Zodra uw budget is opgesteld, of het nu gaat om een nieuw bedrijf of een reeds bestaande onderneming, wordt het een echt stuurinstrument. Het helpt u om cruciale vragen te beantwoorden, zoals:

Zal de kaspositie positief blijven in de komende drie maanden?
Hoe verhouden onze broodverkopen zich tot het budget?
Welk percentage van ons marketingbudget is al uitgegeven?
Moeten we gebruikmaken van de beschikbare straight loan?
Zullen we effectief de 16.350 € winst realiseren zoals in het budget voorzien?

…

De budgetopvolging biedt u deze antwoorden. Dankzij imports vanuit uw boekhoudsoftware kunt u:

de kasplanning voor de komende maanden bekijken,
een « landing »-resultatenrekening verkrijgen,
maand na maand of kwartaal na kwartaal de werkelijke cijfers vergelijken met de gebudgetteerde cijfers.

Na deze analyse kunt u met enkele klikken een rapport genereren voor uw klant, uw raad van bestuur of uw bank.

Hoe gaat u tewerk :

1. Maak uw budget aan

Aangezien het idee is om de werkelijke gegevens te vergelijken met de begrote gegevens, is het essentieel om een oorspronkelijk budget te hebben dat als vergelijkingsbasis dient.

Om u te helpen, vindt u hier de procedure voor het opstellen van een budget in HannaH.

2. Activeer je budgetopvolging

Binnen je HannaH-dossier, klik op de Opvolging-knop
Geef de Opvolgingsperiode aan (einddatum of duur).
Over het algemeen wordt de budgetopvolging gedaan gedurende een boekjaar, dat wil zeggen 12 maanden.
In het geval van een eerste gebroken boekjaar kan dit over een langere of kortere periode worden gedaan.
Druk op de knop "Opvolging activeren"

3. Lees de gerealiseerde cijfers in

Importeer uw gegevens via API

Importeer uw gegevens via API als uw boekhoudsoftware is verbonden met HannaH door te klikken op "nieuwe import van de realisatie" en kies vervolgens automatisch, de software, het dossier en de data. (zie hieronder)

Of genereer een .txt- of .csv-bestand of formaat ‘First’ vanuit uw boekhoudsoftware.

Als uw boekhoudsoftware niet gekoppeld is met HannaH, ontdek de procedure voor de meeste Belgische boekhoudsoftware op deze link. Als uw boekhoudsoftware een Excel-bestand kan genereren met alle rekeningen, kunt u het vervolgens converteren naar .csv of .txt.

💡 Bij de Opvolging worden enkel bedrijfsgegevens ingelezen maar het in te lezen bestand mag ook balansrekeningen bevatten. Het geïmporteerde bestand moet ten minste 3 kolommen bevatten: Codes - Rubrieken - Saldi (of debet en credit).

Klik op ‘nieuwe import van de reële waarden’ en lees uw HannaH-bestand in.

❗ Voor de Budgetopvolging is het essentieel om uw import uit te voeren via de importprocedure in de Opvolging.

Ontdek de procedure voor de meeste boekhoudsoftwares op de volgende link. Genereert uw boekhoudprogramma een Excel-bestand dan kan u die verder opslaan in een .csv- of .txt-bestand.

Voer de "mapping" van uw import uit (Alleen voor handmatige importatie)

Wat is de kolomscheidingsteken en decimaalscheidingsteken in mijn oorspronkelijke bestand?
Periode (de duur van de geïmporteerde gegevens).
- Voorbeeld:
  Als u uw gegevens van de maand januari importeert, moet u 1 maand invoeren.
  Als u uw kwartaalgegevens importeert, moet u 3 maanden invoeren.
Is de eerste regel in mijn oorspronkelijke bestand een titel?
Ik koppel mijn kolommen aan de 4 rubrieken (boekingscode, omschrijving, saldo of debet, credit).

Als u alleen saldi in uw gegenereerde bestand heeft, hoeft u niets te koppelen voor "credit".

Voer de matching van de codes uit

Nadat de import is uitgevoerd, biedt HannaH u de mogelijkheid om de codes te matchen.

De eerste kolom bevat de codes van de geïmporteerde gegevens, terwijl de tweede kolom de budgetcodes (Gegevens) in HannaH bevat.

Standaard worden de codes in het zwart weergegeven wanneer HannaH directe overeenkomsten vindt. Als de code van de geïmporteerde gegevens niet in het budget voorkomt, stelt HannaH de dichtstbijzijnde code voor in het oranje. U kunt een andere code kiezen of HannaH vragen om deze nieuwe code aan te maken in het budget voor de analyse van verschillen en projectie.

Na het in overeenstemming brengen van de codes worden alle codes weergegeven in het groen.

4. Bekijk het scherm "Projectie resultaat"

Na het inlezen heeft u de mogelijkheid om via de potloodjes op het projectiescherm handmatig de eerder geïmporteerde gegevens te wijzigen.

U kunt ook handmatig de datum 'Werkelijke situatie tot' wijzigen:

Het invoeren van een latere datum zal de Geplande maanden omzetten in Gerealiseerde maanden en stelt u in staat om handmatig waarden te wijzigen.
Een eerdere datum zal er echter toe leiden dat de gerealiseerde waarden worden vervangen door de geplande of gebudgetteerde waarden voor de betreffende maanden.

Helemaal rechts vindt u de kolommen Tot. projectie (de som van de gerealiseerde waarden + de gebudgetteerde gegevens voor de overige maanden. Dit komt overeen met een “landing”-situatie), Tot. Budget (komt overeen met wat in het budget is opgenomen) en Tot. N-1 indien gegevens zijn ingevoerd.

5. Bekijk uw verschillen

De verschillen kunnen maandelijks, per kwartaal of met een aangepaste cumulatieve waarde worden bestudeerd.

Voor elke categorie (of elk item via de kleine details-ogen) biedt HannaH een kolom met het budget, een kolom met de werkelijke waarde, en twee kolommen met de verschillen in waarden en percentages.

Deze worden weergegeven in het rood of groen, afhankelijk of de werkelijke waarde slechter of beter is dan het geplande budget.

6. Bekijk uw geactualiseerde kasplanning

In "Projectie kasplanning" vindt u de geactualiseerde kassituatie voor de komende maanden terug. Deze wordt berekend op basis van drie elementen:

Het kassaldo op de datum van de projectie,
De kasplanning voorzien in de planningen,
De terugbetaling van de vorderingen en schulden op diezelfde datum (zie uitleg hieronder).

De bedragen van de schulden en vorderingen komen overeen met de werkelijke saldi en kunnen worden geïmporteerd of ingevoerd. Door op het potloodicoon te klikken, ziet u de terugbetalingen door HannaH voorzien in de planningen. U kunt de terugbetalingen van deze bedragen handmatig aanpassen.

7. Genereer uw rapport

Bij het genereren van uw rapport kunt u het "opvolging" sjabloon kiezen. U krijgt dan een professioneel en educatief rapport dat u aan uw klant, management of financiële partner kunt overhandigen.

💡 Op zowel het Projectiescherm als in de Verschillen kan u via de tekstballon in de rechterbovenhoek een commentaarscherm openen. Dit laat u toe om de cijfers uit te leggen, te benadrukken en te vertellen.

Deze tekst kan natuurlijk in uw rapport opgenomen worden.

Handleidingen 📂 Budgetopvolging