Efter en ansøgning er indsendt og - i tilfælde af bevilling - frem til, at den pågældende ansøgningsperiode arkiveres, kan du kommunikere med ansøgerne direkte i Grant Compass.
Kommunikation med ansøgere kan foregå to steder på platformen:
Under fanen "Beskeder" på den specifikke ansøgning
Her kan du se al generel kommunikation med den enkelte ansøger. Dvs. skrive til en ansøger med spørgsmål eller kommentarer til ansøgningen, læse ansøgerens beskeder til jer samt se det udsendte støttebrev ved eventuel bevilling. Læs mere om udsending af støttebreve her.
Under menupunktet "Beskeder" i venstremenuen
Her finder du en genvej og et overblik over alle indkomne beskeder fra ansøgere på tværs af ansøgningsperioder. Det er også muligt at svare på beskeder fra den enkelte ansøger her. Beskeder fra de respektive ansøgninger figurerer også her.
Eventuelle beskeder fra interesserede ansøgere via Legatbogen.dk opbevares også her. Disse beskeder vil være markeret med "Legatbogen" under punktet "Sendt via". Læs mere om modtagelse af henvendelser fra Legatbogen.dk via Grant Compass her.
For at kunne se, skrive til eller besvare beskeder fra ansøgere, skal du have rettighederne "Kan se, læse og kommentere på ansøgninger" og "Kan se indkomne beskeder og henvendelser fra ansøgere". Læs mere om rettigheder her.
Et godt fif 💡 Vi opfordrer til, at I i bestyrelsen tager en fælles beslutning om, hvordan kommunikationen med ansøgerne skal foregå. Hvem har eksempelvis ansvaret for at besvare beskeder fra ansøgere, f.eks. i forbindelse med udskiftning af ansøgningens dokumenter? Og hvor mange skal notificeres ved nye beskeder?
Modtag beskeder fra ansøgere
Når en ansøger har indsendt sin ansøgning, kan I sende beskeder til hinanden. I har mulighed for at sende og modtage beskeder i to tilfælde:
Så længe en ansøgningsperiode er under behandling (dvs. tilsagn eller afslag er ikke tildelt endnu)
Indtil en ansøgningsperiode arkiveres. Dette tilfælde gælder kun for bevilgede ansøgninger.
Værd at vide ✅ Modtager I en besked fra en ansøger, vil der fremgå et orange notifikationsikon under punktet "Aktivitet" på listevisningen eller under "Beskeder" i venstremenuen. Du kan også vælge at modtage en notifikationsmail fra Grant Compass, når I modtager nye beskeder.
Notifikationsmailen indeholder kun information om, at der er ny aktivitet på en ansøgning, og du skal således først logge ind for at se det specifikke indhold af beskeden.
Notifikationer er individuelle for hver bruger. Hvis du åbner en besked, vil notifikationen forsvinde fra din visning, men forblive på de andre brugeres visning, indtil de selv har læst beskeden. Dette kun såfremt øvrige brugere har rettighed til at læse og skrive beskeder fra og til ansøgere.
For at se en ny besked fra en ansøger, kan du enten gå til den relevante ansøgningsperiode og klikke på ansøgningen på listevisningen eller gå til menupunktet "Beskeder".
Et godt fif 💡 Hvis I har modtaget flere beskeder fra mange forskellige ansøgere, kan det være en fordel at orientere sig efter menupunktet "Beskeder" i venstremenuen. Her kan du få et samlet overblik over alle indkomne beskeder. Nye eller ulæste beskeder vil, som på listevisningen, være markeret med et orange notifikationsikon på menupunktet.
Er du gået til menupunktet "Beskeder", klik da på en separat besked på listen over beskeder for at åbne den. Øverst til højre for beskeden finder du en direkte genvej til den tilknyttede ansøgning.
Værd at vide ✅ Ansøgere kan ikke sende vedhæftninger i beskederne til jer. Skal et dokument udskiftes eller tilføjes til ansøgningen, så kan I enten selv give tilladelse til udskiftning eller alternativt bede ansøger om at kontakte Grant Compass' support.
Udsend besked til én ansøger
Ønsker I at kontakte en eller flere ansøgere inden eller i forbindelse med behandlingen af ansøgninger, eventuelt som svar på ansøgers egen besked til jer, kan du både sende beskeder til den enkelte ansøger eller til flere ansøgere samtidigt. Læs mere om udsending til flere ansøgere på en gang her.
For at sende en uopfordret besked til en enkelt ansøger kan du gå til fanen "Beskeder" på den specifikke ansøgning.
Skal du besvare en modtaget besked fra en ansøger, kan du gå til menupunktet "Beskeder" for at fremsøge og svare på beskeden.
I begge tilfælde skal du klikke på tekstboksen nederst på siden for at påbegynde beskeden til ansøgeren.
❗ Støtte- eller afslagsbreve bør kun sendes via Grant Compass' integrerede funktion til støtte- og afslagsbreve. Alternativt bør det ske efter aftale med Grant Compass. Læs mere om udsending af begge typer beskeder her.
Hvis du ønsker at vedhæfte en fil til beskeden, kan du gøre dette. Dette kan f.eks. være relevant, hvis ansøgeren skal informeres om et bestemt sæt vilkår i forbindelse med behandlingen. Når beskeden er klar til at blive sendt, klik da "Send".
Ansøger modtager herefter en mail om, at der ligger en ny besked fra jer. Ansøger skal logge ind på sin ansøgerprofil for at se det specifikke indhold af beskeden.
Udsend beskeder til flere ansøgere samtidigt
Ønsker I at kontakte en eller flere ansøgere inden eller i forbindelse med behandlingen af ansøgninger, kan du både sende beskeder til den enkelte ansøger eller til flere ansøgere samtidigt. Læs mere om at sende beskeder til ansøgere enkeltvis her.
Hvis du vil sende den samme besked til flere ansøgere samtidigt, skal du først gå til listevisningen i den ansøgningsperiode, hvori ansøgningerne er modtaget. Marker alle de ansøgninger på listen, som skal modtage beskeden.
Klik herefter på knappen med de tre prikker, efterfulgt af "Send besked".
❗ Støtte- eller afslagsbreve bør kun sendes via Grant Compass' integrerede funktion til støtte- og afslagsbreve. Alternativt bør det ske efter aftale med Grant Compass. Læs mere om udsending af begge typer beskeder her.
Formuler beskeden, du ønsker at udsende. Klik "Send" for at sende beskeden til alle markerede ansøgere. ❗Vær opmærksom på, at du ikke kan benytte brevfletning, og dermed pladsholdere, i generelle beskeder til flere ansøgere, som du kan i støtte- og afslagsbeskeder. Læs mere om brevfletning m.v. her.
Værd at vide ✅ Det er præcis den samme besked, der bliver sendt til alle de valgte ansøgere via udsending af beskeder til flere ansøgere samtidigt. Undgå derfor at henvise til personlige oplysninger, f.eks. ansøgernes navne.
Alle markerede ansøgere modtager herefter en individuel mail om, at der ligger en ny besked fra jer. De skal hver især logge ind på deres ansøgerprofiler for at se det specifikke indhold af beskeden. De kan på intet tidspunkt se, at beskeden er udsendt til flere ansøgere.
Sendte beskeder vil figurere under "Beskeder"-fanen på den individuelle ansøgning.
Vi har udvalgt følgende artikler, som kunne være relevante for dit videre arbejde: