Mantén la información de empresas, contactos y transacciones siempre actualizada.
En Helios, la actualización de datos sigue un flujo jerárquico: primero las empresas, luego los contactos, y finalmente las transacciones. Esto garantiza la coherencia de la información y la correcta asociación entre entidades.
🏢 1. Empresas: base del sistema
Flujo de actualización:
Antes de crear o actualizar contactos o transacciones, asegúrate de que la empresa exista en el sistema.Llave única: RUC.
Si cargas una empresa con un RUC ya existente, el sistema actualiza sus datos (nombre, sector, país, variables adicionales).
Si el RUC no existe, el sistema crea una empresa nueva.
Nota importante: si intentas cargar un contacto asociado a una empresa no registrada, la actualización fallará.
👥 2. Contactos: asociados a empresas
Flujo de actualización:
Los contactos deben asociarse siempre a empresas ya registradas.Llave única: correo electrónico.
No pueden existir dos contactos con el mismo correo.
Si cargas un contacto con un correo ya existente, el sistema actualiza los datos (nombre, teléfono, cargo, rol).
El teléfono también se valida, pero la llave principal es siempre el correo.
Restricción: si un contacto está participando en una encuesta activa, no podrás editar sus datos hasta que la evaluación concluya.
📦 3. Transacciones: dependientes de contactos y empresas
Flujo de actualización:
Para cargar o actualizar transacciones, tanto la empresa como el contacto asociado deben existir previamente en el sistema.Llave única: número de transacción.
Si cargas un número de transacción ya existente, el sistema actualiza los datos asociados (fecha, tipo de servicio, origen/destino, variables personalizadas).
Si el número no existe, se crea una nueva transacción.
Restricción: si una transacción está siendo utilizada en una evaluación en curso, no podrá ser modificada hasta que la encuesta finalice.
⚠️ Casos en los que no se puede actualizar
Contactos en encuestas activas → no es posible editar sus datos hasta que termine la medición.
Transacciones en evaluaciones en curso → se bloquea la actualización para preservar la integridad del reporte.
Empresas inexistentes → no se pueden asociar contactos o transacciones a empresas no registradas.
💡 Buenas prácticas para la actualización
Revisa que la empresa esté creada antes de cargar contactos.
Usa siempre el RUC como referencia única para empresas.
Para contactos, prioriza correo y teléfono actualizados.
Mantén un proceso periódico de actualización masiva vía importables Excel para garantizar consistencia.
Valida datos antes de lanzar encuestas, para asegurar que la información asociada sea la correcta.