Deze procedure helpt u bij het opstellen van een budget voor het management, de raad van bestuur, een subsidieverstrekkende instantie of een andere partner van een maatschappelijke organisatie.
1. Importeer de boekhoudkundige balans
1.1 De dossier configureren
Selecteer 'Vereniging' als rechtsvorm om de juiste instellingen toe te passen en kies vervolgens 'Bestaande onderneming / Oprichting' om de import mogelijk te maken.
Om een budget voor 2027 op te stellen voor een kalenderjaar, importeert u de balans die is afgesloten aan het einde van 2026 en begint u de prognoses in januari 2027.
1.2 Start de import
Klik op "gegevens importeren" en selecteer vervolgens "Een balans importeren".
Er zijn twee methoden mogelijk: automatisch importeren via de API of handmatig importeren.
Automatische import via API
Als uw boekhoudsoftware is gekoppeld aan HannaH, selecteer dan de software, het dossier en de periode die u wilt importeren (vaak de meest recente beschikbare cijfers).
Handmatige import
Genereer vanuit uw boekhoudsoftware een bestand in.txt-,.csv- of First-formaat. Als u een Excel-bestand met de boekhoudcodes hebt, sla dit dan eerst op in.csv-formaat voordat u het importeert.
1.3 Voer de importmapping uit
Controleer de volgende parameters achtereenvolgens:
het kolomscheidingsteken en het decimale scheidingsteken die in het bestand worden gebruikt;
de periode die wordt gedekt door het geïmporteerde saldo;
de mogelijke aanwezigheid van een titelregel;
De overeenkomst tussen de kolommen van het bestand en de velden "Rekeningcode", "Titel", "Saldo" of "Debet/Credit".
Zodra de mapping voltooid is, klikt u op 'Importeren'.
❗ Als er een foutmelding verschijnt, zijn mogelijk een of meer regels niet geïmporteerd. Controleer de gegevensinvoerschermen om te zien welke gegevens wél zijn geïmporteerd.
2. De geïmporteerde gegevens aanpassen
De import levert de beginbalans en de waarden van het vorige boekjaar. Wijzig de balansposten in de initiële Balans of in de schermen "investeringen", "vorderingen & schulden" en "financieringen & Bijdragen".
2.1 (Optioneel) Herstel de seizoensgebondenheid
2.1 (Optioneel) Herstel de seizoensgebondenheid
Importeer een maandelijkse tabel met opbrengsten en uitgaven wanneer subsidies, activiteiten of uitgaven gedurende het jaar aanzienlijk variëren.
💡 Seizoensinvloeden zijn met name nuttig om perioden te voorspellen waarin uitgaven voorafgaan aan de uitbetaling van subsidies.
2.2 De producten bijwerken
onderscheid maken tussen structurele, eenmalige en projectgebonden subsidies;
Voer lidmaatschapskosten, donaties, diensten, verkopen en andere opbrengsten in;
Plaats elke betaling op de verwachte datum;
2.3 De kosten bijwerken
De Personeelskosten aanpassen, indexeren en rekruteren;
Voeg de nieuwe verplichtingen, investeringen en financieringen, toe;
Verwijder de regels die niet langer relevant zijn.
3. Verfijn de voorspellingen
3.1 Stel de vorderingen, schulden en Betalingstermijnen in
De algemene balans geeft HannaH geen automatische informatie over de deadlines of de Betalingstermijnen.
Er zijn twee mogelijke benaderingen:
Als u ervan uitgaat dat de vorderingen en schulden stabiel blijven, behoud dan de betalingsschema's en een betalingstermijn van 0 maanden;
Als u een nauwkeurigere projectie of kasplanning wilt, pas dan de deadlines regel voor regel aan in "vorderingen & schulden" door ze te sluiten en voer vervolgens de deadlines in op het scherm "Betalingstermijnen".
Voorbeeld: Als klanten van vorderingen normaal gesproken over twee maanden betaald krijgen, spreid dan hun terugbetaling over januari en februari en geef voor de betreffende verkopen een betalingstermijn van twee maanden aan.
3.2 Beschrijf de bestaande investeringen in detail.
Tijdens het importeren kan HannaH bestaande vaste activa groeperen in één regelitem, "Totaal bestaande vaste activa". De activa Afschrijvingen worden vervolgens geschat op basis van het vorige boekjaar. Deze schatting kan voldoende zijn voor een analyse gericht op de activa kasplanning, aangezien de activa Afschrijvingen niet leiden tot de verkoop van de activa kasplanning.
Voor een nauwkeurigere voorspelling:
Pas de geïmporteerde investeringen-lijnen aan door ofwel de restwaarde en de jaarlijkse afschrijving, ofwel de aanschafwaarde en de afschrijvingsperiode aan te geven;
Verwijder vervolgens de regel 'Totaal bestaande vaste activa' om dubbeltelling te voorkomen.
💡 Het is zelden nodig om alle beleggingslijnen aan te passen. Vaak is het beter om ofwel de grootste bedragen in Vaste activa te wijzigen, ofwel alleen de lijnen die relevant zijn voor het inzicht in het financieel plan. Het is altijd mogelijk om het gedetailleerde aflossingsschema toe te voegen aan de bijlagen van het financieel plan.
3.3 Beschrijf de bestaande financieringen in detail.
Voor elke financieringen combineert HannaH de lange- en kortetermijn financiële schulden tot één regel van 17. De looptijd van de lening wordt berekend door uw lange-termijn schulden (17) te delen door uw korte-termijn schulden (42) en vervolgens te delen door 12 maanden. De rente over deze lening wordt bij uw Algemene kosten opgeteld.
Dit is een snelle schatting die nog verfijnd moet worden voor een nauwkeurige tijdsplanning.
Voor elke financiering:
Pas de lijn aan met de daadwerkelijke parameters: rente, looptijd en frequentie van terugbetaling;
Verwijder in de Algemene kosten de rentelijnen die al door HannaH opnieuw zijn berekend.
3.4 Controleer de btw, de Niet-aftrekbare btw en de Verworpen uitgaven
Bij het importeren kent HannaH de belastinginstellingen voor elke regel niet. Controleer de Btw-tarief, de percentages van Niet-aftrekbare btw en de niet-subsidiabele uitgaven.
Om meerdere regels te wijzigen, gebruikt u de sneltoets gegevens: de tabelweergave stelt u in staat om dezelfde parameter in één bewerking op meerdere elementen toe te passen.
De Verworpen uitgaven kan globaal worden toegevoegd in "Fiscaliteit > Belastingberekening".
4. Analyseer het budget
Worden de structurele activiteiten en projecten gefinancierd?
Biedt het subsidieschema de mogelijkheid om een positieve kasplanning te behouden?
Zijn de Personeelskosten en de bijbehorende Indexering voldoende gedekt door de garantie?
Is er een reservefonds voor onvoorziene uitgaven?
5. Stel het rapport op
Voeg per scherm opmerkingen toe om hypotheses, openbare financieringen, projecten, risico's en afwijkingen van de vorige oefening toe te lichten.
Pas het rapport aan de ontvanger aan en selecteer alleen de tabellen die nodig zijn voor de beslissing.
6. Maak gebruik van het budget
Activeer de budgetopvolging om periodiek de werkelijke resultaten te vergelijken met de prognoses en de verwachte rapporten te genereren.