto que debe de haber sido creado anteriormente

  • Opcionalmente escribe un Precio personalizado si vas a cobrar al cliente un precio distinto al estándar definido en el producto

  • Opcionalmente elige una fecha de Inicio y Fin. Si se deja en blanco, se usarán las fechas de la cuota principal

  • Opcionalmente escribe Observaciones privadas para añadir notas a este addon. Nota, no será visible por el cliente

  • Selecciona en Guardar

Se habrá añadido el addon y será facturado al cliente junto con la cuota principal cuando se vayan a emitir los recibos.

Cuotas. Cómo añadir un beneficiario a una cuota existente

Sección: Menu principal > Facturación > Cuotas

Esta sección te puede ser muy útil si tu club gestiona cuotas familiares y/o corporativas.

  • Selecciona en Nuevo

  • Busca y selecciona al Beneficiario

  • Selecciona en Guardar

El beneficiario será añadido a la cuota principal junto con los beneficios generados por esta.

NOTA. Los beneficios de la etiqueta del tipo de cuota serán transmitidos a los beneficiarios mientras la cuota del titular esté activa.

Cuotas. Cómo emitir el primer recibo

Sección: Menú Principal > Facturación > Cuotas

Una vez completados los pasos anteriores (cuota del titular, addons y beneficiarios) puedes continuar de dos maneras:

  • Que quieras cobrar el primer recibo en en ese mismo momento

  • Que quieras dejar ese recibo pendiente hasta la próxima emisión de recibos masiva

En esta sección vamos a ver el primer caso:

  • Si has seguido los pasos anteriores, seguramente ya estás en el detalle de la cuota de tu cliente, pero si estás en otra parte del programa accede al listado de cuotas en Menú principal > Facturación > Cuotas

  • Busca la cuota deseada

  • Selecciona en su ID para entrar en el detalle de la cuota

  • En la parte superior, selecciona en Emitir cuota. Aparecerá un popup

  • Confirma el Rango de fechas deseado

    NOTA. Por defecto el sistema te ofrecerá el rango de fechas de este mes. Pero si quieres emitir recibos de un periodo mayor edita las fechas a tu gusto

  • Selecciona en Aceptar. el sistema habrá generado una venta y una factura pendiente de pago. El sistema te redirigirá al listado de facturas donde verás la que acabas de generar

  • Selecciona en la Referencia de la factura

  • Selecciona en Recibo

  • Selecciona la Forma de pago

  • Selecciona en Aceptar

La venta y las facturas cambiarán si estado a pagadas.

NOTA. Si la cuota la paga otra persona (por ejemplo el caso de un hijo de socio), se visualizará en la descripción de la venta y la factura el cliente de esa cuota para que pueda el socio tener todos los conceptos de la factura perfectamente desglosados.

NOTA. V3 te permite poner observaciones en factura en cada forma de pago. De esta manera, cuando un cliente por ejemplo vaya a pagar una factura por Transferencia bancaria, verá en la parte inferior de su factura estas observaciones con instrucciones y número de cuenta. Todo este proceso se configura una vez en V3 y el resto de facturas salen con observaciones personalizadas según la forma de pago preferida del cliente.

Cuotas. Cómo emitir recibos masivamente

Sección: Menú Principal > Facturación > Cuotas

En esta sección vamos a ver como poder emitir los recibos a todos nuestros socios/abonados.

  • En la parte superior, selecciona en Emitir cuota. Aparecerá un pop up

  • Confirma el Rango de fechas deseado. Nota por defecto el sistema te ofrecerá el rango de fechas de este mes. Pero si quieres emitir recibos de un periodo mayor edita las fechas a tu gusto

  • Selecciona en Aceptar. El sistema calculará automáticamente a qué clientes le corresponden generar un recibo y le generará una venta y una factura pendiente de pago a cada uno.

    NOTA. Si en el rango elegido no hay cuotas a las que poder emitir recibos, el botón Aceptar estará en modo apagado para que no le puedas dar pensando que has emitido recibos. Elige un rango con nuevas fechas y verás que este botón cambia de color

  • A partir de aquí podrás continuar de dos maneras:

    • Si tienes la opción Facturar automáticamente activada, serás redirigido al listado de Facturas emitidas para poder continuar a partir de ahí.​

    • Si tienes la opción Facturar automáticamente desactivada, puedes continuar manualmente como quieras, a través del listado de Facturas, de Ventas o a través de la Ficha del cliente.

NOTA. Si la cuota la paga otra persona (por ejemplo el caso de un hijo de socio), se visualizará en la descripción de la venta y la factura el cliente de esa cuota para que pueda el socio tener todos los conceptos de la factura perfectamente desglosados.

NOTA. V3 te permite poner observaciones en factura en cada forma de pago. De esta manera, cuando un cliente por ejemplo vaya a pagar una factura por Transferencia bancaria, verá en la parte inferior de su factura estas observaciones con instrucciones y número de cuenta. Todo este proceso se configura una vez en V3 y el resto de facturas salen con observaciones personalizadas según la forma de pago preferida del cliente.

Cuotas. Cómo se facturan los recibos

Sección: Menú Principal > Facturación > Cuotas

Es interesante que sepas como funciona V3 por detrás mientras emites tus cuotas. En este caso hablamos de varios puntos importantes relacionados con la facturación:

  • Al emitir las cuotas el sistema generará por detrás una venta de cuota por cada cliente. En el mismo paso, V3 te permite activar la opción de generar facturas automáticamente y, además de generar la venta como hemos dicho, podrá generar las facturas sin ningún paso adicional.

  • El cliente que tenga en su ficha tenga la opción de Facturar a activada, se le emitirá la cuota a su nombre, pero se generará la venta, la factura y el cobro al cliente que tenga en ese Factura a. Por lo tanto, es posible que todas las cuotas de una familia se agrupen en una sola factura y cargo usando esta funcionalidad. En la factura de esta familia, se desglosará cada cuota y se podrá identificar claramente en la descripción que la cuota es de un servicio y un familiar en concreto.

  • Según la configuración que tengas en el tipo de factura, es probable que el tipo de factura completa exige que los clientes a los que facturas deban de tener en su ficha un NIF válido. Por lo tanto, si tienes la facturación automática activada, no vas a poder emitir recibos si hay clientes sin NIF. Añade esta información en los clientes que faltan y vuelve a emitir recibos hasta que no obtengas ningún error de NIFs. Esto no aplica a los familiares que facturan todo al titular.

Cuotas. Cómo cobrar un recibo manualmente

Sección: Menu principal > Facturación > Cuotas

Podrás cobrar un recibo individualmente o a todos los clientes a la vez mediante SEPA o tarjeta tokenizada. Ahora vamos a ver el primer caso.

Lo que ha hecho el sistema de cuotas al emitir recibos es generar ventas y facturas a cada cliente como cualquier otra parte del sistema (reservas, tpv, etc.), por lo que puedes seguir las instrucciones genéricas del sistema para pagarlas.

Q19. Cómo cobrar recibos masivamente

Sección: Menu principal > Facturación > Q19

Al emitir los recibos de manera individual o masiva, el sistema habrá creado tanto ventas como facturas pendientes de pago a cada cliente. Podrás cobrar un recibo individualmente o todos a la vez mediante SEPA o tarjeta tokenizada. En esta sección vamos a ver como cobrar todos los recibos generados de manera masiva.

Q19. Cómo cobrar los recibos mediante domiciliación SEPA

Sección: Menú Principal > Facturación > Q19

  • Selecciona en Generar Q19. Aparecerá un popup

  • Añade una Descripción para este Q19. Te servirá para identificarlo después entre todos tus Q19s

  • Selecciona la Fecha de vencimiento

  • Selecciona la Empresa con la que quieres emitir el Q19

  • Selecciona Aceptar. Saldrá una ventana con posibles errores o una ventana de confirmación. En este momento el sistema ya habrá marcado todas las ventas y facturas asociados a estos recibos cómo pagadas

  • Selecciona Aceptar para cerrar este popup

  • Ahora, o más adelante, puedes descargar el fichero Q19 seleccionando en Descargar. Este fichero descargado será el que tendrás que subir en tu banca online.

NOTAS.

  • Desde la pantalla de Q19, en el botón de Acciones, podrás mandar un mensaje a tus clientes. Por ejemplo, “vamos a pasar las cuotas por favor tengan saldo para evitar devoluciones”

  • Una venta no puede estar en más de un Q19

  • Una venta incluida en un Q19 no se puede pagar directamente desde ventas. Tendrías que eliminarlo del Q19 para pagar en TPV

  • En la pantalla de Q19 se ven las ventas domiciliadas agrupadas por cliente. Haciendo clic en una línea accederás al detalle de todos los cargos de ese cliente. Si añades más ventas al Q19, se incluirá en las ventas ya agrupadas anteriormente de ese cliente

Q19. Cómo devolver un recibo en el Q19

Sección: Menú Principal > Facturación > Q19

Es muy probable que algún cliente te devuelva algún recibo, bien por falta de saldo o que ellos lo han devuelto manualmente desde su banca online. Para marcar en V3 que este recibo ha sido devuelto deberás seguir los siguientes pasos:

  • Busca y Selecciona la referencia del Q19 en el que hiciste el cobro a tu cliente.

  • En el detalle del Q19, en la parte inferior, busca y Selecciona tu cliente que ha devuelto el recibo.

  • Ahora puedes continuar de dos formas:

    • Selecciona en Marcar devuelto si quieres volver a remesar este recibo más adelante. La usamos cuando pensamos que el cliente va a pagar la siguiente vez que le domiciliemos. Cuando vayas a generar el próximo Q19, el sistema añadirá este recibo de nuevo.

    • Selecciona en Marcar devuelto y no domiciliar si no quieres volver a remesar este recibo más adelante. La usamos cuando pensamos que el cliente no va a pagar la siguiente vez que le domiciliemos y así evitar gastos bancarios de devolución. Cuando vayas a generar el próximo Q19, el sistema no añadirá este recibo de nuevo.

  • Selecciona en Aceptar

El sistema generará un cobro en negativo en la caja, haciendo que la venta y factura esté pendiente de pago. Verás en el propio Q19, en la línea de ese cliente, que el recibo ha sido devuelto.

Q19. Cómo pagar un recibo devuelto

Sección: Menu principal > Facturación > Q19

Cuando se devuelve un recibo desde el Q19 lo que en realidad está pasando por detrás es que la venta y la factura han vuelto a ser marcadas como pendientes de pago. Entonces, puedes pagar estas ventas pendientes.

Cobros. Cambiar una forma de pago

Sección: Menu principal > Facturación > Cobros

  • Selecciona el ID del cobro

  • Selecciona en el desplegable Acciones

  • Selecciona Cambiar forma de pago

  • Selecciona una forma de pago

  • Selecciona en el botón Aceptar

NOTA. Si no te aparece la acción “Cambiar forma de pago” es porque hay un permiso para esta acción. Si no te aparece ese permiso reinstala el módulo de ventas.

Bonos. Introducción

Un bono es un saldo a favor del cliente (ej. 10 clases) para pagar servicios del club.
El club puede crear tantos bonos como quiera y le servirán para conseguir más caja y fidelizar al cliente.
Los bonos se podrán contratar en la recepción del club y/o en la zona de clientes, ahorrando así procesos manuales de tu equipo.
Los bonos pueden ser un prepago donde el cliente obtiene mejores condiciones, o puede ser un bono de invitaciones para controlar los usos de un cliente.
El saldo y los movimientos de estos bonos podrán ser visibles desde la recepción o el cliente desde su perfil online o App.

Los bonos pueden ser:

  • Unidades, donde el saldo indicará cuantas unidades le quedan al cliente (ej. 10 green fees, 10 clases, etc.).

  • Monedero, donde el saldo indicará cuanto dinero le queda en su bono (ej. 20€ o 30€).

Ejemplos de bonos:

  • Bono 10 green fees

  • Bono 10 clases

  • Bono 10 buggies

  • Bono Monedero

  • Bono Invitaciones de socio

Un tema muy a tener en cuenta es que el bono es una forma de pago. Esto quiere decir que no necesitas crear una tarifa nueva para bonos (ej. Clase Particular Bono). Siguiendo con el ejemplo anterior, lo que vamos a hacer es vender una clase normal y al pagar elegir esa forma de pago Bono. Sigue leyendo para ver cómo el sistema aplica la tarifa adecuada a esa reserva.

Flujo de un bono

  • Previamente deberás configurar los tipos de bonos que quieres ofrecer a tus clientes.

  • Ya podremos hacer una recarga al cliente a través de su ficha. También el cliente podrá contratar estos bonos online si así lo consideras. Aquí es importante saber que en este paso el sistema va a crear una venta (para informes de producción), un cobro (para caja), y una factura.

  • El cliente reservará o comprará un producto y servicio normalmente, y es en la forma de pago donde podrá pagar con bono, o efectivo o tarjeta. Esto quiere decir que no es necesario que se cree una tarifa para bonos (ej. Clase particular Bono). Más abajo te explicamos la magia de esto. Respecto a qué pasa cuando pago con un bono, el sistema hace automáticamente varias cosas en ese clic: (1) actualiza el precio del producto o servicio (2) crea una línea negativa para que el total sea 0€ y el cliente no pague nada y (3) genera el cobro y la factura y (4) actualiza el saldo del cliente.

A continuación te mostramos como se visualizarían las facturas durante este flujo:

  • Recarga. Factura de la recarga de 10 green fees.

  • Venta del servicio. Precio de una reserva de un green fee normal, antes de proceder al pago y generar la factura.

  • Pago con bono. Factura al pagar con bono. Fíjate cómo el sistema actualiza el precio por unidad del bono y genera una línea negativa para generar una factura sin coste. Nota, en este caso particular el precio unitario no es 70€ porque el sistema calcula el precio medio de otras recargas anteriores de este cliente en ese mismo bono.

Nota, si no quieres facturar estas recargas monedero al inicio, consulta la opción de Depósitos.

Bonos. Precio de un producto o servicio con bono.

Normalmente los clubes ofrecen una mejor tarifa en caso de pagar con bono. Los otros softwares gestionan esta parte de una manera que obliga al club a crear una tarifa bono a 0€ porque se supone que al cliente no le vamos a cobrar nada. Esto hace que las estadísticas de producción de ese estén desvirtuadas ya que el precio medio te va a bajar mucho si hay muchas reservas pagadas con bono.
Una funcionalidad muy interesante de V3 es que, en el momento de la recarga inicial, el sistema guardará el valor de cada unidad de ese bono. Su hubiera habido alguna recarga anterior en ese bono a ese cliente, el sistema recalculará el precio medio de cada unidad. A la hora de pagar con ese bono, el sistema ignorará el precio original de esa reserva y lo sustituirá por este precio unitario. Esto hará que obtengas el valor real de ese servicio.
Por lo tanto, con V3 no hace falta que crees una tarifa para servicios pagados con bonos (ahorro de configuración y mantenimiento), lo usarás como una forma de pago más, y obtendrás el precio exacto de esa producción.

Bonos. Cómo recargar un bono a un cliente

Sección: Menú Principal > CRM > Clientes

A diferencia de Golfmanager V1 donde las recargas se hacen desde el TPV, en V3 lo haremos todo desde la ficha del cliente. Para ello:

  • Busca y selecciona el Cliente al que quieras recargar el bono. Se abrirá su ficha.

  • Clic en la pestaña de Bonos. Veremos los bonos que tiene ese cliente.

  • Ya vayamos a crear un bono totalmente nuevo o recargar uno ya existente, clic en Recargar Bono. Aparecerá un popup.

  • Busca y selecciona Tipo de bono.

  • Opcionalmente busca y selecciona el Precio de recarga que desees. Estos precios estarán configurados previamente y te ahorrarán tener que escribirlos manualmente en el siguiente paso.

  • Si has elegido el precio en el paso anterior este campo se habrá rellenado automáticamente, pero opcionalmente puedes editar la Cantidad que vas a recargar.

  • Si has elegido el precio en el paso anterior este campo se habrá rellenado automáticamente, pero opcionalmente puedes editar el Precio que le vas a cobrar al cliente.

  • Válido desde (opcional), si quieres que este bono sea válido a partir de una fecha. Si lo dejas en blanco el bono será válido desde ahora mismo.

  • Válido hasta (opcional), si quieres que este bono sea válido hasta una fecha determinada. Si lo dejas en blanco el bono será válido para siempre.

  • Forma de pago con la que se va a pagar esta recarga (ej. efectivo).

  • Clic en Aceptar.

El sistema habrá creado una venta, un cobro, una factura y habrá:
- creado un bono nuevo con ese saldo en caso de que no tuviera ninguno de ese tipo anteriormente o, actualizado el saldo del cliente con la nueva cantidad contratada. Si el precio unitario anterior era distinto, el sistema recalculará el precio medio por unidad.

Bonos. Cómo pagar con el bono de un cliente > Pagar con bono desde el detalle de la reserva.

Sección: Menú Principal > Reservas > Ocupación o Listado

Cómo ya hemos explicado anteriormente, en V3 no hace falta crear una tarifa especial para bono. El bono es una forma de pago por lo que procederemos cómo una reserva normal escogiendo la tarifa genérica (ej. reserva 18 hoyos).

  • Accede al detalle de la Reserva que quieres pagar con bono desde la ocupación o desde el listado de reservas.

  • Selecciona en Pago rápido. Se abrirá un popup.

  • Busca y selecciona el Tipo de bono desde el campo forma de pago. Nota, si no te aparece el bono como forma de pago puede ser porque no tenga bono, no tenga saldo o las limitaciones del bono no le permita pagar ese producto. Por lo tanto, chequea la ficha del cliente y/o la configuración del tipo de bono.

El sistema habrá creado una venta, un cobro, una factura y habrá:

  • Creado un bono nuevo con ese saldo en caso de que no tuviera ninguno de ese tipo anteriormente o,

  • actualizado el saldo del cliente con la nueva cantidad contratada. Si el precio unitario anterior era distinto, el sistema recalculará el precio medio por unidad.

Bonos. Cómo pagar con el bono de un cliente > Pagar con bono desde el TPV.

Sección: Menú Principal > Reservas > Ocupación o Listado

  • Accede al detalle de la Reserva que quieres pagar con bono desde la ocupación o desde el listado de reservas

  • Selecciona en TPV. Se abrirá un popup

  • Selecciona en Finalizar

  • Selecciona el Tipo de bono. Nota, si no te aparece el bono como forma de pago puede ser porque no tenga bono, no tenga saldo o las limitaciones del bono no le permita pagar ese producto. Por lo tanto, chequea la ficha del cliente y/o la configuración del tipo de bono

El sistema habrá creado una venta, un cobro, una factura y habrá:

  • creado un bono nuevo con ese saldo en caso de que no tuviera ninguno de ese tipo anteriormente o,

  • actualizado el saldo del cliente con la nueva cantidad contratada. Si el precio unitario anterior era distinto, el sistema recalculará el precio medio por unidad.

Bonos. ¿Por qué no puedo pagar con un bono? > Por las limitaciones del bono en su configuración

Sección: Menu principal > Facturación > Configuración > Tipos de bono

Hay bonos que pueden usarse en determinadas fechas, horas y/o días de la semana. Para ello comprueba siguiendo los siguientes pasos:

  • Busca el tipo de bono deseado

  • Selecciona en su Referencia

  • Verifica que no hay ninguna validación en la parte de fechas, horas o días de la semana

  • Edita y Guarda si fuera necesario

NOTA. Los cambios que hagas en esta configuración no afectará a los bonos ya creados por lo que tendrás que acceder al bono de ese cliente en concreto y modificarlo.

Bonos. ¿Por qué no puedo pagar con un bono? > Por las limitaciones del bono en la ficha de ese cliente

Sección: Menu principal > CRM > Clientes

  • Accede a la Ficha de tu cliente

  • Selecciona en la pestaña Bonos

  • Verifica que tiene un bono y saldo suficiente. Si lo tiene continua…

  • Selecciona en la Referencia

  • Verifica que no hay ninguna validación en la parte de fechas, horas o días de la semana

  • Edita y Guarda si fuera necesario

NOTA. Estos cambios se realizarán sólo en el bono de este cliente sin afectar al resto.

Promociones

Sección: Menú Principal > Facturación > Promociones

Definición

Una promoción es un descuento que aplica el sistema (hoy lo hace de manera automática) si se cumplen ciertas reglas en un mismo carrito.

Esta opción se configura desde el sistema pero solo se aplica en la web.


Ejemplo:

  • 2 green fees + buggy

  • 4 green fees + 2 buggies

  • 7+1 green fees

  • Juega 3 veces en una semana y obtén un 10% - Infinito etc

Configuración General

  • Nombre de tu promoción. Ej. 2 Green Fees + buggy

  • Periodo máximo de tu promoción. Por ejemplo 7 días. El sistema mira la fecha de uso de las ventas del carrito para aplicar o no la promoción. Para el ejemplo de “juega 3 veces en un periodo de 7 días y obtén un 10%”, el sistema aplicará la promoción si las fechas de uso (o de juego) están dentro de ese periodo de días. Para la promoción “2 GF + buggy” puedes poner 1 día

  • Prioridad. El sistema va a escoger una promoción de entre todas las creadas, y va a empezar a chequear por orden de prioridad empezando por el número más bajo (ej. 1). Si no aplica la promoción va a pasar a la siguiente. Si una aplicación aplica, dejará de chequear otras promociones y aplicará esa

Productos de la promoción

En esta sección pondremos todos los productos que se tienen que encontrar en un carrito para que aplique la promoción. Si quieres hacer la oferta de “2 GF + buggy” habría que poner el producto de GF dos veces y el producto de buggy 1 vez.

  • Producto que quieres que entren en la promoción. Ej. GF 18 hoyos

  • Etiqueta de producto que quieres que entren en la promoción. Ej. Green fees. Si quieres que se aplique la promoción a cualquier tipo de green fee

  • Tipo de valor que quieres que aplique la promoción. Puede ser:

    • Cantidad a descontar del precio. Si quieres que descuente una cantidad fija de euros a este producto en el carrito

    • Porcentaje a descontar del precio. Si quieres que descuente un porcentaje a este producto en el carrito y no redondee

    • Porcentaje a descontar del precio. Redondear. Si quieres que descuente un porcentaje a este producto en el carrito y redondee

  • Valor que quieres que aplique la promoción según el parámetro elegido en el paso anterior. Ejemplo: 10. Quitaría 10 euros a ese producto en caso de elegir la primera opción del paso anterior.

NOTA. Puedes elegir hacer un descuento lineal en todos los productos, o hacer que el descuento se aplique en el último por ejemplo. Para ello rellenas el valor sólo en las líneas deseadas.

Ejemplos

Visualización del Informe de facturación

  • Fechas. Selecciona la fecha de inicio y la fecha de fin. La fecha de inicio, aunque no sea visible, tiene como hora las 00:00 y la fecha fin 23:59

  • Forma de pago. En esta sección veremos los cobros efectuados en el periodo elegido agrupado por formas de pago, independientemente de la facturación. Es importante anotar que no tiene por qué coincidir los cobros con la facturación pues algunos cobros pueden estar destinados a pagar facturas creadas en el pasado, o pueden ser cobros sin factura en ese momento

  • Facturación por familia, subfamilia y producto. Veremos:

    • Los códigos de las familias y subfamilias, y que marcarán el orden en el que se muestran los datos

    • Los nombres de las familias y subfamilias

    • Las cantidades facturadas en el periodo elegido

    • Las bases (totales sin impuestos) facturadas durante el periodo

    • Los impuestos facturados durante el periodo

    • Los totales (impuestos incluidos) facturados en el periodo elegido. Es importante anotar que esta cantidad no tiene que coincidir con el total de cobros pues podemos facturar algo hoy y dejarlo como pendiente de pago

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