Zodra uw budget is opgesteld, of het nu gaat om een startende onderneming of een bestaande onderneming, zou het jammer zijn om het naast zich neer te leggen. Met HannaH kunt u het actualiseren met de werkelijke gegevens. De eenvoudigste manier om dit te doen is met de budgetopvolgingstool.
U kunt uw planningen ook tijdens het boekjaar bijwerken door gebruik te maken van de gegevens die in de boekhouding zijn ingevoerd.
De actualisering van het budget wordt met name gebruikt in de volgende gevallen:
Het voorzien van een financiering om een kasstroomtekort op te vangen;
Het optimaliseren van de kaspositie van de onderneming;
Het verstrekken van recente financiële prognoses aan de bank.
1. Maak uw budget
Aangezien het idee is om het budget bij te werken met de werkelijke gegevens, is het essentieel om een initiële begroting te hebben in HannaH die als basis zal dienen voor het bijwerken.
💡 Als je een budgetupdate wilt uitvoeren waarbij je ook een budgetopvolging doet, is het verstandig om je dossier te dupliceren voordat je de update uitvoert.
De budgetopvolging zal namelijk niet meer relevant zijn voor een bijgewerkt dossier.
2. Importeer uw gerealiseerde gegevens
Genereer een .txt- of .csv-bestand of een first-bestand vanuit uw boekhoudsoftware.
Hoe exporteert u het bestand vanuit uw boekhoudsoftware? U vindt hier de procedures voor de meeste boekhoudpakketten: [https://hanna-solutions.com/nl-be/import/.](https://hanna-solutions.com/nl-be/import/)
Het gegenereerde bestand moet de volgende kolommen bevatten: rekeningnummers, omschrijving en per in te lezen maand een kolom met waarden.
💡 Opmerkingen:
Als uw boekhoudsoftware een Excel-bestand genereert, vergeet dan niet om het om te zetten naar .csv of .txt.
Staat uw boekhoudsoftware u niet toe om dit soort bestanden te downloaden, dan kan u :
een bestand genereren voor elke maand die u wilt importeren. Bijvoorbeeld: als u uw bedrijfsgegevens voor de eerste 6 maanden van het jaar wilt importeren, moet u 6 bestanden genereren.
een bestand genereren met de cumul. Bijvoorbeeld: als u uw bedrijfsgegevens voor de eerste 6 maanden van het jaar wilt importeren, moet u 1 bestand genereren met de gecumuleerde waarden over de 6 maanden. </aside>
Klik op "importeren" in HannaH en selecteer vervolgens "Importeren van een tabel met producten en kosten".
Download het gegenereerde bestand van de vorige stap naar HannaH.
Voer de "mapping" van uw import uit
Is de eerste regel in mijn oorspronkelijke bestand een titel?
Wat is het scheidingsteken voor mijn kolommen en het decimaalteken in mijn oorspronkelijk bestand?
Bestandstype. Als u maandwaarden heeft, klik dan Maandelijkse saldi aan. Beschikt u over de cumul, dan klikt u op Debet/credit.
Geef het aantal te importeren kolommen aan. Bijvoorbeeld, als u 12 kolommen heeft, noteer dan 12 maanden.
Geef de eerste kolom met waarden die moet ingelezen worden en met welke eerste maand in HannaH ze overeenstemt (start van uw prognoses?)
Herhaal de import voor prognoses. In het geval van een budgetupdate is het antwoord nee.
3. Controleer de geïmporteerde boekhoudrekeningen
Nadat de import is voltooid, is het belangrijk om de rekeningen te controleren. Hieronder staan enkele punten waar u op moet letten:
Zijn de ingelezen boekhoudcodes identiek aan die van uw HannaH-budget?
Zo ja, dan overschrijven de ingelezen waarden de HannaH-waarden.
Zo niet, dan maakt HannaH een nieuwe lijn aan met de ingelezen waarden. Dat betekent dat bepaalde gegevens 2 keer voorkomen!
Voorbeeld: Als mijn oorspronkelijke budget een regel bevat met "610000 - Huur" en ik importeer een regel met "610100 - Huur", dan maakt HannaH een nieuwe lijn "610100 - Huur" aan in mijn bijgewerkte financieel plan. Na de import zullen er twee regels gewijd zijn aan de huur. Het is daarom noodzakelijk om het duplicaat te verwijderen voor een nauwkeurige actualisering.
💡 Een oplossing is om de boekhoudcodes van uw HannaH-budget af te stemmen op die van uw boekhoudsoftware. Deze afstemming voorkomt het maken van duplicaten bij het bijwerken van het budget.
Wees alert op kosten met een andere periodiciteit dan maandelijks.
Hebt u bij het opstellen van het budget een boekhoudkundige balans geïmporteerd, dan is de kans groot dat je aan HannaH gevraagd hebt de bedragen te verdelen over de verschillende maanden (gedeeld door 12). Echter, lees je bij het actualiseren maandelijkse waarden in, dan kunnen de prognoses worden verstoord door de periodieke gegevens.
Voorbeeld: Je betaalt je autoverzekering (€1.200) in december. In je budget heeft HannaH deze kost verdeeld over 12 maanden, dus €100 per maand. Bij de actualisatie geeft het boekhoudbestand 0€ aan voor de eerste 6 maanden, wat resulteert in een onderschatting van €600, wat uiteraard incorrect is.
Je had nieuwe kosten gepland in je budget en uiteindelijk vonden deze niet plaats. Deze accounts moeten aangepast worden in HannaH.
💡 Een mogelijke oplossing is om vanuit uw boekhoudsoftware een bestand te genereren dat inactieve boekhoudcodes bevat. Dit om boekhoudcodes met een waarde van 0 te kunnen identificeren.
Over het algemeen moet u letten op nieuwe boekhoudcodes, wijzigingen in boekhoudcodes en inactieve boekhoudrekeningen.
4. Bewerk/toevoegen van balansgegevens
De wijzigingen die voor de eerste 6 maanden van het jaar zijn aangebracht, hebben alleen betrekking op operationele gegevens (klasse 6 en 7).
Mogelijk hebt u in uw oorspronkelijke begroting zaken opgenomen die van invloed zijn op uw kasstroom, zoals investeringen, financiering, betalingstermijnen, vorderingen en schulden.
Als deze gegevens zijn gewijzigd tussen het opstellen van de oorspronkelijke begroting en de actualisering ervan, vergeet dan niet om ze aan te passen in HannaH.
Voorbeeld: Als het bedrijf van plan was om een auto te kopen voor € 26.500 in juni 2023, maar deze uiteindelijk heeft gekocht voor € 24.450 in mei, pas dan deze informatie aan.
Voorbeeld 2: Als de werkelijke betalingstermijn van klanten 45 dagen is in plaats van 30, werk dan uw betalingstermijnen bij.
5. Controleer of de kaspositie op de actualiseringsdatum overeenkomt met de werkelijkheid
Na het bijwerken van de begroting moet de voorziene kasplanning in het financiële plan normaal gesproken overeenkomen met het daadwerkelijk beschikbare geld op de rekening.
Indien dit niet het geval is, kunt u een nieuwe vordering (indien de werkelijke kassituatie hoger is dan de verwachte) of een nieuwe schuld (indien de werkelijke kassituatie lager is dan de verwachte ) aanmaken voor een bedrag dat overeenkomt met het verschil tussen beide (werkelijke kassituatie en verwachte kassituatie).
6. Bekijk uw resultaten en genereer uw rapport
Bekijk uw bijgewerkte verwachte resultaten om uw bedrijf optimaal te beheren. Zijn er voldoende liquiditeiten ? Moet er een nieuwe financiering worden voorzien?
Is de verwachte winst voor het jaar zoals verwacht? Heb ik voldoende vooruitbetalingen gedaan?