1️⃣ Enviar recordatorios manualmente
Esta opción es ideal para enviar recordatorios con mayor flexibilidad, seleccionando el día y los pacientes que quieres notificar.
1. Selecciona el día en la agenda: Elige en la agenda el día de las citas que quieres recordar. Automáticamente aparecerán todas las citas de ese día.
⚠️ ¡Importante! Solo puedes seleccionar un día |
2. Filtra los pacientes (opcional): Una vez tengas el listado, puedes enviar los recordatorios a toda la agenda o usar los filtros para ser más preciso. Hay tres opciones de filtrado disponibles.
📅 Por agenda: envía recordatorios solo a las agendas que selecciones
🦷 Por tratamiento: filtra por tipo de tratamiento (ortodoncia, higiene, primera visita, etc.).
⏳ Por estado (el más importante): selecciona "Pendientes" para enviar recordatorios solo a los pacientes que aún no han confirmado, cancelado o modificado su cita. Así evitas enviar un mensaje a quien ya respondió.
Puedes filtrar por Hora, teléfono o nombre para encontrar a un paciente concreto.
💡 Consejo Utiliza siempre el filtro 'Pendientes' antes de enviar. De este modo no molestarás a pacientes que ya confirmaron su cita, y tu tasa de respuesta será más representativa. |
3. Marca las citas y revisa el contador: Una vez filtrado el listado, marca todas las citas. En la parte superior derecha verás el número total de envíos: por ejemplo, "Enviar 50 recordatorios".
⚠️ ¡Importante! Una vez lo envíes, la acción no se puede deshacer Revisa bien el número de citas seleccionadas y la plantilla antes de confirmar. |
4. Configura y envía el recordatorio: Al hacer clic en "Enviar X Recordatorios", se abrirá una ventana donde deberás configurar dos elementos: el Bot y la Plantilla.
Seleccionar el bot:
Elige el bot de "Gestión de recordatorios" (gratuito e incluido en todos los planes de Kokuai). Este bot se encarga de:
Detectar si el paciente hace clic en "Confirmar", “Reagendar” o "Cancelar" ( Puede reconocer estas 3 opciones)
Se puede modificar el idioma o el nombre de los botones, enviándolo a un agente a través de los casos de ayuda. (Por defecto, los nombres de los botones son son "Confirmar", “Reagendar” o "Cancelar" )
Actualizar automáticamente el estado de la cita en Kokuai.
Sincronizar el nuevo estado con tu agenda externa (Gesden u otro software de gestión)
Seleccionar la plantilla:
Escoge tu plantilla de "Recordatorio de cita". Antes de enviar, podrás ver una previsualización del mensaje para asegurarte de que es la correcta.
Si tu plantilla incluye variables como {{name}} o {{appointment_date}}, Kokuai las sustituirá automáticamente con el nombre y la hora de la cita de cada paciente.
2️⃣ Enviar recordatorios Automáticamente
Si no quieres tener que entrar en la plataforma cada día a enviar los recordatorios manualmente, puedes crear un automatismo que lo haga por ti de forma programada.
ℹ️ Diferencia clave: manual vs. automatismo
Manual (sección anterior): tú entras, seleccionas el día y pulsas enviar. Ideal para envíos puntuales.
Automatismo: configuras una vez las reglas (cuándo, a quién, qué plantilla) y Kokuai se encarga del envío automáticamente cada día. |
Cómo crear o modificar un automatismo de recordatorios
Ve a los 🎧 Cascos de Ayuda del portal de kokuai
Solicita crear o modificar un automatismo
Cuando se te transfiera a un agente humano, ten preparada la siguiente información:
Nombre del automatismo: (Ej. Encuestas de Satisfacción y Reseñas)
¿Cuándo se envía?: (Ej. el mismo día, al día siguiente, 24h antes…)
¿A qué hora?: (Ej. 9 h de la mañana, 19 h al cerrar…)
¿Qué plantilla se utiliza?: (Indicad el nombre exacto)
¿A quién se envía?: (Ej. a los que han finalizado su cita, han confirmado, han fallado…)
¿Qué agenda incluye?: (Ej. todas, todas excepto "dr. Ruiz"…)
💡 Recomendación de configuración habitual La configuración más común entre las clínicas es: envío 24 horas antes de la cita, a todas las agendas, con el filtro de estado 'Pendiente' para no impactar a pacientes que ya confirmaron. |
💡 ¿Puedes tener más de un automatismo? Sí. Puedes tener un automatismo para recordatorios generales y otro específico para un tipo de agenda o tratamiento, con distintas plantillas.
Por 35€/mes, podemos ofrecerte Automatismos Ilimitados.
Para añadir o modificar automatismos, contacta con los Cascos de ayuda del Portal de Kokuai, y te informaremos de qué opciones tenemos. |
3️⃣ Qué pasa cuando el paciente responde
Entender el ciclo completo de respuesta te ahorrará muchas confusiones con el estado de las citas.
El paciente recibe el recordatorio vía WhatsApp y ve de 1 a 3 botones (según cómo lo tenga configurado la clínica): Confirmar, Reagendar y Cancelar.
El paciente hace clic en un botón → el bot de Kokuai detecta la respuesta de inmediato.
El bot responde al paciente:
Botón Confirmar:"¡Muchas gracias, te esperamos!" (y cierra la conversación)Botón Reagendar:"Nos pondremos en contacto para reagendar tu cita lo antes posible, muchas gracias" (y manda la conversación en bandeja de entrada y el bot se desconecta automáticamente)Botón Cancelar:"Ahora te pongo en contacto con alguien del equipo para gestionar la cancelación" (y manda la conversación a la bandeja de entrada y el bot se desconecta automáticamente)Si el paciente no apretar ningún botón peroESCRIBE, el Bot le responde: “Por favor, selecciona una de las opciones mostradas anteriormente”.
Kokuai actualiza el estado de la cita en la plataforma (Confirmada, Cancelada o Reagendada según el botón pulsado).
La agenda externa se sincroniza automáticamente. Esto normalmente ocurre en menos de 2 minutos, aunque puede tardar hasta 5 minutos dependiendo de la velocidad de tu red y del software de gestión.
💡 Edición de las respuestas del Bot Estas respuestas a cada botón se pueden modificar solicitándolo a los cascos de ayuda del portal de Kokaui. |
⚠️ ¿El estado no se actualiza en tu agenda? Espera al menos 5 minutos antes de preocuparte, la sincronización puede ser ligeramente más lenta en momentos de alta carga. Asegúrate que has enviado los recordatorios con el Bot de gestión. Si después de 10 minutos el estado sigue sin actualizarse, contacta con los casos de soporte indicando el nombre del paciente y la cita afectada. |
🚨 Importante 🚨 : para que la sincronización funcione correctamente, el botón de confirmación del bot debe estar etiquetado exactamente como "Confirmar", "Cancelar" o "Reprogramar". Si los botones tienen otros textos, el bot no reconocerá la acción y el estado no se actualizará. Ver sección 7 para cambiar los textos de los botones.
4️⃣ Seguimiento del estado de cada envío
Una vez enviados los recordatorios, puedes hacer un seguimiento completo del estado de cada mensaje en el apartado de Recordatorios, desde la columna "Recordatorio" de la vista de citas.
Recordatorio" de la vista de citas.
Icono | Estado | Significado | ¿Qué hacer? |
✓ | Enviado | El mensaje ha salido de Kokuai pero el paciente no lo ha recibido. | Esto se debe a que el paciente marcó una casilla que pone “no recibir mensajes de empresas". Solicitarle al paciente que sea él quién les escriba un whatsapp al número de la clínica para ser considerados una empresa “amiga" y recibir mensajes de la clínica. |
✓✓ | Recibido | El mensaje ha llegado al dispositivo del paciente. | Ninguna |
✓✓ (azul) | Leído | El paciente ha abierto el mensaje. | Ninguna |
✗ | Error de envío | El mensaje no ha podido entregarse. Ver sección de errores. | Puede haber fallado el envío de la plantilla (puede ser que falte un parámetro que pide la plantilla) o debido al optin. |
A medida que los pacientes vayan respondiendo, el estado de la cita en la columna cambiará automáticamente a Confirmada, Reagendada o Cancelada.
5️⃣ Guía de errores y soluciones
Si ves la Cruz Roja (✗) en la columna de seguimiento o el recordatorio no llega a algún paciente, aquí tienes las causas y soluciones más habituales:
Error mostrado | Causa probable | Solución recomendada |
Not suitable device | Cuando el paciente configuró su whatsapp marcó una casilla que pone “no recibir mensajes de empresas”. | Solicitarle al paciente que sea él quién les escriba un whatsapp al número de la clínica para ser considerados una empresa “amiga" y recibir mensajes de la clínica. |
El recordatorio aparece 'Cargando' en el chat | Han bloqueado la cuenta de la clínica.
| Contacta con el soporte de Kokuai a través de los cascos del portal. |
💡 ¿El problema afecta a muchos pacientes a la vez? Si múltiples envíos fallan simultáneamente, puede tratarse de una incidencia puntual de WhatsApp o de Kokuai. Contacta con soporte indicando cuántos envíos han fallado y a qué hora ocurrió. |
6️⃣ Personalizar el bot y los botones
El bot de "Gestión de recordatorios" viene preconfigurado con los textos y respuestas estándar. Hay varios elementos que puedes personalizar según las necesidades de tu clínica:
¿Qué se puede personalizar?
Texto de los botones: por defecto son "Confirmar", "Cancelar" y "Reprogramar". Puedes cambiar el texto de los botones, solicitándolo a través de los cascos.
Respuesta automática del bot: el mensaje que el bot envía al paciente después de que este confirme, cancele o reagende.
Idioma: si tu clínica opera en catalán, euskera u otro idioma, el bot puede configurarse en ese idioma.
🎧 Para personalizar el bot, contacta con el equipo de soporte Ve a los Cascos de ayuda del Portal de Kokuai. Indícales qué quieres cambiar: Respuesta automática a los botones o idioma. |
7️⃣ Preguntas frecuentes
¿Puedo anular o cancelar un envío ya realizado?
No. Una vez que pulsas enviar, los mensajes salen de inmediato y no es posible retirarlos. Si enviaste por error, lo único que puedes hacer es contactar a los pacientes afectados individualmente o a través de una difusión. Por esto es importante revisar bien la selección antes de enviar.
¿Puedo enviar recordatorios solo a los pacientes de un doctor específico?
Sí. Utiliza el filtro "Por agenda" antes de enviar para seleccionar únicamente los pacientes asignados a esa agenda o doctor.
¿Qué pasa si un paciente tiene el mismo número de teléfono que otro?
En el caso de recordatorios se le envía el recordatorio con el nombre del paciente que tiene la cita.
¿Por qué no aparecen pacientes en la vista de recordatorios?
Los pacientes se cogen de la agenda de la clínica, por lo que si no aparece ningún paciente es porqué hay ninguna cita ese día.
¿El recordatorio se envía aunque el paciente ya haya confirmado?
Solo si no usas el filtro de estado "Pendientes". Si aplicas ese filtro antes de enviar, los pacientes que ya confirmaron quedan excluidos automáticamente del envío. Se recomienda usar siempre este filtro.
¿Puedo incluir o excluir citas de un tipo de tratamiento concreto?
Sí, tanto en el envío manual (mediante el filtro "Por tratamiento") como en los automatismos (al configurar a qué tipos de tratamiento aplica el automatismo).
¿Los recordatorios se pueden enviar en un idioma diferente al español?
Sí. El idioma del recordatorio depende de la plantilla que uses y de la configuración del bot. Si necesitas que el bot responda en catalán u otro idioma, solicítalo a través de los Cascos de ayuda del Portal de Kokuai.