Cómo enviar recordatorios paso a paso desde el apartado "recordatorios" de Kokuai
1️⃣ Selecciona el día en la agenda
Elige en la agenda el día de las citas que quieres recordar.
Por ejemplo: si hoy es día 3 y quieres recordar las citas del día 4, selecciona el día 4.
Automáticamente aparecerán todas las citas de ese día.
2️⃣ Filtra los pacientes (opcional)
Una vez tengas el listado de citas, puedes enviar los recordatorios a toda la agenda o usar los filtros para ser mas preciso.
Opciones de filtrado disponibles:
🗓️ Por agenda: envía recordatorios solo a los pacientes de un doctor concreto.
🦷 Por tratamiento: filtra por tipo de tratamiento (ortodoncia, higiene, primera visita, etc.).
⏳ Por estado (el más importante): selecciona “Pendientes” para enviar recordatorios solo a los pacientes que aún no han confirmado, cancelado o modificado su cita.
👉 Así evitas molestar a quienes ya han respondido.
Una vez tengas el listado de citas filtrado, solo tienes que marcarlas todas. En la parte superior derecha verás el número total de citas a las que se enviará el recordatorio (por ejemplo: “Enviar 50 recordatorios”).
3️⃣ Configura y envía el recordatorio
Al hacer clic en “Enviar”, se abrirá una ventana donde tendrás que configurar lo siguiente:
🤖 Seleccionar el bot
Elige el bot de Gestión de recordatorios.
Este bot se encarga de gestionar las respuestas de los pacientes (confirmar o cancelar) y de actualizar automáticamente el estado de la cita tanto en Kokuai como en tu agenda.
📄 Seleccionar la plantilla
Escoge tu plantilla de “Recordatorio de cita”.
Antes de enviarla, podrás ver una previsualización del mensaje para asegurarte de que es la correcta. Si tu plantilla lleva alguna variables, como “name” o “appointment_date”, Kokuai lo personalizará con el nombre y la hora de la cita de cada paciente.
4️⃣ Seguimiento de tus recordatorios
Una vez enviados, puedes hacer un seguimiento completo del estado de cada envio. Ya que en la columna recordatorio te aparecerán unos checks como en Whatsapp.
Un check ✓: Enviado.
Doble check ✓✓: Recibido.
Doble check azul ✓✓: Leído.
Así sabrás en todo momento qué pacientes han recibido el mensaje, quien lo ha leído y quien ya ha contestado. Ya que según vayan contestando, el estado de la cita cambiará, a confirmar, reagendar o cancelar.'