Índice
Sección: Menú Principal > Listados o Facturación > Facturas
Preguntas Frecuentes
Introducción
En esta página veremos las facturas oficiales que podremos generar desde Golfmanager y que deberemos reportar a Contabilidad y/o Hacienda: facturas simplificadas, facturas completas, y facturas recapitulativas. Las facturas proforma se gestionan desde Listado > Facturas proforma.
Como en todo listado, puedes usar las herramientas para poder explotar mejor tus datos: filtrar, buscar, exportar, importar, etc.
Tipos de facturas
Te vamos a explicar los distintos tipos de facturas en Golfmanager:
Factura simplificada
Comúnmente conocido como ticket.
Estas facturas se generan automáticamente cada vez que hay un cobro. Los cobros se pueden realizar desde el TPV, al generar una remesa, o a través del carrito online. Cada vez que cobramos una venta, el sistema creará una factura simplificada siempre y cuando esta venta no estuviese ya facturada.
Estas facturas tienen valor fiscal y no es obligatorio identificar al cliente para emitirlas, aunque con la información del cliente en ella puede servir para que este se lo pueda desgrabar.
El formato de estos tickets se puede personalizar a través de Configuración / Facturación / Cajas en la sección de cabecera y pie.
Todos estos tickets puedes verlos en Menú principal / Listados o TPV & Facturación / Facturas en la pestaña de Simplificadas.
En el detalle de una venta o de un cobro verás el campo "ticket". Si el campo está vacío significa que la venta o cobro no está facturado, ni pagada. Pero si contiene un número de ticket podremos saber si esta venta ya está pagada y facturada.
Factura completa
La factura tradicional.
Estas facturas se podrán crear desde el listado de ventas o desde el TPV. Cuando haces una factura a una venta pagada que ya tenía ticket, el sistema creará automáticamente la anulación del ticket.
Este tipo de facturas exigen tener los datos fiscales del cliente, y las plantillas pueden ser totalmente personalizadas por parte del club en Configuración / General / Plantillas.
Todas las facturas generadas de este tipo podrás verlas en Menú principal / Listados o TPV & Facturación / Facturas.
En el detalle de una venta o de un cobro verás el campo "factura". Si el campo está vacío significa que la venta o cobro no está facturado, pero si contiene un número de factura podremos saber si esta venta o cobro ya está incluida en una factura. Este campo es compartido con "factura recapitulativa" por lo que una venta sólo podrá estar facturado de manera "completa" o "recapitulativa".
Para generar una factura completa sigue el siguiente tutorial.
Factura recapitulativa
Conocida también como factura resumen.
Estas facturas se crean desde el listado de facturas, en la pestaña de simplificadas y sirve para agrupar muchos tickets correlativos en una sola factura para exportar a contabilidad o Hacienda más cómodamente.
El sistema te pedirá la serie de tickets al que emitir esta factura y la fecha de los tickets que deseas facturar.
La plantilla de factura es personalizable desde Configuración / General / Plantillas y las generadas podrás verlas en Menú principal / Listados o TPV & Facturación / Facturas.
En el detalle de una venta o un cobro verás el campo "factura". Si el campo está vacío significa que la venta o cobro no está facturada, pero si contiene un número de factura podremos saber si esta venta ya está incluida en una factura. Este campo es compartido con "factura completa" por lo que una venta o cobro sólo podrá estar facturado de manera "completa" o "recapitulativa".
Para generar una factura recapitulativa sigue el siguiente tutorial.
Factura proforma
Estas facturas se crean desde el listado de ventas y sirve para mandar al cliente un borrador antes de generar una factura oficial ya que la factura proforma no tiene ninguna obligación fiscal. Puedes hacer las facturas proforma que quieras sobre una misma venta.
Lo campos que forman el detalle de una factura proforma son los mismos que una factura completa o recapitulativa, por lo que el artículo de ayuda es este mismo aunque estén en tablas y paginas distintas en Golfmanager.
La plantilla de factura es personalizable desde Plantillas y todas las generadas podrás verlas en Menú principal > Listados o TPV & Facturación > Facturas > pestaña Proformas.
Para generar una factura proforma sigue el siguiente tutorial.
NOTA. Las Facturas Proformas no son visibles en el perfil del cliente de la página web de consumer/reservas.
Pestaña Completas
Sección: Menú Principal > Listados o Facturación > Facturas
En esta pantalla veremos las facturas completas y recapitulativas generadas en nuestro sistema.
Botón especial en el listado de facturas. Añadir a correo masivo
✉️ Nuevo botón 'Correo Masivo' en el listado de Facturas
Hemos agregado un nuevo botón al listado de facturas que te permitirá enviar todas las facturas seleccionadas de una vez. Esta nueva función agilizará el proceso, ahorrándote tiempo y esfuerzo al evitar el envío individual de cada factura. Con esta mejora, podrás mejorar significativamente la eficiencia de tu trabajo. ¡Ahorra tiempo y simplifica tus tareas con esta funcionalidad añadida!
En caso de que no visualices el botón en este listado, ponte en contacto con nuestro soporte técnico a través del servicio de chat del sistema.
Botón especial en el listado de facturas. Exportar a Sage
Sección: Menú Principal > Listados o Facturación > Facturas > Pestaña Completas
Selecciona las Facturas a exportar
Selecciona el botón de exportar en el tipo de SAGE deseado
Botón especial en el listado de facturas. Exportar a a3
Sección: Menú Principal > Listados o Facturación > Facturas > Pestaña Completas
Selecciona en el botón den Exportar a A3
Rellena los campos inicio, fin y empresa emisora
Selecciona el botón de Aceptar
Selecciona la carpeta de tu ordenador donde guardar el archivo
NOTA. El documento que se descarga debe mantener su nombre original (SUENLACE.DAT). No lo cambies.
Botón especial en el listado de facturas. Descargar
Sección: Menú Principal > Listados o Facturación > Facturas > Pestaña Completas
Desde este listado podrás descargar masivamente las facturas seleccionadas. Las facturas descargadas desde este listado se llevarán acabo en formato .zip. Opcionalmente puedes entrar dentro del detalle de una factura y descargar en formato PDF de una en una.
Para descargar masivamente tus facturas sigue los siguientes pasos:
Filtra y selecciona las facturas deseadas
Selecciona en el botón de Descargar
El sistema descargará un fichero .zip con las facturas seleccionadas
NOTA. Si ves que el archivo .zip está vacío, es porque la serie de facturas tiene un símbolo especial. El sistema permite como símbolos especiales un guion bajo ( _ ) o una barra inclinada ( / ). Si fuera otro símbolo especial, habría que modificar ese símbolo en la serie de facturas y/o en el listado de facturas.
Detalle de una Factura. Botón Anular
Sección: Menú Principal > Listados o Facturación > Facturas > Pestaña Completas
Cuando se anula una factura, se genera una factura rectificativa automáticamente.
Si tenéis configurada la Avanzada de billing.cancelInvoiceTickets, se anularan los cobros si existen y las ventas quedarán pendientes de pago.
Selecciona en el ID de factura a anular
Selecciona en el botón de Anular
Detalle de una Factura. Botones Imprimir, Descargar y Enviar
Sección: Menú Principal > Listados o Facturación > Facturas > Pestaña Completas
Al entrar en el detalle de una factura (haciendo clic en el ID) llegaremos a una página con 3 botones especiales:
Imprimir: Esta opción es utilizada frecuentemente para imprimir facturas puntuales, por ejemplo de un jugador que ha solicitado una factura en recepción. Haciendo clic en este botón podrás imprimir la factura en formato A4. El usuario puede elegir manualmente la plantilla de factura a imprimir y, si no hubiese seleccionado ninguna, el sistema escogerá aquella con mayor prioridad. El usuario podrá cambiar de plantilla e imprimir las veces que quiera.
Descargar: Esta opción es utilizada frecuentemente cuando deseas guardar todas las facturas de un periodo en tu PC. Haciendo clic en este botón el sistema descargará en tu PC la factura en formato PDF. El usuario puede elegir manualmente la plantilla de factura a imprimir y, si no hubiese seleccionado ninguna, el sistema escogerá aquella con mayor prioridad. El usuario podrá cambiar de plantilla y descargar las veces que quiera.
Enviar: Esta opción es utilizada frecuentemente para enviar facturas puntuales, por ejemplo de un jugador que ha solicitado una factura en recepción.
NOTA: No hay opción de envío masivo por email de las facturas. Pero el cliente que lo desee puede acceder a la web de reservas y desde su perfil, acceder al listado de Facturas para ver la factura deseada o imprimirla.
Antes de enviar, el sistema te mostrará un popup con estos campos:
Destinatarios: confirmar la dirección de correo (si lo tiene ya añadido en su ficha de Cliente, en el campo Email de Facturas). Es un campo editable
NOTA: Si deseas añadir más emails, tienen que ir separados por punto y coma (;) y un espacio. Por ejemplo: support@golfmanager.com; info@golfmanager.com
Asunto: por defecto mostrará "Factura" y el número de la factura que has seleccionado para enviar. Es un campo editable.
Plantilla: Ahora, al enviar una factura por email a un cliente podrás elegir de entre una de tu plantillas con el texto por defecto, la firma, etc. ¡Ahorra tiempo con esta nueva funcionalidad!
El usuario puede elegir manualmente la plantilla del cuerpo del mensaje para enviar la factura. El usuario podrá cambiar de plantilla y enviar al cliente por email las veces que quiera. Si no tiene plantilla creada, puede crear una nueva desde ahí o desde Plantillas, solo tiene que elegir el Tipo de plantilla Factura por email.Mensaje: para poder escribir un cuerpo de mensaje que le llegará al cliente. Recuerda que desde aquí, por defecto el texto no tiene formato y no existe una plantilla por defecto, es un campo personalizable. Si quieres que este campo personalizable tenga un texto, un formato, una firma, etc, tendrás que añadir el texto en HTML desde el símbolo < >, cada vez que vayas a enviar una factura.
Detalle de una Factura. Botón Eliminar.
Sección: Menú Principal > Listados o Facturación > Facturas > Pestaña Completas
Solo se podrá Eliminar la última factura emitida.
Selecciona en el ID de la factura deseada
Selecciona el botón de Eliminar
NOTA. Una vez eliminada la factura, no se puede recuperar.
Detalle de una factura. Pestaña principal. Sección general
Sección: Menú Principal > Listados o Facturación > Facturas > Pestaña Completas
ID: Identificador único en la base de datos de esta factura. No es el número de factura (más adelante).
Empresa emisora: Golfmanager es un sistema que te permite trabajar con más de una empresa. Aquí veremos con qué empresa se emitió esta factura.
Caja: Aquí veremos la caja que tenía abierta el usuario cuando generó la factura.
Cliente: Aquí veremos al cliente al que se le ha generado esta factura.
Serie: Aquí veremos la serie de facturación elegida a la hora de generar la factura. A la hora de hacer la factura, el usuario puede elegir manualmente la serie de facturación, y si no es así el sistema usará la serie de facturación con mayor prioridad.
Plantilla: En Golfmanager te permitimos generar tantas plantillas HTML de facturas como desees. En el momento de facturar, o incluso después editando, el usuario podrá seleccionar de entre cualquiera de sus plantillas. Si no se selecciona una plantilla, el sistema seleccionará la plantilla con mayor prioridad.
Número: El número oficial de la factura. El sistema, al emitir una factura nueva, asignará el siguiente número de la serie automáticamente. El usuario podrá modificar manualmente este número si fuese necesario como también "decirle" al sistema cual debe de ser el siguiente número a emitir, útil cuando se empieza a trabajar con un club a mitad de año con facturas ya emitidas en el anterior sistema.
Fecha: La fecha oficial de la factura. El sistema, al emitir una factura nueva, asignará la fecha de ese momento como la fecha de esa factura. El usuario podrá modificar manualmente esa fecha si fuese necesario. Ojo que el club es responsable de mantener la numeración de facturas correlativas con sus fechas.
Factura que rectifica: Cuando cancelas una venta facturada, el sistema te recomienda generar una factura rectificativa. En caso de ser una factura rectificativa, aquí veremos la factura original.
Observaciones de la factura: Aquí podrás añadir y editar comentarios para añadir a la impresión de tu factura.
Primer ticket: En caso de factura recapitulativa, en este campo veremos el primer ticket o factura simplificada que conforma esta factura. Recuerda que la factura recapitulativa te obliga a tener todos los tickets en ella de principio a fin sin saltos en la numeración desde el primero hasta el último ticket. Lee esta sección para saber más sobre facturas recapitulativas.
Último ticket: En caso de factura recapitulativa, en este campo veremos el último ticket o factura simplificada que conforma esta factura. Recuerda que la factura recapitulativa te obliga a tener todos los tickets en ella de principio a fin sin saltos en la numeración desde el primero hasta el último ticket. Lee esta sección para saber más sobre facturas recapitulativas.
Nombre completo: Nombre de cliente para esta factura. Este campo se rellena automáticamente del cliente titular de la venta facturada.
Calle: Calle del cliente para esta factura. Este campo se rellena automáticamente de la información que contiene la ficha del cliente titular de la venta facturada.
Localidad: Localidad del cliente para esta factura. Este campo se rellena automáticamente de la información que contiene la ficha del cliente titular de la venta facturada.
Provincia: Provincia del cliente para esta factura. Este campo se rellena automáticamente de la información que contiene la ficha del cliente titular de la venta facturada.
Región: Región del cliente para esta factura. Este campo se rellena automáticamente de la información que contiene la ficha del cliente titular de la venta facturada.
Cód. postal: Cód. postal del cliente para esta factura. Este campo se rellena automáticamente de la información que contiene la ficha del cliente titular de la venta facturada.
Código País: Código País del cliente para esta factura. Este campo se rellena automáticamente de la información que contiene la ficha del cliente titular de la venta facturada.
Detalle de una Factura. Pestaña principal. Sección Campos personalizados
Sección: Menú Principal > Listados o Facturación > Facturas > Pestaña Completas
Algunos plugins necesitan crear campos personalizados en ciertas tablas para recoger toda la información necesaria para el correcto funcionamiento. En esta sección aparecerán todos esos campos además de todos aquellos que el club haya creado de manera personalizada.
Detalle de una Factura. Pestaña principal. Sección Líneas
Sección: Menú Principal > Listados o Facturación > Facturas > Pestaña Completas
En esta sección veremos todas las líneas de factura que forman una factura.
Para ir al listado de líneas de facturas:
Menú Principal > Facturación > Facturas > pestaña de Completas
Seleccionas cualquier ID de las facturas > sección Líneas > seleccionas un ID > seleccionas la palabra en azul Líneas de facturas
o directamente escribes en tu URL después de .com /admin/billing/invoiceline
Es importante que las líneas de facturas se crean a partir de líneas de venta, y que estas pueden ser modificadas manualmente en el futuro de manera independiente (de momento sólo las observaciones y el cupón). Los campos que encontrarás dentro del detalle de cada una de estas líneas son:
ID: Identificador de esta línea de factura en la base de datos.
Factura: Factura a la que pertenece esta línea de factura.
Fecha factura: Fecha de esta línea de factura.
Línea: ID de la línea de venta facturada.
Pagada: Te indica si esta línea de factura está pagada o no.
Concepto*: Descripción de esta línea de factura. Aquí veremos información como el nombre del producto, cliente, fecha, recurso, etc.
NOTA: Si has elegido la plantilla de Factura por Concepto, el texto en este campo es editable.
Cantidad: Unidades de esta línea de factura.
Descuento: Cantidad descontada en esta línea de factura, con impuestos.
Precio: Precio unitario de la línea de factura con impuestos incluidos.
Impuestos: Cantidad de impuestos de esta línea de factura.
ID Impuestos: Identificador del tipo de impuesto utilizado en esta línea de factura. Este impuesto se selecciona automáticamente de la configuración del producto en el momento de facturar.
Total: Cantidad total de la línea de factura, con impuestos incluidos.
Producto: Producto que se factura.
Fecha de uso: Fecha en la que se disfrutará de este servicio, que no siempre coincide con la fecha de factura.
Cupón: Número de cupón asociado a esta línea de venta que se importa directamente de la línea de venta facturada. Este campo podrá ser modificado manualmente incluso una vez generada la factura.
Ticket que sustituye: Si esta factura se generó a partir de una venta pagada, aquí podrás ver el ticket que tenía asociado y que será reemplazado por nuestra factura.
Fecha Ticket: Siguiendo con el punto anterior, la fecha del ticket sustituido.
Detalle de una Factura. Pestaña principal. Sección Cobros
Sección: Menú Principal > Listados o Facturación > Facturas > Pestaña Completas
En esta sección veremos todos los cobros asociados a esta factura. Un cobro se asocia a una factura:
Cuando se genera una factura a partir de una venta pendiente de pago, y luego se paga. El cobro se asocia a esta factura.
Cuando se genera una factura a partir de una venta pagada, y luego se paga. El sistema genera un ticket en negativo para cancelar el ticket original y "mueve" ese cobro de estar asociado a un ticket a estar asociado a esta factura.
Lo detalles que encontrarás dentro de un cobro en una factura los podrás leer en el artículo Listados Cobros.
Detalle de una Factura. Pestaña Resumen
Sección: Menú Principal > Listados o Facturación > Facturas > Pestaña Completas
En esta pestaña podrás ver un resumen de esta factura con las siguientes secciones:
Familias: Todas las líneas de factura agrupadas por familia.
Subfamilias: Todas las líneas de factura agrupadas por subfamilia.
Producto: Todas las líneas de factura agrupadas por producto.
Impuestos: Todas las líneas de factura desglosando sus impuestos.
Cobros: Todos los cobros de esta factura agrupados por formas de pago.
Pestaña Simplificadas
Sección: Menú Principal > Listados o Facturación > Facturas > Pestaña Simplificadas
En esta pestaña veremos todos los tickets o facturas simplificadas creadas en el sistema.
Como en todo listado, puedes usar las herramientas para poder explotar mejor tus datos: filtrar, buscar, exportar, importar, etc.
Botón especial en el listado de facturas. Factura Recapitulativa
Sección: Menú Principal > Listados o Facturación > Facturas > Pestaña Simplificadas
Desde este listado podrás generar la Factura Recapitulativa de los tickets correlativos que contenga en una fecha deseada.
Para generar una Factura Recapitulativa de tus tickets sigue los siguientes pasos:
Selecciona en el botón de Factura Recapitulativa
Ve al apartado siguiente para saber los pasos a seguir de cómo generar una Factura Recapitulativa
Cómo generar una Factura recapitulativa
Sección: Menú Principal > Listados o Facturación > Facturas > Pestaña Simplificadas
Antes de continuar te recomendamos que conozcas las diferencias entre factura completa, simplificada, recapitulativa y proforma.
Selecciona en el botón de Factura Recapitulativa. Se abrirá un pop up.
Selecciona la serie de tickets.
Elige la empresa con la que se va a emitir la factura.
Selecciona la fecha inicio y fecha de fin de los tickets a incluir en la factura.
Selecciona la fecha de la factura. El sistema no te permitirá elegir una fecha en el pasado que no lleve relación con la numeración de tus facturas actuales. Es decir, que las facturas y sus fechas deben de ser correlativas y el sistema te ayudará a mantenerlo así.
El sistema elegirá una plantilla por defecto, que será aquella que tenga mayor prioridad de entre todas tus plantillas de tipo factura. Pero desde la sección avanzada de este pop up podrás seleccionarla manualmente. Incluso una vez emitida la factura, en el detalle, podrás cambiar la plantilla las veces que quieras.
Haz clic en "Aceptar". El sistema te llevará al detalle de esta nueva factura donde podrás modificarla, imprimirla, enviarla, etc. Para más información sobre esta nueva pantalla visita nuestro artículo de ayuda Facturas.
Detalle de un Ticket. Sección general
Sección: Menú Principal > Listados o Facturación > Facturas > Pestaña Simplificadas
ID: Identificador único en la base de datos de esta factura simplificada. No es el número de ticket (más adelante).
Venta: Identificador de la venta que ha sido pagada con este ticket.
Caja: Aquí veremos la caja que tenía abierta el usuario cuando generó la factura simplificada.
Cliente: Aquí veremos al cliente al que se le ha generado esta factura.
Ticket que anula: En caso de que este ticket sea una factura rectificativa, aquí veremos qué ticket se anuló originalmente.
Serie: Aquí veremos la serie de facturación elegida a la hora de generar la factura simplificada. El sistema usará la serie de facturación con mayor prioridad.
Número: El número oficial de la factura simplificada. El sistema, al emitir una factura nueva, asignará el siguiente número de la serie automáticamente.
Factura: Si este ticket estuviese asociado a una factura, sólo puede suceder según ciertas configuraciones avanzadas, aquí verás el número de esa factura.
Total pagado en efectivo
Propina
Cambio
Total pagado en divisa
Tipo de cambio
Detalle de un Ticket. Sección Campos personalizados
Sección: Menú Principal > Listados o Facturación > Facturas > Pestaña Simplificadas
Algunos plugins necesitan crear campos personalizados en ciertas tablas para recoger toda la información necesaria para el correcto funcionamiento. En esta sección aparecerán todos esos campos además de todos aquellos que el club haya creado de manera personalizada.
Detalle de un Ticket. Sección Líneas
Sección: Menú Principal > Listados o Facturación > Facturas > Pestaña Simplificadas
En esta sección veremos todas las líneas de ticket que forman esta factura. Es importante que las líneas de facturas se crean a partir de líneas de venta. Los campos que encontrarás dentro del detalle de cada una de estas líneas son:
ID: Identificador de esta línea de ticket en la base de datos.
Ticket: Ticket a la que pertenece esta línea de ticket.
Línea: ID de la línea de venta facturada.
Concepto*: Descripción de esta línea de ticket. Aquí veremos información como el nombre del producto, cliente, fecha, recurso, etc.
Virtual: Este campo nos indica si esta línea de ticket se ha pagado con una forma de pago de tipo virtual: bono.
Cantidad: Unidades de esta línea de ticket.
Precio: Precio unitario de la línea de ticket con impuestos incluidos.
Total: Cantidad total de la línea de factura, con impuestos incluidos.
Impuestos: Nombre del tipo de impuesto utilizado en esta línea de ticket. Este impuesto se selecciona automáticamente de la configuración del producto en el momento de facturar.
Descuento: Cantidad descontada en esta línea de ticket, con impuestos.
Producto: Producto que se factura.
Fecha de uso: Fecha en la que se disfrutará de este servicio, que no siempre coincide con la fecha del ticket.
Cupón: Número de cupón asociado a esta línea de ticket qué se importa directamente de la línea de venta facturada.
Observaciones públicas: Comentarios que puedes añadir a un ticket con el botón adecuado desde el TPV.
Detalle de un Ticket. Sección Cobros
Sección: Menú Principal > Listados o Facturación > Facturas > Pestaña Simplificadas
En esta sección veremos todos los cobros asociados a esta factura simplificada. Cada vez que pagas una venta desde el TPV, domiciliación, u online... se asociará ese cobro a este ticket.
Lo detalles que encontrarás dentro de un cobro en una factura los podrás leer en el artículo Listados Cobros.
Pestaña Proforma
Botón especial en el listado de proforma. Descargar
Sección: Menú Principal > Listados o Facturación > Facturas > Pestaña Proforma
Desde este listado podrás descargar masivamente las facturas proforma seleccionadas. Las facturas descargadas desde este listado se llevarán acabo en formato .zip. Opcionalmente puedes entrar dentro del detalle de una factura y descargar en formato PDF de una en una.
Para descargar masivamente tus facturas sigue los siguientes pasos:
Filtra y selecciona las facturas deseadas
Secciona en el botón de Descargar
El sistema descargará un fichero .zip con las facturas seleccionadas
NOTA. Si ves que el archivo .zip está vacío, es porque la serie de facturas tiene un símbolo especial. El sistema permite como símbolos especiales un guion bajo ( _ ) o una barra inclinada ( / ). Si fuera otro símbolo especial, habría que modificar ese símbolo en la serie de facturas y/o en el listado de facturas.
Detalle de una Proforma. Botones Imprimir, Descargar y Enviar
Sección: Menú Principal > Listados o Facturación > Facturas > Pestaña Proforma
Al entrar en el detalle de una factura (haciendo clic en el ID) llegaremos a una página con 3 botones especiales:
Imprimir: Esta opción es utilizada frecuentemente para imprimir facturas puntuales, por ejemplo de un jugador que ha solicitado una factura en recepción. Haciendo clic en este botón podrás imprimir la factura en formato A4. El usuario puede elegir manualmente la plantilla de factura a imprimir y, si no hubiese seleccionado ninguna, el sistema escogerá aquella con mayor prioridad. El usuario podrá cambiar de plantilla e imprimir las veces que quiera.
Descargar: Esta opción es utilizada frecuentemente cuando deseas guardar todas las facturas de un periodo en tu PC. Haciendo clic en este botón el sistema descargará en tu PC la factura en formato PDF. El usuario puede elegir manualmente la plantilla de factura a imprimir y, si no hubiese seleccionado ninguna, el sistema escogerá aquella con mayor prioridad. El usuario podrá cambiar de plantilla y descargar las veces que quiera.
Enviar: Esta opción es utilizada frecuentemente para enviar facturas puntuales, por ejemplo de un jugador que ha solicitado una factura en recepción.
NOTA: No hay opción de envío masivo por email de las facturas. Pero el cliente que lo desee puede acceder a la web de reservas y desde su perfil, acceder al listado de Facturas para ver la factura deseada o imprimirla.
Antes de enviar, el sistema te mostrará un popup con estos campos:
Destinatarios: confirmar la dirección de correo (si lo tiene ya añadido en su ficha de Cliente, en el campo Email de Facturas)
NOTA: Si deseas añadir más emails, tienen que ir separados por punto y coma (;) y un espacio. Por ejemplo: support@golfmanager.com; info@golfmanager.com
Asunto: por defecto mostrará "Factura" y el número de la factura que has seleccionado para enviar.
Mensaje: para poder escribir un cuerpo de mensaje que le llegará al cliente. Recuerda que desde aquí, por defecto el texto no tiene formato y no existe una plantilla por defecto, es un campo personalizable. Si quieres que este campo personalizable tenga un texto, un formato, una firma, etc, tendrás que añadir el texto en HTML desde el símbolo < >, cada vez que vayas a enviar una factura.
Detalle de una Proforma. Pestaña principal. Sección general
Sección: Menú Principal > Listados o Facturación > Facturas > Pestaña Proforma
ID: Identificador único en la base de datos de esta factura. No es el número de factura (más adelante).
Empresa emisora: Golfmanager es un sistema que te permite trabajar con más de una empresa. Aquí veremos con qué empresa se emitió esta factura.
Caja: Aquí veremos la caja que tenía abierta el usuario cuando generó la factura.
Cliente: Aquí veremos al cliente al que se le ha generado esta factura.
Serie: Aquí veremos la serie de facturación elegida a la hora de generar la factura. A la hora de hacer la factura, el usuario puede elegir manualmente la serie de facturación, y si no es así el sistema usará la serie de facturación con mayor prioridad.
Plantilla: En Golfmanager te permitimos generar tantas plantillas HTML de facturas como desees. En el momento de facturar, o incluso después editando, el usuario podrá seleccionar de entre cualquiera de sus plantillas. Si no se selecciona una plantilla, el sistema seleccionará la plantilla con mayor prioridad.
Número: El número oficial de la factura. El sistema, al emitir una factura nueva, asignará el siguiente número de la serie automáticamente. El usuario podrá modificar manualmente este número si fuese necesario como también "decirle" al sistema cual debe de ser el siguiente número a emitir, útil cuando se empieza a trabajar con un club a mitad de año con facturas ya emitidas en el anterior sistema.
Fecha: La fecha oficial de la factura. El sistema, al emitir una factura nueva, asignará la fecha de ese momento como la fecha de esa factura. El usuario podrá modificar manualmente esa fecha si fuese necesario. Ojo que el club es responsable de mantener la numeración de facturas correlativas con sus fechas.
Factura que rectifica: Cuando cancelas una venta facturada, el sistema te recomienda generar una factura rectificativa. En caso de ser una factura rectificativa, aquí veremos la factura original.
Observaciones de la factura: Aquí podrás añadir y editar comentarios para añadir a la impresión de tu factura.
Primer ticket: En caso de factura recapitulativa, en este campo veremos el primer ticket o factura simplificada que conforma esta factura. Recuerda que la factura recapitulativa te obliga a tener todos los tickets en ella de principio a fin sin saltos en la numeración desde el primero hasta el último ticket. Lee esta sección para saber más sobre facturas recapitulativas.
Último ticket: En caso de factura recapitulativa, en este campo veremos el último ticket o factura simplificada que conforma esta factura. Recuerda que la factura recapitulativa te obliga a tener todos los tickets en ella de principio a fin sin saltos en la numeración desde el primero hasta el último ticket. Lee esta sección para saber más sobre facturas recapitulativas.
Nombre completo: Nombre de cliente para esta factura. Este campo se rellena automáticamente del cliente titular de la venta facturada.
Calle: Calle del cliente para esta factura. Este campo se rellena automáticamente de la información que contiene la ficha del cliente titular de la venta facturada.
Localidad: Localidad del cliente para esta factura. Este campo se rellena automáticamente de la información que contiene la ficha del cliente titular de la venta facturada.
Provincia: Provincia del cliente para esta factura. Este campo se rellena automáticamente de la información que contiene la ficha del cliente titular de la venta facturada.
Región: Región del cliente para esta factura. Este campo se rellena automáticamente de la información que contiene la ficha del cliente titular de la venta facturada.
Cód. postal: Cód. postal del cliente para esta factura. Este campo se rellena automáticamente de la información que contiene la ficha del cliente titular de la venta facturada.
Código País: Código País del cliente para esta factura. Este campo se rellena automáticamente de la información que contiene la ficha del cliente titular de la venta facturada.
Detalle de una Proforma. Pestaña principal. Sección Campos personalizados
Sección: Menú Principal > Listados o Facturación > Facturas > Pestaña Proforma
Algunos plugins necesitan crear campos personalizados en ciertas tablas para recoger toda la información necesaria para el correcto funcionamiento. En esta sección aparecerán todos esos campos además de todos aquellos que el club haya creado de manera personalizada.
Detalle de una Proforma. Pestaña principal. Sección Líneas
Sección: Menú Principal > Listados o Facturación > Facturas > Pestaña Proforma
En esta sección veremos todas las líneas de factura que forman una factura. Es importante que las líneas de facturas se crean a partir de líneas de venta, y que estas pueden ser modificadas manualmente en el futuro de manera independiente (de momento sólo las observaciones y el cupón). Los campos que encontrarás dentro del detalle de cada una de estas líneas son:
ID: Identificador de esta línea de factura en la base de datos.
Factura: Factura a la que pertenece esta línea de factura.
Fecha factura: Fecha de esta línea de factura.
Línea: ID de la línea de venta facturada.
Pagada: Te indica si esta línea de factura está pagada o no.
Concepto*: Descripción de esta línea de factura. Aquí veremos información como el nombre del producto, cliente, fecha, recurso, etc.
Cantidad: Unidades de esta línea de factura.
Descuento: Cantidad descontada en esta línea de factura, con impuestos.
Precio: Precio unitario de la línea de factura con impuestos incluidos.
Impuestos: Cantidad de impuestos de esta línea de factura.
ID Impuestos: Identificador del tipo de impuesto utilizado en esta línea de factura. Este impuesto se selecciona automáticamente de la configuración del producto en el momento de facturar.
Total: Cantidad total de la línea de factura, con impuestos incluidos.
Producto: Producto que se factura.
Fecha de uso: Fecha en la que se disfrutará de este servicio, que no siempre coincide con la fecha de factura.
Cupón: Número de cupón asociado a esta línea de venta que se importa directamente de la línea de venta facturada. Este campo podrá ser modificado manualmente incluso una vez generada la factura.
Ticket que sustituye: Si esta factura se generó a partir de una venta pagada, aquí podrás ver el ticket que tenía asociado y que será reemplazado por nuestra factura.
Fecha Ticket: Siguiendo con el punto anterior, la fecha del ticket sustituido.
Detalle de una Proforma. Pestaña principal. Sección Cobros
Sección: Menú Principal > Listados o Facturación > Facturas > Pestaña Proforma
En esta sección veremos todos los cobros asociados a esta factura. Un cobro se asocia a una factura:
Cuando se genera una factura a partir de una venta pendiente de pago, y luego se paga. El cobro se asocia a esta factura.
Cuando se genera una factura a partir de una venta pagada, y luego se paga. El sistema genera un ticket en negativo para cancelar el ticket original y "mueve" ese cobro de estar asociado a un ticket a estar asociado a esta factura.
Lo detalles que encontrarás dentro de un cobro en una factura los podrás leer en el artículo Listados Cobros.
Detalle de una Proforma. Pestaña Resumen
Sección: Menú Principal > Listados o Facturación > Facturas > Pestaña Proforma
En esta pestaña podrás ver un resumen de esta factura con las siguientes secciones:
Familias: Todas las líneas de factura agrupadas por familia.
Subfamilias: Todas las líneas de factura agrupadas por subfamilia.
Producto: Todas las líneas de factura agrupadas por producto.
Impuestos: Todas las líneas de factura desglosando sus impuestos.
Cobros: Todos los cobros de esta factura agrupados por formas de pago.
Editar la fecha de una factura
Sección: Menú Principal > Listados o Facturación > Facturas
Selecciona la factura deseada haciendo clic en el ID
Edita el campo Fecha
Selecciona el botón de Guardar
Ver facturas eliminadas
Sección: Menú Principal > Listados o Facturación > Facturas
Selecciona en los 3 puntitos
Selecciona en Ver eliminados
Como ver quién ha creado una factura
Sección: Menú Principal > Listados o Facturación > Facturas
El nombre del usuario y la fecha de creación siempre podrás consultarlo abajo de la pantalla al acceder al ID o también creando columnas en ese listado.
500 Error generating PDF / Error en la plantilla: template error: Attempt to divide by zero --> line: xxx
Si visualizas este mensaje, te mostramos más información en el siguiente link.
Como recomendamos a los clubes comunicar las facturas a sus clientes
En la página web de reservas cada cliente tiene en su perfil todas las facturas que se le han generado desde el sistema. En cuanto le generas una factura desde la parte de administración, le aparece automáticamente en su perfil. De esta manera, con tan sólo mandar un email a todos tus clientes (socios, turoperadores, etc.) diciendo algo como "Ya tiene sus facturas disponibles en la web"... te ahorrarás el tener que mandar una a una las facturas. Desde su perfil el cliente podrá descargar sus facturas cómodamente. Tan sólo necesitas que cada uno de ellos sepa como entrar en tu web y facilitarle un usuario/contraseña.
Cómo modificar el cliente de una venta y cobro del pasado con factura
Para más información, dirígete a este link.
Factura Proforma: cómo modificar una factura proforma
Las facturas proformas no se pueden modificar, ya que son facturas informativas de líneas de ventas.
Para ello tendrías que:
modificar las líneas de ventas
y volver a emitir la factura proforma desde el listado de líneas vendidas
Cómo puede haber un descuadre en la Base Imponible + IVA de las facturas
Solución a Desviaciones de Céntimos Contables
Es posible que descubras desviaciones de céntimos contables al revisar tus libros de contabilidad.
Cuando eso sucede, es hora de investigar un poco para encontrar la solución adecuada. La raíz de estas desviaciones puede variar mucho dependiendo de cada caso y requerir diferentes tipos de soluciones.
Causas Comunes de Desviaciones de Céntimos Contables
Una desviación de céntimos contables puede ser el resultado de descuadres ocurridos durante la entrada de facturas. Esto puede suceder si es una factura con muchas líneas.
La discrepancia puede radicar en que es una factura con miles de líneas y eso hace que, como trabajamos con 4 decimales, al redondear se produzca un descuadre. Entendemos que para estos casos de desviaciones de céntimos contables se hacen ajustes.
Cómo Solucionar una Desviación de Céntimos Contables
Cuando encuentres una desviación de céntimos contables, debes realizar una investigación para determinar las causas raíz y corregir el error.
Lo primero que debes hacer es revisar las cuentas numéricas, para confirmar que el total se ha calculado correctamente y que los descuadres no se deben a errores humanos.
Si un descuadre todavía se mantiene, es necesario realizar un ajuste contable para corregir la desviación en los libros. Una forma de solucionar el problema es llevar una transacción de ajuste para este descuadre pequeño y así eliminar la desviación del balance cerrado.
Conclusiones
Los descuadres de céntimos contables no son inexactitudes importantes, pero deben ser registrados y corregidos en los libros contables para garantizar la exactitud y evitar problemas futuros.
Si encuentras un descuadre en una factura con muchas líneas, pueden ser resultado de los cálculos con el redondeo de los decimales. Debes entonces revisar la exactitud de los cálculos y realizar un ajuste contable para corregir la desviación en los libros, para eliminar cualquier posible problema futuro.
Cómo chequear la diferencia entre el total factura y el total de cobros de esa factura
Sección: Menú Principal > Listados o Facturación > Facturas
Si tienes la avanzada billing.cancelInvoiceTickets:
Busca esa factura
Entras en su ID
Verás más abajo 2 secciones:
Líneas: que corresponden a las líneas de esa factura
Cobros: que corresponden a los cobros de esas líneas de ventas
Exportas cada listado
Ordena por la columna de salelineID
Comparas ambos listado
Verás qué salelineID, o sea, qué ID de línea vendida no tiene un cobro
y esta es la manera de identificar exactamente un por qué
Si NO tienes la avanzada billing.cancelInvoiceTickets:
Busca ambos listado por separado:
Listado líneas vendidas: por fecha de ticket
Listado de cobros: por fecha de cobro
Exportas cada listado
Ordena por la columna de salelineID
Comparas ambos listado
Verás qué salelineID, o sea, qué ID de línea vendida no tiene un cobro o viceversa
y esta es la manera de identificar exactamente un por qué
Por ejemplo,
coge una línea de venta de esas en las que hay diferencias
dirígete al TPV
hay varias líneas de ventas
seguramente verás 1 ticket por el total
y que cada línea de venta tiene una factura diferente
Cómo generar una Factura Rectificativa para generar una Factura Recapitulativa
Para más información, dirígete al siguiente link.
Cómo visualizar los motivos de cancelación en una factura
Para más información, dirígete al siguiente link.