Preguntas frecuentes

1. ¿Qué pasos debo seguir antes de enviar mi primera encuesta?

Antes de poder crear y enviar una evaluación, debes completar la implementación:

Crear y cargar tus cuestionarios en Modelos.
Cargar todas las empresas en Cartera de Clientes > Empresas.
Cargar todos los contactos asociados a esas empresas.
(Opcional) Configurar y cargar transacciones si usarás evaluaciones transaccionales.

Si falta alguno de estos pasos, no podrás continuar con la creación de evaluaciones.

2. ¿Cuál es la diferencia entre una evaluación de Experiencia General y una de Transacción?

Experiencia General: Encuestas periódicas, más completas, para medir la percepción global de clientes sobre la empresa o producto.
Transacción: Encuestas más cortas y puntuales, enviadas después de un evento específico (compra, visita, atención, etc.).

3. No puedo encontrar a un contacto al agregar destinatarios, ¿qué hago?

Si un contacto no aparece en la búsqueda:

Verifica que ya esté creado en Cartera de Clientes > Contactos y que esté asociado a una empresa creada.
En evaluaciones transaccionales, asegúrate también de que exista la transacción correspondiente.
Si ya estaba incluido en la evaluación, no aparecerá para evitar duplicados.

4. ¿Cómo importo destinatarios de forma masiva?

Descarga la plantilla sample.xlsx desde la opción de importación.
Completa los campos requeridos.
Sube el archivo al sistema.

Recuerda: Las empresas, contactos y transacciones (si aplica) deben existir previamente para que la importación funcione.

5. ¿Cómo programo reenvíos automáticos de encuestas?

Durante la creación o edición de la evaluación:

Ve a la configuración de Agendado.
Define el intervalo (cada cuántos días o semanas).
Establece el número máximo de reenvíos y la hora de envío.

El sistema enviará automáticamente las encuestas a quienes no hayan respondido.

6. ¿Puedo reenviar manualmente una encuesta a un contacto específico?

Sí. Desde la pestaña Gestión dentro de una evaluación activa:

Localiza el contacto.
Haz clic en Reenviar junto a su registro.

El reenvío masivo o individual solo puede hacerse cada 3 horas para evitar saturación.

7. ¿Cómo puedo copiar el enlace de una encuesta para enviarlo por otro canal?

En la pestaña Gestión, busca al contacto y haz clic en Copiar enlace.
Luego podrás enviarlo por correo, chat o cualquier otro medio externo.

8. ¿Dónde puedo ver los resultados consolidados de una encuesta?

Dentro de una evaluación activa o finalizada encontrarás varias pestañas:

Gestión: Resultados individuales y estado de cada contacto.
Resultados por empresa: Consolidado por cliente.
Análisis CISAT: Promedios por dimensión y pregunta.
Análisis cualitativo: Sentimiento y categorías de comentarios.
Preguntas independientes: Respuestas a preguntas fuera de los indicadores principales.

9. ¿Cómo descargo todas las respuestas de una evaluación?

Desde el listado general, haz clic en los tres puntos junto a la evaluación y selecciona Descargar respuestas.
O desde dentro de la evaluación, haz clic en Acciones > Descargar respuestas.
El archivo incluirá destinatarios, variables asociadas y respuestas.

10. ¿Qué significa “fatiga de encuesta” y cómo la maneja Helios?

La fatiga de encuesta es cuando un contacto recibe encuestas con demasiada frecuencia, lo que puede afectar su disposición a responder.
Helios permite configurar alertas y restricciones (por ejemplo, no encuestar a alguien que respondió en los últimos 30 días).

11. ¿Puedo editar la mensajería de una evaluación que ya está activa?

Sí. Desde Acciones > Editar mensajería, puedes modificar textos, imágenes o colores tanto de correo como de WhatsApp.
Los cambios se aplicarán a los envíos posteriores y a los reenvíos.

12. ¿Qué pasa si cierro una evaluación?

Al cerrar una evaluación:

Ya no se registrarán nuevas respuestas.
Los resultados quedarán fijos para análisis.
Podrás seguir descargando reportes y accediendo a la información histórica.

Esta acción es irreversible para esa evaluación.

Ver en tabla

Pregunta	Respuesta
1. ¿Qué pasos debo seguir antes de enviar mi primera encuesta?	Completar la implementación: 1) Crear y cargar cuestionarios en Modelos. 2) Cargar empresas en Cartera de Clientes > Empresas. 3) Cargar contactos asociados. 4) (Opcional) Configurar transacciones para evaluaciones transaccionales.
2. ¿Cuál es la diferencia entre una evaluación de Experiencia General y una de Transacción?	- Experiencia General: Encuestas periódicas, amplias, para medir la relación global con el cliente. - Transacción: Encuestas cortas y puntuales sobre un evento o interacción específica.
3. No puedo encontrar a un contacto al agregar destinatarios, ¿qué hago?	Verifica que el contacto exista en Cartera de Clientes y esté asociado a una empresa creada. En evaluaciones transaccionales, confirma que también exista la transacción. Si ya está incluido en la evaluación, no aparecerá nuevamente.
4. ¿Cómo importo destinatarios de forma masiva?	Descarga la plantilla sample.xlsx, complétala y súbela desde la opción de importación. Las empresas, contactos y transacciones (si aplica) deben existir previamente.
5. ¿Cómo programo reenvíos automáticos de encuestas?	En la configuración de Agendado, define el intervalo (días/semanas), el número máximo de reenvíos y la hora de envío. El sistema los enviará automáticamente a no respondidos.
6. ¿Puedo reenviar manualmente una encuesta a un contacto específico?	Sí. En la pestaña Gestión, localiza al contacto y haz clic en Reenviar. El reenvío masivo o individual solo puede hacerse cada 3 horas para evitar saturación.
7. ¿Cómo puedo copiar el enlace de una encuesta para enviarlo por otro canal?	En Gestión, ubica al contacto y haz clic en Copiar enlace. Luego puedes enviarlo por correo, chat u otro medio.
8. ¿Dónde puedo ver los resultados consolidados de una encuesta?	Dentro de la evaluación activa o finalizada: - Gestión: Resultados individuales. - Resultados por empresa: Consolidado por cliente. - Análisis CISAT: Promedios por dimensión/pregunta. - Análisis cualitativo: Sentimiento y categorías. - Preguntas independientes: Respuestas fuera de indicadores principales.
9. ¿Cómo descargo todas las respuestas de una evaluación?	Desde el listado general: menú de tres puntos > Descargar respuestas. O dentro de la evaluación: Acciones > Descargar respuestas. Incluye destinatarios, variables y respuestas.
10. ¿Qué significa “fatiga de encuesta” y cómo la maneja Helios?	Es el exceso de envíos a un mismo contacto en poco tiempo. Helios permite configurar alertas y restricciones, como no encuestar a alguien que respondió en los últimos X días.
11. ¿Puedo editar la mensajería de una evaluación que ya está activa?	Sí. Desde Acciones > Editar mensajería puedes modificar textos, imágenes y colores de correo y/o WhatsApp. Se aplicará a envíos y reenvíos futuros.
12. ¿Qué pasa si cierro una evaluación?	Ya no se registrarán nuevas respuestas y los resultados quedarán fijos para análisis. Aún podrás descargar reportes y acceder a la información histórica. Esta acción es irreversible.