1️⃣ ¿Qué son los automatismos?
Los automatismos de Kokuai te permiten enviar mensajes automáticos a tus pacientes sin intervención manual: recordatorios de cita, confirmaciones, encuestas de satisfacción, instrucciones pre y postoperatorias, y mucho más.
El objetivo es reducir ausencias, mejorar la experiencia del paciente y liberar tiempo a tu equipo.
2️⃣ Automatismos disponibles
A continuación encontrarás todos los automatismos que Kokuai puede ofrecerte:
Automatismo | Descripción | Configuración |
Out of Office | Mensaje automático cuando la clínica está cerrada o el personal ausente. | Tú mismo |
Recalls | Automatiza la creación de recalls (no el envío). | Tú mismo |
Notificación de cita nueva | Aviso automático al paciente cada vez que se agenda una cita. | Kokuai |
Recordatorio de cita | Recordatorio diario a las citas del día siguiente, con gestión de respuestas. | Kokuai |
Recordatorio a no respondidos | Segundo recordatorio a pacientes que no contestaron al primero. | Kokuai |
Recordatorio citas de lunes | Mensaje los domingos para confirmar citas del lunes siguiente. | Kokuai |
Encuestas y reseñas | Envío de enlace directo a Google para que el paciente deje su reseña en caso de que haya contestado que está satisfecho con la cita y el servicio ofrecido por la clínica (Requiere tener Bot Activado). | Kokuai |
Gestión de ausencias | Mensaje a pacientes que confirmaron pero no asistieron, para reagendar. | Kokuai |
Citas Largas | Envío de avisos o información previa al paciente para reducir cancelaciones de última hora en citas largas, que impactan mucho a la clínica. | Kokuai |
Mensajes personalizados | Cualquier comunicación: instrucciones, pautas, cirugías, consejos, etc… | Kokuai |
Automatismos que puedes configurar tú mismo
Out of Office
👉 Envía un mensaje automático a cualquier paciente que te escriba cuando tu clínica esté cerrada o tu equipo esté ausente.
¿Cómo activarlo?
Ve al menú de Kokuai > Automatismos > Nueva Automatización > Ir a la biblioteca de automatismos predefinidos > Out of Office
Te aparecerá un panel en el que podrás configurarlo todo ⬇️
Recalls
👉 Automatiza la creación de recalls para pacientes con revisiones pendientes. Este automatismo crea el recall en el sistema, pero el envío del mensaje deberás gestionarlo por separado.
¿Cómo activarlo?
Ve al menú de Kokuai > Automatismos > Nueva Automatización > Ir a la biblioteca de automatismos predefinidos > Creación Automática de Recalls
Automatismos gestionados por el equipo de Kokuai
Los siguientes automatismos requieren que el equipo técnico de Kokuai los configure por ti. Son totalmente personalizables y se adaptan a las necesidades de tu clínica.
Notificación de cita nueva
👉 Cada vez que se agenda una cita en el software de gestión de la clínica, el paciente recibe automáticamente un mensaje de notificación del tipo "Hola Marta, te hemos agendado una cita para el próximo lunes 23 de abril".
Recordatorio de cita (día anterior)
👉 Todos los días, a la hora que elijas, se envía automáticamente un recordatorio a los pacientes que tienen cita al día siguiente.
El bot de recordatorios detecta si el paciente confirma o cancela y actualiza el estado de la cita en Kokuai y en tu agenda.
Puedes visualizar las respuestas en tiempo real desde el panel de recordatorios.
Recordatorio a pacientes que no respondieron
👉 Si un paciente no respondió al primer recordatorio, Kokuai puede enviarle un segundo mensaje automático indicándole, por ejemplo, que si no confirma la cita esta podría ser anulada.
Recordatorio especial para citas de los lunes
👉 Los viernes se envía automáticamente un mensaje a los pacientes con cita el lunes siguiente, para que puedan confirmar con tiempo suficiente.
Encuestas de satisfacción y reseñas de Google
👉 Tras la cita, el paciente recibe un enlace directo para dejar una reseña en Google, fortaleciendo la reputación online de tu clínica.
Este automatismo se puede ajustar a las necesidades de la clínica y que solo se envíe la encuesta de satisfacción a los pacientes que sepamos que están satisfechos con la cita y el servicio recibido.
Gestión de ausencias y reagendamiento
👉 Si un paciente confirmó su cita pero no se presentó, Kokuai le envía un mensaje automático invitándole a reagendar.
Mensajes automáticos personalizados
👉 Puedes solicitar cualquier tipo de comunicación automatizada adaptada a tu clínica. Algunos ejemplos habituales:
Citas largas: aviso previo para reducir cancelaciones de última hora con alto impacto.
Consejos post tratamiento: instrucciones automáticas al finalizar ciertos tratamientos.
Cirugías — secuencia de mensajes antes y después de la intervención:
3 días antes: recordatorio de medicación previa (antibióticos, etc.).
Tras la cirugía: pautas postoperatorias, vídeo explicativo adjunto, etc
3️⃣ Precios
Los automatismos se contratan de forma flexible según las necesidades de tu clínica:
Plan | Precio |
2 automatismos gratis incluidos en todos los planes | Gratis |
Automatismo adicional | 10 € / mes por automatismo |
Automatismos ilimitados | 35 € / mes |
Nota: El automatismo de «Gestión de Recordatorios» (bot incluido en todos los planes) no cuenta como automatismo de pago.
4️⃣ ¿Cómo solicitar un automatismo?
Para activar cualquier automatismo gestionado por Kokuai, envíanos la siguiente información a través de los cascos de ayuda y soporte de tu portal:
Información necesaria | Ejemplo |
Nombre del automatismo | Encuestas de satisfacción y reseñas |
Cuándo se enviará | Al día siguiente de la cita finalizada |
A qué hora se enviará | 9:00 h de la mañana |
Plantilla que se utilizará | Indicad el nombre exacto de la plantilla |
A quién se enviará | A pacientes cuya cita haya finalizado / confirmado / fallado |
Agendas de doctores incluidas | Todas, o especificar exclusiones (ej. excepto Dr. Ruiz) |
💚 ¿No encuentras lo que necesitas? Kokuai puede configurar cualquier automatismo relacionado con la gestión de citas. Si tienes una necesidad específica que no aparece en esta lista, consúltanos y lo valoramos juntos |
Gracias!
El equipo de Kokuai.