Beskeder (til og fra ansøgere) | Grant Compass

Når en ansøgning er oprettet og indsendt, er det muligt for jer at kommunikere med ansøgerne direkte i Grant Compass. Alle dialoger er knyttet direkte til den pågældende ansøgning.

Værd at vide ✅ Ved afsluttet ansøgningsbehandling lukkes dialogen med afviste ansøgere, imens dialogen med bevilgede ansøgere naturligvis fortsætter. Først når en ansøgningsperiode arkiveres, lukkes der også for gensidig kommunikation med bevilgede ansøgere. Læs mere om arkiverede perioder her.

Et godt fif 💡 Vi opfordrer til, at I i internt træffer en fælles beslutning om, hvordan kommunikationen med ansøgerne skal foregå. Hvem har ansvaret for at besvare beskeder fra ansøgere, f.eks. i forbindelse med udskiftning af ansøgningens dokumenter? Og hvem skal notificeres, når nye beskeder modtages? Læs mere om notifikationer her.

For at kunne se, skrive til eller besvare beskeder fra ansøgere, skal man have rettighederne "Kan se, læse og kommentere på ansøgninger" og "Kan se indkomne beskeder og henvendelser fra ansøgere". Læs mere om rettigheder her.

Generelt beskedoverblik

Kommunikationen med ansøgere kan foregå to steder på platformen:

Under fanen "Beskeder" på den specifikke ansøgning (læs mere her)
Under menupunktet "Beskeder" i venstremenuen

Via menupunktet "Beskeder" i venstre finder du en genvej og et overblik over alle indkomne beskeder fra ansøgere på tværs af ansøgningsperioder. Det er muligt at besvare beskeder fra den enkelte ansøger her. I hvert beskedvindue findes en direkte genvej til den respektive ansøgning.

I beskedoverblikket kan der både ligge beskeder, der er direkte koblet til en ansøgning såvel som beskeder fra interesserede ansøgere via Legatbogen.dk. Beskeder, der er tilknyttet en ansøgning vil være markeret med "Ansøgning" under punktet "Sendt via", hvor beskeder fra Legatbogen.dk har mærkatet "Legatbogen".

Ulæste beskeder er markeret med fed.

Værd at vide ✅ Henvendelser fra interesserede ansøgere fra Legatbogen.dk er kun muligt at modtage, hvis I aktivt har tilvalgt det. Læs mere om mulighed for sammenkobling mellem Legatbogen.dk og Grant Compass her.

Beskeder, modtaget via Legatbogen.dk, kan arkiveres, når de er ekspederet. Arkiverede beskeder slettes automatisk efter 90 dage.

Autosvar

Hvis I på forhånd ved, at I inden for en bestemt periode ikke er tilgængelige til at svare på ansøgers spørgsmål, kan I opsætte et autosvar. Autosvaret kan aktiveres inden for en bestemt tidsperiode (start- og sluttidspunkt) og sendes automatisk til ansøger, hvis de skriver til jer i den periode.

Autosvaret indstilles under menupunktet "Beskeder" og fanen "Autosvar". Indstillingen gælder på tværs af støtteområder og ansøgningsperioder, men gælder ikke for beskeder modtaget via Legatbogen.dk.

De beskeder, der har modtaget et autosvar, vil være markeret som ulæste, indtil I aktivt går ind og læser dem.

Beskeder-fanen på ansøgningen

På hver modtaget ansøgning findes fanen "Beskeder". Her kan I se den fulde dialog med den specifikke ansøger undervejs i behandlingsprocessen. I kan skrive til ansøger med spørgsmål eller kommentarer til ansøgningen, læse ansøgerens beskeder og spørgsmål til jer samt se det tilsendte støttebrev ved eventuel bevilling af ansøgningen. Læs mere om udsending af støttebreve her.

I har mulighed for at sende og modtage beskeder fra ansøgere i to tilfælde:

Så længe en ansøgningsperiode er under behandling (dvs. tilsagn eller afslag er ikke tildelt endnu)
Indtil en ansøgningsperiode arkiveres. Dette tilfælde gælder kun for bevilgede ansøgninger.

Værd at vide ✅ Modtager I en besked fra en ansøger, vil der fremgå et orange notifikationsikon under punktet "Aktivitet" på listevisningen eller under "Beskeder" i venstremenuen. Du kan også vælge at modtage en notifikationsmail fra Grant Compass, når I modtager nye beskeder. Læs mere om notifikationer her.

❗ Notifikationsmailen indeholder kun information om, at der er ny aktivitet på en ansøgning, og du skal således først logge ind for at se det specifikke indhold af beskeden. Ingen notifikationsmails indeholder således følsomme data.

Notifikationer er individuelle for hver bruger og gælder på tværs af de fonde, man er tilknyttet i Grant Compass. Hvis du åbner en besked, vil notifikationen forsvinde fra din visning, men forblive på de andre brugeres visning, indtil de selv har læst beskeden. Dette kun såfremt øvrige brugere har rettighed til at læse og skrive beskeder fra og til ansøgere.

For at se en ny besked fra en ansøger, kan du enten gå til den relevante ansøgningsperiode og klikke på ansøgningen på listevisningen eller gå til menupunktet "Beskeder". Læs mere om beskedoverblikket her.

Værd at vide ✅ Ansøgere kan ikke sende vedhæftninger i beskederne til jer. Skal et dokument udskiftes eller tilføjes til ansøgningen, så kan I enten selv give tilladelse til udskiftning eller alternativt bede ansøger om at kontakte Grant Compass' support.

Et godt fif 💡 Hvis I har modtaget flere beskeder fra mange forskellige ansøgere, kan det være en fordel at orientere sig efter menupunktet "Beskeder" i venstremenuen. Her kan du få et samlet overblik over alle indkomne beskeder. Nye eller ulæste beskeder vil, som på listevisningen, være markeret med et orange notifikationsikon på menupunktet.

Udsend besked til én ansøger

Ønsker I at kontakte en eller flere ansøgere inden eller i forbindelse med behandlingen af ansøgninger, eventuelt som svar på ansøgers egen besked til jer, kan du både sende beskeder til den enkelte ansøger eller til flere ansøgere samtidigt. Læs mere om udsending til flere ansøgere på en gang her.

For at sende en uopfordret besked til en enkelt ansøger kan du gå til den specifikke ansøgning og fanen "Beskeder".
Skal du besvare en modtaget besked fra en ansøger, kan du gå til menupunktet "Beskeder" for at fremsøge og svare på beskeden.

I begge tilfælde skal du klikke på tekstboksen nederst på siden for at påbegynde beskeden til ansøgeren.

❗ Støtte- eller afslagsbreve bør kun sendes via Grant Compass' integrerede funktion til støtte- og afslagsbreve. Alternativt bør det ske i afstemning med Grant Compass. Læs mere om udsending af begge typer beskeder her.

Hvis du ønsker at vedhæfte en fil til beskeden, kan du gøre dette. Dette kan f.eks. være relevant, hvis ansøgeren skal informeres om et bestemt sæt vilkår i forbindelse med behandlingen. Klik "Send", når beskeden er klar.

Ansøger modtager herefter en mail om, at der ligger en ny besked fra jer. Ansøger skal logge ind på sin ansøgerprofil for at se det specifikke indhold af beskeden. Beskeden vil (som hos jer) være direkte koblet op på en specifik ansøgning.

Udsend beskeder til flere ansøgere samtidigt

Ønsker I at kontakte en eller flere ansøgere inden eller i forbindelse med behandlingen af ansøgninger, kan du både sende beskeder til den enkelte ansøger eller til flere ansøgere samtidigt. Læs mere om at sende beskeder til ansøgere enkeltvis her.

Hvis du vil sende den samme besked til flere ansøgere samtidigt, skal du først gå til listevisningen i den ansøgningsperiode, hvori ansøgningerne er modtaget. Marker alle de ansøgninger på listen, som skal modtage beskeden.

Klik herefter på knappen med de tre prikker, efterfulgt af "Send besked".

Formuler beskeden, du ønsker at udsende. Brug pladsholderne (f.eks. Fornavn eller Fulde navn) under tekstfeltet for at lave brevfletning og tilpasse beskeden til de enkelte ansøgere. Klik "Send" for at sende beskeden til alle valgte ansøgere.

Alle markerede ansøgere modtager herefter en individuel mail om, at der ligger en ny besked fra jer. De skal hver især logge ind på deres ansøgerprofiler for at se det specifikke indhold af beskeden. De kan på intet tidspunkt se, at beskeden er udsendt til flere ansøgere.

Sendte beskeder vil figurere under "Beskeder"-fanen på den individuelle ansøgning.

Vi har udvalgt følgende artikler, som kunne være relevante for dit videre arbejde: