Het budgetopvolging transformeert uw initiële budget in een beheertool. Hiermee kunt u de werkelijke resultaten vergelijken met het budget, een eindresultaat verkrijgen en de projectie en de kasplanning bijwerken.
1. Stel een initieel budget vast
De budgetopvolging vergelijkt de werkelijke boekhoudkundige resultaten met de prognoses. Controleer daarom of er een volledig en gevalideerd budget in het dossier aanwezig is voordat u de budgetopvolging activeert.
❗ Houd het oorspronkelijke budget aan als basis voor Vergelijking. Vervang de waarden niet door het werkelijke bedrag voordat u de tracking activeert.
2. Activeer de opvolging
Open het dossier en klik op "opvolging";
Geef de periode aan waarop de dekking betrekking heeft, meestal één boekjaar;
Klik op "opvolging activeren".
3. Importeer de voltooide gegevens
3.1 Automatische import
Klik in het trackingmenu op 'Nieuwe import van voltooide gegevens', selecteer 'Automatische import' en vervolgens de software, het dossier en de periode.
3.2 Handmatige import
Genereer een.txt-,.csv- of First-bestand vanuit uw boekhoudsoftware. Klik vervolgens op 'Nieuwe import van actuele gegevens' en upload het bestand.
❗ Voer de import altijd uit via het menu "Tracking". Een standaardimport in het financieel plan kan het budgetgegevens wijzigen of vervangen.
3.3 Voer de mapping uit
Geef het kolomscheidingsteken en het decimale scheidingsteken op;
Geef de periode aan waarop de verzamelde gegevens betrekking hebben;
Geef aan of de eerste regel de titels bevat;
Koppel de kolommen aan de velden 'Rekeningcode', 'Titel', 'Saldo' of 'Debet/Credit'.
4. Controleer of de code overeenkomt
HannaH vergelijkt de werkelijke cijfers met het budgetcijfers. Controleer elk voorstel, met name de overeenkomsten die in het oranje zijn weergegeven.
Een correct gekoppelde code wordt in zwart of groen weergegeven;
Als de code niet in het budget voorkomt, selecteer dan een andere regel of vraag HannaH om de nieuwe code aan te maken;
Voltooi het matchingproces totdat alle overeenkomsten zijn gevalideerd.
5. Analyseer de projectie
Het scherm "projectie" combineert de werkelijke resultaten tot de geselecteerde datum met het budget voor de resterende perioden. Met de potloodjes kunnen geïmporteerde waarden handmatig worden gecorrigeerd.
Controleer de datum "Werkelijke situatie tot en met". Een latere datum zet de begrote maanden om in werkelijke maanden; een eerdere datum vervangt de begrote werkelijke maanden.
Vergelijk de kolommen "Totaal projectie", "Totaal budget" en, indien beschikbaar, de gegevens van het vorige fiscale jaar.
6. Analyseer de discrepanties
Analyseer afwijkingen maandelijks, per kwartaal of op basis van een zelfgekozen cumulatief totaal. Voor elke categorie of elk item toont HannaH het budget, het werkelijke bedrag en de afwijkingen in zowel waarde als percentage.
💡 Focus niet alleen op de kleur van het verschil. Analyseer de oorzaak, of het een eenmalig of terugkerend probleem is, en de impact ervan op de projectie aan het einde van het jaar.
7. Controleer de projectie of kasplanning
De bijgewerkte projectie is gebaseerd op het werkelijke saldo van kasplanning, de resterende budgetprognoses en de terugbetaling van vorderingen en schulden op de datum van de opvolging .
Controleer de saldi van vorderingen en schulden en pas de bijbehorende schema's aan als de verwachte kasontvangsten of -betalingen zijn gewijzigd.
8. Genereer het rapport
Selecteer in de afdruk de sjabloon 'opvolging '. Voeg opmerkingen toe aan de schermen projectie en afwijkingen om de belangrijkste resultaten en de te nemen acties toe te lichten.