La bandeja de conversaciones de Kokuai es el centro neurálgico donde se gestionan todas las interacciones con pacientes. Desde esta vista puedes visualizar, organizar, etiquetar, asignar agentes y retomar conversaciones caducadas con facilidad. En este artículo te explicamos cómo funciona paso a paso.
Bandeja de entrada: el punto de partida
El filtro principal "Todas" se muestran todas las conversaciones activas, salvo dos excepciones:
Las que están siendo gestionadas por el bot (Con Bot activado)
Las que han sido cerradas (Cerradas)
¿Qué ves al seleccionar una conversación?
El historial completo de la conversación
A la derecha: información del paciente (nombre, número, citas pasadas y futuras, próximo recall si lo tiene)
Posibilidad de usar etiquetas para agrupar temas o tipos de pacientes
Visualización de los bots, agentes y grupos que han participado en la conversación
🔒 El paciente nunca sabrá con quién habla exactamente. Desde su lado, está en contacto con “la clínica”.
Etiquetas y trazabilidad
Puedes:
Añadir etiquetas a cualquier conversación
Filtrar por etiqueta después
Saber qué miembros del equipo han interactuado en cada caso
Esto facilita el trabajo colaborativo y el seguimiento ordenado de casos.
Acciones disponibles en una conversación
Desde el botón "Acciones" puedes:
Cerrar conversación: desaparece del filtro principal y pasa a “Cerradas”. Si el paciente vuelve a escribir, reaparece automáticamente.
Abrir conversación: desde el filtro de cerradas.
Marcar como spam
Asignar agentes
Enviar plantillas (cuando sea obligatorio por el tiempo de inactividad)
Respuestas rápidas
¿Qué pasa si pasan más de 24 horas?
Si han pasado más de 24 horas sin respuesta, la conversación caduca.
Al intentar escribir, te pedirá seleccionar una plantilla preaprobada (por ejemplo: “Escritura libre”).
Puedes personalizarla con variables como:
Nombre del paciente
Motivo del mensaje (recordatorio, retraso, etc.)
💡 Cuando el paciente responda, podrás retomar las conversaciones caducadas sin incumplir las normas de WhatsApp.
Respuestas rápidas
Kokuai permite tener una librería de respuestas frecuentes:
Bienvenida
Despedida
Preguntas comunes
Instrucciones frecuentes
Solo tienes que seleccionarlas y enviarlas, sin escribirlas de nuevo cada vez (solo accesible si la conversación se encuentra activa).
Conclusión
La gestión de conversaciones en Kokuai está pensada para ahorrar tiempo, cumplir las normas de WhatsApp y ofrecer una experiencia fluida tanto para el equipo como para el paciente. Filtros, etiquetas, plantillas y respuestas rápidas te permiten tener todo bajo control en una única vista.