En el día a día de tu negocio, es posible que necesites devolver el importe de una venta a un cliente o corregir un error en una factura emitida. En Harbiz, dispones de herramientas tanto para realizar el movimiento de dinero (reembolso) como para generar el respaldo legal que exige tu contabilidad (nota de crédito).

1. Gestión de Reembolsos directos

Si necesitas devolver el dinero de un cobro a tu cliente de forma rápida a través de la pasarela de pagos, puedes realizar un reembolso directo. El sistema enviará la orden a Stripe para que el dinero regrese a la tarjeta bancaria de tu cliente.

Tienes dos vías dentro de tu panel profesional para gestionarlo:

Desde el listado de facturas: en el panel de Gestión > Comprobantes de pago, busca la transacción correspondiente dentro de tu listado general de facturas, haz clic en las opciones del cobro y selecciona Reembolsar.
Desde la ficha del cliente: 1. Entra en el Perfil del cliente > Información. 2. Dirígete a la subsección Negocio. 3. Haz clic en el botón Reembolsar pago.

⚠️ Importante:

Únicamente se podrán reembolsar los pagos con Stripe: Puedes elegir el importe a reembolsar para tu cliente y se generará entonces una nota de crédito parcial o total en función de este. El reembolso puede procesarse automáticamente al mismo método de pago utilizado.
Si la factura fue creada manualmente: El reembolso debe gestionarse fuera de la plataforma. Puedes crear una nota de crédito desde las acciones "..." de la factura original emitida indicando el motivo.

2. Notas de Crédito para corrección o anulación de facturas

Una Nota de Crédito (también conocida como factura rectificativa o de abono) es el documento oficial que justifica y demuestra legalmente que se ha anulado, total o parcialmente, una factura emitida previamente.

Emitir un reembolso devuelve el dinero físico, pero generar la Nota de Crédito es lo que equilibra tu contabilidad de cara a tus declaraciones de impuestos, asegurando que ese monto ya no compute como un ingreso real de tu negocio.

¿Qué implica emitir una nota de crédito?

A diferencia de "borrar" una factura, la nota de crédito genera un documento de compensación que deja el saldo en cero ante la autoridad tributaria. Al utilizarla, ten en cuenta:

Trazabilidad total: La factura original y la nota de crédito coexisten. Esto es fundamental para superar auditorías sin errores.
Impacto contable automático: El sistema resta el importe de tus ingresos y actualiza tus estadísticas financieros al momento.
Validez legal: Es el único procedimiento válido para anular facturas ya emitidas o enviadas al cliente.

¿Cómo emitir una nota de crédito?

Dirígete al apartado de Facturas dentro del menú de Negocio.
Localiza la factura original que deseas corregir o anular.
Haz clic en las opciones de la factura y selecciona la opción de Crear nota de crédito.
Define el motivo: Indica brevemente por qué realizas la anulación (error en datos, cambio de pedido, etc.). Esto es clave para tu trazabilidad.
Confirma: Una vez procesada, el sistema generará un PDF oficial vinculado a la factura original y marcará esta última como "Anulada".

¿Cuándo es el momento adecuado para usar una nota de crédito?

Te recomendamos emitir una nota de crédito total en los siguientes escenarios:

Errores de datos: NIF/RFC incorrecto, nombre equivocado o fallos en el importe y precio.
Gestión comercial: Cancelación de servicios, cobros duplicados o devoluciones de productos.
Reembolsos: Siempre que un cliente solicite la devolución de su dinero.

¿Qué ocurre después de emitir una nota de crédito?

Una vez creada la nota de crédito, el sistema actualiza tu ecosistema financiero:

Documentación: Se genera un PDF descargable que referencia siempre a la factura original.
Comunicación: Puedes enviar el documento directamente al cliente para su tranquilidad.
Informes: El importe de la factura anulada aparecerá reflejado como "reembolso" en tus estadísticas y reportes financieros.
ℹ️ Puedes aprender más sobre tu salud financiera en Harbiz con tu panel de Datos de negocio.

⚠️ Consideraciones importantes sobre Notas de crédito

Antes de emitir una nota de crédito, recuerda:

Es definitiva: No se puede editar ni eliminar una vez creada.
Límite de emisión manual: Si utilizas el botón "Crear nota de crédito", solo podrás emitir una por factura. Úsala para anulaciones totales.
Reembolsos parciales (Stripe): Si realizas reembolsos a través de Stripe, puedes generar varias notas de crédito para una misma factura hasta completar el importe total.
Acceso al servicio: Emitir la nota de crédito anula el cobro, pero no cancela automáticamente el acceso del usuario al producto; deberás gestionarlo de forma independiente.
Nuevas facturas: Si necesitas corregir un dato y volver a cobrar, primero emite la nota de crédito y luego genera una factura nueva.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Cuál es la diferencia entre reembolso y nota de crédito?

El Reembolso es la acción financiera: Es el impacto bancario, el movimiento real de dinero que sale de tu cuenta de Stripe de vuelta al bolsillo de tu cliente.
La Nota de Crédito es la acción documental: Es el papel legal exigido por las normativas tributarias que anula el ingreso en tus libros de contabilidad.

Recomendación de Harbiz: Siempre que realices un reembolso de una factura oficial, te aconsejamos generar inmediatamente su correspondiente Nota de Crédito para mantener tu facturación perfectamente saneada y transparente.

¿Cómo funciona la devolución del dinero al cliente?

En pagos por Stripe: Si seleccionas la opción de reembolso al emitirla, el sistema gestionará la devolución del dinero automáticamente al método de pago original.
En pagos manuales: La nota de crédito solo ajusta tu contabilidad en la plataforma; el movimiento de dinero real deberás gestionarlo externamente (transferencia, efectivo, etc.).

¿Cuánto tarda en llegarle el dinero al cliente tras realizar un reembolso?

Una vez que haces clic en Reembolsar pago, la orden se procesa de inmediato. Sin embargo, dependiendo de la entidad bancaria del cliente, el dinero suele tardar entre 5 y 10 días laborables en verse reflejado en el extracto de su tarjeta.

¿Se modifica o elimina la factura original al emitir una nota de crédito?

No. La factura original permanece intacta en tu histórico para cumplir con la normativa de auditoría. La nota de crédito actúa como un documento adjunto que la anula o compensa contablemente, dejando el saldo en cero sin borrar el rastro de la operación.

¿Puedo emitir más de una nota de crédito por cada factura?

No. El sistema solo permite generar una única nota de crédito por factura. Si necesitas realizar ajustes adicionales tras haber emitido una, deberás gestionar la nueva situación mediante una factura independiente o un ajuste manual.

¿Es posible eliminar una nota de crédito una vez emitida?

No. Al ser un documento contable con validez legal y fiscal, las notas de crédito son definitivas. Una vez generadas, no pueden ser editadas ni eliminadas, por lo que te recomendamos revisar bien los datos (especialmente el motivo y el importe) antes de confirmar.

¿La nota de crédito cancela automáticamente el acceso del cliente al servicio?

No. La nota de crédito es un movimiento estrictamente financiero. La gestión del acceso al producto o servicio (por ejemplo, el acceso a un curso o plataforma) debe realizarse de forma manual según tu política de cancelaciones.

¿Qué diferencia hay entre "Anular" y "Borrar" una factura?

Borrar una factura es una práctica que puede traer problemas legales si el documento ya fue enviado. Anular mediante nota de crédito es el procedimiento estándar y seguro: deja constancia de que existió una transacción y de que posteriormente se revirtió, manteniendo tu historial 100% transparente.

Gestión de reembolsos y notas de crédito para corrección de facturas de clientes