Mantén la información de empresas y contactos organizada para asegurar precisión en las encuestas y reportes.
Una buena gestión de datos garantiza que las encuestas lleguen a las personas correctas, que los resultados sean confiables y que los reportes puedan analizarse de manera estratégica.
✅ Conceptos clave de la gestión de datos
En Helios, la gestión de datos se apoya en tres pilares:
Cuestionarios
Definen qué se mide en las encuestas.Su correcta configuración asegura que la medición sea relevante y útil.
Se preparan en la fase de implementación.
Empresas
Representan a tus clientes.Es importante cargar nombres correctos y homogéneos.
Se deben incluir variables relevantes (ejemplo: sector, tamaño, región).
Facilitan la asignación posterior de contactos.
Contactos
Son las personas encuestadas dentro de cada empresa.Cada contacto debe estar vinculado a su empresa.
Se recomienda registrar variables adicionales:
Posición (ej.: Gerente, Usuario, Director)
Rol en la relación (ej.: Tomador de decisión, Sponsor, Usuario final)
Canales disponibles (correo y teléfono, para poder usar tanto email como WhatsApp).
Una gestión rigurosa de empresas y contactos asegura que luego los resultados se filtren de forma clara y se personalicen los reportes.
📊 ¿Por qué es importante mantener los datos actualizados?
Permite filtrar reportes por segmento, rol, empresa o posición.
Garantiza que las encuestas lleguen a los contactos clave de cada cuenta.
Evita errores como encuestar personas sin relevancia o que ya no están en la empresa.
Optimiza los análisis de satisfacción (CSAT, NPS, NLS) al contar con variables de contexto.
🛠️ Cómo actualizar datos en Helios
1. Desde la plataforma (individualmente)
Entra a la sección Cartera de Clientes > Empresas o Contactos.
Edita cualquier campo directamente desde el registro correspondiente.
Útil para cambios rápidos o creación de un nuevo registro puntual.
2. De manera masiva (importación por Excel)
Descarga la plantilla sample.xlsx desde la sección de importación.
Completa los campos de las empresas o contactos que quieras actualizar.
Sube el archivo al sistema.
El sistema reconocerá registros existentes y permitirá actualizarlos (por ejemplo, cambiando cargo, teléfono o rol de un contacto).
🔄 Buenas prácticas para la gestión de datos
Homogeneiza nombres de empresas: evita duplicados (ejemplo: “Coca Cola” vs “Coca-Cola”).
Revisa contactos antes de cada envío: asegura que los destinatarios sean los correctos.
Agrega tanto correo como teléfono: así podrás usar ambos canales (email y WhatsApp).
Actualiza roles y posiciones periódicamente para segmentar mejor los reportes.
Valida datos antes de lanzar una encuesta: esto evita respuestas de personas no clave o errores de asignación.
💡 Tip final
Establece un proceso periódico de revisión de datos (ej.: antes de cada envío importante o cada trimestre). Una base de datos ordenada es la clave para obtener insights confiables y accionables en tus mediciones de experiencia del cliente.