Wil je een kasplanning maken voor je bedrijf? Heb je de opdracht om een kassituatie te maken voor je klant? Dit moet met name gebeuren in de volgende gevallen: anticipatie van mogelijke liquiditeitsbehoeften, het identificeren van toekomstige kasproblemen, het berekenen van de cash runway voor een bedrijf dat cash verbrandt, het vergemakkelijken van besluitvorming (investeringen, dividenden, ...), ...

Hieronder vind je de stappen om dit te doen in HannaH.

1. Importeer de boekhoudkundige balans

Om tijd te besparen en nauwkeurigheid te garanderen, importeer je de laatste boekhoudkundige balans in HannaH. Dit vormt een goede basis om je cashflowplan op te stellen. Je hebt immers de juiste startbalans en je vindt al je boekhoudcodes en -titels terug in HannaH.

Om een balans te importeren, moet u in de Dossiergegevens selecteren: bestaand bedrijf/overgang naar vennootschap.

👍 De startdatum van het eerste boekjaar moet de maand zijn die volgt op de afsluiting van de geïmporteerde balans. Voorbeeld: Als u uw begroting voor 2026 wilt maken, importeert u uw balans op 31/12/2025 en begint u uw prognoses in 01/26

Klik op "gegevens importeren", selecteer "import van een balans".

Vervolgens kunt u kiezen tussen automatische import via API of handmatige import. Beide opties worden hieronder uitgelegd.

Automatische import via API

Importeer uw gegevens via de API als uw boekhoudsoftware is verbonden met HannaH. Selecteer vervolgens de software, het dossier en de periode die u wilt importeren.

Voor een budget komt de periode doorgaans overeen met de 12 maanden die voorafgaan aan de start van de prognoses.

Voorbeeld: om het budget 2025 op te stellen, dient u de balans van 2024 te importeren (van 01/01/2024 tot 31/12/2024).

Handmatige import : genereer een .txt- of .csv-bestand of een formaat first vanuit uw boekhoudsoftware.

👍 Ontdek de procedure voor de meeste Belgische boekhoudsoftware op deze link. Als uw boekhoudsoftware een Excel-bestand kan genereren met alle boekhoudcodes, kunt u het vervolgens converteren naar .csv of .txt.

Handmatige import : maak een "mapping" van uw import en importeer

In mijn oorspronkelijke bestand, wat is het scheidingsteken tussen de kolommen en wat is het decimaalteken?
Periode gedekt (de duur van de boekhoudperiode die u importeert). Voorbeeld: Als u uw balans op 31/12/2023 importeert en het een periode van 12 maanden is, moet u 12 maanden invullen.
Is de eerste regel in mijn oorspronkelijke bestand een titel?
Ik verbind mijn kolommen aan de 4 rubrieken (boekingscode, omschrijving, saldo of debet, credit).

❗️ Als je een foutmelding ziet, betekent dit vaak dat HannaH er niet in geslaagd is om alles te importeren. Controleer alsjeblieft je schermen (beginbalans en resultatenrekening) om te zien wat niet is geïmporteerd. Zo nodig kan u de balansposten aanpassen in de Beginbalans of in de balansgegevens (Investeringen, Vorderingen & schulden en Inbreng & Financieringen).

2. Import voltooid ✅, controleer de ingelezen gegeven

In HannaH vindt u de correcte beginbalans en al uw boekhoudcodes en -omschrijvingen. Dit is een waardevolle hulp, maar u moet nog een paar stappen volgen om uw kasplanning af te ronden. Deze 4 stappen zijn niet essentieel, maar zullen u in staat stellen om uw kassituatie verder te verfijnen.

[Facultatief] Werk aan uw seizoensgebondenheid.

Om de bedrijfsgegevens van het afgelopen jaar op maandbasis te verkrijgen, kunt u een tweede import uitvoeren.

Opmerking: het is belangrijk om rekening te houden met seizoensgebondenheid bij het maken van een kasplanning en bij het opvolgen van het maandelijkse budget. Deze seizoensgebondenheid heeft echter geen invloed op winstprognoses.

Genereer eerst een bestand vanuit uw boekhoudsoftware. Dit bestand moet de volgende kolommen bevatten: boekhoudcodes, omschrijving, zoveel kolommen met waarden als het aantal maanden die u wenst in te lezen.
Zodra het bestand klaar is, sla het op als csv of txt.
Klik op "importeren", selecteer vervolgens ‘importeren van een tabel met producten en kosten’
Upload uw bestand naar HannaH.
Maak de "mapping" van uw importatie
- Is de eerste regel in mijn oorspronkelijke bestand een titel?
- Wat is het scheidingsteken voor mijn kolommen en het decimaalteken in mijn oorspronkelijk bestand?
- Bestandstype. Als u maandwaarden heeft, klik dan Maandelijkse saldi aan.
- Geef het aantal te importeren kolommen aan. Bijvoorbeeld, als u 12 kolommen heeft, noteer dan 12 maanden.
- Geef de eerste kolom met waarden die moet ingelezen worden en met welke eerste maand in HannaH ze overeenstemt (start van uw prognoses?)
- Herhaal de import op de prognoses. U kunt "Ja" aanvinken als u dezelfde seizoensgebondenheid wilt hebben voor uw toekomstige oefeningen.

👍 Opmerking: Laat uw boekhoudsoftware het niet toe om dit soort bestand (met waarden per maand) te downloaden, dan moet u een bestand genereren voor elke maand die u wilt importeren. Wenst u bijvoorbeeld uw bedrijfsgegevens voor de 12 maanden van vorig jaar in te lezen dan moet u 12 bestanden genereren en 12 imports in HannaH uitvoeren.

Andere opties om seizoensgebondenheid te verkrijgen, zijn:

een werkblad (Excel of Google sheet) met het budget voor het komende boekjaar aan te maken en in te lezen.
de waarden van de elementen handmatig te wijzigen via de detailschermen (Gegevens). Geef de seizoensgebondenheid aan voor het eerste boekjaar en baseer vervolgens de schommelingen op basis van uw eerste boekjaar.

Werk aan de termijnen van uw vorderingen en schulden en uw betalingsvoorwaarden

Op basis van de geïmporteerde balans kent HannaH uw betalingsvoorwaarden niet.

Ofwel bent u niet verplicht om deze aan te geven. U kunt er namelijk van uitgaan dat de vorderingen en schulden stabiel blijven in de tijd. U wijzigt dus uw termijnen niet en stelt geen betalingsvoorwaarden in (0 maanden).
Ofwel werkt u uw betalingsvoorwaarden en termijnen bij:
- Allereerst lost u de verschillende termijnen af in het scherm “Vorderingen & Schulden”. U moet regel voor regel bekijken en de overeenkomstige aflossingen aangeven.
  Bijvoorbeeld, u weet dat uw vorderingen over 2 maanden worden betaald. Daarom lost u ze gedeeltelijk af in januari en gedeeltelijk in februari. Op deze manier:

Werk aan de financieringen

Als u uw balans importeert in HannaH, kent de software de details van uw financieringen niet. Daarom voegt het een regel "totaal bestaande financiering" toe die al uw langlopende schulden (17) en kortlopende schulden (42) bij elkaar brengt.

De krediettermijn wordt berekend door uw langlopende schulden (17) te delen door uw kortlopende schulden (42) en vervolgens te delen door 12 maanden. De rente van dit krediet wordt toegevoegd aan uw algemene kosten.

Dit is een snelle schatting van uw financieringen, die in sommige gevallen nuttig kan zijn.

Als u uw financieringen wilt aanpassen, volgt u deze stappen:

Pas uw geïmporteerde regels 17 aan met de juiste parameters (rente, termijn, frequentie, ...) + het oorspronkelijke kredietbedrag met de verkrijgingsdatum of de waarde van het krediet op de importdatum (17 en 42 samen).
Verwijder uw 42-lijn die nu wordt gegenereerd door uw 17-lijn.
Verwijder uw regel "Totaal bestaande financiering" nadat u al uw regels 17 hebt aangepast.
Verwijder de regels 65 met betrekking tot de intresten van uw krediet in uw algemene kosten.

[Optioneel] Werk aan de btw-tarieven, niet-aftrekbare btw en Verworpen uitgaven

Wanneer u uw grootboek importeert in HannaH, kent het programma de details niet. Standaard wordt de btw ingesteld op 21% en de 2 anderen op 0%. Afhankelijk van de gewenste precisie kunt u deze instellingen zo laten.

Houd er rekening mee dat de verworpen uitgaven handmatig kunnen worden toegevoegd in het scherm "Belasting > Belastingberekening".

Als u het btw-tarief, de niet-aftrekbare btw of de DNA van meerdere lijnen wilt wijzigen, raden wij u aan om de snelle invoer te gebruiken.

Met deze modus krijgt u een overzicht in tabelvorm, zonder dat u elke lijn afzonderlijk hoeft te openen of te sluiten.
Bovendien kunt u ook "gezamelijke acties" uitvoeren, zoals het aanpassen van een parameter voor meerdere lijnen tegelijk.

3. Voltooide werkblad, pas uw prognosedata aan

Bijwerken van uw bedrijfsgegevens

Verwijder de rijen die niet langer relevant zijn.

Bijvoorbeeld, als u vorig jaar huurkosten voor een auto heeft betaald maar u heeft deze auto niet meer, moet u deze rij verwijderen.

Pas bestaande bedragen aan via het "indexatiescherm" of via de aanpassingsschermen voor elk van uw onderdelen.

Bijvoorbeeld, u kunt al uw algemene kosten verhogen op basis van de verwachte indexatie.

Voeg uw nieuwe inkomsten- of kostenposten toe.

Bijvoorbeeld, als u een nieuw product heeft, vergeet dan niet om dit in te voeren in het inkomstenscherm.

[Optioneel] Pas uw inkoop aan zodat het variabel wordt, zodat u het gemakkelijk kunt aanpassen op basis van uw inkomsten en uw voorraad kunt beheren.

Voeg uw nieuwe bedrijfsgegevens toe (indienstname, investeringen, financiering, nieuw product, ...)

Bijvoorbeeld, als u van plan bent om meubilair (25.000€) te kopen in 10/2024, moet u een nieuwe investering invoeren voor 25.000€ en de afschrijvingsperiode vermelden.

U heeft nu een nauwkeurige en gedetailleerde kasplanning. Het zou dom zijn om het niet te gebruiken en het te laten verslonzen. Ontdek de budgetactualisatie waarmee u uw kasplan eenvoudig en snel kunt bijwerken en uw bedrijf optimaal kunt beheren.

4. Verfijn uw prognoses

Afhankelijk van het gewenste precisieniveau kunt u hier stoppen of uw investeringen verder uitwerken.

Werk aan de investeringen

Wanneer u uw balans importeert, heeft HannaH geen informatie over uw investeringen. Daarom voegt het een lijn toe voor "totale bestaande vaste activa" waarin al uw investeringen worden samengevoegd. Voor de jaarlijkse afschrijvingen baseert HannaH zich op de cijfers van het vorige jaar. Dit is een schatting die in sommige gevallen voldoende kan zijn, bijvoorbeeld als u enkel uw liquiditeit wilt controleren in het kader van een kasplanning. Afschrijvingen hebben namelijk geen invloed op de liquiditeit.

Als u echter uw investeringen wilt aanpassen, kunt u de volgende stappen volgen:

Pas uw geïmporteerde investeringslijnen aan door de restwaarde en ofwel de jaarlijkse afschrijving ofwel de aanschafwaarde en afschrijvingsperiode aan te geven.
Verwijder de lijn "totale bestaande vaste activa".

Handleidingen 📂 Een liquiditeitsplan opstellen