I forbindelse med, at en ansøgning er blevet godkendt til bevilling, er der oftest brug for diverse dokumentation for beslutningsgrundlaget. Disse oplysninger ligger samlet på hver ansøgning under fanen "Revision".
Fanen "Revision" indeholder følgende informationer om ansøgningen:
Oversigt over bestyrelsens stemmer (inkl. eventuel inhabilitet)
Eventuelt beslutningsnotat
Indtægtsart
Værdier til Danmarks Statistik
Dokumentområde til revisionsbilag
For at tilgå revisionsoplysninger på ansøgningen skal man som minimum have følgende rettigheder:
"Kan se, læse og kommentere på ansøgninger" for grundlæggende adgang til alle ansøgningsperioder og oversigt over modtagne/bevilgede ansøgninger.
"Kan se og redigere information vedrørende revision" for adgang til indtægtsart, stemmefordeling og evt. betalings- og skattekvitteringer.
"Kan se dokumentområdet" for adgang til bestyrelsens øvrige bilag, såsom regnskab fra tidligere år og bestyrelsesreferater.
Værd at vide ✅ Hvis man er ekstern eller intern revisor i en fond, der benytter Grant Compass, kan man få særskilt adgang til bestemte oplysninger på platformen i forbindelse med revidering af en specifik eller flere uddelingsperiode(r). Læs vores vejledningen til revisorer her.
Bestyrelsens stemmer og beslutningsnotat
Ved afsluttet behandling af ansøgninger inden for en bestemt periode bliver bestyrelsens stemmer, på tværs af de bevilgede ansøgninger, registreret. Selve stemmeregistreringen er en del af godkendelsesprocessens trin. Læs mere om dette her.
I tilfælde af eventuel inhabilitet eller afvigelser i bestyrelsens enighed, vil dette også blive registreret automatisk i det endelige overblik. Eventuelle begrundelser for fravær i stemmeafgivelsen (f.eks. ved inhabilitet) kan bakkes op af en tilknyttet uddybning.
Foruden afgivelse af stemmer kan bestyrelsen også registrere en uddybet begrundelse for afslag eller bevilling via et beslutningsnotat. Beslutningsnotatet opsummerer bestyrelsens beslutning og kan fremgå af både ansøgningslister, den brugerdefinerede fil og legatarfortegnelsen.
Beslutningsnotatet kan registreres inden eller efter ansøgningerne er færdigbehandlet (for afviste ansøgninger skal de indtastes inden). Notatet skal indtastes særskilt på den enkelte ansøgning. Læs her, hvordan notatet tilføjes.
Indtægtsart og øvrige revisionsbilag
Før eller efter en ansøgning er bevilget, kan du indstille en indtægtsart til indberetning af eindkomst for legatmodtagere. Indtægtsarten er en 4-cifret kode. Du kan læse mere og finde en oversigt over indtægtsarter på skat.dk: Indtægtsarter.
❗ For at indstille indtægtsart skal du have rettigheden "Kan se og redigere information vedrørende revision".
Vælg enten en af de på forhånd definerede indtægtsarter eller indtast selv koden via valgmuligheden "Udfyld selv". Når indtægtsarten er gemt, vil den fremgå under fanen "Revision" og indgå automatisk i oprettelsen og download af en skattefil. Læs mere om skattefilen her.
Indtægtsart kan ændres indtil den respektive ansøgningsperiode arkiveres. Læs mere om arkivering af perioder her.
Nederst på fanen "Revision" ses i øvrigt et felt til upload af revisionsrelaterede bilag. Er der øvrige forhold eller typer af dokumentation, f.eks. i forbindelse med indberetning til skat eller udbetaling, kan disse vedhæftes her.
Vælg mellem dokumenttyperne "Skattekvittering", "Betalingskvittering" eller "Andet". ❗ Bilag af disse typer kan på intet tidspunkt ses eller tilgås af ansøgere, ligesom øvrige informationer på fanen "Revision".