Wilt u het budget voor 2027 opstellen voor uw onderneming of een van uw klanten? Deze procedure begeleidt u stap voor stap: de import van de boekhoudkundige balans, het aanpassen van de hypotheses, het verfijnen van de prognoses en de voorbereiding van de budgetopvolging.
1. Importeer de boekhoudkundige balans
Het importeren van de meest recente boekhoudkundige balans bespaart u tijd en verbetert de nauwkeurigheid van het budget. Hiermee kunt u de beginbalans, evenals de boekhoudcodes en hun beschrijvingen, ophalen.
1.1 Stel het dossier in correct
Selecteer in het overzicht van het financieel plan de optie "Bestaande onderneming / Overgang naar een vennootschap".
👍 Om een budget voor 2027 op te stellen op basis van een kalenderjaar, importeer u de balans die is afgesloten aan het einde van 2026 en begin u met de prognoses in januari 2027.
1.2 Start de import
Klik op "gegevens importeren" en selecteer vervolgens "Een balans importeren".
Er zijn twee methoden mogelijk: automatisch importeren via de API of handmatig importeren.
Automatische import via API
Als uw boekhoudsoftware is gekoppeld aan HannaH, selecteer dan de software, het dossier en de periode die u wilt importeren.
Voor een budget voor 2027 komt de periode doorgaans overeen met de twaalf maanden van het financiële jaar 2026.
Handmatige import
Genereer vanuit uw boekhoudsoftware een bestand in.txt-,.csv- of First-formaat. Als u een Excel-bestand met de boekhoudcodes hebt, sla dit dan eerst op in.csv-formaat voordat u het importeert.
1.3 Voer de importmapping uit
Controleer de volgende parameters achtereenvolgens:
het kolomscheidingsteken en het decimale scheidingsteken die in het bestand worden gebruikt;
de periode die wordt gedekt door het geïmporteerde saldo;
de mogelijke aanwezigheid van een titelregel;
De overeenkomst tussen de kolommen van het bestand en de velden "Rekeningcode", "Titel", "Saldo" of "Debet/Credit".
Zodra de mapping voltooid is, klikt u op 'Importeren'.
❗ Als er een foutmelding verschijnt, zijn mogelijk een of meer regels niet geïmporteerd. Controleer de gegevensinvoerschermen om te zien welke gegevens wél zijn geïmporteerd.
2. Pas de geïmporteerde gegevens aan om uw budget op te stellen.
Zodra de import is voltooid, gebruikt HannaH de beginbalans-gegevens, de boekhoudcodes, omschrijvingen en waarden van het vorige boekjaar. Deze gegevens dienen als basis en moeten worden aangepast aan uw hypotheses voor 2027.
Wijzig indien nodig de balansposten in het scherm "Initial Balans" of in de schermen "investeringen", "vorderingen & schulden" en "financieringen & Contributions". Alles wat in HannaH is geïmporteerd, kan nog steeds worden gewijzigd.
2.1 (Optioneel) Hergebruik de seizoensinvloeden uit de vorige oefening — optioneel
2.1 (Optioneel) Hergebruik de seizoensinvloeden uit de vorige oefening — optioneel
Een tweede import kan producten en uitgaven per maand spreiden. Deze stap is met name handig voor prognoses en het bijhouden van het maandelijkse budget. Het heeft echter geen invloed op het jaarbudget.
Om seizoensinvloeden te importeren:
Genereer vanuit uw boekhoudsoftware een bestand met de boekhoudcodes, de titels en een kolom met waarden per maand;
Sla het bestand op in.csv- of.txt-formaat;
Klik op "Importeren" en vervolgens op "Een tabel met producten en uitgaven importeren";
Download het bestand en voer de mapping uit;
Selecteer "Maandelijkse saldi" wanneer het bestand een waarde per maand bevat;
Geef het aantal maanden op dat geïmporteerd moet worden en de eerste maand van de prognose;
Activeer 'Importeer prognoses opnieuw' als u dezelfde seizoenspatronen voor volgende boekjaren wilt behouden.
💡 Als uw boekhoudsoftware het exporteren van een maandtabel niet toestaat, kunt u een tabel maken in Excel of Google Sheets, één bestand per maand importeren of de seizoensinvloed handmatig aanpassen in de aanpassingsschermen.
2.2 Producten en tarieven bijwerken
Bekijk alle geïmporteerde operationele gegevens:
Verwijder de regels die in 2027 niet meer relevant zullen zijn;
Pas de bestaande bedragen aan via het scherm "Indexering" of de aanpassingsschermen;
Voeg de nieuwe opbrengsten en de nieuwe belastingen toe;
Maak indien nodig enkele aankopen-variabelen aan, zodat deze zich ontwikkelen volgens de opbrengsten en voorraadbeheer mogelijk maken.
Voorbeeld: Als een leaseovereenkomst voor een voertuig is beëindigd, verwijder dan de bijbehorende kostenpost. Omgekeerd, als er in 2027 een nieuw product wordt gelanceerd, voeg dan de nieuwe omzetpost toe.
2.3 Voeg de nieuwe prognoseaannames toe
Voeg alle verplichtingen toe die van invloed zijn op het budget: investeringen, financieringen, werving, nieuwe producten, Bezoldigingen, vaste kosten of andere geplande wijzigingen.
Voorbeeld: voeg voor een meubelaankoop van € 25.000, gepland voor 2027, een investering toe, geef de maand van aanschaf aan en specificeer de afschrijvingsperiode.
In dit stadium beschikt u over een eerste samenhangend budget. U kunt hier stoppen met een algemene schatting of verdergaan om meer gedetailleerde prognoses te verkrijgen.
3. Verfijn uw voorspellingen
3.1 Stel de vorderingen, schulden en Betalingstermijnen in
De algemene balans geeft HannaH geen automatische informatie over de deadlines of de Betalingstermijnen.
Er zijn twee mogelijke benaderingen:
Als u ervan uitgaat dat de vorderingen en schulden stabiel blijven, behoud dan de betalingsschema's en een betalingstermijn van 0 maanden;
Als u een nauwkeurigere projectie of kasplanning wilt, pas dan de deadlines regel voor regel aan in "vorderingen & schulden" door ze te sluiten en voer vervolgens de deadlines in op het scherm "Betalingstermijnen".
Voorbeeld: Als klanten van vorderingen normaal gesproken over twee maanden betaald krijgen, spreid dan hun terugbetaling over januari en februari en geef voor de betreffende verkopen een betalingstermijn van twee maanden aan.
3.2 Beschrijf de bestaande investeringen in detail.
Tijdens het importeren kan HannaH bestaande vaste activa groeperen in één regelitem, "Totaal bestaande vaste activa". De activa Afschrijvingen worden vervolgens geschat op basis van het vorige boekjaar. Deze schatting kan voldoende zijn voor een analyse gericht op de activa kasplanning, aangezien de activa Afschrijvingen niet leiden tot de verkoop van de activa kasplanning.
Voor een nauwkeurigere voorspelling:
Pas de geïmporteerde investeringen-lijnen aan door ofwel de restwaarde en de jaarlijkse afschrijving, ofwel de aanschafwaarde en de afschrijvingsperiode aan te geven;
Verwijder vervolgens de regel 'Totaal bestaande vaste activa' om dubbeltelling te voorkomen.
💡 Het is zelden nodig om alle beleggingslijnen aan te passen. Vaak is het beter om ofwel de grootste bedragen in Vaste activa te wijzigen, ofwel alleen de lijnen die relevant zijn voor het inzicht in het financieel plan. Het is altijd mogelijk om het gedetailleerde aflossingsschema toe te voegen aan de bijlagen van het financieel plan.
3.3 Beschrijf de bestaande financieringen in detail.
Voor elke financieringen combineert HannaH de lange- en kortetermijn financiële schulden tot één regel van 17. De looptijd van de lening wordt berekend door uw lange-termijn schulden (17) te delen door uw korte-termijn schulden (42) en vervolgens te delen door 12 maanden. De rente over deze lening wordt bij uw Algemene kosten opgeteld.
Dit is een snelle schatting die nog verfijnd moet worden voor een nauwkeurige tijdsplanning.
Voor elke financiering:
Pas de lijn aan met de daadwerkelijke parameters: rente, looptijd en frequentie van terugbetaling;
Verwijder in de Algemene kosten de rentelijnen die al door HannaH opnieuw zijn berekend.
3.4 Controleer de btw, de Niet-aftrekbare btw en de Verworpen uitgaven
Bij het importeren kent HannaH de belastinginstellingen voor elke regel niet. Controleer de Btw-tarief, de percentages van Niet-aftrekbare btw en de niet-subsidiabele uitgaven.
Om meerdere regels te wijzigen, gebruikt u de sneltoets gegevens: de tabelweergave stelt u in staat om dezelfde parameter in één bewerking op meerdere elementen toe te passen.
De Verworpen uitgaven kan globaal worden toegevoegd in "Fiscaliteit > Belastingberekening".
4. Monitor de resultaten en benut het budget.
Controleer vóór het definitief vaststellen van het budget de consistentie van de winst-en-verliesrekening, de kasplanning en de Balans. Vergelijk de wijzigingen met het voorgaande jaar en zorg ervoor dat de belangrijkste operationele, investerings- en financieringsveronderstellingen correct zijn verwerkt.
Uw budget voor 2027 kan vervolgens dienen als basis voor maandelijkse of driemaandelijkse monitoring. Met de budgetopvolging kunt u de werkelijke resultaten vergelijken met de prognoses, de projectie en kasplanning bijwerken en een rapport genereren voor het management, klanten, de raad van bestuur of de bank.