En Harbiz puedes personalizar cómo tus clientes reservan, cancelan y reciben recordatorios de sus sesiones, adaptando el sistema a tu forma de trabajar. A continuación, te explicamos las opciones disponibles y qué efecto tiene cada una.
1. Configura la antelación con la que los clientes pueden reservar las sesiones desde su App:
Define con cuánto tiempo de margen pueden tus clientes reservar sus sesiones. Esta configuración te permite controlar el llenado de tus clases y organizar mejor tu calendario:
Sin límite: Permite reservar cualquier sesión futura sin restricciones de fecha.
Semana siguiente: Los clientes solo podrán apuntarse a las sesiones programadas para los próximos 7 días.
Día siguiente: Las reservas se abren a las 00h del día anterior. Ejemplo: a las 12am del lunes, mi cliente verá disponibles todas las sesiones del lunes y del martes.
2. ¿Quieres definir hasta cuándo tus clientes pueden reservar una sesión o una cita?
Tienes dos opciones:
Sí, quiero establecer un límite de tiempo: Define en minutos el margen de antelación necesario para reservar. Por ejemplo, si fijas 60 minutos, el botón de reserva desaparecerá una hora antes de que comience la sesión.
ℹ️ Excepción de la lista de espera: puedes elegir si, pasado ese límite, solo los clientes en lista de espera podrán reservar si queda una vacante. Recibirán una notificación de "plaza liberada" y el primero en reservar ocupará el lugar; para el resto de clientes, la sesión aparecerá .
No, prefiero que puedan reservar hasta el último momento: Permitir reservas hasta el último momento antes del inicio.
3. ¿Quieres que tus clientes puedan ver el tiempo límite para reservar la sesión?
Puedes definir si quieres que tus clientes puedan ver en su App cuánto tiempo queda para reservar una sesión o, si por el contrario, prefieres que esa información sea privada.
ℹ️ Mostrar esta información puede ayudar a generar urgencia y asegurar que tus clases se llenen más rápido.
4. ¿Quieres establecer un tiempo mínimo para cancelar una sesión o una cita?
Esta configuración te permite definir las reglas de juego para las cancelaciones y proteger tu agenda frente a imprevistos de última hora. Tienes dos modalidades:
Establecer un límite de tiempo previo: define con cuántos minutos de antelación debe cancelar el cliente para no perder su sesión (ej: 1440 min = 24 horas).
Cancelación a tiempo: Si el cliente respeta el plazo, la sesión se devuelve automáticamente a su bono para que pueda reprogramarla más adelante.
Cancelación fuera de plazo: El cliente podrá cancelar la cita para liberar el hueco, pero perderá la sesión de su bono. Es decir, el sistema no le permitirá recuperarla para otra reserva.
Permitir cancelaciones hasta el último momento: si eliges esta opción, tus clientes podrán cancelar en cualquier instante sin penalización. La sesión se sumará de nuevo a su bono activo sin importar cuánto falte para la cita.
⚠️ Caso especial: ¿Qué ocurre si el bono original ya ha caducado?
Es posible que un cliente cancele su sesión dentro del plazo permitido, pero que el bono que utilizó para reservar ya no esté activo (haya caducado). En este escenario:
Para que el cliente no pierda su sesión, debes tener activa la casilla "Generar bono de recuperación" en la configuración de la sesión desde la Agenda.
✅ Resultado: El sistema detectará que el bono original venció y generará automáticamente un nuevo bono de 1 sesión suelta del mismo tipo (ej. CrossTraining). Así, tu cliente podrá disfrutar de su sesión recuperada aunque su bono anterior ya no sea válido.
Este nuevo bono contará con condiciones especiales de caducidad, establecidas por el profesional a la hora de indicar esta opción
Sin fecha de caducidad: el cliente no tiene definido un límite máximo para utilizar este bono.
Caduca a los X días tras la cancelación de la reserva: define cuántos días tiene el cliente para reservar una nueva sesión.
Caduca a final del mismo mes en el que tiene la reserva: el cliente tiene ese mes natural para reservar una nueva sesión.
Importante: la caducidad de un bono ni implica límite máximo del calendario para agendar, simplemente es que tiene posibilidad de usar el bono hasta esa fecha, pero nada le impide irse al futuro y reservar en otro momento distinto más allá de esa fecha.
4. ¿Qué información pueden ver los clientes sobre los asistentes?
Puedes decidir el nivel de visibilidad para tus clientes:
Ver solo el número de plazas reservadas.
Ver el listado de asistentes.
No ver ninguna información relacionada con las reservas.
5. ¿Tus clientes reciben recordatorios automáticos una hora antes de la sesión?
Puedes activar el envío automático de recordatorios por email y notificación push en el teléfono:
Sí, con email y notificación.
No, prefieres avisarles tú manualmente.
6. ¿Quieres que el organizador de la sesión o la cita reciba un email cuando los clientes reserven su plaza?
Puedes configurar recibir un mail cuando hagan una reserva:
Si, recibir mail recordatorio.
No, prefieres revisarlo en la agenda.
7. ¿Quieres que el organizador de la sesión o la cita reciba un email cuando los clientes cancelen su reserva?
Puedes recibir un email cuando se haga una cancelación:
Sí, quiero recibir un email con el recordatorio
No, prefiero revisarlo en la agenda
