La función de recordatorios de Kokuai permite notificar a los pacientes sobre sus próximas citas de forma manual o automatizada. El sistema está integrado con la agenda y el bot, permitiendo ahorrar tiempo al confirmar, reagendar o cancelar citas sin intervención del equipo.
Visualizar las citas del día
Para comenzar, selecciona el día desde la vista de agenda (por ejemplo, el 14 o el 15). La plataforma mostrará todas las citas programadas para ese día.
Desde esta vista puedes:
Ver todas las citas del día seleccionado
Filtrar por una o varias agendas
Filtrar por uno o varios tratamientos
Seleccionar pacientes de forma individual o usar la opción de selección múltiple
Enviar recordatorios manuales
Una vez seleccionadas las citas, puedes hacer clic en el botón de envío. El proceso incluye:
Seleccionar el bot encargado de gestionar la conversación
Elegir la plantilla de mensaje (recordatorio de cita)
Enviar el recordatorio por WhatsApp
Cuando el paciente responde, el bot:
Detecta si confirma, cancela o necesita reprogramar
Actualiza automáticamente el estado en la agenda
Agradece al paciente y cierra la conversación o la deriva a recepción
Todo esto se realiza sin intervención manual, lo que ahorra tiempo al equipo.
Seguimiento del envío
La columna de Recordatorio muestra el estado del mensaje, similar a WhatsApp:
Un check: enviado ✔️
Doble check: entregado ✔️✔️
Doble check azul: leído ✔️✔️
Esta visual permite saber de un vistazo quién ha recibido el recordatorio y quién no.
Ver detalles y respuestas
Desde la columna de acciones puedes hacer clic en:
El icono del ojo, que muestra:
Datos de la cita (fecha, estado, profesional asignado)
Mensaje enviado
Fechas de envío, recepción, lectura y respuesta
El icono del bocadillo, que abre la conversación con el paciente en tiempo real
Esto permite revisar qué se envió, cómo respondió el paciente y qué hizo el bot.
Actualización en el sistema
Las respuestas del paciente actualizan automáticamente el estado de la cita en Kokuai y, si está sincronizado, también en el software de gestión de la clínica.
Conclusión
Los recordatorios en Kokuai están diseñados para ahorrar tiempo al personal administrativo y mejorar la asistencia del paciente. La combinación de filtros, bots, mensajes personalizados y trazabilidad permite una gestión de agenda automatizada y confiable.