Een van uw klanten heeft financiële moeilijkheden en wil een gerechtelijke reorganisatieprocedure starten? Dan moet u een financieel herstelplan opstellen dat bewijst dat het bedrijf nog een financiële toekomst heeft.

Met HannaH kunt u dit financiële herstelplan maand na maand volgen met behulp van de Budgetopvolging.

Hieronder vindt u de stappen die u moet volgen om dit financiële plan in HannaH uit te voeren.

1. Importeer de balans

Om tijd te besparen en nauwkeurigheid te garanderen, importeert u de laatste boekhoudkundige balans in HannaH. Dit is een goede basis om de opbouw van uw liquiditeitsplan te starten. U heeft dan de juiste beginsituatie en u vindt al uw boekhoudkundige codes en benamingen terug in HannaH.

Om een balans te importeren, moet u in de Dossiergegevens van het financieel plan selecteren: ‘bestaand bedrijf/overgang naar bedrijf’.

👍 De startdatum van het eerste boekjaar moet de maand zijn die volgt op de afsluiting van de balans die u importeert. Voorbeeld: Als u uw budget voor 2024 wilt opstellen, importeert u uw balans op 31/12/2023 en start u uw voorspellingen in 01/24.

Klik op "gegevens importeren", selecteer "import van een balans"

Vervolgens kunt u kiezen tussen automatische import via API of handmatige import. Beide opties worden hieronder uitgelegd.

Automatische import via API

Importeer uw gegevens via de API als uw boekhoudsoftware is verbonden met HannaH. Selecteer vervolgens de software, het dossier en de periode die u wilt importeren.

Voor een budget komt de periode doorgaans overeen met de 12 maanden die voorafgaan aan de start van de prognoses.

Voorbeeld: om het budget 2025 op te stellen, dient u de balans van 2024 te importeren (van 01/01/2024 tot 31/12/2024).

Handmatige import : genereer een .txt- of .csv-bestand of een formaat first vanuit uw boekhoudsoftware.

👍 Ontdek de procedure voor de meeste Belgische boekhoudsoftware op deze link. Als uw boekhoudsoftware een Excel-bestand kan genereren met alle boekhoudcodes, kunt u het vervolgens converteren naar .csv of .txt.

Handmatige import : maak een "mapping" van uw import en importeer

In mijn oorspronkelijke bestand, wat is het scheidingsteken tussen de kolommen en wat is het decimaalteken?
Periode gedekt (de duur van de boekhoudperiode die u importeert). Voorbeeld: Als u uw balans op 31/12/2023 importeert en het een periode van 12 maanden is, moet u 12 maanden invullen.
Is de eerste regel in mijn oorspronkelijke bestand een titel?
Ik verbind mijn kolommen aan de 4 rubrieken (boekingscode, omschrijving, saldo of debet, credit).

❗️ Als je een foutmelding ziet, betekent dit vaak dat HannaH er niet in geslaagd is om alles te importeren. Controleer alsjeblieft je schermen (beginbalans en resultatenrekening) om te zien wat niet is geïmporteerd. Zo nodig kan u de balansposten aanpassen in de Beginbalans of in de balansgegevens (Investeringen, Vorderingen & schulden en Inbreng & Financieringen).

2. Import afgerond ✅, bewerk de geïmporteerde gegevens

In HannaH vindt u de juiste beginbalans en alle boekhoudkundige codes en benamingen. Dit is een waardevolle hulp, maar er zijn nog een paar stappen die u moet volgen om uw financieel herstelplan af te ronden. Deze stappen zijn niet verplicht, maar ze zullen u helpen om uw prognoses te verfijnen.

[Optioneel] Werk uw seizoensgebondenheid bij.

Om de bedrijfsgegevens van vorig jaar maand per maand te verkrijgen, kunt u een tweede import uitvoeren.

Opmerking: Het is belangrijk om rekening te houden met seizoensgebondenheid in uw kasplanning en bij het volgen van de maandelijkse begroting. Echter, deze seizoensgebondenheid heeft geen invloed op de winstgevendheidsprognoses.

Ten eerste, genereer een bestand vanuit uw boekhoudsoftware. Dit bestand moet de volgende kolommen bevatten: boekhoudkundige codes, benaming, en een waardekolom per maand.
Zodra het bestand klaar is, sla het op als csv. of txt.
Klik op "importeren", selecteer vervolgens "import van een tabel met producten en kosten".
Laad uw bestand op naar HannaH.
Voer de "mapping" uit van uw import
- Is de eerste regel in mijn originele bestand een titel?
- Wat is het scheidingsteken voor mijn kolommen en het decimaalteken in mijn oorspronkelijk bestand?
- Bestandstype. Als u maandwaarden heeft, klik dan Maandelijkse saldi aan.
- Geef het aantal te importeren kolommen op. Bijvoorbeeld, als u 12 kolommen heeft, noteer dan 12 maanden.
- Geef de eerste kolom met waarden die moet ingelezen worden en met welke eerste maand in HannaH ze overeenstemt (start van uw prognoses?)
- Herhaal de import voor de prognoses. U kunt "Ja" aanvinken als u dezelfde seizoensgebondenheid wilt toepassen op uw toekomstige boekjaren.

👍 Opmerking: Laat uw boekhoudsoftware het niet toe om dit soort bestand (met waarden per maand) te downloaden, dan moet u een bestand genereren voor elke maand die u wilt importeren. Wenst u bijvoorbeeld uw bedrijfsgegevens voor de 12 maanden van vorig jaar in te lezen dan moet u 12 bestanden genereren en 12 imports in HannaH uitvoeren.

Andere opties om seizoensgebondenheid te verkrijgen, zijn:

een werkblad (Excel of Google sheet) met het budget voor het komende boekjaar aan te maken en in te lezen.
de waarden van de elementen handmatig te wijzigen via de detailschermen (Gegevens). Geef de seizoensgebondenheid aan voor het eerste boekjaar en baseer vervolgens de schommelingen op basis van uw eerste boekjaar.

Werk aan de betalingsschema's van uw vorderingen en schulden, en uw betalingstermijnen

Op basis van de algemene balans die u importeert, kent HannaH uw betalingstermijnen niet.

U bent niet verplicht deze aan te geven. U kunt inderdaad aannemen dat de vorderingen en schulden stabiel zullen blijven over de tijd. U wijzigt dus uw betalingsschema's niet en u stelt geen betalingstermijnen in (0 maanden).
Of u werkt uw betalingstermijnen en betalingsschema's bij:
- Ten eerste, vereffen de verschillende betalingsschema's op het scherm vorderingen & schulden. U moet lijn voor lijn bekijken en de overeenkomstige afbetalingen aangeven.
  Bijvoorbeeld, u weet dat uw vorderingen binnen 2 maanden worden terugbetaald. Dus u zult ze gedeeltelijk in januari en gedeeltelijk in februari vereffenen, zoals volgt:
Vervolgens voert u uw betalingstermijnen in voor al uw waarden. Deze actie vindt plaats op het scherm "Betalingstermijnen".
Bijvoorbeeld, 2 maanden voor klantvorderingen

Werk de financieringen uit

Wanneer u uw algemene balans importeert in HannaH, weet het softwareprogramma niet de details van uw financieringen. Daarom voegt het een lijn "total existing funding" toe die al uw langetermijnschulden (17) en kortetermijnschulden (42) samenbrengt.

Voor de duur van de lening wordt dit berekend door uw langetermijnschulden (17) te delen door uw kortetermijnschulden (42), en dit vervolgens te delen door 12 maanden. De intresten van deze lening worden toegevoegd aan uw algemene kosten.

Dit is een snelle schatting van uw financieringen, die in sommige gevallen nuttig kan zijn.

Echter, als u uw financieringen wilt aanpassen, volg dan deze stappen:

Pas uw geïmporteerde lijnen 17 aan door er de juiste parameters in te zetten (rentevoet, looptijd, frequentie,...) + het initiële bedrag van de lening met de verkrijgingsdatum of de waarde van de lening op de importdatum (17 en 42 samen).
Verwijder uw lijn 42 die nu gegenereerd wordt door uw lijn 17
Verwijder uw lijn "Total Existing Funding" nadat u al uw 17 hebt aangepast
Verwijder de lijnen 65 gerelateerd aan de rente van uw lening in uw algemene kosten

3. Werkbasis afgerond ✅, pas uw voorziene gegevens aan

Update van uw prognostische operationele gegevens

Verwijder lijnen die niet meer relevant zijn.
Bijvoorbeeld, als u vorig jaar autoleasekosten had maar nu geen auto meer hebt, moet u die lijn verwijderen.
Wijzig bestaande bedragen via het coderingsscherm "indexering" of via de aanpassingsschermen voor elk van uw items.
Bijvoorbeeld, u kunt al uw algemene kosten verhogen op basis van de verwachte indexering.
Voeg uw nieuwe inkomsten- of kostenlijnen toe.
Bijvoorbeeld, als u een nieuw product heeft, vergeet dan niet dit te coderen in het inkomstenscherm.
[Optioneel] Indien nodig, wijzig uw voorraadbeheer om het variabel te maken zodat u het gemakkelijk kunt aanpassen op basis van uw inkomsten en uw voorraad kunt beheren.

Voeg de nieuwe verwachte gegevens toe (indienstname, investeringen, financieringen, nieuwe producten, ...)

Bijvoorbeeld als u van plan bent om meubilair te kopen (€25.000) in 10/2024, dan moet u een nieuwe investering coderen voor €25.000 en de duur van uw afschrijving specificeren.

Verfijn uw prognoses

Afhankelijk van het niveau van precisie dat u wilt bereiken, kunt u hier stoppen of de volgende punten uitwerken:

Werk de btw-tarieven, niet-aftrekbare btw en Verworpen uitgaven uit

Wanneer u uw grootboek importeert in HannaH, kent het programma de details niet. Standaard wordt de btw ingesteld op 21% en de 2 anderen op 0%. Afhankelijk van de gewenste precisie kunt u deze instellingen zo laten.

Houd er rekening mee dat de verworpen uitgaven handmatig kunnen worden toegevoegd in het scherm "Belasting > Belastingberekening".

Als u het btw-tarief, de niet-aftrekbare btw of de DNA van meerdere lijnen wilt wijzigen, raden wij u aan om de snelle invoer te gebruiken.

Met deze modus krijgt u een overzicht in tabelvorm, zonder dat u elke lijn afzonderlijk hoeft te openen of te sluiten.
Bovendien kunt u ook "gezamelijke acties" uitvoeren, zoals het aanpassen van een parameter voor meerdere lijnen tegelijk.

Werk aan de investeringen

Wanneer u uw algemene balans importeert, kent HannaH de details van uw investeringen niet. Daarom voegt hij een regel "totaal bestaande vaste activa" toe die al uw investeringen groepeert. Voor de jaarlijkse afschrijvingen baseert HannaH zich op de cijfers van vorig jaar. Dit is een schatting die in sommige gevallen voldoende kan zijn, bijvoorbeeld als u enkel uw liquiditeit wilt controleren in het kader van een kasplan. Inderdaad, afschrijvingen beïnvloeden de berekening van de kaspositie niet.
Echter, als u uw investeringen wilt aanpassen, kunt u deze stappen volgen:
- Pas uw geïmporteerde investeringslijnen aan door de restwaarde en ofwel de jaarlijkse afschrijving ofwel de aanschaffingswaarde en de afschrijvingsperiode aan te geven.
- Verwijder de regel "totaal bestaande vaste activa"

U heeft nu een precies, gedetailleerd en streng financieel herstelplan. Dit budget kan worden gebruikt voor het maandelijkse verslag dat aan de Rechtbank moet worden overhandigd.

U kunt nu een maandelijks budgetopvolging uitvoeren met de hulp van HannaH.

Handleidingen 📂 Een financieel plan opstellen voor een Gerechtelijke Reorganisatieprocedure