Índice
Zona Usuario:
Sección: Menú Principal > Almacén
Zona Configuración:
Sección: Menú Configuración > Almacén
Preguntas Frecuentes
Cómo modificar la entrada de un pedido del pasado
Listado de funcionalidades V3
Multi almacén.
Gestión de proveedores.
Gestión de stock por artículo.
Gestión del coste medio de los artículos.
Alertas de roturas de pedido y recomendación de cantidad a comprar.
Impresión de etiquetas / códigos de barra.
Generación de pedidos.
Los productos a añadir en un pedido se pueden filtrar por el proveedor del pedido.
Gestión de fechas: pedido, estimada de entrega, recibido.
Alerta de productos pendientes de entrega.
Generación de albaranes.
Posibilidad de recepción de material parcial o total.
Relación con facturas del proveedor para una mejor trazabilidad.
Generación de inventarios con escaner.
Regularización de stock a través de estos inventarios.
Transferencias de productos entre almacenes.
Trazabilidad de todos los movimientos de almacén.
Introducción
El almacén es el lugar donde se depositarán los artículos de tienda o restaurante por ejemplo. V3 te permite tener más de un almacén para que puedas gestionar varios puntos de venta a la vez y transferir de uno a otro.
Flujo de la gestión del almacén
La vida de un producto de stock en V3 pasa por el siguiente flujo:
Se crea el producto activando la opción de gestionar stock.
Se añade este producto a un pedido, que se manda al proveedor.
El proveedor te manda los productos en uno o varios albaranes. En este momento se genera la entrada de almacén.
El proveedor te pasa el cargo en una o varias facturas de esos albaranes.
Si quieres devolver el material, se generará un flujo contrario de factura, albarán y abono.
Si estás de acuerdo con el material recibido y facturado, pasarás opcionalmente a imprimir las etiquetas de barra.
Procederás a la venta de este artículo a través del TPV. Se procederá a la salida del almacén.
En el periodo que elijas (final de mes, trimestre o año) realizarás un inventario de tus productos, donde puede haber diferencias, y a través del cual se generarán regularizaciones para empezar el nuevo periodo con todas las cantidades cuadradas.
El sistema te proporcionará listados e informes para controlar todo este proceso, tener visibilidad y tomar mejores decisiones, afectando positivamente a tus resultados.
Stock
Sección: Menú Principal > Almacén > Stock
Botones especiales
Acciones:
Imprimir etiquetas.
Seleccionando un ID
Botones especiales
Editar
Acciones: Ver Historial, Edición manual
Transferir. Selecciona este botón si deseas transferir unidades de un producto, de un almacén a otro.
Regularizar. Selecciona este botón si deseas ajustar la cantidad de un producto en el stock y añadir observaciones para mantener un control más preciso de los movimientos de stock.
Sección General
Productos que tienen activadas la gestión de stock, y que previamente deberás haber creado.
Almacén en el que está este producto. El mismo producto puede estar en varios almacenes, lo que saldrá en distintas líneas en este listado.
Coste medio unitario bruto (sin impuestos) de este producto. El sistema, con cada compra y devolución, recalculará automáticamente el coste medio.
Cantidad de ese producto en ese almacén.
Deseado (opcional) es la cantidad que te gustaría tener tras recibir un pedido. Esto te servirá para que el sistema de alerte y recomiende de cuantas unidades comprar cuando haya que realizar un pedido.
Alerta. (opcional) Cuando el stock del producto llegue a este nivel, el sistema enviará un email indicando que este producto ha llegado al stock mínimo.
En Depósito. Nos indica si este producto está configurado como un producto en depósito. Esta configuración se realiza en el perfil de este producto. Un producto en depósito es aquel que el proveedor nos facilita gratuitamente y que sólo pagaremos en caso de que se venda.
Código de barras del producto.
Pedidos
Sección: Menú Principal > Almacén > Pedidos
Un pedido es un documento para solicitar al proveedor una serie de productos. Del pedido se generará un albarán que será la manera de introducir nuevas cantidades en los almacenes.
Cada pedido se formará de dos partes. Una cabecera donde pondremos información genérica para este pedido, y una/s serie de líneas de producto que serán los productos que vamos a solicitar al proveedor.
Nota: Solo los usuarios con el permiso de Administrador de stock podrán:
Enviar pedidos: Gestionar y procesar los envíos de los pedidos.
Imprimir etiquetas: Generar e imprimir etiquetas de los productos en stock.
Editar pedidos: Modificar los detalles de los pedidos ya existentes.
Administrar proveedores: Acceder y gestionar la información de los proveedores.
Botones especiales
Nuevo
Acciones: Exportar a Excel, Importar de Excel, Ver la papelera, Edición masiva
Seleccionando un ID
Botones especiales
Editar
Nuevo
Acciones: Ver Historial, Copiar, Eliminar. Nota. No es posible Eliminar un pedido que ya tiene albaranes confirmados.
Enviar
Imprimir pedido
Imprimir etiquetas
Importar de Excel
Exportar a Excel
Sección General
Número. Opcionalmente puedes añadir un número de pedido.
Estado del pedido, que puede ser:
Abierto. Se están añadiendo productos al pedido y aún no se ha enviado al proveedor.
Enviado el pedido al proveedor. Ya no se pueden añadir más productos al pedido.
Parcialmente recibido. Se ha recibido parte del material solicitado en este pedido, pero no todo.
Recibido. Se ha recibido todo el material solicitado y no hay nada pendiente de entregar en este pedido.
Proveedor (opcional) para este pedido. El hecho de elegir un proveedor hará que al añadir productos al pedido posteriormente se filtren esto por los de este proveedor facilitando así el trabajo.
Fecha de pedido. Por defecto la fecha de hoy, pero puede ser editable.
Fecha de entrega estimada de este pedido.
Fecha de entrega Fecha en la que se recibe la mercancía.
Descuento global. Añadir el % de descuento que será aplicado al importe total del pedido.
Total. Importe del pedido.
Observaciones opcionales que puedes añadir a este pedido y que serán visibles posteriormente por el proveedor en el pedido que se le mande.
Línea de producto:
Producto que queremos pedir. Busca y selecciona el producto deseado. Ten en cuenta que los resultados devueltos estarán filtrados por ese proveedor.
Coste bruto de este producto. El sistema te marcará el último coste unitario de ese producto, pero luego podrás modificarlo si fuese necesario.
Descuento. Añadir el % de descuento que será aplicado solamente a este producto.
Cantidad que vamos a pedir al proveedor.
Total cálculo automático que multiplica el coste bruto de ese producto x la cantidad pedida.
Recibido. Suma automática de las cantidades recibidas que se añadirán a los albaranes posteriormente.
Diferencia. Cálculo automático de las cantidades pedidas - las cantidades recibidas añadidas a los albaranes posteriores.
Sección Albaranes
Un albarán es un documento que parte de un pedido y que sirve para dar entrada de productos al almacén.
Referencia/Pedido del que parte este albarán
Número. Opcionalmente puedes añadir un número de albarán.
Almacén. Campo obligatorio. selecciona el almacén al que quieres añadir los productos.
Fecha de recepción o fecha de este albarán
Número de Factura del proveedor (opcional). Te servirá posteriormente para revisar facturas del proveedor.
Observaciones (opcional) para este albarán
Líneas de productos de un albarán:
Producto del albarán. Se cargarán automáticamente del pedido.
Cantidad Pendiente de recibir de ese producto en este pedido. Este campo es automático y calcula la cantidad pedida - las cantidades recibidas en albaranes anteriores si fuese el caso.
Recibido. Cantidad recibida de ese producto en este albarán.
Inventarios
Sección: Menú Principal > Almacén > Inventarios
Un inventario es un documento que compara las cantidades teóricas de cada producto con las reales. Esas posibles diferencias podrán ser regularizadas para empezar el nuevo periodo con las cantidades cuadradas, generando las regularizaciones correspondientes.
Cabecera de un inventario
Nuevo:
Nombre. Asigna un nombre a este inventario. Este nombre te permitirá localizar y gestionar fácilmente el inventario adecuado en la lista. Una vez guardado, este campo podrá ser editado a posteriori si así lo deseas.
Almacén en el que se va a realizar el inventario.
Observaciones (opcional) para este inventario.
Acciones: Exportar a Excel, Importar de Excel, Ver la papelera, Modo edición, Edición masiva
Seleccionando un ID
Editar:
Producto del inventario
Estado
Cantidad Teórico de ese producto en el almacén calculada automáticamente teniendo en cuenta todos los albaranes, ventas y transferencias de almacén.
Cantidad Real de ese producto en el almacén
Diferencia. Calculo automático de la cantidad real - la cantidad teórica.
Nuevo
Acciones:
Ver historial
Copiar
Eliminar
Exportar a Excel: puedes descargar un archivo con todos los datos relacionados con la gestión del inventario, facilitando la consulta, análisis y respaldo de información fuera del sistema.
Añadir productos (al inventario): selecciona una de las opciones:
Todos los productos
Subfamilia: elige una subfamilia del desplegable
Regularizar: Selecciona este botón para regularizar todas las líneas de este inventario con diferencias.
En este momento el sistema creará unos movimientos de almacén de tipo "Inventario" para dejar las cantidades de cada producto según nuestro último conteo.
Escanear código de barras en el inventario
En un inventario es posible añadir productos al inventario de forma rápida y precisa utilizando una PDA o un escáner de códigos de barras, similar a la funcionalidad de la versión V1. Para ello sigue los siguientes pasos:
Selecciona en Nuevo Inventario para crear uno nuevo o selecciona un inventario existente que desees editar.
Una vez en la página del inventario, utiliza una PDA o un escáner de códigos de barras para escanear los productos.
Cada vez que escanees un producto, el sistema lo añadirá automáticamente al inventario seleccionado.
Si escaneas el mismo producto varias veces, la cantidad real de ese producto en el inventario aumentará automáticamente.
El sistema sumará la cantidad escaneada cada vez, reflejando el número total de unidades en el inventario.
Movimientos
Sección: Menú Principal > Almacén > Movimientos
El listado de movimientos te muestra todos los movimientos de entradas y salidas de un producto en un almacén. De esta manera podrás tener una visibilidad completa de todo lo que ha sucedido.
Campos de un movimiento de stock
Producto de ese movimiento.
Almacén en el que se ha realizado ese movimiento.
Cantidad de ese movimiento para ese producto.
Coste bruto Cálculo de cantidad por precio sin impuestos.
Precio bruto Precio del producto sin impuestos.
Stock restante o cantidad de este producto tras este movimiento.
Coste medio unitario Cantidad promedio de coste por unidad con todas las compras de este producto.
Tipo de movimiento de stock, que puede ser:
Pedido, para una entrada de material generado a través de un albarán.
Venta, para movimientos de salida generados a través de una venta en el sistema.
Transferencia, para movimientos de productos de un almacén a otro.
Inventario, para movimientos de regularización tras un inventario.
Origen. ID interno para saber qué módulo ha generado este movimiento de almacén automático.
Referencia de origen. ID interno para saber qué registro ha generado este movimiento de almacén automático.
Observaciones Observaciones para este movimiento.
Almacenes
Sección: Menú Configuración > Almacén > Almacenes
Botones especiales
Nuevo
Acciones:
Exportar a Excel
Importar de Excel
Ver la papelera
Edición masiva
Seleccionando un ID
Sección General
Nombre para tu almacén. Ej. Pro Shop, Restaurante, Almacén central…
Observaciones internas para este almacén por si se necesita aclarar algo.
Sección Stock
Productos que tienen activadas la gestión de stock, y que previamente deberás haber creado.
Almacén en el que está este producto. El mismo producto puede estar en varios almacenes, lo que saldrá en distintas líneas en este listado.
Coste medio unitario bruto (sin impuestos) de este producto. El sistema, con cada compra y devolución, recalculará automáticamente el coste medio.
Valoración que no es más que la multiplicación del coste unitario x la cantidad.
Cantidad de ese producto en ese almacén.
Deseado (opcional) es la cantidad que te gustaría tener tras recibir un pedido. Esto te servirá para que el sistema de alerte y recomende de cuantas unidades comprar cuando haya que realizar un pedido.
Alerta. (opcional) Cuando el stock del producto llegue a este nivel, el sistema te alertará que hay que reponer.
Variantes
Botones especiales
Nuevo:
Nombre. Aquí podrás añadir el nombre de los diferentes campos de las variantes, como por ejemplo: talla, color, género, temporada,... Cuando seleccionas el botón de Guardar, aparecerá una nueva sección: Elementos de variante
Elementos de variante. Aquí podrás añadir los diferentes elementos que van a componer esa variante. Si la variante es de las tallas, añadirás las diferentes tallas que necesitas: small, medium, large, XS, XL, 40, 41, 42,...
Acciones:
Exportar a Excel
Importar de Excel
Edición masiva
Ver la papelera
Configuración
Sección: Menú Configuración > Almacén > Configuración
Stock
Permitir vender sin stock (opcional). Activar/desactivar esta opción. Si quieres que el sistema te permita seguir vendiendo un producto aunque tengas un stock 0 o negativo. Esta opción puede ser útil pues a veces nos equivocamos, el stock no muestra la realidad, vemos el producto en frente nuestra y queremos que el sistema nos deje venderlo sin problemas de que no hay stock y solucionarlo más tarde.
Email para notificaciones. Añade el correo electrónico al que desees que lleguen las notificaciones de alerta de stock.
Proveedores
Sección: Menú Configuración> Almacén > Proveedores
Dar de alta los proveedores te facilitará la gestión de los almacenes. Cuando hagas un pedido y elijas un proveedor, los productos que vayas a añadir serán filtrados para evitar errores. Además podrás obtener estadísticas por cada uno de ellos.
Para dar de alta en el sistema a un proveedor, selecciona el botón Nuevo y añade los siguientes campos:
Foto
Nombre del proveedor.
Email del proveedor
Teléfono del proveedor
Web del proveedor
Condiciones de pago. Selecciona una opción del desplegable o crea uno nuevo, en caso deseado. Cuando se realice un pedido a este proveedor e imprimas el pedido, aparecerá este campo en la cabecera del mismo.
Observaciones. Aquí opcionalmente podremos escribir cualquier comentario sobre este proveedor.
NIF del proveedor
Dirección del proveedor
Selecciona Guardar
Cómo crear un Producto de Stock
Para V3 un artículo de tienda es lo mismo que un producto cualquiera, pero tiene activada la opción de gestionar stock. Para no duplicar artículos, lee la ayuda de Cómo crear un producto.
Cómo crear un Pedido
Sección: Menú Principal > Almacén > Pedidos
Selecciona en Nuevo
Opcionalmente selecciona el Proveedor. El hecho de elegir un proveedor hará que al añadir productos al pedido posteriormente se filtren esto por los de este proveedor facilitando así el trabajo.
Indica una Fecha de pedido. Podrás editarla más adelante.
Indica una Fecha de entrega estimada de este pedido.
Opcionalmente añade Observaciones a este pedido.
En la parte inferior, busca y selecciona tu Producto. Aparecerán sólo los productos que tengan activada la opción gestionar stock y, si has elegido un proveedor en la cabecera de este pedido, los productos de ese proveedor. Al seleccionar el producto el sistema te añadirá el coste medio de ese producto registrado en el sistema. Si en el stock has indicado la cantidad deseada, el sistema te recomendará las unidades restantes para llegar a esa cantidad.
Edita si fuera necesario el Coste unitario bruto de este producto.
Indica la Cantidad que vas a pedir al proveedor.
Si vas a querer añadir otro producto, busca y selecciona tu Producto en la fila de debajo. Repite tantas veces como necesites estos pasos hasta completar el pedido.
Una vez terminado, selecciona en Guardar. El pedido se verá en modo lectura, con los totales y se habilitarán una serie de botones para continuar:
Selecciona en Enviar si deseas mandar el pedido por email al proveedor. Rellena el asunto del email y el sistema le adjuntará automáticamente el pedido en el correo.
Selecciona en Imprimir pedido si deseas mandar el pedido por PDF o papel al proveedor.
Cómo crear un Pedido automático desde el Stock.
Sección: Menú Principal > Almacén > Stock
El sistema permite crear un pedido de forma automática desde el listado de stock, facilitando la gestión de productos y proveedores.
Accede al listado de Stock desde el Menú principal >Almacén >Stock.
Selecciona uno o varios productos para incluir en el pedido.
Selecciona Acciones > Generar pedido
De forma automática se genera un pedido cuyo estado es Abierto, al cuál puedes acceder desde el Menú principal >Almacén >Pedidos.
El sistema primero identifica cuántos proveedores diferentes están asociados con los productos seleccionados. Se generará un pedido separado para cada proveedor.
Cálculo Automático de Unidades: Para cada producto, el sistema verificará la columna deseado en el stock. Hará una resta entre el valor en la columna deseado y la cantidad actual en stock. El resultado será la cantidad de unidades que se incluirán en el pedido.
Productos sin Cantidad Deseada: Si algún producto no tiene valor en la columna deseado, la cantidad de ese producto en el pedido se establecerá en 0, y deberá ajustarse manualmente desde el pedido generado. Esto significa que, una vez creado el pedido, tendrás que ingresar manualmente la cantidad deseada directamente en el pedido.
Cómo crear un Albarán
Sección: Menú Principal > Almacén > Pedidos
Busca y selecciona el Pedido en el que vas a añadir el albarán.
En la parte inferior de Albaranes, selecciona en Nuevo.
Por defecto te aparecerá la referencia del pedido.
Opcionalmente puedes añadir un Número de Albarán.
Selecciona el Almacén donde vas a añadir estos productos al stock.
Indica la Fecha de recepción o fecha de este albarán. Por defecto el sistema te selecciona la fecha de hoy.
Opcionalmente, rellena el número de Factura del proveedor. Esto te servirá para hacer seguimientos de facturas más adelante.
Opcionalmente añade Observaciones a este albarán.
En el listado de productos, busca el producto deseado e indica la cantidad Recibida.
Si las cantidades introducidas en el pedidos son positivas: por defecto el sistema te indica las cantidades totales pendientes de recibir de ese pedido.
Si las cantidades introducidas en el pedido son negativas, en el albarán aparecerán por defecto a cero, por lo que tienes que editarla la columna de cantidad Recibida de forma manual. Por ejemplo, si la cantidad Pendiente es -1, añade -1 en cantidad Recibida.
Selecciona en Guardar.
El sistema generará una entrada de almacén según las cantidades indicadas en el albarán, y recalculará todos los costes brutos de estos productos.
Cómo crear un Inventario
Sección: Menú Principal > Almacén > Inventarios
Selecciona en Nuevo.
Añade un Nombre para este inventario
Busca y selecciona el Almacén en el que vas a hacer el inventario.
Añade opcionalmente una Observación
Selecciona Guardar.
Selecciona en Añadir producto. Se abrirá un popup con dos opciones:
Todos los productos. Se añadirían todos los productos que tengan la gestión de stock activada en la parte inferior, con la cantidad teórica que dice el sistema que deberías de tener de ese producto en ese almacén.
Subfamilia. Se añadirán todos los productos pertenecientes a esa subfamilia que tengan la gestión de stock activada en la parte inferior, con la cantidad teórica que dice el sistema que deberías de tener de ese producto en ese almacén. Se añadirán todos los productos y sus cantidades teóricas en la parte inferior del inventario.
Opcionalmente añade Observaciones a este inventario.
En la parte inferior, busca el producto e indica las cantidades Reales que tienes. Repite este proceso las veces que sean necesarias.
Selecciona en Guardar. El sistema generará automáticamente las regularizaciones con las diferencias.
Escanear código de barras en el inventario
En un inventario es posible añadir productos al inventario de forma rápida y precisa utilizando una PDA o un escáner de códigos de barras, similar a la funcionalidad de la versión V1. Para ello sigue los siguientes pasos:
Selecciona en Nuevo Inventario para crear uno nuevo o selecciona un inventario existente que desees editar.
Una vez en la página del inventario, utiliza una PDA o un escáner de códigos de barras para escanear los productos.
Cada vez que escanees un producto, el sistema lo añadirá automáticamente al inventario seleccionado.
Si escaneas el mismo producto varias veces, la cantidad real de ese producto en el inventario aumentará automáticamente.
El sistema sumará la cantidad escaneada cada vez, reflejando el número total de unidades en el inventario.
Cómo añadir productos a un inventario desde el Stock
Sección: Menú Principal > Almacén > Stock
A continuación te detallamos cómo añadir productos a un inventario desde el listado de stock. Permite seleccionar productos directamente desde Stock y enviarlos a un inventario para realizar ajustes más fácilmente.
En primer lugar, crea un nuevo inventario. Para ello accede al Menú principal > Almacén > Inventario, selecciona Nuevo, selecciona el Almacén y Guardar. Este nuevo inventario tiene una referencia, que luego usaremos más adelante.
Accede al listado de stock desde el Menú principal > Almacén > Stock.
Selecciona los productos de stock que quieras añadir al inventario. Puedes usar filtros en el listado como por ejemplo Almacén, familia, subfamilia, en depósito,...
Una vez filtrado el listado, marca los productos filtrados que deseas añadir al inventario.
Selecciona Acciones > Enviar a inventario.
Aparecerá un desplegable con los inventarios abiertos, ordenados de más reciente a más antiguo. Solo se podrán añadir productos a inventarios que no estén regularizados.
Selecciona el inventario deseado (la referencia del inventario que se creo nuevo en el primer paso) y los productos seleccionados se añadirán automáticamente.
Accede al listado de inventarios y selecciona la referencia del inventario donde se han añadido los productos.
Los productos añadidos tendrán un conteo inicial de 0 y se calculará automáticamente el diferencial entre el conteo y la cantidad teórica del inventario (Conteo - Cantidad Teórica).
Cómo Transferir un producto de un almacén a otro
Sección: Menú Principal > Almacén > Stock
Transferir unidades de un producto:
Busca y selecciona el Producto que quieres transferir.
Selecciona en Transferir. Se mostrará un popup.
Busca y selecciona el Almacén de origen de donde va a salir este producto.
Busca y selecciona el Almacén de destino a donde va a acabar este producto.
Indica la Cantidad que quieres transferir.
Añade opcionalmente Observaciones para esta transferencia.
Selecciona en Guardar. El sistema generará automáticamente el traspaso y lo dejará reflejado en los movimientos de stock.
Transferir todas las unidades de un producto o varios productos:
Desde el listado de Stock, selecciona la referencia del producto o los productos que deseas transferir completamente de un almacén a otro.
Selecciona Acciones
Selecciona Transferir productos.
En el pop-up, selecciona el almacén de destino y haz clic en Aceptar. Todas las unidades de ese producto serán transferidas.
Todos los movimientos de transferencia quedan registrados en el listado de movimientos, donde puedes consultar los detalles de cada transferencia realizada.
Cómo Regularizar el stock de un producto
Sección: Menú Principal > Almacén > Stock
Busca y selecciona la referencia del Producto que quieres regularizar.
Selecciona el botón de Regularizar. Se mostrará un popup con el producto y el almacén preseleccionados.
Añade la cantidad del producto que deseas ajustar.
Opcionalmente, puedes añadir observaciones indicando el motivo de la regularización.
Selecciona en Guardar.
El sistema generará automáticamente la regularización y lo dejará reflejado en los movimientos de stock.
Cómo configurar Alerta de Stock
La Alerta de Stock es una funcionalidad que te permite recibir notificaciones automáticas cuando el stock de un producto alcanza un nivel mínimo establecido. Esta mejora facilita la gestión del inventario y ayuda a evitar la falta de stock sin necesidad de revisiones manuales constantes. Para configurarlo en el sistema:
Desde Menú Configuración > Almacén > Configuración > Email para notificaciones, añade el correo electrónico al que desees que lleguen las notificaciones de alerta de stock.
En el listado de stock, seleccionando la referencia de un producto, encontraras el campo Alerta. Introduce la cantidad mínima de ese producto en la que deseas recibir una notificación.
Cuando el stock de este producto alcance o baje de esa cantidad, el sistema te enviará automáticamente una alerta para que puedas realizar un nuevo pedido a tiempo.
Cada vez que vendas este producto en el TPV y el stock caiga por debajo del límite que configuraste, se enviará automáticamente un correo electrónico a la dirección que has registrado.
El correo te notificará que el stock del producto ha bajado del número mínimo establecido, lo que te permitirá tomar medidas para reabastecer el inventario.