Índice
Zona Usuarios:
Sección transacciones
Cómo pagar con el bono de un cliente:
¿Por qué no puedo pagar con un bono?:
Zona Configuración:
Bonos. Introducción
Un bono es un saldo a favor del cliente (ej. 10 clases) para pagar servicios del club.
El club puede crear tantos bonos como quiera y le servirán para conseguir más caja y fidelizar al cliente.
Los bonos se podrán contratar en la recepción del club y/o en la zona de clientes, ahorrando así procesos manuales de tu equipo.
Los bonos pueden ser un prepago donde el cliente obtiene mejores condiciones, o puede ser un bono de invitaciones para controlar los usos de un cliente.
El saldo y los movimientos de estos bonos podrán ser visibles desde la recepción o el cliente desde su perfil online o App.
Los bonos pueden ser:
Unidades, donde el saldo indicará cuantas unidades le quedan al cliente (ej. 10 green fees, 10 clases, etc.).
Monedero, donde el saldo indicará cuanto dinero le queda en su bono (ej. 20€ o 30€).
Ejemplos de bonos:
Bono 10 green fees
Bono 10 clases
Bono 10 buggies
Bono Monedero
Bono Invitaciones de socio
Un tema muy a tener en cuenta es que el bono es una forma de pago. Esto quiere decir que no necesitas crear una tarifa nueva para bonos (ej. Clase Particular Bono). Siguiendo con el ejemplo anterior, lo que vamos a hacer es vender una clase normal y al pagar elegir esa forma de pago Bono. Sigue leyendo para ver cómo el sistema aplica la tarifa adecuada a esa reserva.
Flujo de un bono
Previamente deberás configurar los tipos de bonos que quieres ofrecer a tus clientes.
Ya podremos hacer una recarga al cliente a través de su ficha. También el cliente podrá contratar estos bonos online si así lo consideras. Aquí es importante saber que en este paso el sistema va a crear una venta (para informes de producción), un cobro (para caja), y una factura.
El cliente reservará o comprará un producto y servicio normalmente, y es en la forma de pago donde podrá pagar con bono, o efectivo o tarjeta. Esto quiere decir que no es necesario que se cree una tarifa para bonos (ej. Clase particular Bono). Más abajo te explicamos la magia de esto. Respecto a qué pasa cuando pago con un bono, el sistema hace automáticamente varias cosas en ese clic: (1) actualiza el precio del producto o servicio (2) crea una línea negativa para que el total sea 0€ y el cliente no pague nada y (3) genera el cobro y la factura y (4) actualiza el saldo del cliente.
A continuación te mostramos como se visualizarían las facturas durante este flujo:
Recarga. Factura de la recarga de 10 green fees.
Venta del servicio. Precio de una reserva de un green fee normal, antes de proceder al pago y generar la factura.
Pago con bono. Factura al pagar con bono. Fíjate cómo el sistema actualiza el precio por unidad del bono y genera una línea negativa para generar una factura sin coste. Nota, en este caso particular el precio unitario no es 70€ porque el sistema calcula el precio medio de otras recargas anteriores de este cliente en ese mismo bono.
Nota, si no quieres facturar estas recargas monedero al inicio, consulta la opción de Depósitos.
Bonos. Precio de un producto o servicio con bono.
Normalmente los clubes ofrecen una mejor tarifa en caso de pagar con bono. Los otros softwares gestionan esta parte de una manera que obliga al club a crear una tarifa bono a 0€ porque se supone que al cliente no le vamos a cobrar nada. Esto hace que las estadísticas de producción de ese estén desvirtuadas ya que el precio medio te va a bajar mucho si hay muchas reservas pagadas con bono.
Una funcionalidad muy interesante de V3 es que, en el momento de la recarga inicial, el sistema guardará el valor de cada unidad de ese bono. Su hubiera habido alguna recarga anterior en ese bono a ese cliente, el sistema recalculará el precio medio de cada unidad. A la hora de pagar con ese bono, el sistema ignorará el precio original de esa reserva y lo sustituirá por este precio unitario. Esto hará que obtengas el valor real de ese servicio.
Por lo tanto, con V3 no hace falta que crees una tarifa para servicios pagados con bonos (ahorro de configuración y mantenimiento), lo usarás como una forma de pago más, y obtendrás el precio exacto de esa producción.
Listado de Bonos
Sección: Menú Principal > Facturación > Bonos
En este listado vamos a encontrar dos pestañas: Bonos y Transacciones. Comenzaremos primero con la pestaña de Bonos, donde vamos a ver todas los Bonos asociadas a nuestros clientes. Como en todo listado, puedes usar las herramientas como filtrar el listado o exportar los datos.
Recarga masiva. Desde este listado, es posible realizar una Recarga masiva de bonos existentes en nuestros clientes. Para ello, sigue los siguientes pasos:
Añade los filtros necesarios al listado para realizar la recarga.
Selecciona las Referencias de los clientes a los que deseas realizar la recarga masiva.
Selecciona el botón de Recarga masiva.
Se abrirá un pop-up donde tendrías que indicar:
Tipo de bono. Selecciona en el desplegable el tipo de bono a recarga
Cantidad a Recargar.
Modo: Si seleccionas Añadir saldo, se añadirá el saldo al existente. Si seleccionas Sobrescribir saldo, se sustituirá el saldo existente por el que indiques en la recarga.
Concepto (opcional). Este campo será el que aparezca en la Descripción de la transacción realizada
Válido desde (opcional), si quieres que este bono sea válido a partir de una fecha. Si lo dejas en blanco el bono será válido desde ahora mismo.
Válido hasta (opcional), si quieres que este bono sea válido hasta una fecha determinada. Si lo dejas en blanco el bono será válido para siempre.
Generar venta. Selecciona esta opción si quieres generar una venta. Si no seleccionas esta opción, el siguiente campo no estará visible.
Precio de la recarga. Añade un precio para la recarga si deseas generar una venta
Comentarios (opcional).
Nota: La opción de Recarga masiva también está disponible en el Listado de Clientes.
Detalle de un bono
Sección: Menú Principal > Facturación > Bonos
Selecciona en la Referencia de cualquiera de ellos para visualizar el detalle de este bono. Desde este detalle podrás:
Sección General del detalle de un Bono
Cliente: Aquí veremos el contacto en la base de datos titular de este bono.
Tipo: El tipo de bono, previamente creado por el club.
Saldo: Saldo restante de este bono (unidades o dinero según el tipo).
Precio por unidad: El sistema guarda cual es el precio medio de cada unidad comprada. En el caso de bono monedero casi siempre es igual a 1. Pero en el caso de bono unidades, por ejemplo Bono 10 GF por 500€, el precio por unidad sería de 50€. De esta manera podremos usar esta información para informes y estadísticas.
Saldo: Saldo restante de este bono (unidades o dinero según el tipo).
Días de la semana en los que se puede pagar con este bono.
Válido desde/hasta. Fechas durante las cuales el bono será válido.
Hora desde/hasta. Horas durante las cuales el bono será válido.
Observaciones: Aquí podremos consultar, editar, eliminar observaciones que se añadieron en el momento de la recarga o a posteriori.
La Sección de transacciones y la Sección de Beneficiarios están detalladas en los siguientes apartados de este artículo. Desde el detalle de un bono sólo se visualizarán las Transacciones y los Beneficiarios del bono seleccionado.
Sección Transacciones
Próximamente
Sección Beneficiarios
Esta sección nos permite añadir a Beneficiarios, donde permite a los clientes compartir saldo de bonos. Esta mejora permite que un cliente pueda compartir el saldo de un bono con otros beneficiarios, facilitando el uso compartido del bono en las transacciones.
Para poder añadir un beneficiario a un bono, tienes que acceder al detalle del bono:
Desde el perfil del cliente: Menú principal > CRM > Clientes > Selecciona un cliente > Pestaña de bonos > y elige el bono que deseas compartir.
Desde el Listado de Bonos: Menú principal > Facturación > Bonos > y elige el bono que deseas compartir.
Selecciona Nuevo, para añadir un nuevo cliente como Beneficiario de este bono.
Añade al cliente de tu base de datos con el que el saldo del bono se va a compartir.
Selecciona Guardar.
Selecciona Guardar y Nuevo si quieres añadir a otro Beneficiario.
Una vez configurados los Beneficiarios, podrán utilizar el saldo del bono compartido al realizar compras en el TPV.
Nota: Los Beneficiarios podrán pagar solo por los productos o servicios que estén configurados en la sección de productos permitidos de ese Tipo de Bono en particular.
Bonos. Cómo recargar un bono a un cliente
Sección: Menú Principal > CRM > Clientes
A diferencia de Golfmanager V1 donde las recargas se hacen sólo desde el TPV, en V3 es posible hacerlo desde:
La ficha del cliente, accediendo a la pestaña de bonos, seleccionando el bono deseado y seleccionando Recargar bono
El TPV con el botón habilitado para ello.
Desde el Listado de bonos, seleccionando el bono deseado y seleccionando Recargar bono
A continuación se detalla cómo hacer la recarga de un bono desde la ficha del cliente:
Busca y selecciona el Cliente al que quieras recargar el bono. Se abrirá su ficha.
Selecciona en la pestaña de Bonos. Veremos los bonos que tiene ese cliente.
Ya vayamos a crear un bono totalmente nuevo o recargar uno ya existente, clic en Recargar Bono. Aparecerá un popup.
Busca y selecciona Tipo de bono.
Opcionalmente busca y selecciona el Precio de recarga que desees. Estos precios estarán configurados previamente y te ahorrarán tener que escribirlos manualmente en el siguiente paso.
Si has elegido el precio en el paso anterior este campo se habrá rellenado automáticamente, pero opcionalmente puedes editar la Cantidad que vas a recargar.
Si has elegido el precio en el paso anterior este campo se habrá rellenado automáticamente, pero opcionalmente puedes editar el Precio que le vas a cobrar al cliente.
Válido desde (opcional), si quieres que este bono sea válido a partir de una fecha. Si lo dejas en blanco el bono será válido desde ahora mismo.
Válido hasta (opcional), si quieres que este bono sea válido hasta una fecha determinada. Si lo dejas en blanco el bono será válido para siempre.
Forma de pago con la que se va a pagar esta recarga (ej. efectivo).
Comentarios (opcional). Adicionalmente puedes añadir una observación o nota relevante referente a la recarga del bono.
Nota: Para visualizar el comentario añadido durante la recarga, tienes que seleccionar el bono y en a sección de transacciones, seleccionar la recarga.
Clic en Aceptar.
El sistema habrá creado una venta, un cobro, una factura y habrá creado un bono nuevo con ese saldo en caso de que no tuviera ninguno de ese tipo anteriormente o, actualizado el saldo del cliente con la nueva cantidad contratada. Si el precio unitario anterior era distinto, el sistema recalculará el precio medio por unidad.
Bonos. Cómo pagar con el bono de un cliente > Pagar con bono desde el detalle de la reserva.
Sección: Menú Principal > Reservas > Ocupación o Listado
Cómo ya hemos explicado anteriormente, en V3 no hace falta crear una tarifa especial para bono. El bono es una forma de pago por lo que procederemos cómo una reserva normal escogiendo la tarifa genérica (ej. reserva 18 hoyos).
Accede al detalle de la Reserva que quieres pagar con bono desde la ocupación o desde el listado de reservas.
Selecciona en Pago rápido. Se abrirá un popup.
Busca y selecciona el Tipo de bono desde el campo forma de pago. Nota, si no te aparece el bono como forma de pago puede ser porque no tenga bono, no tenga saldo o las limitaciones del bono no le permita pagar ese producto. Por lo tanto, chequea la ficha del cliente y/o la configuración del tipo de bono.
El sistema habrá creado una venta, un cobro, una factura y habrá:
Creado un bono nuevo con ese saldo en caso de que no tuviera ninguno de ese tipo anteriormente o,
actualizado el saldo del cliente con la nueva cantidad contratada. Si el precio unitario anterior era distinto, el sistema recalculará el precio medio por unidad.
Bonos. Cómo pagar con el bono de un cliente > Pagar con bono desde el TPV.
Sección: Menú Principal > Reservas > Ocupación o Listado
Accede al detalle de la Reserva que quieres pagar con bono desde la ocupación o desde el listado de reservas
Selecciona en TPV. Se abrirá un popup
Selecciona en Finalizar
Selecciona el Tipo de bono. Nota, si no te aparece el bono como forma de pago puede ser porque no tenga bono, no tenga saldo o las limitaciones del bono no le permita pagar ese producto. Por lo tanto, chequea la ficha del cliente y/o la configuración del tipo de bono
El sistema habrá creado una venta, un cobro, una factura y habrá:
creado un bono nuevo con ese saldo en caso de que no tuviera ninguno de ese tipo anteriormente o,
actualizado el saldo del cliente con la nueva cantidad contratada. Si el precio unitario anterior era distinto, el sistema recalculará el precio medio por unidad.
Bonos. Cómo modificar el saldo de un bono
Sección: Menú Principal > Facturación > Bonos
Para modificar el Saldo de un bono es posible realizarlo desde el detalle del bono. Para acceder al detalle de un bono puedes hacerlo, o bien accediendo al perfil del cliente, desde la pestaña de bonos, o bien desde el listado de bonos. A continuación te detallamos como hacerlo desde el Listado de bonos:
Selecciona la Referencia del bono que desees modificar el saldo.
Selecciona el botón Modificar Saldo, donde se abrirá un pop-up.
Cantidad a Recargar. en positivo para añadir y en negativo para quitar.
Modo: Si seleccionas Añadir saldo, se añadirá el saldo al existente. Si seleccionas Sobrescribir saldo, se sustituirá el saldo existente por el que indiques en la recarga.
Descripción (opcional). Añade una descripción breve que sirva para identificar la modificación. Esta información podrás visualizarlas en las Transacciones, en las columnas correspondientes, para facilitar el seguimiento de las modificaciones.
Comentario (opcional). Añade una texto donde puedes detallar la razón o motivo de la modificación del bono. Esta información podrás visualizarlas en las Transacciones, en las columnas correspondientes, para facilitar el seguimiento de las modificaciones.
Bonos. Saldo de bono en el listado de cobros
Sección: Menú Principal > Facturación > Cobros
Es posible visualizar el saldo restante de un bono después de haber realizado un pago con él. Esta información está disponible en la columna de Cantidad. Se ha añadido también la columna Bono, donde se muestra la referencia del bono con el que se paga.
Bonos. ¿Por qué no puedo pagar con un bono? > Por las limitaciones del bono en su configuración
Sección: Menu principal > Facturación > Configuración > Tipos de bono
Hay bonos que pueden usarse en determinadas fechas, horas y/o días de la semana. Para ello comprueba siguiendo los siguientes pasos:
Busca el tipo de bono deseado
Selecciona en su Referencia
Verifica que no hay ninguna validación en la parte de fechas, horas o días de la semana
Edita y Guarda si fuera necesario
NOTA. Los cambios que hagas en esta configuración no afectará a los bonos ya creados por lo que tendrás que acceder al bono de ese cliente en concreto y modificarlo.
Bonos. ¿Por qué no puedo pagar con un bono? > Por las limitaciones del bono en la ficha de ese cliente
Sección: Menu principal > CRM > Clientes
Accede a la Ficha de tu cliente
Selecciona en la pestaña Bonos
Verifica que tiene un bono y saldo suficiente. Si lo tiene continua…
Selecciona en la Referencia
Verifica que no hay ninguna validación en la parte de fechas, horas o días de la semana
Edita y Guarda si fuera necesario
NOTA. Estos cambios se realizarán sólo en el bono de este cliente sin afectar al resto.
Configuración
Sección: Menú Configuración > Bonos > Configuración
Producto de compensación. Seleccionar del desplegable una opción:
Descontar el mismo producto que la venta
Descontar el producto del bono
Generar cobro de compensación. El sistema generará un cobro en negativo por el mismo valor generando un ticket de valor 0€ pero al mismo tiempo dando visibilidad del precio original de ese servicio y cuadrando la contabilidad.
Modo de facturar. Seleccionar del desplegable una opción:
Incluir en la factura
No incluir en la factura
Bono monedero para devoluciones. Seleccionar del desplegable una opción o crear uno nuevo
Tipos de bono
Sección: Menú Configuración > Bonos > Tipos de bono
Un bono es una precarga por parte del cliente en su ficha que le servirá para obtener un mejor precio y pagar a futuro con esos “vales” virtuales. Estos bonos pueden ser de dinero virtual o unidades, como por ejemplo el bono monedero o el bono de clases. Al pagar un producto o servicio con un bono, el sistema generará una venta en negativo por el mismo valor generando un ticket de valor 0€ pero al mismo tiempo dando visibilidad del precio original de ese servicio y cuadrando la contabilidad a la perfección.
Botones especiales
Nuevo
Acciones:
Exportar
Exportar (todas las columnas)
Importar
Edición masiva
Ver la papelera
Seleccionar un ID
Botones especiales
Editar
Nuevo
Acciones:
Ver historial
Copiar
Eliminar
Sección General
Nombre. Campo obligatorio. Escribir un nombre para tu tipo de bono, por ejemplo Bono Monedero, Bono Green Fees, o Bono Clases.
Tipo. Campo obligatorio. Seleccionar del desplegable una opción:
Monedero si este bono va a contener dinero virtual. El saldo será por ejemplo 40€.
Unidades si este bono va a contener unidades: green fees, clases, fichas, etc. El saldo será por ejemplo 8 unidades.
Producto. Campo obligatorio. Seleccionar del desplegable o crear nuevo un producto que se facturará al recargar el bono.
Etiqueta que asigna. Seleccionar del desplegable o crear nueva etiqueta para el cliente cuando contrate este tipo de bono.
Sección Filtros
El pago con el saldo restante de este tipo de bono se podrá realizar según los siguientes filtros de tiempo:
Caducidad. Esta cantidad relativa de tiempo hará que los bonos nuevos tengan una validez de x tiempo. Ej. Recarga este bono especial y tienes 3 meses para consumir. Seleccionar del desplegable una opción:
Segundos
Minutos
Horas
Días
Días de la semana en los que se puede pagar con este bono. Ej. Bono clases laborables.
Hora desde. A partir de esta hora se puede pagar con este bono. Ej. Bono de clases tarde.
Hora hasta. Se puede pagar con este bono hasta esta hora. Ej. Bono de clases mañana.
Fecha de inicio/fin de validez. Introduce las fechas durante las cuales el bono será válido. Permite definir un período específico de validez para los bonos, útil para promociones especiales o temporadas, como Semana Santa. Si hay una fecha añadida, al recargar un bono a un cliente los campos de fecha de inicio y fecha de fin se completarán automáticamente con las fechas de validez configuradas.
Debes de usar cada uno de estos filtros en el caso de querer filtrar. Si no quieres que filtre por alguno de estos, lo puedes dejar en blanco y es como si no existiera. Si dejas esta sección totalmente vacía este tipo de bono no tendría caducidad, se podría usar todos los días de la semana y a cualquier hora.
Sección Precios de recarga
En esta versión podrás definir los precios con los que se pueden recargar este bono.
Botones especiales
Nuevo:
Cantidad de Recarga. Campo obligatorio. Ej. 20 euros si es un bono monedero o 20 clases si es un bono de clases. Pondremos únicamente el número y es la cantidad que se va a recargar en el bono.
Precio. Campo obligatorio. El precio que vas a cobrar al cliente por esta recarga. Ej 200 euros. Mención especial al bono monedero. Alguno se puede preguntar por qué para hacer una recarga de 20€ en el bono monedero tengo que poner 20 en el campo anterior y en este. Pues bien, eso es así porque algunos negocios tienes ofertas del tipo “Recarga 100€ y te regalamos 20€”. Gracias a este modelo de datos, esta oferta es posible.
Etiqueta de filtro. El precio sólo será visible para aquellos clientes que tengan en su ficha de cliente esta etiqueta. Gracias a esta funcionalidad puedes hacer una recarga de Clases donde al socio le cueste más barato que al visitante y cada uno de ellos le salga su precio automáticamente online. Si se deja vacío, este precio va a estar disponible para todos los clientes.
Disponible online. Si queremos que este precio aparezca online a nuestros clientes. Hay casos en los que no quieres que este precio aparezca al ser una oferta que se usa desde administración únicamente.
Descripción
Imagen
Acciones:
Edición masiva
Sección Productos válidos
En esta sección podrás añadir los productos que se pueden pagar con este bono. Puedes dejarlo vacío y significa que no hay limitación por lo que puedes pagar cualquier producto con este tipo de bono. Ej. Bono monedero se suele usar para cualquier servicio del club.
En este listado puedes añadir uno o más productos. Ej. GF 18 hoyos y GF 9 hoyos. Lo que significaría que con este tipo de bono “green fees” podrías pagar sólo esos productos y no otros como por ejemplo una clase de golf.
Podrás también elegir el ratio a descontar del bono. Si lo dejas vacío, cada vez que pagues una unidad se restará 1 unidad del bono. Pero hay veces que necesitas quitar cantidades con decimales, por ejemplo, con un green fee de 9 hoyos. Es normal encontrar campos de golf que ofrecen un bono de “10 GF de 18 hoyos” a sus clientes y, en caso de querer jugar 9 hoyos, se le resta 0,5 al saldo. Para estos casos escogeríamos el producto permitido de 9 hoyos con un ratio de 0,5 y el sistema actuará bien automáticamente.
Producto. Campo obligatorio. Selecciona en el desplegable un producto
Ratio.