Introducción
En el apartado de Conversaciones es donde puedes gestionar todas las interacciones con tus pacientes. Desde ahí podrás ver y responder fácilmente a todos los mensajes que te lleguen a tu WhatsApp.
Bandeja de Entrada y Filtros
Tu bandeja de entrada tiene diferentes filtros para ayudarte a organizar tus conversaciones de manera eficiente. A continuación, te explicamos los más importantes:
Filtro | Descripción |
Recibidas | Aquí encontrarás todas las conversaciones activas. A medida que vayas interactuando con los pacientes, las conversaciones irán apareciendo en este listado, excepto aquellas que estén siendo gestionadas por el bot o que ya hayas cerrado. |
Cerradas | Este filtro te permite archivar las conversaciones que ya has atendido. Así puedes mantener tu bandeja de entrada principal más limpia y organizada. |
Con Bot Activado | Aquí irán todas las conversaciones que estén gestionadas por un BOT. Como, por ejemplo, los recordatorios diarios. |
Caducadas | En este apartado se muestran las conversaciones en las que han pasado más de 24 horas sin que ninguna de las dos partes haya interactuado. |
¿Cómo funciona el filtro "Cerradas"?
Cuando cierras una conversación, pasa al filtro de Cerradas. Si el paciente te escribe de nuevo, volverá automáticamente a Recibidas.
Si quieres reabrirla tú mismo, selecciona la conversación, haz clic en "Acciones" y luego en "Abrir conversación".
Gestionando una Conversación
Al seleccionar una conversación, verás todo el historial de mensajes con ese paciente. Además, en el panel derecho de la pantalla, tendrás acceso a información relevante sobre el paciente:
Datos del paciente: Nombre y número de teléfono.
Citas: Podrás ver la última cita que tuvo y la próxima que tiene programada.
Etiquetas: Puedes usar etiquetas para categorizar y agrupar tus conversaciones. Por ejemplo, puedes crear etiquetas como "Presupuesto enviado", "Dudas sobre tratamiento", etc. Luego, podrás buscar y filtrar tus conversaciones por estas etiquetas.
Grupos y agentes asignados: Aquí verás qué miembros de tu equipo han interactuado con el paciente. Esto te permite tener un seguimiento completo de la comunicación, aunque de cara al paciente, siempre estará hablando con la clínica no con un agente en concreto.
Acciones Disponibles
Dentro de cada conversación, tienes un menú de Acciones que te permite realizar diferentes tareas:
Cerrar conversación: Mueve la conversación al filtro de Cerradas.
Marcar como spam: Si recibes mensajes no deseados, puedes marcar la conversación como spam para dejar de recibir notificaciones.
Asignar agentes: Te permite compartir la conversación con otro miembro de tu equipo.
Enviar plantillas: Como ya sabes, las plantillas son mensajes preaprobados por WhatsApp que debes usar para iniciar conversaciones o para contactar a un paciente después de 24 horas desde su último mensaje.
Conversaciones Recientes vs. Caducadas
Es muy importante que entiendas la diferencia entre una conversación reciente y una caducada:
Conversación reciente (menos de 24 horas): Puedes escribir libremente al paciente sin ninguna limitación.
Conversación caducada (más de 24 horas): Si intentas enviar un mensaje, la plataforma te indicará que la conversación ha caducado y te pedirá que selecciones una plantilla para poder reabrirla.
La Plantilla de "Escritura Libre"
Si tienes una conversación caducada y tienes que contestar algo muy concreto, mas cercano o flexible, puedes crearte una plantilla de escritura libre. Este tipo de plantilla, te permite personalizar el contenido del mensaje cuando no quieres ceñirte a una plantilla que ya tienes creada.
Puedes añadir las variables que desees, pero la más importante es la variable “motivo”. Dentro de este campo es donde podrás escribir el texto que quieras comunicar al paciente.
Además, actualmente estas plantillas permiten incorporar un archivo multimedia, que podrás añadir justo antes de enviar la plantilla.
Respuestas Rápidas
Las respuestas rápidas son mensajes predefinidos que puedes guardar para agilizar tu comunicación. Son ideales para:
Mensajes de bienvenida y despedida.
Respuestas a preguntas frecuentes (horarios, precios, etc.).
Para usarlas, simplemente selecciona la respuesta rápida que necesites y se enviará al instante. ¡Así de fácil! Ahorrarás mucho tiempo y mantendrás una comunicación consistente con tus pacientes.